Memaksimalkan Efektivitas WAKTU Anda - Menyimpan Log Aktivitas

Diterbitkan: 2022-06-26

Jika Anda ingin memaksimalkan waktu, Anda harus menemukan lebih banyak waktu, dan memilih apa yang Anda lakukan dengannya dengan hati-hati. Kita semua memiliki 168 jam seminggu yang sama untuk bekerja. Beberapa orang membuat sebagian besar dari mereka, yang lain tidak.

Ada begitu banyak sistem manajemen waktu di luar sana sehingga sulit untuk mengetahui dari mana harus mulai menemukan lebih banyak waktu di hari Anda untuk mencapai apa yang Anda inginkan. Kami menemukan banyak dari sistem ini terlalu rumit dan sulit untuk diikuti.

Namun, beberapa langkah sederhana, dan Anda bisa mendapatkan lebih banyak pencapaian dari sebelumnya.

  1. Tujuan: Ketahui apa yang ingin Anda capai.
  2. WAKTU: Uraikan cara Anda membelanjakannya sehingga Anda dapat mengubahnya.
  3. titisan hujan: Buat...
    • D aily R out of
    • O obsesif
    • P direncanakan
    • S cetakan

Dalam artikel sebelumnya, kami menguraikan WAKTU secara rinci. Secara singkat, ada 4 kategori:

  • Harta: Waktu yang Anda sayangi.
  • Investasi: Waktu yang dihabiskan untuk fokus pada pencapaian.
  • Wajib: Waktu yang dihabiskan untuk melakukan tugas yang Anda rasa harus Anda lakukan.
  • Kosong: Waktu terbuang.

Kunci sukses profesional adalah memaksimalkan waktu Investasi Anda. Ketika Anda melakukannya, Anda akhirnya akan mendapatkan kebebasan finansial dan kemandirian untuk menikmati lebih banyak waktu yang berharga, dan melakukan apa yang Anda inginkan ketika Anda memilikinya. Dan, memang, ketika Anda memaksimalkan waktu Investasi Anda dan melakukan yang terbaik selama itu, Anda akan segera menemukan diri Anda dengan lebih banyak waktu yang tersedia untuk dihargai.

Untuk memulai sekarang, simpan catatan waktu. Ini mungkin terdengar biasa. Siapa yang ingin menghabiskan waktu sepanjang hari untuk merekam apa yang Anda lakukan, untuk berapa lama, dan termasuk dalam kategori WAKTU apa?

Kenyataannya adalah tidak banyak waktu, ini adalah waktu Investasi, dan berhasil.

Ini sebenarnya sangat mirip dengan membuat jurnal makanan. Menurut penelitian Kaiser Permanente terhadap 1.700 orang, "mereka yang mencatat makanan setiap hari kehilangan berat badan dua kali lebih banyak daripada mereka yang tidak mencatat." Tidak ada keraguan: jika Anda ingin memaksimalkan waktu Anda, Anda harus tahu di mana Anda menghabiskannya sekarang.

Seperti yang dikatakan GI Joe, "Mengetahui adalah setengah dari pertempuran."

Sasaran WAKTU Anda

Tujuannya adalah untuk memaksimalkan waktu Investasi Anda segera, dan waktu Berharga baik pada akhirnya dan segera. Untuk melakukan ini, Anda harus meminimalkan waktu Wajib dan Waktu Kosong Anda, atau mengubahnya menjadi waktu Investasi atau Waktu Berharga.

4 Aturan Pelacakan Waktu

Berikut adalah beberapa aturan sederhana yang kami anggap penting untuk membantu orang melacak waktu mereka:

  1. Tetapkan tujuan aktivitas*

    Ketika Anda tahu apa yang ingin Anda capai pada hari tertentu, Anda dapat menentukan aktivitas yang akan membawa Anda ke sana. Katakanlah Anda berada dalam penjualan dan Anda sedang mencari calon pelanggan. Tujuan Anda adalah menghasilkan satu pertemuan dengan calon pembeli. Anda dapat menetapkan sasaran aktivitas Anda sebagai, "menghabiskan setidaknya 4 jam secara obsesif mencari calon pelanggan tanpa gangguan." Anda mungkin atau mungkin tidak mencapai tujuan Anda, dan Anda tidak selalu dapat mengendalikannya, tetapi Anda dapat mengontrol di mana Anda menghabiskan waktu Anda.

    Ini juga membantu untuk menentukan aktivitas yang paling penting untuk hari itu. Ketika Anda melakukannya, jika Anda dihadapkan dengan keputusan tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya, Anda akan tahu untuk fokus pada aktivitas yang paling penting terlebih dahulu.

    *Perhatikan bahwa jika Anda melakukan pelacakan waktu awal untuk mendapatkan garis dasar, jangan tetapkan tujuan aktivitas kecuali Anda telah melakukannya secara historis. Ikuti rutinitas harian normal Anda. Pada awalnya, hanya melacak waktu Anda untuk melihat apa yang Anda lakukan sekarang.

    Tip: Dalam hal pelacakan waktu, fokuslah pada aktivitas daripada hasil. Anda dapat mengontrol bahwa Anda menghabiskan X jumlah jam berkonsentrasi pada aktivitas tertentu, tetapi Anda tidak dapat mengontrol hasil waktu itu.

  2. Lacak aktivitas dan kategori WAKTU

    Saat melacak, selalu catat aktivitas Anda (misalnya, belanja) dan kategori Anda (misalnya, Wajib). Sebagian besar perangkat lunak dan aplikasi pelacakan waktu (lihat # 3) akan memungkinkan Anda melakukan ini dengan cukup mudah. Dengan melacak keduanya, Anda dapat melihat untuk apa Anda sebenarnya menghabiskan waktu Anda, dan Anda akan dapat membuat keputusan sadar tentang cara meminimalkan waktu Wajib dan Waktu Kosong, serta memaksimalkan waktu Investasi dan Waktu Berharga.

    Tip: Minimalkan jumlah label aktivitas yang Anda gunakan. Belanja biasanya cukup untuk menutupi belanja makanan, belanja online, belanja baju, dan lain sebagainya. Mengemudi sudah cukup untuk mencakup semua mengemudi, termasuk perjalanan dan ke mana pun Anda pergi.

  3. Gunakan teknologi dan pengatur waktu yang paling cocok untuk Anda

    Benar-benar menggunakan timer. Anda dapat menggunakan semuanya mulai dari stopwatch di jam tangan, telepon, atau meja, penghitung waktu online yang jumlahnya banyak, atau yang ada di dalam perangkat lunak seperti Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours, atau ATracker (yang saya gunakan di iPhone saya).

    Dengan ATracker, saya mengatur aktivitas saya, termasuk menulis artikel ini (Pengembangan Modal Intelektual) dan kategori (Investasi). Ketika saya beralih aktivitas, ketika saya merasa ingin melihat apa yang ada di berita hari ini misalnya, saya cukup mengklik aktivitas berikutnya (mis., Berselancar Web Tanpa Tujuan dan Kosong), dan aktivitas itu berhenti melacak waktu di aktivitas sebelumnya dan mulai melacak waktu terhadap aktivitas baru. satu.

    Khawatir Anda akan lupa untuk beralih aktivitas? Beberapa pelacak membutuhkan lebih sedikit usaha. Dengan RescueTime, Anda menginstal aplikasi di perangkat Anda—ponsel, tablet, laptop, apa pun—dan membiarkannya berjalan. Ini melacak aktivitas digital Anda dalam detail yang menyakitkan, hingga detik, dan mengkategorikannya menjadi waktu produktif dan tidak produktif. Selama Anda bisa mengguncang perasaan Kakak, metode ini paling baik untuk membuat Anda tetap jujur. Tentu saja, Anda tetap bertanggung jawab untuk melacak waktu yang tidak dihabiskan untuk menatap layar.

    Jika perangkat lunak bukan milik Anda, Anda dapat menggunakan pengatur waktu di jam tangan atau meja, dan cukup lacak waktu Anda di Excel, buku catatan, atau teknologi pencatat seperti Notes di ponsel, Microsoft Word, Evernote, atau OneNote.

    Tip: Metode yang Anda gunakan tidak masalah. Cukup lacak aktivitas dan kategori WAKTU Anda.

  4. Lacak dalam potongan harian obsesif berkala

    Pelacakan waktu hanya boleh dilakukan secara berkala dalam potongan harian. Tidak praktis untuk melacak waktu Anda dengan cermat setiap hari. Anda selalu dapat melacak waktu kotor yang dihabiskan (misalnya, 3 jam mencari calon pelanggan, 2 jam rapat, 1,5 jam makan dan istirahat, 2 jam TV), tetapi pelacakan semacam ini bukanlah pelacakan obsesif yang memungkinkan Anda mengubah kebiasaan waktu Anda. Anda harus mendapatkan lebih granular jika Anda ingin mendapatkan jenis data yang akan membuat perbedaan.

    Hari-hari obsesif harus menjadi hari kerja dan hari non-kerja yang Anda pilih untuk 1) memahami ke mana waktu Anda benar-benar pergi menggunakan penghitung waktu dan pelacakan kontemporer, dan 2) fokus pada mengubah kebiasaan waktu Anda.

    Orang yang tidak menjadikan pelacakan waktu sebagai obsesi harian tidak melacak waktu mereka secara akurat. Apalagi sebelum pelacakan waktu menjadi kebiasaan bagi Anda, itu akan menjadi sulit. Anda harus membuat waktu melacak keputusan sadar secara umum, dan setiap hari Anda berencana untuk melacak waktu, Anda harus mengingatkan diri sendiri di pagi hari bahwa itu adalah prioritas untuk hari itu.

    Tip: Pilih hari secara berkala untuk dilacak secara obsesif. Jadikan itu prioritas dan lacak secara real time.

Saat Anda melacak waktu Anda, ingatlah hal berikut:

  • Jujurlah pada dirimu sendiri. Orang terlalu sering membohongi diri sendiri ketika mereka melacak waktu. Jika Anda membaca artikel demi artikel atau menonton video demi video saat Anda menelusuri Facebook, lacaklah. Jika Anda tidak suka melakukan beberapa aktivitas, tetap paksa diri Anda untuk melacaknya. Ubah perilakunya nanti jika Anda tidak menyukainya. Jika Anda tidak jujur ​​pada diri sendiri, Anda tidak akan bisa berubah.
  • Anda dapat menikmati sesuatu tanpa menjadi waktu yang berharga. Beberapa orang menikmati SMS, menggulir Facebook tanpa tujuan, mandi panjang, atau membaca seluruh surat kabar. Namun, kebanyakan orang, ketika mereka jujur ​​pada diri mereka sendiri, ingin menghabiskan lebih sedikit waktu untuk kegiatan ini. (Kecuali mereka pensiun, dan waktu benar-benar tiram mereka.)
  • Kembali dan sesuaikan jika Anda melewatkan beberapa pelacakan. Jika Anda menggunakan penghitung waktu pada aktivitas Investasi, tetapi Anda menyadari bahwa Anda telah memeriksa email Anda dan kemudian Anda menjelajahi web selama 10 menit ketika Anda melihat artikel menarik yang ingin Anda baca, kurangi 10 menit dari Investasi, dan tambahkan 10 menit ke Waktu kosong .
  • Beri diri mulligan gangguan. Jika Anda menemukan diri Anda, misalnya, meninggalkan aktivitas Investasi untuk memeriksa berita olahraga di web dan Anda menyadari bahwa Anda seharusnya tidak melakukan itu, cukup kembali ke aktivitas Investasi dan jangan repot-repot mencatat waktu yang hilang jika sudah kurang dari satu menit . Namun, jika Anda terganggu beberapa kali dalam waktu singkat, kembali dan catat waktu gangguan tersebut.
  • Jangan menargetkan nol waktu Kosong atau Wajib. Anda tidak bisa benar-benar mencapai nol, dan Anda tidak mau. Tentu, Anda dapat mengubah Waktu kosong (perjalanan) menjadi waktu Investasi (mendengarkan buku bisnis). Otak manusia, bagaimanapun, membutuhkan waktu istirahat.

    Pertimbangkan bahwa rata-rata orang dewasa meremehkan jumlah waktu yang mereka habiskan untuk menonton TV satu jam penuh per hari. Kebanyakan orang dewasa benar-benar menonton TV 30 jam per minggu—rata-rata 4,3 jam sehari!—tetapi mereka pikir mereka menonton 20 jam seminggu.

    Jujur. Jadilah realistik. Anda tidak harus menargetkan nol jam menonton TV, tetapi jika Anda seperti kebanyakan orang, Anda bisa mendapatkan 10 jam per minggu jika Anda benar-benar menonton TV yang Anda pikir Anda tonton.

Langkah pertama adalah memulai pelacakan. Jangan menunggu momen yang sempurna, aplikasi yang sempurna, atau aktivitas yang sempurna. Semakin cepat Anda mengetahui ke mana perginya waktu Anda, semakin cepat Anda dapat mulai memaksimalkan waktu yang dihabiskan untuk hal-hal yang sebenarnya penting bagi Anda.