Maksymalizacja efektywności Twojego CZASU — prowadzenie dziennika aktywności

Opublikowany: 2022-06-26

Jeśli chcesz zmaksymalizować czas, musisz znaleźć go więcej i starannie wybrać, co z nim zrobisz. Wszyscy mamy te same 168 godzin tygodniowo do pracy. Jedni wykorzystują je najlepiej, inni nie.

Istnieje tak wiele systemów zarządzania czasem, że wiedza, od czego zacząć znaleźć więcej czasu w ciągu dnia, aby osiągnąć to, czego chcesz, może być przytłaczająca. Uważamy, że wiele z tych systemów jest zbyt skomplikowanych i trudnych do naśladowania.

Jednak kilka prostych kroków i możesz osiągnąć więcej niż kiedykolwiek.

  1. Cele: Wiedz, co chcesz osiągnąć.
  2. CZAS: Podziel, jak je wydajesz, aby móc to zmienić.
  3. KROPLE DESZCZU: Stwórz...
    • Codzienna rutyna
    • O bsesyjność
    • Planowane
    • S drukuje

W poprzednim artykule szczegółowo opisaliśmy CZAS. W skrócie można wyróżnić 4 kategorie:

  • Ceniony: czas, który jest ci drogi.
  • Inwestycja: Czas spędzony na skupieniu się na osiągnięciach.
  • Obowiązkowe: Czas spędzony na wykonywaniu zadań, które czujesz, że musisz je wykonać.
  • Pusty: zmarnowany czas.

Kluczem do sukcesu zawodowego jest maksymalizacja czasu inwestycji. Kiedy to zrobisz, w końcu zyskasz wolność finansową i niezależność, aby cieszyć się większą ceną czasu i robić, co chcesz, kiedy go masz. I rzeczywiście, kiedy zmaksymalizujesz czas inwestycji i zrobisz w tym czasie najwięcej, odkryjesz, że masz więcej czasu dostępnego od razu do skarbu.

Aby zacząć od razu, prowadź dziennik czasu. To może brzmieć prozaicznie. Kto chce spędzać cały dzień na nagrywaniu tego, co zrobiłeś, jak długo i do jakiej kategorii CZAS to się mieściło?

W rzeczywistości to niewiele czasu, to czas inwestycji i to działa.

Właściwie jest to bardzo podobne do prowadzenia dziennika żywności. Według badania przeprowadzonego przez Kaiser Permanente na 1700 osobach, „ci, którzy prowadzili codzienną rejestrację żywności, stracili na wadze dwa razy więcej niż ci, którzy nie prowadzili żadnych rejestrów”. Nie ma wątpliwości: jeśli chcesz zmaksymalizować swój czas, musisz wiedzieć, gdzie go teraz spędzasz.

Tak jak powiedział GI Joe: „Wiedza to połowa sukcesu”.

Twój cel CZASOWY

Celem jest natychmiastowe maksymalne zmaksymalizowanie czasu inwestycji, a czas cenionych zarówno w końcu, jak i natychmiast. Aby to zrobić, musisz albo zminimalizować swój Obowiązkowy i Pusty czas, albo przekonwertować go na czas Inwestycji lub Skarbu.

4 zasady śledzenia czasu

Oto kilka prostych zasad, które uznaliśmy za niezbędne, aby pomóc ludziom śledzić swój czas:

  1. Ustaw cele aktywności*

    Kiedy wiesz, co chcesz osiągnąć w danym dniu, możesz zdefiniować działania, które Cię tam zaprowadzą. Załóżmy, że prowadzisz sprzedaż i poszukujesz. Twoim celem jest wygenerowanie jednego spotkania z potencjalnym nabywcą. Możesz ustawić swój cel aktywności jako „spędź co najmniej 4 godziny obsesyjnie poszukując bez rozpraszania uwagi”. Możesz osiągnąć swój cel lub nie, i nie zawsze możesz to kontrolować, ale możesz kontrolować, gdzie spędzasz czas.

    Pomocne jest również zdefiniowanie najważniejszej aktywności na dany dzień. Kiedy to zrobisz, jeśli staniesz przed decyzją, co dalej, będziesz wiedział, że najpierw musisz skupić się na najważniejszej czynności.

    *Pamiętaj, że jeśli wykonujesz początkowe śledzenie czasu , aby uzyskać punkt odniesienia, nie ustalaj celów aktywności, chyba że wcześniej to zrobiłeś. Postępuj zgodnie ze swoją normalną codzienną rutyną. Na początku po prostu śledź swój czas, aby zobaczyć, co teraz robisz.

    Wskazówka: jeśli chodzi o śledzenie celów w czasie, skup się na aktywności, a nie na wynikach. Możesz kontrolować, czy spędzasz X godzin, koncentrując się na określonej czynności, ale niekoniecznie możesz kontrolować wynik tego czasu.

  2. Śledź aktywność i kategorię CZASU

    Podczas śledzenia zawsze zapisuj swoją aktywność (np. zakupy) i kategorię (np. Obowiązkowe). Większość oprogramowania i aplikacji śledzących czas (patrz #3) pozwoli ci to zrobić dość łatwo. Śledząc oba, możesz zobaczyć, na co faktycznie spędzasz czas, i będziesz w stanie podejmować świadome decyzje dotyczące minimalizowania czasu obowiązkowego i pustego oraz maksymalizacji czasu inwestycji i cennego.

    Porada: Zminimalizuj liczbę używanych etykiet aktywności. Zakupy zwykle wystarczają na zakupy żywności, zakupy online, zakupy ubrań i tak dalej. Jazda wystarczy, aby pokryć całą jazdę, w tym dojazdy do pracy i gdziekolwiek indziej.

  3. Korzystaj z technologii i timerów najlepiej dopasowanych do Ciebie

    Absolutnie używaj timerów. Możesz używać wszystkiego, od stopera na zegarku, telefonie lub biurku, timera online, którego jest wiele, lub wbudowanego oprogramowania, takiego jak Toggl, RescueTime, TimeCamp, MyHours lub ATracker (którego używam na moim iPhonie).

    Z ATrackerem ustalam swoje działania, w tym pisanie tego artykułu (Rozwój Kapitału Intelektualnego) oraz kategorie (Inwestycje). Kiedy zmieniam czynności, kiedy mam ochotę na przykład zobaczyć, co jest w dzisiejszych wiadomościach, po prostu klikam następną czynność (np. Bezcelowe surfowanie po sieci i Puste), a przestaje ona śledzić czas w poprzedniej czynności i zaczyna śledzić czas w stosunku do nowej jeden.

    Martwisz się, że zapomnisz zmienić zajęcia? Niektóre trackery wymagają jeszcze mniej wysiłku. Dzięki RescueTime instalujesz aplikację na swoich urządzeniach — telefonie, tablecie, laptopie, cokolwiek — i pozwalasz jej działać. Śledzi Twoją aktywność cyfrową w bolesnych szczegółach, co do sekundy, i kategoryzuje ją na czas produktywny i nieproduktywny. Tak długo, jak możesz wstrząsnąć odczuciem Wielkiego Brata, ta metoda jest najlepsza, aby zachować uczciwość. Oczywiście nadal będziesz odpowiedzialny za śledzenie czasu, który nie spędziłeś na wpatrywaniu się w ekran.

    Jeśli oprogramowanie nie jest twoją rzeczą, możesz użyć minutnika na zegarku lub biurku i po prostu śledzić swój czas w programie Excel, notatniku lub technologii robienia notatek, takiej jak Notatki na telefonie, Microsoft Word, Evernote lub OneNote.

    Wskazówka: metoda, której użyjesz, nie ma znaczenia. Po prostu jakoś śledź swoje działania i kategorie CZASOWE.

  4. Śledź okresowe obsesyjne codzienne porcje

    Śledzenie czasu powinno być wykonywane tylko okresowo w porcjach dziennych. Niepraktyczne jest skrupulatne śledzenie czasu każdego dnia. Zawsze możesz śledzić spędzony czas brutto (np. 3 godziny poszukiwania, 2 godziny spotkań, 1,5 godziny posiłków i przerw, 2 godziny telewizji), ale ten rodzaj śledzenia nie jest obsesyjnym śledzeniem, które pozwoli ci zmienić swoje nawyki czasowe. Musisz uzyskać bardziej szczegółowe informacje, jeśli chcesz uzyskać dane, które będą miały znaczenie.

    Dni obsesyjne powinny być dniami pracy i dniami wolnymi od pracy, które wybierzesz, aby 1) zrozumieć, gdzie naprawdę upływa twój czas, korzystając z timerów i współczesnego śledzenia, oraz 2) skupić się na zmianie swoich nawyków czasowych.

    Ludzie, którzy nie sprawiają, że śledzenie czasu jest codzienną obsesją, nie śledzą dokładnie swojego czasu. Zwłaszcza zanim śledzenie czasu stanie się dla ciebie nawykiem, będzie to trudne. Generalnie musisz podjąć świadomą decyzję o śledzeniu czasu, a każdego dnia, w którym planujesz śledzić czas, powinieneś rano przypominać sobie, że jest to priorytet na dany dzień.

    Wskazówka: okresowo wybieraj dni, aby obsesyjnie śledzić. Uczyń to priorytetem i śledź w czasie rzeczywistym.

Śledząc swój czas, pamiętaj o następujących kwestiach:

  • Bądź ze sobą szczery. Ludzie zbyt często okłamują się, kiedy mierzą czas. Jeśli czytasz artykuł po artykule lub oglądasz wideo po wideo podczas przeglądania Facebooka, śledź to. Jeśli nie podoba ci się to, że wykonujesz jakąś aktywność, nadal zmuszaj się do jej śledzenia. Zmień zachowanie później, jeśli ci się nie podoba. Jeśli nie będziesz ze sobą szczery, nie będziesz w stanie się zmienić.
  • Możesz cieszyć się czymś bez cennego czasu. Niektórzy ludzie lubią pisać SMS-y, bezcelowe przewijanie Facebooka, długi prysznic lub czytanie całej gazety. Jednak większość ludzi, gdy są ze sobą szczerzy, wolałaby spędzać mniej czasu na tych czynnościach. (Chyba że są na emeryturze, a czas jest naprawdę ich ostrygą).
  • Wróć i dostosuj, jeśli przegapisz jakieś śledzenie. Jeśli korzystasz z licznika czasu w działalności inwestycyjnej, ale zdajesz sobie sprawę, że sprawdziłeś pocztę e-mail, a następnie surfowałeś przez 10 minut, gdy zobaczyłeś interesujący artykuł, który chciałeś przeczytać, odejmij 10 minut od inwestycji i dodaj 10 minut do pustego czasu .
  • Daj sobie rozpraszać mulligany. Jeśli na przykład wychodzisz z Aktywności Inwestycyjnej, aby sprawdzić relacje sportowe w sieci i zdajesz sobie sprawę, że nie powinieneś tego robić, po prostu wróć do Aktywności inwestycyjnej i nie zawracaj sobie głowy rejestrowaniem straconego czasu , jeśli był mniej niż minutę . Jeśli jednak rozproszy Cię wiele razy w krótkim czasie, wróć i zapisz czas rozproszenia.
  • Nie kieruj na zero pustego lub obowiązkowego czasu. Tak naprawdę nie możesz dojść do zera i nie chcesz. Jasne, możesz zamienić pusty czas (dojazdy) na czas inwestycji (słuchanie książek biznesowych). Jednak ludzki mózg potrzebuje czasu.

    Weź pod uwagę, że przeciętny dorosły zaniża ilość czasu, jaką spędza przed telewizorem o jedną pełną godzinę dziennie. Większość dorosłych faktycznie ogląda telewizję 30 godzin tygodniowo – średnio 4,3 godziny dziennie! – ale myślą , że oglądają 20 godzin tygodniowo.

    Bądź szczery. Bądź realistą. Nie musisz dążyć do zerowej liczby godzin oglądania telewizji, ale jeśli jesteś jak większość ludzi, możesz zyskać 10 godzin tygodniowo, jeśli naprawdę oglądasz telewizję, o której myślisz, że oglądasz.

Pierwszym krokiem jest rozpoczęcie śledzenia. Nie czekaj na idealny moment, idealną aplikację lub idealną aktywność. Im szybciej zorientujesz się, dokąd zmierza Twój czas, tym szybciej zaczniesz maksymalizować czas spędzony na tym, co jest dla Ciebie naprawdę ważne.