Maximieren Sie die Effektivität Ihrer ZEIT - Führen Sie ein Aktivitätsprotokoll

Veröffentlicht: 2022-06-26

Wenn Sie die Zeit maximieren möchten, müssen Sie mehr davon finden und sorgfältig auswählen, was Sie damit tun. Wir haben alle die gleichen 168 Stunden pro Woche, mit denen wir arbeiten können. Manche Leute machen das Beste daraus, andere nicht.

Es gibt so viele Zeitmanagementsysteme, dass es überwältigend sein kann, zu wissen, wo Sie anfangen sollen, mehr Zeit in Ihrem Tag zu finden, um das zu erreichen, was Sie wollen. Wir finden viele dieser Systeme zu kompliziert und schwer nachzuvollziehen.

Ein paar einfache Schritte, und Sie können mehr erreichen als je zuvor.

  1. Ziele: Wissen, was Sie erreichen wollen.
  2. ZEIT: Brechen Sie auf, wie Sie es ausgeben, damit Sie es ändern können.
  3. REGENTROPFEN: Erstellen Sie eine...
    • Täglicher R outine von
    • O bsessiv
    • Geplant
    • S druckt

In einem früheren Artikel haben wir TIME ausführlich beschrieben. Kurz gesagt, es gibt 4 Kategorien:

  • Geschätzt: Zeit, die Ihnen lieb ist.
  • Investition: Zeit, die damit verbracht wird, sich auf das Erreichte zu konzentrieren.
  • Obligatorisch: Zeit, die mit Aufgaben verbracht wird, von denen Sie glauben, dass Sie sie erledigen müssen.
  • Leer: Zeitverschwendung.

Der Schlüssel zum beruflichen Erfolg ist die Maximierung Ihrer Investitionszeit. Wenn Sie dies tun, werden Sie schließlich die finanzielle Freiheit und Unabhängigkeit gewinnen, um mehr wertvolle Zeit zu genießen und zu tun, was Sie wollen, wenn Sie es haben. Und in der Tat, wenn Sie Ihre Investitionszeit maximieren und währenddessen das Beste erreichen, werden Sie feststellen, dass Ihnen sofort mehr Zeit zum Schätzen zur Verfügung steht.

Um gleich loszulegen, führen Sie ein Zeitprotokoll. Das mag banal klingen. Wer möchte schon den ganzen Tag aufzeichnen, was Sie getan haben, wie lange und in welche TIME-Kategorie es fiel?

Die Realität ist, es ist nicht viel Zeit, es ist Investitionszeit, und es funktioniert.

Es ist eigentlich ganz ähnlich wie ein Ernährungstagebuch zu führen. Laut einer Studie von Kaiser Permanente mit 1.700 Personen "verloren diejenigen, die täglich Lebensmittelaufzeichnungen führten, doppelt so viel Gewicht wie diejenigen, die keine Aufzeichnungen führten." Es besteht kein Zweifel: Wenn Sie Ihre Zeit maximieren wollen, müssen Sie wissen, wo Sie sie jetzt verbringen.

Genau wie GI Joe sagte: "Wissen ist die halbe Miete."

Ihr ZEIT-Ziel

Das Ziel ist es, Ihre Investitionszeit sofort und Ihre geschätzte Zeit sowohl schlussendlich als auch sofort zu maximieren. Dazu müssen Sie entweder Ihre obligatorische und leere Zeit minimieren oder sie in Investitions- oder geschätzte Zeit umwandeln.

4 Regeln der Zeiterfassung

Hier sind einige einfache Regeln, die wir für wesentlich halten, um Menschen dabei zu helfen, ihre Zeit zu verfolgen:

  1. Aktivitätsziele festlegen*

    Wenn Sie wissen, was Sie an einem bestimmten Tag erreichen möchten, können Sie Aktivitäten definieren, die Sie dorthin bringen. Nehmen wir an, Sie sind im Vertrieb tätig und suchen neue Kunden. Ihr Ziel ist es, ein Treffen mit einem möglichen Käufer zu generieren. Sie können Ihr Aktivitätsziel wie folgt festlegen: „Verbringen Sie mindestens 4 Stunden zwanghaft mit der Suche nach Kunden ohne Ablenkungen.“ Sie können Ihr Ziel erreichen oder auch nicht, und Sie können das nicht immer kontrollieren, aber Sie können kontrollieren, wo Sie Ihre Zeit verbringen.

    Es ist auch hilfreich, die wichtigste Aktivität für den Tag zu definieren. Wenn Sie dies tun und vor einer Entscheidung stehen, was Sie als Nächstes tun sollen, wissen Sie, dass Sie sich zuerst auf die wichtigste Aktivität konzentrieren müssen.

    *Beachten Sie, dass Sie sich keine Aktivitätsziele setzen, wenn Sie Ihre anfängliche Zeiterfassung durchführen , um eine Basislinie zu erhalten, es sei denn, Sie haben dies in der Vergangenheit getan. Folgen Sie Ihrem normalen Tagesablauf. Verfolgen Sie zunächst einfach Ihre Zeit, um zu sehen, was Sie gerade tun.

    Tipp: Konzentrieren Sie sich bei der Zeiterfassung von Zielen auf die Aktivität und nicht auf die Ergebnisse. Sie können kontrollieren, dass Sie X Stunden damit verbringen, sich auf eine bestimmte Aktivität zu konzentrieren, aber Sie können nicht unbedingt das Ergebnis dieser Zeit kontrollieren.

  2. Verfolgen Sie die Aktivität und die Kategorie ZEIT

    Notieren Sie beim Tracking immer Ihre Aktivität (z. B. Einkaufen) und Ihre Kategorie (z. B. Pflicht). Die meisten Zeiterfassungssoftwares und Apps (siehe Nr. 3) ermöglichen Ihnen dies ziemlich einfach. Indem Sie beide nachverfolgen, können Sie sehen, wofür Sie Ihre Zeit tatsächlich aufwenden, und Sie können bewusste Entscheidungen treffen, wie Sie obligatorische und leere Zeit minimieren und Investitionen und geschätzte Zeit maximieren können.

    Tipp: Minimieren Sie die Anzahl der verwendeten Aktivitätslabels. Einkaufen reicht normalerweise aus, um Lebensmitteleinkäufe, Online-Einkäufe, Kleidungseinkäufe usw. abzudecken. Fahren reicht aus, um alle Fahrten abzudecken, einschließlich Pendeln und überall sonst, wo Sie hingehen.

  3. Verwenden Sie Technologie und Zeitschaltuhren, die am besten zu Ihnen passen

    Unbedingt Timer verwenden. Sie können alles verwenden, von einer Stoppuhr auf einer Uhr, einem Telefon oder einem Schreibtisch, einem Online-Timer, von dem es viele gibt, oder solchen, die in Software wie Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours oder ATracker (die ich auf meinem iPhone verwende) integriert sind.

    Mit ATracker richte ich meine Aktivitäten ein, einschließlich des Schreibens dieses Artikels (Intellektuelle Kapitalentwicklung) und Kategorien (Investitionen). Wenn ich die Aktivität wechsle, wenn ich beispielsweise Lust habe, die Nachrichten von heute zu sehen, klicke ich einfach auf die nächste Aktivität (z. B. „Zielloses Web-Surfen“ und „Leeren“), und es stoppt die Erfassung der Zeit in der vorherigen Aktivität und beginnt mit der Erfassung der Zeit gegen die neue eines.

    Befürchten Sie, dass Sie vergessen, Aktivitäten zu wechseln? Einige Tracker erfordern sogar noch weniger Aufwand. Mit RescueTime installieren Sie die App auf allen Ihren Geräten – Telefon, Tablet, Laptop, was auch immer – und lassen sie laufen. Es verfolgt Ihre digitalen Aktivitäten bis ins kleinste Detail und kategorisiert sie in produktive und unproduktive Zeit. Solange Sie das Big Brother-Gefühl abschütteln können, ist diese Methode am besten, um ehrlich zu bleiben. Natürlich sind Sie immer noch dafür verantwortlich, die Zeit zu erfassen, die Sie nicht damit verbracht haben, auf einen Bildschirm zu starren.

    Wenn Software nicht Ihr Ding ist, können Sie einen Timer auf Ihrer Uhr oder Ihrem Schreibtisch verwenden und Ihre Zeit einfach in Excel, einem Notizbuch oder einer Technologie zum Aufzeichnen von Notizen wie Notizen auf Ihrem Telefon, Microsoft Word, Evernote oder OneNote verfolgen.

    Tipp: Welche Methode Sie verwenden, spielt keine Rolle. Verfolgen Sie einfach irgendwie Ihre Aktivitäten und TIME-Kategorien.

  4. Verfolgen Sie in regelmäßigen obsessiven täglichen Chunks

    Die Zeiterfassung sollte nur periodisch in täglichen Blöcken durchgeführt werden. Es ist unpraktisch, Ihre Zeit jeden Tag akribisch zu verfolgen. Sie können immer die aufgewendete Bruttozeit verfolgen (z. B. 3 Stunden Kundengewinnung, 2 Stunden Besprechungen, 1,5 Stunden Mahlzeiten und Pausen, 2 Stunden Fernsehen), aber diese Art der Verfolgung ist nicht die obsessive Verfolgung, mit der Sie Ihre Zeitgewohnheiten ändern können. Sie müssen granularer werden, wenn Sie die Art von Daten erhalten möchten, die einen Unterschied machen.

    Die obsessiven Tage sollten die Arbeitstage und arbeitsfreien Tage sein, die Sie wählen, um 1) zu verstehen, wohin Ihre Zeit wirklich geht, indem Sie Timer und gleichzeitiges Tracking verwenden, und 2) sich darauf konzentrieren, Ihre Zeitgewohnheiten zu ändern.

    Menschen, die die Zeiterfassung nicht zu einer täglichen Obsession machen, erfassen ihre Zeit nicht genau. Vor allem, bevor die Zeiterfassung für Sie zur Gewohnheit wird, wird es schwierig. Sie müssen die Zeiterfassung im Allgemeinen zu einer bewussten Entscheidung treffen, und jeden Tag, an dem Sie planen, die Zeit zu erfassen, sollten Sie sich morgens daran erinnern, dass dies eine Priorität für den Tag ist.

    Tipp: Wählen Sie regelmäßig Tage aus, um sie obsessiv zu verfolgen. Machen Sie es zu einer Priorität und verfolgen Sie es in Echtzeit.

Beachten Sie beim Erfassen Ihrer Zeit Folgendes:

  • Sei ehrlich zu dir selbst. Menschen belügen sich allzu oft selbst, wenn sie die Zeit verfolgen. Wenn Sie Artikel für Artikel lesen oder Video für Video ansehen, während Sie durch Facebook scrollen, verfolgen Sie es. Wenn es Ihnen nicht gefällt, dass Sie eine Aktivität ausführen, zwingen Sie sich dennoch dazu, sie zu verfolgen. Ändern Sie das Verhalten später, wenn es Ihnen nicht gefällt. Wenn du nicht ehrlich zu dir selbst bist, wirst du dich nicht ändern können.
  • Sie können etwas genießen, ohne dass es kostbare Zeit ist. Manche Menschen genießen es, SMS zu schreiben, ziellos auf Facebook zu scrollen, eine lange Dusche zu nehmen oder eine ganze Zeitung zu lesen. Die meisten Menschen würden jedoch, wenn sie ehrlich zu sich selbst sind, gerne weniger Zeit mit diesen Aktivitäten verbringen. (Es sei denn, sie sind im Ruhestand und Zeit ist wirklich ihre Auster.)
  • Gehen Sie zurück und passen Sie an, wenn Sie etwas Tracking verpassen. Wenn Sie einen Timer für eine Investitionsaktivität verwenden, aber feststellen, dass Sie Ihre E-Mails überprüft und dann 10 Minuten lang im Internet gesurft haben, als Sie einen interessanten Artikel gesehen haben, den Sie lesen wollten, ziehen Sie 10 Minuten von der Investition ab und fügen Sie 10 Minuten zur Leerzeit hinzu .
  • Gönnen Sie sich Ablenkungs-Mulligans. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Sie eine Investitionsaktivität verlassen, um Sportberichte im Internet zu lesen, und feststellen, dass Sie dies nicht hätten tun sollen, gehen Sie einfach zurück zur Investitionsaktivität und machen Sie sich nicht die Mühe, die verlorene Zeit zu protokollieren, wenn sie weniger war als eine Minute . Wenn Sie jedoch in kurzer Zeit mehrmals abgelenkt werden, gehen Sie zurück und protokollieren Sie die Ablenkungszeit.
  • Zielen Sie nicht auf null leere oder obligatorische Zeit. Man kann nicht wirklich auf null kommen, und das will man auch nicht. Sicher, Sie können Leerzeit (Pendeln) in Investitionszeit (Geschäftsbücher hören) umwandeln. Menschliche Gehirne brauchen jedoch Ausfallzeiten.

    Bedenken Sie, dass der durchschnittliche Erwachsene die Zeit, die er mit dem Fernsehen verbringt, um eine volle Stunde pro Tag unterschätzt. Die meisten Erwachsenen sehen tatsächlich 30 Stunden pro Woche fern – durchschnittlich satte 4,3 Stunden pro Tag! – aber sie denken , dass sie 20 Stunden pro Woche fernsehen.

    Sei ehrlich. Sei realistisch. Sie müssen nicht auf Null Stunden vor dem Fernseher setzen, aber wenn Sie wie die meisten Menschen sind, könnten Sie 10 Stunden pro Woche gewinnen, wenn Sie wirklich so viel fernsehen, wie Sie denken, dass Sie fernsehen.

Der erste Schritt besteht darin, mit dem Tracking zu beginnen. Warten Sie nicht auf den perfekten Moment, die perfekte App oder die perfekte Aktivität. Je früher Sie herausfinden, wohin Ihre Zeit geht, desto eher können Sie damit beginnen, die Zeit zu maximieren, die Sie für das aufwenden, was Ihnen wirklich wichtig ist.