Como integrar freelancers à sua agência (e expandir seus negócios mais rapidamente)

Esqueça o processo de integração por um segundo, porque encontrar trabalho como freelancer está longe de ser fácil. De eventos de networking a quadros de empregos on-line, a pesquisa pode realmente parecer interminável.

Mas há uma parte da aquisição de clientes que costuma ser negligenciada pelos freelancers: o processo de integração. Embora o velho ditado “mendigos não podem escolher” possa se aplicar a novatos autônomos, freelancers não deveriam ter que trabalhar sob condições precárias de integração apenas para progredir.

Na verdade, pode até ser prejudicial para suas carreiras. Se um freelancer não souber como atender melhor seus clientes, pode haver muitas tentativas e erros envolvidos. Então, seus clientes podem ficar rapidamente frustrados quando assumem que seu novo freelancer não é adequado para sua posição. Se o freelancer for demitido ou o cliente falar mal dele, ambas as partes sofrem com o desentendimento.

No entanto, aprender como integrar freelancers à sua agência pode ter resolvido esse problema. 69% dos funcionários que têm uma experiência positiva de integração permanecem com os empregadores por três anos ou mais. As startups podem economizar de 100 a 300% do salário de seus funcionários em perdas de rotatividade se mantiverem seus funcionários.

Os passos para contratar um freelancer que não irá decepcionar podem ser longos, mas valem a pena.

Veja como criar um processo de integração eficaz que economize dinheiro e ajude a expandir sua empresa.

Etapa 1: defina suas metas de integração

O primeiro passo para aprender a integrar freelancers à sua agência envolve estrutura. Um processo de integração estruturado tem 58% mais chances de preparar seus freelancers para o sucesso.

Para criar estrutura, você precisa gerenciar um programa que gira em torno dos seguintes objetivos principais.

• Impressão: As primeiras impressões são importantes para você e seu funcionário. Você pode causar uma boa primeira impressão completando sua lista de verificação pré-integração (na próxima seção), verificando-a regularmente e provando que é confiável e profissional.
• Introdução: Em seguida, você precisa apresentar seus freelancers à sua equipe e outros elementos-chave do seu negócio. Aproveite esta oportunidade para falar sobre seus produtos e procedimentos.
• Integração: Um freelancer integrado está mais focado em sua função e departamento. Essa etapa normalmente ocorre durante a fase de treinamento do onboarding, que também é quando os freelancers descobrem como se encaixam e como seu trabalho agrega à organização.
• Imersão: um freelancer imerso entenderá três aspectos principais da cultura de sua startup: como seu negócio funciona, seus processos e as habilidades necessárias para ter sucesso.
• Independência: Os clientes devem validar as habilidades de seus freelancers para avaliar se eles podem trabalhar com sucesso de forma independente. Por outro lado, os freelancers devem verificar se o trabalho que estão realizando para seus clientes atende a uma meta de curto ou longo prazo.

Nas próximas seções, examinaremos esses objetivos com mais profundidade e mostraremos como aplicá-los.

Etapa 2: preencha sua lista de verificação pré-integração

Se você está concluindo as tarefas a seguir no primeiro dia, já está ficando para trás. É vital que você pré-integre seus freelancers, para que eles possam começar a trabalhar o mais rápido possível.

Os freelancers geralmente são pagos por palavra ou por projeto, o que significa que eles estão perdendo dinheiro (e possivelmente seu tempo livre) se tiverem que concluir tarefas iniciais de integração depois que você atribuir trabalho a eles. Comece seu relacionamento com o pé direito, mostrando que você respeita o tempo, o trabalho duro e as habilidades aprendidas.

Aqui está uma lista de verificação que você deve usar para estruturar seu processo de pré-integração:

1. Reúna contratos, formulários fiscais e outros documentos relevantes, como o Formulário W-9 para freelancers. Peça um contrato ou crie um você mesmo, caso não tenha um.
2. Compartilhe informações relevantes para a função, como a disponibilidade necessária e as políticas do seu projeto.
3. Forneça um itinerário para a primeira semana para acostumá-los à programação diária.
4. Configure um endereço de e-mail da empresa, número de telefone e detalhes de login para o software.
5. Dê a eles uma lista de verificação de tarefas, cronogramas de projetos e metas para a semana 1.
6. Informações sobre eventos da empresa (ou seja, shows de premiação) e aniversários.
7. Faça um kit de boas-vindas cheio de brindes da empresa e envie-o pelo correio. Você pode usar essas ideias de presentes para apreciação da equipe, shows de premiação ou para aumentar o moral dos funcionários em toda a empresa.
8. Peça aos colegas de trabalho que enviem um e-mail ou vídeo de boas-vindas (individual ou em grupo).
9. Entre em contato para resolver qualquer dúvida ou preocupação antes de começar o primeiro dia.
10. Agendar reuniões e cumprimentos com os clientes com quem trabalharão (se aplicável).

Se tudo correr bem, seus freelancers devem se sentir prontos para começar a trabalhar em sua empresa desde o primeiro dia.

Etapa 3: comunique sua empresa e os objetivos de negócios

A mensagem da marca é tão importante para os freelancers quanto para os funcionários. Seu freelancer contratado não saberá todos os incômodos do seu negócio, então eles precisam ser educados sobre esses detalhes essenciais.

Para criar um relacionamento produtivo, explique o que sua empresa vende, quem ela deseja alcançar e como você planeja atingir suas metas de negócios. Se algo mudar, mantenha seus freelancers atualizados. Isso não apenas tornará seu relacionamento produtivo, mas também poderá fornecer a eles trabalho extra. Por exemplo, eles podem precisar atualizar sua política ou conteúdo já publicado.

Quais são os benefícios de comunicar os objetivos de negócios?

Se um freelancer ficará com você por um tempo limitado, há realmente algum motivo para comunicar seus objetivos de negócios? Sim.

Aqui está o que você ganhará ao expressar seus objetivos.

• Maior desempenho porque todos têm uma melhor compreensão das metas de ROI;
• Melhor progresso do projeto porque todos estão na mesma página o tempo todo;
• Maior envolvimento porque o freelancer é visto como parte do plano geral e;
• Responsabilidade compartilhada , porque os objetivos estão interligados em toda a sua empresa.

Freelancers adoram trabalhar com clientes que são transparentes, responsáveis ​​e honestos sobre seus objetivos. Um freelancer não pode lhe dar o melhor trabalho se não souber o que você quer. Ao fornecer-lhes essas informações, você verá instantaneamente uma melhoria em seus projetos.

Você também deve passar um guia de estilo ou pitch e um portfólio?

Idealmente, você terá um guia de estilo, um guia de pitch e um portfólio para mostrar aos novos freelancers. Mas se você é uma pequena empresa, pode estar nos estágios de planejamento de sua marca. Se for esse o caso, informe ao seu freelancer que você não tem certeza do que precisa e precisará da ajuda dele para decidir.

Eventualmente, seu freelancer pode conhecer sua marca o suficiente para criar um guia de estilo ou pitch, junto com um portfólio de trabalhos anteriores que você pode mostrar a outros freelancers.

Passo 4: Escolha os canais de comunicação certos

Para falar com seus freelancers, você precisa usar as ferramentas que eles já estão usando. Alguns exemplos incluem Slack para comunicação em equipe, Asana para gerenciamento de projetos e ZipMessage para videoconferência. Essas ferramentas tornam a comunicação entre cliente e freelancer simples e fácil.

No entanto, qualquer ferramenta funcionará se os clientes forem capazes de:

• Ouça e analise as expectativas de seus freelancers para projetos
• Seja profissional e responda às perguntas em um prazo razoável
• Faça as perguntas certas para garantir que um trabalho de qualidade seja recebido
• Manter contato regularmente através de um ou dois canais
• Seja claro e conciso ao discutir os termos do projeto

Dito isso, existem canais de comunicação específicos que criam o espaço ideal para clientes e freelancers se comunicarem. Veremos alguns exemplos perfeitos na próxima seção.

O que faz um bom canal de comunicação?

Um ótimo canal de comunicação beneficia o cliente e o freelancer. No entanto, os canais de comunicação destinados a freelancers devem respeitar o horário e as preferências de trabalho do freelancer.

Freelancers preferem flexibilidade e excesso de comunicação porque não podem entrar em seu escritório a qualquer momento e fazer perguntas. Tudo deve estar disponível para eles por escrito, ou pelo menos registrado, para que possam consultar essas informações posteriormente. Também não se deve esperar que eles respondam imediatamente, especialmente se morarem em um fuso horário diferente ou em outro país.

Por esses motivos, os seguintes canais de comunicação são as melhores opções para freelancers:

• Vídeo pré-gravado
• E-mails diretos
• Mensagens de texto
• Mensagem instantânea

O bate-papo por vídeo ou as chamadas em conferência podem funcionar se você planeja várias reuniões ou se sua equipe mora localmente. No entanto, você deve limitar esses bate-papos para tornar seu estilo de comunicação menos rígido.

Se você quiser saber o segredo de como integrar freelancers à sua agência sempre com sucesso, usar vídeos pré-gravados é fundamental. Vídeos pré-gravados podem agilizar o processo removendo barreiras de tempo e localização. Além disso, eles podem transmitir a mesma mensagem aos novos recrutas.

Os tópicos de mensagens devem ser visíveis para todos?

Isso depende de para que serve o segmento de mensagem. Se o encadeamento de mensagens for para comunicação em todo o projeto ou para atualizações específicas da empresa, você deve usar um canal colaborativo.

Na verdade, é do seu interesse centralizar sua colaboração e comunicação on-line o máximo possível. A visibilidade adequada garante que você não seja o único portador de mensagens para sua equipe.

No entanto, você também deve fornecer aos freelancers um canal para comunicação não relacionada ao projeto, pois isso pode ajudar a construir relacionamentos entre as equipes. Se você estiver nesses canais, isso pode desencorajar a interação de sua equipe. Dê espaço aos seus freelancers configurando um canal privado só para eles.

Que outras tecnologias e ferramentas você deve usar?

Nunca assuma que seu freelancer está usando as mesmas ferramentas que você, pois isso pode criar problemas em seu processo de integração. Para minimizar os problemas, envie ao seu freelancer uma lista de ferramentas necessárias para realizar seu trabalho corretamente. Melhor ainda, inclua essas ferramentas na descrição do seu trabalho.

Embora as ferramentas necessárias dependam do tipo de freelancer contratado e dos projetos que ele concluirá, pode ser necessário treiná-lo nas seguintes ferramentas antes de começar:

• Software de contabilidade (confira FreshBooks ou Quickbooks)
• Software de rastreamento de tempo (veja actiTime ou Clockify)
• Software de gerenciamento de projetos (Try Hectic ou Monday.com)
• Software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (Dê uma olhada no Zoho)
• Software de criação de sites (como o WordPress)
• Software de transação de pagamento (PayPal ou Stripe)
• Software de vendas, marketing e relações públicas (Marketo)

Outro conselho: não compartilhe sua senha com freelancers, mesmo que você já trabalhe com eles por um tempo. Crie uma nova conta para cada freelancer para evitar possíveis riscos de segurança.

Passo 5: Estabeleça regras de comunicação e etiqueta

Depois de organizar suas ferramentas, defina suas expectativas para o tipo de comunicação que terá com seu freelancer. Lembre-se: se o projeto e suas expectativas forem claras, os freelancers entregarão seu projeto mais cedo. Você também evitará perturbar seus próprios clientes, caso os tenha.

Até mesmo aprender a integrar freelancers em sua agência requer habilidades de comunicação. Se você deseja integrar freelancers de maneira eficaz, precisa perguntar a eles como eles preferem ser falados.

Aqui estão algumas regras de comunicação e etiqueta a serem consideradas:

• Como você espera se comunicar com seu freelancer?
• Com que frequência você deseja verificar as atualizações do projeto?
• Se o freelancer precisar tirar uma folga, com que antecedência ele deve avisar?
• Seus freelancers estão se juntando a equipes existentes? Em caso afirmativo, como você os apresentará?
• Há algum obstáculo de comunicação a ser superado (ou seja, fusos horários diferentes)?
• Com quem o freelancer deve falar se tiver um problema?
• Como os freelancers devem falar com os colegas de trabalho? Profissionalmente ou casualmente?
• Quando posso me comunicar com freelancers? A que horas estão disponíveis?

A comunicação online pode ser difícil se a etiqueta correta e as regras de comunicação não estiverem em vigor. Estabeleça isso cedo para que seus freelancers não tenham que reaprender novos hábitos.

Etapa 6: apresente os freelancers às partes interessadas certas

Uma parte interessada é qualquer pessoa diretamente envolvida ou indiretamente afetada pelos projetos da sua empresa. Em uma pequena startup, suas partes interessadas incluirão gerentes, colegas de trabalho e clientes.

Marque uma reunião de boas-vindas

Marque uma reunião inicial entre o freelancer e sua equipe. A maioria das equipes pequenas deve coordenar seus horários para atender em uma única videochamada, pois isso economiza tempo. Se você tem uma equipe cheia de freelancers internacionais, peça para eles enviarem um vídeo gravado. O objetivo dessas reuniões é ajudar a estabelecer uma conexão pessoal entre sua equipe e o freelancer.

Apresentar formalmente os gerentes

Pequenas startups podem ter apenas um CEO como gerente interino. Se essa é a sua configuração, não há necessidade de se apresentar duas vezes. No entanto, se sua equipe tiver um gerente específico que supervisiona seus projetos, marque uma reunião separada com seus superiores ou gerentes de projeto.

Os freelancers precisam saber aonde ir quando tiverem dúvidas ou precisarem de suporte. Oferecer uma apresentação individual permite que os freelancers se familiarizem com quem estão se reportando.

Crie diretrizes para problemas técnicos

Freelancers realizam a maior parte de seu trabalho no computador. No mínimo, eles precisam enviar projetos concluídos pela internet, mas problemas técnicos podem impedi-los de fazê-lo. Certifique-se de orientá-los sobre quaisquer problemas técnicos que possam ocorrer para reduzir o tempo de inatividade.

Dependendo do tamanho da sua inicialização, você pode não ter uma solução de problemas ou política técnica documentada. Mas se você contratar um redator técnico, pode pedir que ele faça um para você!

Finalize os termos e detalhes de pagamento

Os freelancers devem ter condições de pagamento em seu contrato que descrevam como e quando serão pagos. No entanto, se você quiser definir um prazo de pagamento ou método de pagamento específico, certifique-se de discutir isso antes do início do projeto, ou você terá que cumprir os termos do contrato assinado.

Passo 7: Mantenha os funcionários engajados e construa relacionamentos

O processo de integração não para quando seus freelancers ficam imersos em sua startup ou são capazes de trabalhar de forma independente. Na verdade, o processo de integração nunca para de verdade. Para manter os freelancers engajados, você precisa ajudá-los a crescer com sua startup e permanecer no longo prazo.

Veja como sua empresa pode fazer com que seus freelancers se sintam parte da equipe:

• Dê (e peça) feedback: feedback construtivo tanto do cliente quanto do freelancer pode ajudar ambas as partes a melhorar seu relacionamento. Também reforça hábitos positivos, motiva as pessoas e pode ser usado como uma ferramenta para o aprendizado contínuo.
• Organizar eventos de formação de equipe: as equipes podem organizar eventos de formação de equipe usando jogos e desafios. Esses eventos podem ajudar a construir um relacionamento e conexões fortes. Se você tem uma equipe de freelancers, junte-os para encontros ou reuniões casuais.
• Estabeleça um cronograma de check-in regular: um cronograma de check-in pode ajudar os clientes a sentir os desejos e necessidades de seus freelancers, mas essa tendência não deve parar quando os freelancers estiverem confortáveis. Fale com seus freelancers com frequência para manter um ótimo relacionamento.
• Ofereça reconhecimento e recompensas aos funcionários: o reconhecimento, seja por meio de palavras ou presentes, ajudará os freelancers a se sentirem apreciados por seu trabalho árduo, aumentando o moral. Presentes personalizados, como placas e prêmios personalizados, podem fazer com que os freelancers se sintam especiais e valorizados.

Por fim, crie uma pesquisa de experiência do candidato que pergunte sobre seu processo de integração. Dessa forma, você pode fazer melhorias que preparam melhor seus freelancers para o sucesso.

Pode ser difícil saber como integrar freelancers à sua agência com sucesso, especialmente quando se trata de construir relacionamentos. Alguns freelancers preferem trabalhar de forma independente, enquanto outros gostam de fazer parte de uma equipe. Ambas as personalidades podem adicionar algo único à sua agência.

Aprender a integrar freelancers em sua agência pode resolver seus problemas de recrutamento

Integrar freelancers pode ser um processo complicado, mas nunca impossível. Em sete etapas, você pode transformar seus freelancers em superestrelas que sabem como gerenciar o conteúdo da sua empresa.

A parte mais importante de qualquer processo de integração é a comunicação eficaz. Se você não conseguir falar com seus freelancers, não conseguirá concluir os projetos. O engajamento dos funcionários vem em segundo lugar, pois um freelancer engajado tem mais chances de permanecer na sua empresa a longo prazo.

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