Massimizzare l'efficacia del tuo TEMPO - Tenere un registro delle attività

Se vuoi massimizzare il tempo, devi trovarne di più e scegliere con attenzione cosa farne. Abbiamo tutti le stesse 168 ore settimanali con cui lavorare. Alcune persone ne traggono il massimo, altri no.

Ci sono così tanti sistemi di gestione del tempo là fuori che può essere travolgente sapere da dove iniziare a trovare più tempo nella tua giornata per ottenere ciò che desideri. Troviamo che molti di questi sistemi siano troppo complicati e difficili da seguire.

Pochi semplici passaggi, tuttavia, e puoi ottenere più risultati che mai.

1. Obiettivi: sapere cosa vuoi raggiungere.
2. TEMPO: Analizza come lo spendi in modo da poterlo cambiare.
3. GOCCE DI PIOGGIA: crea un...
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• S stampe

In un articolo precedente, abbiamo delineato in dettaglio TIME. In breve, ci sono 4 categorie:

• Tesoro: il tempo che ti è caro.
• Investimento: tempo dedicato alla realizzazione.
• Obbligatorio: tempo dedicato all'esecuzione di compiti che ritieni di dover svolgere.
• Vuoto: tempo perso.

La chiave del successo professionale è massimizzare il tempo di investimento. Quando lo farai, alla fine otterrai la libertà finanziaria e l'indipendenza per goderti più tempo prezioso e fare ciò che vuoi quando lo avrai. E, infatti, quando massimizzi il tuo tempo di investimento e ottieni il massimo durante esso, ti ritroverai immediatamente con più tempo a disposizione per fare tesoro.

Per iniziare subito, tieni un registro del tempo. Questo potrebbe sembrare banale. Chi vuole passare il tempo tutto il giorno a registrare ciò che hai fatto, per quanto tempo e in quale categoria di TEMPO rientrava?

La realtà è che non c'è molto tempo, è tempo di investimento e funziona.

In realtà è abbastanza simile a tenere un diario alimentare. Secondo uno studio del Kaiser Permanente su 1.700 persone, "coloro che tenevano registri alimentari giornalieri hanno perso il doppio del peso di quelli che non tenevano registri". Non c'è dubbio: se vuoi massimizzare il tuo tempo, devi sapere dove lo stai spendendo adesso.

Proprio come ha detto GI Joe, "Sapere è metà della battaglia".

Il tuo obiettivo TEMPO

L'obiettivo è massimizzare il tuo tempo di investimento immediatamente e il tempo prezioso sia alla fine che immediatamente. Per fare ciò, devi ridurre al minimo il tuo tempo obbligatorio e vuoto o convertirlo in tempo di investimento o prezioso.

4 Regole di monitoraggio del tempo

Ecco alcune semplici regole che abbiamo ritenuto essenziali per aiutare le persone a tenere traccia del proprio tempo:

1. Imposta obiettivi di attività*
   
   Quando sai cosa vuoi realizzare in un determinato giorno, puoi definire le attività che ti porteranno lì. Diciamo che sei nelle vendite e stai cercando. Il tuo obiettivo è generare un incontro con un possibile acquirente. Puoi impostare il tuo obiettivo di attività come "trascorrere almeno 4 ore in modo ossessivo senza distrazioni". Puoi raggiungere o meno il tuo obiettivo e non puoi sempre controllarlo, ma puoi controllare dove trascorri il tuo tempo.
   
   È anche utile definire l' attività più importante della giornata. Quando lo farai, se ti trovi di fronte a una decisione su cosa fare dopo, saprai di concentrarti prima sull'attività più importante.
   
   *Nota che se stai eseguendo il monitoraggio del tempo iniziale per ottenere una linea di base, non impostare obiettivi di attività a meno che tu non l'abbia fatto storicamente. Segui la tua normale routine quotidiana. All'inizio, monitora il tuo tempo per vedere cosa stai facendo ora.
   
   Suggerimento: quando si tratta di monitorare gli obiettivi del tempo, concentrati sull'attività rispetto ai risultati. Puoi controllare che trascorri X numero di ore concentrandoti su un'attività specifica, ma non puoi necessariamente controllare il risultato di quel tempo.
   
   
2. Tieni traccia dell'attività e della categoria TIME
   
   Durante il monitoraggio, annota sempre la tua attività (ad es. Shopping) e la tua categoria (ad es. Obbligatoria). La maggior parte dei software e delle app di monitoraggio del tempo (vedi n. 3) ti consentirà di farlo abbastanza facilmente. Tracciando entrambi, puoi vedere su cosa stai effettivamente spendendo il tuo tempo e sarai in grado di prendere decisioni consapevoli su come ridurre al minimo il tempo obbligatorio e vuoto e massimizzare il tempo di investimento e prezioso.
   
   Suggerimento: riduci al minimo il numero di etichette attività che utilizzi. Lo shopping di solito è sufficiente per coprire lo shopping alimentare, lo shopping online, lo shopping di vestiti e così via. La guida è sufficiente per coprire tutta la guida, compreso il pendolarismo e ovunque tu vada.
   
   
3. Usa la tecnologia e i timer più adatti a te
   
   Usa assolutamente i timer. Puoi usare tutto da un cronometro su un orologio, un telefono o una scrivania, un timer online di cui ce ne sono molti, o quelli integrati in software come Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours o ATracker (che uso sul mio iPhone).
   
   Con ATracker, ho impostato le mie attività, inclusa la scrittura di questo articolo (Sviluppo del capitale intellettuale) e le categorie (Investimento). Quando cambio attività, quando ho voglia di vedere cosa c'è nelle notizie di oggi, ad esempio, faccio semplicemente clic sull'attività successiva (ad esempio, Navigazione Web senza scopo e Vuoto) e smette di tracciare il tempo nell'attività precedente e inizia a monitorare il tempo rispetto al nuovo uno.
   
   Preoccupato di dimenticare di cambiare attività? Alcuni tracker richiedono ancora meno sforzo. Con RescueTime, installi l'app sui tuoi dispositivi (telefono, tablet, laptop, qualunque cosa) e la lasci funzionare. Tiene traccia della tua attività digitale con dettagli dolorosi, fino al secondo, e la classifica in tempo produttivo e improduttivo. Finché puoi scuotere la sensazione del Grande Fratello, questo metodo è il migliore per mantenerti onesto. Naturalmente, sarai comunque responsabile del monitoraggio del tempo non trascorso a fissare uno schermo.
   
   Se il software non fa per te, puoi utilizzare un timer sull'orologio o sulla scrivania e monitorare semplicemente il tuo tempo in Excel, un taccuino o una tecnologia per prendere appunti come Notes sul tuo telefono, Microsoft Word, Evernote o OneNote.
   
   Suggerimento: il metodo che usi non ha importanza. Tieni traccia delle tue attività e delle categorie TIME in qualche modo.
   
   
4. Traccia in pezzi giornalieri periodici ossessivi
   
   Il monitoraggio del tempo dovrebbe essere eseguito solo periodicamente in blocchi giornalieri. Non è pratico monitorare meticolosamente il tuo tempo ogni singolo giorno. Puoi sempre tenere traccia del tempo lordo speso (ad es. 3 ore di prospezione, 2 ore di riunioni, 1,5 ore di pasti e pause, 2 ore di TV), ma questo tipo di monitoraggio non è il monitoraggio ossessivo che ti consentirà di cambiare le tue abitudini di tempo. Devi diventare più granulare se vuoi ottenere il tipo di dati che farà la differenza.
   
   I giorni ossessivi dovrebbero essere i giorni lavorativi e non lavorativi che scegli per 1) capire dove va davvero il tuo tempo usando i timer e il monitoraggio contemporaneo e 2) concentrarti sul cambiamento delle tue abitudini temporali.
   
   Le persone che non fanno del monitoraggio del tempo un'ossessione quotidiana non tengono traccia del proprio tempo in modo accurato. Soprattutto prima che il monitoraggio del tempo diventi un'abitudine per te, sarà difficile. Devi prendere una decisione consapevole in generale, e ogni giorno in cui intendi tenere traccia del tempo, dovresti ricordare a te stesso al mattino che è una priorità per la giornata.
   
   Suggerimento: scegli periodicamente i giorni da monitorare in modo ossessivo. Rendilo una priorità e traccia in tempo reale.

Mentre tieni traccia del tuo tempo, tieni a mente quanto segue:

• Sii onesto con te stesso. Le persone troppo spesso mentono a se stesse quando rilevano il tempo. Se leggi un articolo dopo l'altro o guardi un video dopo l'altro mentre scorri Facebook, seguilo. Se non ti piace che stai facendo qualche attività, sforzati comunque di seguirla. Modifica il comportamento in seguito se non ti piace. Se non sei onesto con te stesso, non sarai in grado di cambiare.
• Puoi goderti qualcosa senza che sia tempo prezioso. Ad alcune persone piace inviare messaggi di testo, scorrere senza meta su Facebook, fare una lunga doccia o leggere un intero giornale. La maggior parte delle persone, tuttavia, quando sono onesti con se stessi, vorrebbe dedicare meno tempo a queste attività. (A meno che non siano in pensione e il tempo sia davvero la loro ostrica.)
• Torna indietro e regola se perdi qualche tracciamento. Se stai usando un timer su un'attività di Investimento, ma ti accorgi di aver controllato la tua posta elettronica e poi hai navigato sul web per 10 minuti quando hai visto un articolo interessante che volevi leggere, sottrai 10 minuti da Investimento e aggiungi 10 minuti a Tempo vuoto .
• Concediti dei mulligan di distrazione. Se ti ritrovi, ad esempio, a lasciare un'attività di Investimento per controllare le storie sportive sul web e ti rendi conto che non avresti dovuto farlo, torna semplicemente all'attività di Investimento e non preoccuparti di registrare il tempo perso se è stato inferiore di un minuto . Se, tuttavia, ti distrai più volte in un breve periodo, torna indietro e registra il tempo di distrazione.
• Non puntare a zero Tempo vuoto o obbligatorio. Non puoi davvero arrivare a zero e non vuoi. Certo, puoi convertire il tempo vuoto (pendolarismo) in tempo di investimento (ascolto di libri di lavoro). I cervelli umani, tuttavia, hanno bisogno di tempi morti.
  
  

  Considera che l'adulto medio sottovaluta di un'ora intera al giorno la quantità di tempo che trascorre guardando la TV. La maggior parte degli adulti guarda effettivamente 30 ore di TV a settimana, una media di ben 4,3 ore al giorno!, ma pensa di guardare 20 ore a settimana.

  Essere onesti. Sii realista. Non devi puntare a zero ore guardando la TV, ma se sei come la maggior parte delle persone, potresti guadagnare 10 ore a settimana se guardi veramente la quantità di TV che pensi di guardare.

Il primo passo è iniziare il monitoraggio. Non aspettare il momento perfetto, l'app perfetta o l'attività perfetta. Prima capirai dove sta andando il tuo tempo, prima potrai iniziare a massimizzare il tempo dedicato a ciò che è veramente importante per te.