Maximizando a Eficácia do Seu Tempo - Mantendo um Registro de Atividades

Se você deseja maximizar o tempo, deve encontrar mais tempo e escolher cuidadosamente o que fazer com ele. Todos nós temos as mesmas 168 horas por semana para trabalhar. Algumas pessoas aproveitam ao máximo, outras não.

Existem tantos sistemas de gerenciamento de tempo por aí que pode ser difícil saber por onde começar a encontrar mais tempo no seu dia para alcançar o que deseja. Achamos que muitos desses sistemas são muito complicados e difíceis de seguir.

Alguns passos simples, no entanto, e você pode obter mais realizações do que nunca.

1. Objetivos: Saiba o que você quer alcançar.
2. TEMPO: Divida como você o gasta para poder mudá-lo.
3. GOTAS DE CHUVA: Crie um...
• Rotina Diária de
• Obsessivo
• Planejado
• Impressões S

Em um artigo anterior, descrevemos o TEMPO em detalhes. Resumidamente, existem 4 categorias:

• Estimado : Tempo que você preza.
• Investimento: Tempo gasto com foco na realização.
• Obrigatório: Tempo gasto realizando tarefas que você sente que precisa fazer.
• Vazio: Tempo perdido.

A chave para o sucesso profissional é maximizar o seu tempo de investimento. Quando você fizer isso, você acabará ganhando a liberdade financeira e a independência para desfrutar de mais tempo precioso e fazer o que quiser quando tiver. E, de fato, quando você maximizar seu tempo de investimento e obter o máximo durante ele, você terá mais tempo disponível imediatamente para o tesouro.

Para começar agora, mantenha um registro de tempo. Isso pode soar mundano. Quem quer passar o dia todo gravando o que você fez, por quanto tempo e em qual categoria de TEMPO isso se enquadra?

A realidade é que não é muito tempo, é tempo de investimento e funciona.

Na verdade, é bastante semelhante a manter um diário alimentar. De acordo com um estudo da Kaiser Permanente com 1.700 pessoas, "aqueles que mantiveram registros diários de alimentos perderam duas vezes mais peso do que aqueles que não mantiveram registros". Não há dúvida: se você deseja maximizar seu tempo, precisa saber onde o está gastando agora.

Assim como GI Joe disse: "Saber é metade da batalha."

Sua meta TIME

O objetivo é maximizar o seu tempo de investimento imediatamente e o tempo estimado tanto eventualmente quanto imediatamente. Para fazer isso, você deve minimizar seu tempo Obrigatório e Vazio ou convertê-lo em Investimento ou Tempo de Tesouro.

4 Regras de Controle do Tempo

Aqui estão algumas regras simples que consideramos essenciais para ajudar as pessoas a controlar seu tempo:

1. Defina metas de atividade*
   
   Quando você sabe o que deseja realizar em um determinado dia, pode definir atividades que o levarão até lá. Digamos que você esteja em vendas e em prospecção. Seu objetivo é gerar uma reunião com um possível comprador. Você pode definir sua meta de atividade como "gastar pelo menos 4 horas obsessivamente prospectando sem distrações". Você pode ou não atingir seu objetivo, e nem sempre pode controlar isso, mas pode controlar onde gasta seu tempo.
   
   Também é útil definir a atividade mais importante do dia. Quando o fizer, se tiver de decidir o que fazer a seguir, saberá que deve concentrar-se primeiro na atividade mais importante.
   
   *Observe que, se você estiver fazendo seu rastreamento de tempo inicial para obter uma linha de base, não defina metas de atividade, a menos que tenha feito isso historicamente. Siga sua rotina diária normal. No início, apenas acompanhe seu tempo para ver o que você está fazendo agora.
   
   Dica: Quando se trata de metas de rastreamento de tempo, concentre-se na atividade sobre os resultados. Você pode controlar que gasta um número X de horas concentrando-se em uma atividade específica, mas não pode necessariamente controlar o resultado desse tempo.
   
   
2. Acompanhe a atividade e a categoria TIME
   
   Ao rastrear, sempre anote sua atividade (por exemplo, compras) e sua categoria (por exemplo, Obrigatório). A maioria dos softwares e aplicativos de rastreamento de tempo (veja o item 3) permitirá que você faça isso com bastante facilidade. Ao rastrear ambos, você pode ver no que está realmente gastando seu tempo e poderá tomar decisões conscientes sobre como minimizar o tempo obrigatório e o tempo vazio e maximizar o investimento e o tempo precioso.
   
   Dica: minimize o número de rótulos de atividade que você usa. As compras geralmente são suficientes para cobrir compras de alimentos, compras on-line, compras de roupas e assim por diante. A condução é suficiente para cobrir toda a condução, incluindo os deslocamentos diários e em qualquer outro lugar que você vá.
   
   
3. Use a tecnologia e os temporizadores mais adequados para você
   
   Absolutamente usar temporizadores. Você pode usar tudo, desde um cronômetro em um relógio, telefone ou mesa, um cronômetro online que existem muitos, ou aqueles embutidos em softwares como Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours ou ATracker (que eu uso no meu iPhone).
   
   Com o ATracker, montei minhas atividades, inclusive escrevendo este artigo (Desenvolvimento de Capital Intelectual) e categorias (Investimento). Quando mudo de atividade, quando sinto vontade de ver o que está no noticiário hoje, por exemplo, simplesmente clico na próxima atividade (por exemplo, Navegação sem destino na Web e Vazio), e ela para de rastrear o tempo na atividade anterior e começa a rastrear o tempo em relação à nova 1.
   
   Preocupado que você vai esquecer de mudar de atividade? Alguns rastreadores exigem ainda menos esforço. Com o RescueTime, você instala o aplicativo em seus dispositivos — telefone, tablet, laptop, o que for — e deixa-o rodar. Ele rastreia sua atividade digital em detalhes dolorosos, até o segundo, e a categoriza em tempo produtivo e improdutivo. Contanto que você consiga se livrar da sensação do Big Brother, esse método é o melhor para mantê-lo honesto. Claro, você ainda será responsável por rastrear o tempo não gasto olhando para uma tela.
   
   Se o software não é sua praia, você pode usar um cronômetro em seu relógio ou mesa e simplesmente acompanhar seu tempo no Excel, em um bloco de anotações ou em uma tecnologia de anotações como o Notes em seu telefone, Microsoft Word, Evernote ou OneNote.
   
   Dica: O método que você usa não importa. Basta rastrear suas atividades e categorias de TEMPO de alguma forma.
   
   
4. Acompanhe em pedaços diários obsessivos periódicos
   
   O rastreamento de tempo só deve ser feito periodicamente em blocos diários. É impraticável controlar seu tempo meticulosamente todos os dias. Você sempre pode rastrear o tempo bruto gasto (por exemplo, 3 horas de prospecção, 2 horas de reuniões, 1,5 horas de refeições e intervalos, 2 horas de TV), mas esse tipo de rastreamento não é o rastreamento obsessivo que permitirá que você mude seus hábitos de tempo. Você deve ser mais granular se quiser obter o tipo de dados que fará a diferença.
   
   Os dias obsessivos devem ser os dias de trabalho e os dias de folga que você escolhe para 1) entender onde seu tempo realmente vai usando cronômetros e rastreamento contemporâneo e 2) focar em mudar seus hábitos de tempo.
   
   As pessoas que não fazem do monitoramento do tempo uma obsessão diária não o fazem com precisão. Especialmente antes que o controle do tempo se torne um hábito para você, será difícil. Você deve fazer do rastreamento do tempo uma decisão consciente em geral, e a cada dia que planeja rastrear o tempo, você deve se lembrar de manhã que é uma prioridade para o dia.
   
   Dica: Escolha dias periodicamente para rastrear obsessivamente. Faça disso uma prioridade e acompanhe em tempo real.

Ao acompanhar seu tempo, lembre-se do seguinte:

• Seja honesto com você mesmo. As pessoas muitas vezes mentem para si mesmas quando controlam o tempo. Se você lê artigo após artigo ou assiste vídeo após vídeo enquanto navega pelo Facebook, acompanhe-o. Se você não gosta de estar fazendo alguma atividade, ainda assim se force a rastreá-la. Mude o comportamento mais tarde se não gostar. Se você não for honesto consigo mesmo, não conseguirá mudar.
• Você pode desfrutar de algo sem que seja um tempo precioso. Algumas pessoas gostam de enviar mensagens de texto, rolar sem rumo no Facebook, tomar um banho demorado ou ler um jornal inteiro. A maioria das pessoas, no entanto, quando são honestas consigo mesmas, gostariam de gastar menos tempo nessas atividades. (A menos que estejam aposentados e o tempo seja realmente a ostra deles.)
• Volte e ajuste se você perder algum rastreamento. Se você estiver usando um cronômetro em uma atividade de investimento, mas perceber que verificou seu e-mail e navegou na web por 10 minutos quando viu um artigo interessante que queria ler, subtraia 10 minutos do investimento e adicione 10 minutos ao tempo vazio .
• Dê a si mesmo mulligans de distração. Se você, por exemplo, sair de uma atividade de Investimento para verificar notícias esportivas na web e perceber que não deveria ter feito isso, basta voltar para a atividade de investimento e não se incomodar em registrar o tempo perdido se tiver sido menos do que um minuto . Se, no entanto, você se distrair várias vezes em um curto período, volte e registre o tempo de distração.
• Não direcione o tempo vazio ou obrigatório zero. Você não pode realmente chegar a zero, e você não quer. Claro, você pode converter o tempo vazio (deslocamento) em tempo de investimento (ouvir livros de negócios). Os cérebros humanos, no entanto, precisam de tempo de inatividade.
  
  

  Considere que o adulto médio subestima a quantidade de tempo que passa assistindo TV em uma hora inteira por dia. A maioria dos adultos realmente assiste 30 horas de TV por semana – uma média de 4,3 horas por dia! – mas eles acham que assistem 20 horas por semana.

  Seja honesto. Seja realista. Você não precisa ter como meta zero horas assistindo TV, mas se você for como a maioria das pessoas, poderá ganhar 10 horas por semana se realmente assistir à quantidade de TV que acha que assiste.

O primeiro passo é começar a rastrear. Não espere o momento perfeito, o aplicativo perfeito ou a atividade perfeita. Quanto mais cedo você descobrir para onde está indo o seu tempo, mais cedo poderá começar a maximizar o tempo gasto no que é realmente importante para você.