تعظيم فعالية وقتك - الاحتفاظ بسجل النشاط

إذا كنت ترغب في زيادة الوقت إلى أقصى حد ، فيجب أن تجد المزيد منه ، وأن تختار ما تفعله به بعناية. لدينا جميعًا نفس 168 ساعة في الأسبوع للعمل معها. بعض الناس يستفيدون منها إلى أقصى حد ، والبعض الآخر لا يفعل ذلك.

هناك العديد من أنظمة إدارة الوقت التي يمكن أن يكون من الصعب معرفة من أين تبدأ في إيجاد المزيد من الوقت في يومك لتحقيق ما تريد. نجد أن العديد من هذه الأنظمة معقدة للغاية ويصعب اتباعها.

ومع ذلك ، فبعض الخطوات البسيطة ، يمكنك تحقيق إنجاز أكثر من أي وقت مضى.

1. الأهداف: اعرف ما تريد تحقيقه.
2. الوقت: قسّم كيفية إنفاقك لذلك يمكنك تغييره.
3. قطرات المطر: إنشاء ...
• D aily R outine من
• يا إلهي
• P مظلمة
• مطبوعات S.

في مقال سابق ، حددنا TIME بالتفصيل. باختصار ، هناك 4 فئات:

• عزيز : الوقت الذي تعتز به.
• الاستثمار: الوقت الذي يقضيه في التركيز على الإنجاز.
• إلزامي: الوقت الذي تقضيه في أداء المهام التي تشعر أنه يتعين عليك القيام بها.
• فارغ: الوقت الضائع.

مفتاح النجاح المهني هو زيادة وقت الاستثمار الخاص بك. عندما تفعل ذلك ، ستحصل في النهاية على الحرية المالية والاستقلالية للاستمتاع بمزيد من الوقت الثمين ، وتفعل ما تريد عندما يكون لديك. وبالفعل ، عندما تزيد وقت استثمارك إلى الحد الأقصى وتحقق أقصى استفادة منه خلال ذلك ، ستجد نفسك مع المزيد من الوقت المتاح فورًا للثروة.

لتبدأ الآن ، احتفظ بسجل الوقت. قد يبدو هذا عاديا. من يريد قضاء الوقت طوال اليوم في تسجيل ما فعلته ، وكم من الوقت ، وما هي فئة TIME التي تندرج تحتها؟

الحقيقة أنه ليس هناك الكثير من الوقت ، إنه وقت الاستثمار ، وهو يعمل.

إنه في الواقع مشابه تمامًا للاحتفاظ بدفتر يوميات الطعام. وفقًا لدراسة أجرتها Kaiser Permanente على 1700 شخص ، "فقد أولئك الذين يحتفظون بسجلات طعام يومية ضعف وزن أولئك الذين لم يحتفظوا بسجلات." ليس هناك شك: إذا كنت ترغب في زيادة وقتك إلى أقصى حد ، فعليك أن تعرف أين تقضيه الآن.

تمامًا كما قال GI Joe ، "المعرفة نصف المعركة."

هدفك من الوقت

الهدف هو زيادة وقت الاستثمار الخاص بك على الفور ، ووقت الاستثمار في النهاية وعلى الفور. للقيام بذلك ، يجب عليك إما تقليل وقتك الإلزامي والفارغ ، أو تحويله إلى وقت الاستثمار أو الوقت المخصّص.

4 قواعد تتبع الوقت

فيما يلي بعض القواعد البسيطة التي وجدناها ضرورية لمساعدة الأشخاص على تتبع وقتهم:

1. حدد أهداف النشاط *
   
   عندما تعرف ما تريد تحقيقه في يوم معين ، يمكنك تحديد الأنشطة التي ستوصلك إلى هناك. لنفترض أنك تعمل في مجال المبيعات وأنت تنقب. هدفك هو إنشاء اجتماع واحد مع مشترٍ محتمل. يمكنك تعيين هدف نشاطك على النحو التالي ، "قضاء 4 ساعات على الأقل في البحث بقلق شديد دون أي عوامل تشتيت". قد تحقق هدفك وقد لا تحققه ، ولا يمكنك دائمًا التحكم في ذلك ، ولكن يمكنك التحكم في المكان الذي تقضي فيه وقتك.
   
   من المفيد أيضًا تحديد أهم نشاط في اليوم. عندما تفعل ذلك ، إذا واجهت قرارًا بشأن ما يجب القيام به بعد ذلك ، فستعرف التركيز على النشاط الأكثر أهمية أولاً.
   
   * لاحظ أنه إذا كنت تقوم بتتبع وقتك الأولي للحصول على خط أساس ، فلا تحدد أهداف النشاط ما لم تكن قد قمت بذلك تاريخيًا. اتبع روتينك اليومي المعتاد. في البداية ، ما عليك سوى تتبع وقتك لترى ما تفعله الآن.
   
   نصيحة: عندما يتعلق الأمر بتتبع أهداف الوقت ، ركز على النشاط أكثر من النتائج. يمكنك التحكم في أنك تقضي X عددًا من الساعات في التركيز على نشاط معين ، لكن لا يمكنك بالضرورة التحكم في نتيجة ذلك الوقت.
   
   
2. تتبع النشاط وفئة الوقت
   
   عند التتبع ، لاحظ دائمًا نشاطك (على سبيل المثال ، التسوق) وفئتك (على سبيل المثال ، إلزامي). ستتيح لك معظم برامج وتطبيقات تتبع الوقت (انظر رقم 3) القيام بذلك بسهولة إلى حد ما. من خلال تتبع كليهما ، يمكنك معرفة ما تقضي وقتك فيه بالفعل ، وستكون قادرًا على اتخاذ قرارات واعية حول كيفية تقليل الوقت الإلزامي والفارغ ، وزيادة الاستثمار والوقت المخصّص.
   
   نصيحة: قلل عدد تصنيفات الأنشطة التي تستخدمها. عادة ما يكون التسوق كافيًا لتغطية التسوق من المواد الغذائية والتسوق عبر الإنترنت وتسوق الملابس وما إلى ذلك. القيادة كافية لتغطية جميع أشكال القيادة ، بما في ذلك التنقل وفي أي مكان آخر تذهب إليه.
   
   
3. استخدم التكنولوجيا وأجهزة ضبط الوقت الأنسب لك
   
   إطلاقا استخدام أجهزة ضبط الوقت. يمكنك استخدام كل شيء من ساعة توقيت على ساعة أو هاتف أو مكتب ، جهاز توقيت على الإنترنت يوجد الكثير منه ، أو تلك المضمنة في برامج مثل Toggl أو RescueTime أو TimeCamp أو MyHours أو ATracker (التي أستخدمها على جهاز iPhone الخاص بي).
   
   مع ATracker ، أعددت أنشطتي ، بما في ذلك كتابة هذا المقال (تنمية رأس المال الفكري) والفئات (الاستثمار). عندما أقوم بتبديل الأنشطة ، عندما أشعر برغبة في رؤية ما هو موجود في الأخبار اليوم على سبيل المثال ، فإنني ببساطة أقوم بالنقر فوق النشاط التالي (على سبيل المثال ، تصفح الويب بدون هدف وإفراغ) ، ويتوقف عن تتبع الوقت في النشاط السابق ويبدأ في تتبع الوقت مقابل الجديد واحد.
   
   هل تقلق من أن تنسى تبديل الأنشطة؟ تتطلب بعض أجهزة التتبع مجهودًا أقل. باستخدام RescueTime ، يمكنك تثبيت التطبيق عبر أجهزتك - الهاتف والجهاز اللوحي والكمبيوتر المحمول وأي شيء آخر - ودعه يعمل. إنه يتتبع نشاطك الرقمي بتفاصيل مؤلمة ، وصولاً إلى الثانية ، ويصنفها إلى وقت منتج وغير منتج. طالما يمكنك التخلص من شعور الأخ الأكبر ، فهذه الطريقة هي الأفضل للحفاظ على صدقك. بالطبع ، ستظل مسؤولاً عن تتبع الوقت الذي لم تقضيه في التحديق في الشاشة.
   
   إذا لم يكن البرنامج هو الشيء الذي تفضله ، فيمكنك استخدام مؤقت على ساعتك أو مكتبك ، وتتبع وقتك ببساطة في Excel أو دفتر ملاحظات أو تقنية تدوين الملاحظات مثل Notes على هاتفك أو Microsoft Word أو Evernote أو OneNote.
   
   نصيحة: الطريقة التي تستخدمها لا تهم. ما عليك سوى تتبع أنشطتك وفئات TIME بطريقة ما.
   
   
4. تتبع في مجموعات يومية مهووسة دورية
   
   يجب أن يتم تتبع الوقت فقط بشكل دوري في أجزاء يومية. من غير العملي تتبع وقتك بدقة كل يوم. يمكنك دائمًا تتبع إجمالي الوقت الذي تقضيه (على سبيل المثال ، 3 ساعات للتنقيب ، 2 ساعة من الاجتماعات ، 1.5 ساعة من الوجبات والاستراحات ، ساعتان من التلفزيون) ، لكن هذا النوع من التتبع ليس هو التتبع المهووس الذي سيسمح لك بتغيير عاداتك الزمنية. يجب أن تكون أكثر دقة إذا كنت ترغب في الحصول على نوع البيانات التي ستحدث فرقًا.
   
   يجب أن تكون أيام الهوس هي أيام العمل وأيام عدم العمل التي تختارها من أجل 1) فهم أين يذهب وقتك حقًا باستخدام أجهزة ضبط الوقت والتتبع المعاصر ، و 2) التركيز على تغيير عاداتك الزمنية.
   
   الأشخاص الذين لا يخصصون الوقت في تتبع هوس يومي لا يتتبعون وقتهم بدقة. خاصة قبل أن يصبح تتبع الوقت عادة بالنسبة لك ، سيكون الأمر صعبًا. يجب أن تخصص وقتًا لتتبع قرار واعي بشكل عام ، وفي كل يوم تخطط لتتبع الوقت ، يجب أن تذكر نفسك في الصباح أنه من أولويات اليوم.
   
   نصيحة: اختر الأيام بشكل دوري لتتبعها بقلق شديد. اجعلها أولوية وتتبعها في الوقت الفعلي.

أثناء تتبعك لوقتك ، ضع في اعتبارك ما يلي:

• كن صادقًا مع نفسك. كثيرًا ما يكذب الناس على أنفسهم عندما يتتبعون الوقت. إذا كنت تقرأ مقالًا بعد مقال أو شاهدت مقطع فيديو تلو الآخر أثناء التمرير عبر Facebook ، فتتبعه. إذا كنت لا تحب أن تقوم ببعض النشاط ، فلا يزال عليك إجبار نفسك على تعقبه. غيّر السلوك لاحقًا إذا لم يعجبك. إذا لم تكن صادقًا مع نفسك ، فلن تكون قادرًا على التغيير.
• يمكنك الاستمتاع بشيء ما دون أن يكون وقتًا عزيزًا. يستمتع بعض الأشخاص بالرسائل النصية أو التمرير بدون هدف على Facebook أو الاستحمام لفترة طويلة أو قراءة صحيفة كاملة. ومع ذلك ، عندما يكون معظم الناس صادقين مع أنفسهم ، فإنهم يرغبون في قضاء وقت أقل في هذه الأنشطة. (إلا إذا كانوا متقاعدين ، والوقت حقًا محارهم).
• عد واضبط إذا فاتتك بعض التتبع. إذا كنت تستخدم مؤقتًا في نشاط استثماري ، لكنك تدرك أنك تحققت من بريدك الإلكتروني ثم قمت بتصفح الإنترنت لمدة 10 دقائق عندما رأيت مقالًا ممتعًا تريد قراءته ، اطرح 10 دقائق من الاستثمار ، وأضف 10 دقائق إلى الوقت الفارغ .
• امنح نفسك ضبابًا للإلهاء. إذا وجدت نفسك ، على سبيل المثال ، تترك نشاطًا استثماريًا للتحقق من القصص الرياضية على الويب وتدرك أنه ما كان يجب عليك فعل ذلك ، فقم ببساطة بالعودة إلى نشاط الاستثمار ولا تهتم بتسجيل الوقت الضائع إذا كان أقل. من دقيقة . ومع ذلك ، إذا تشتت انتباهك عدة مرات في فترة قصيرة ، فارجع وسجل وقت الإلهاء.
• لا تستهدف الصفر الوقت الفارغ أو الإلزامي. لا يمكنك حقًا الوصول إلى الصفر ، ولا تريد ذلك. بالتأكيد ، يمكنك تحويل الوقت الفارغ (التنقل) إلى وقت الاستثمار (الاستماع إلى كتب الأعمال). ومع ذلك ، فإن العقول البشرية تحتاج إلى وقت راحة.
  
  

  ضع في اعتبارك أن الشخص البالغ العادي يقلل من مقدار الوقت الذي يقضيه في مشاهدة التلفزيون بمقدار ساعة كاملة في اليوم. يشاهد معظم البالغين في الواقع 30 ساعة من التلفزيون أسبوعيًا - بمعدل ضخم يبلغ 4.3 ساعة يوميًا! - لكنهم يعتقدون أنهم يشاهدون 20 ساعة في الأسبوع.

  كن صادقا. كن واقعيا. لست مضطرًا لاستهداف صفر ساعة من مشاهدة التلفزيون ، ولكن إذا كنت مثل معظم الناس ، يمكنك الحصول على 10 ساعات أسبوعيًا إذا كنت تشاهد حقًا كمية التلفزيون التي تعتقد أنك تشاهدها.

الخطوة الأولى هي بدء التتبع. لا تنتظر اللحظة المثالية أو التطبيق المثالي أو النشاط المثالي. كلما أسرعت في معرفة إلى أين يذهب وقتك ، كلما أسرعت في زيادة الوقت الذي تقضيه في ما هو مهم بالفعل بالنسبة لك.