4 modelos de bloqueio de tempo para assumir o controle de sua agenda

Vivemos em um momento emocionante. A tecnologia permite que mais e mais trabalhos sejam executados de qualquer lugar, a qualquer hora. As respostas para todos os mistérios da vida (praticamente) podem ser encontradas no smartphone em nossos bolsos. Podemos nos comunicar com pessoas em todo o mundo instantaneamente. O entretenimento nunca foi tão acessível. É quase bom demais para ser verdade.

Mas todas essas informações e dados e shows e músicas e memes e notificações e telefonemas e ideias e bate-papos e aplicativos e ferramentas e…

Você entendeu a ideia?

É impressionante. Sempre há algo exigindo nossa atenção, e isso é prejudicial para a realização de qualquer trabalho real.

Para freelancers, isso pode ser especialmente desafiador. Nós usamos muitos chapéus diferentes, e as coisas que dividem nosso foco tendem a ser igualmente importantes, como marketing, lançamento, cobrança e realização do trabalho real pelo qual nossos clientes nos pagam.

O que você precisa é de um bom modelo de bloqueio de tempo para tornar tudo mais organizado e gerenciável.

O bloqueio de tempo é uma forma de agendar seu dia que ajuda você a dedicar partes do tempo a uma única tarefa, em vez de se interromper constantemente com coisas como reuniões, novos e-mails ou atualizações do Slack.

Todas essas coisas são importantes, é claro, mas mudar de tarefa para tarefa exige muito mais energia mental do que apenas focar em uma coisa por várias horas. Um modelo de bloqueio de tempo pode ajudá-lo a dividir seu dia (ou semana, ou mês) de uma maneira que permita que você se aprofunde nas coisas que realmente precisam de sua atenção e tire todas as outras coisas do caminho conforme necessário.

O bloqueio de tempo não é um conceito novo. Acontece que agrupar tarefas e criar um calendário com base no que precisa ser feito remonta à idade do bronze. Benjamin Franklin era conhecido por usar bloqueio de tempo, o que talvez não seja uma surpresa quando você considera o quão produtivo aquele cara era!

Se você está convencido e pronto para mergulhar no mundo do bloqueio de tempo, a boa notícia é que você não precisa começar do zero. O modelo de bloqueio de tempo certo oferece tudo o que você precisa para começar a gerenciar seu trabalho com mais eficiência agora mesmo.

Neste artigo, forneceremos alguns dos melhores exemplos de modelos de bloqueio de tempo que você pode usar para iniciar sua jornada, mostraremos alguns aplicativos e ferramentas que tornam o processo ainda mais fácil e mostraremos como juntar tudo para transformar seu freelancer. o negócio.

4 exemplos de modelo para bloqueio de tempo

O modelo de bloqueio de tempo certo para você depende do tipo de negócio que você administra, do tipo de trabalho que faz e de como seu cérebro funciona. Felizmente, existem muitos formatos e modelos diferentes que são totalmente personalizáveis ​​para atender às suas necessidades.

Intervalos de 15 minutos

Começar com blocos de 15 minutos funciona bem se você tiver muitas tarefas menores e diferentes que precisam de sua atenção. Ao dividir tudo em intervalos de 15 minutos, você pode planejar com precisão cada minuto do seu dia e garantir que tudo em sua lista seja feito. Você sempre pode estender qualquer tarefa por mais de 15 minutos preenchendo várias caixas.

Tonia Kendrick tem um ótimo modelo de planilha do Google aqui que o ajudará a começar com uma programação de 15 minutos.

Intervalos de 30 minutos

Se os blocos de tempo de 15 minutos parecerem muitos detalhes para gerenciar, dividir seu dia em blocos de meia hora funciona bem para algumas pessoas. Basta escolher um modelo de bloqueio de tempo de meia hora e preenchê-lo com as coisas nas quais você precisa trabalhar em um determinado dia. Se uma tarefa levar menos de 30 minutos, você pode fazer uma pausa ou prosseguir e começar a próxima tarefa.

O Centro de Aprendizagem da Universidade da Carolina do Norte tem um modelo de planejamento simples de 30 minutos gratuito para download aqui.

Intervalos diários

Às vezes, tudo o que você precisa para controlar sua agenda é dedicar cada dia a uma parte diferente do seu negócio. É isso que Elon Musk faz para administrar vários negócios ao mesmo tempo. Essa forma de bloqueio de tempo às vezes é chamada de tema do dia. Passar o dia inteiro em uma coisa pode realmente ajudá-lo a fazer um trabalho profundo e evitar multitarefas contraproducentes.

Por exemplo, você pode agrupar todas as suas reuniões com clientes às segundas-feiras, passar as terças-feiras em um cliente, as quartas-feiras em outro, as quintas-feiras no terceiro cliente e as sextas-feiras planejando e criando estratégias para novos negócios. Independentemente de como você divide o trabalho, provavelmente se verá realizando mais do que nunca!

Há uma variedade de modelos diários de bloqueio de tempo para escolher, mas o Flourish Online Management oferece esta apostila completa para ajudá-lo a começar a estruturar seus dias de acordo com os temas.

Semanalmente

A maioria das pessoas que usa o sistema de bloqueio de tempo acha útil bloquear a semana inteira de uma só vez. Olhar para frente e catalogar o que precisa ser feito é uma ótima estratégia para garantir que nenhuma bola seja perdida e que todos os prazos sejam cumpridos.

Obviamente, nenhum de nós tem uma bola de cristal e coisas de última hora podem acontecer. Há espaço em um sistema semanal para tarefas inesperadas – apenas mantenha alguns espaços abertos para atividades diversas, ou mova tarefas menos urgentes para a próxima semana ou, quando possível, coloque coisas novas em uma lista para a próxima semana.

Ter uma programação semanal ajuda você a avaliar melhor sua disponibilidade e ter conversas honestas com os clientes sobre as expectativas. Eles apreciarão poder confiar em suas estimativas de tempo e você apreciará ter um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

O estilo de vida criativo de Alyssa tem um modelo útil de bloqueio de tempo semanal aqui.

Aplicativos e ferramentas de bloqueio de tempo

Se os modelos de bloqueio de tempo não resolverem seus problemas organizacionais, não tema! Existem muitos aplicativos, planejadores e outras ferramentas disponíveis para ajudar você a organizar sua empresa.

Aqui estão alguns favoritos:

1. Planejador de bloco de tempo Sweetzer & Orange

Para quem gosta da sensação de papel e caneta, este bloco de notas ajudará você a se organizar rapidamente. Com espaço para bloqueio de horas e 30 minutos, juntamente com uma área de prioridades e uma lista de tarefas, você decide como preencher os espaços em branco para fazer valer cada segundo.

2. Planejador Diário KAICN

Você pode ser um Millennial se receber um frágil caderno de “agenda” todos os anos na escola para ajudá-lo a acompanhar as tarefas, datas de entrega e eventos importantes. Este planejador da KAICN me lembra muito desse processo, onde todos fomos treinados sobre os fundamentos do bloqueio de tempo, estabelecimento de metas e organização. As datas estão em branco, para que você possa usar todas as páginas sem se preocupar com semanas que não estão funcionando e que serão desperdiçadas.

3. Guardião do Foco

Ao contrário dos outros modelos de bloqueio de tempo oferecidos neste artigo, o aplicativo Focus Keeper é um rastreador de tempo digital sofisticado que ajuda você a cumprir uma tarefa e também saber quando é hora de terminar. Você decide quanto tempo gostaria de ter um bloco de tempo––10 minutos, 25 minutos, o que for melhor para você––e depois faz pausas entre eles. Muitos revisores encontraram grande sucesso ao equilibrar o trabalho em casa com as tarefas domésticas usando esse método. O download do aplicativo é gratuito, mas requer uma assinatura de US$ 0,99/mês para acessar os recursos premium.

4. Temporizador de cubo

Este cronômetro de cubo compacto é o dispositivo perfeito para deixar em sua mesa e usar facilmente para rastrear seu bloqueio de tempo. Basta girá-lo para o comprimento do temporizador desejado e o temporizador começa a funcionar. Também funciona como um relógio! Com um punhado de cores para escolher, é uma ferramenta perfeita e acessível para quem gosta de um objeto físico em vez de digital.

5. Manual e Planejador de Gerenciamento de Tempo TWONE

Este planejador de orçamento é uma ótima maneira de descobrir se o bloqueio de tempo é para você com muito pouco compromisso. É pequeno o suficiente para caber em uma bolsa ou manter em sua mesa sem atrapalhar e flexível o suficiente para permitir que você encontre o método de organização certo. Este planejador apresenta blocos de horas no lado esquerdo, com espaço para uma lista de tarefas e outras notas à direita.

6. Tiimo

O Tiimo é um calendário visual para o seu telefone com muitos recursos para ajudá-lo não apenas a agendar seu dia, mas também a se manter no trabalho. Projetado com as necessidades neurodivergentes em mente, muitas pessoas com TDAH consideram uma maneira útil de programar seus dias. Mesmo que você não enfrente esse desafio específico, provavelmente prosperará com a simplicidade do aplicativo Tiimo. A interface mostra exatamente no que você deveria estar trabalhando e quanto tempo resta, para que você possa manter o foco e seguir em frente quando estiver pronto. O custo do Tiimo é de cerca de US$ 30/ano após um teste de 14 dias.

7. Agenda de Horas

Se você trabalha melhor com modelos de bloqueio de tempo de formato maior, este livro de compromissos por hora, projetado com os professores em mente, pode ser para você. Este planejador específico já tem as datas preenchidas para você, o que economiza tempo e mantém você no caminho certo. E, com o tamanho de uma folha de papel padrão, cabe perfeitamente em um fichário, é fácil de ler e tem muito espaço para anotações.

7. 321 Bloco de Notas de Planejamento de Cronograma Semanal Feito

Se você precisa de flexibilidade e simplicidade, este bloco de notas de planejamento é um acéfalo. Ele oferece blocos de horas e meia hora, vem em três tamanhos diferentes e você pode solicitar o estilo que se adapta à sua semana de trabalho: segunda a sexta, domingo a sábado ou segunda a domingo. Mantenha-o em sua mesa para facilitar o acesso ou planeje sua semana de uma só vez e prenda a página onde você a verá constantemente.

Dicas para usar esses modelos de bloqueio de tempo a seu favor

Você provavelmente já percebeu isso, mas a rolagem interminável pelos modelos de bloqueio de tempo não o tornará mais produtivo.

O que vai funcionar é escolher um formato e agir.

Aqui estão 4 dicas para ajudá-lo a começar com o bloqueio de tempo.

1. Comece agora

Com qualquer novo hábito, a parte mais difícil é apenas começar. É fácil adiar as mudanças na esperança de que chegue um momento melhor ou que você encontre um método melhor. Realisticamente, sempre haverá algo impedindo você de querer mudar seus hábitos de trabalho. Comece agora! Você não vai se arrepender.

2. Aprenda seus tempos produtivos

Conversa real. Eu não sou uma pessoa da manhã. A ideia de “eu faço mais antes das 9 da manhã do que a maioria das pessoas faz o dia todo” simplesmente não funciona para mim.

Como freelancer, não trabalho no horário tradicional, e tudo bem! Minhas horas mais produtivas geralmente são à noite, depois que meus filhos estão na cama e posso realmente me concentrar no que precisa ser feito. Então eu bloqueio o tempo.

Você pode ser um daqueles tipos que sai da cama e começa a trabalhar. Isso é ótimo também! Aprenda o que o motiva e bloqueie suas tarefas mais difíceis durante o tempo que você sabe que pode lidar com isso. Durante os momentos em que você geralmente se sente mais lento ou menos motivado, tente bloquear as tarefas de trabalho ocupadas, para não ter que usar seu horário nobre para elas.

3. Agendar intervalos

Acredite, se você não tiver tempo para recarregar, será menos produtivo. Você não deve apenas bloquear o almoço, mas também o tempo pessoal. Importa.

4. Seja flexível!

Os modelos de bloqueio de tempo ajudam você a planejar seu dia meticulosamente e a se preparar para ser mais produtivo. Mas eles não são uma fórmula mágica. Mesmo depois de encontrar um ótimo ajuste para você, as chances são de que coisas urgentes surjam, as tarefas levarão mais tempo do que você pensava, você ficará doente, as necessidades dos clientes mudarão, você se atrasará para o trabalho por causa de uma tempestade de neve …

Você entendeu.

Você precisa criar flexibilidade em sua agenda bloqueada, ou nunca atenderá às suas próprias expectativas.

Conclusão

O bloqueio de tempo é uma ferramenta valiosa para ajudar freelancers e funcionários tradicionais a voltar aos trilhos com sua produtividade e agendamento. Os modelos de bloqueio de tempo podem ajudá-lo a criar um estilo de trabalho que faça sentido e o ajude a atingir seus objetivos. Se você optar por usar um modelo tradicional, um caderno físico ou um aplicativo de smartphone, a melhor maneira de usar o bloqueio de tempo a seu favor é fazer a escolha e mergulhar de cabeça!

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