كيفية الانضمام إلى العاملين لحسابهم الخاص في وكالتك (وتنمية عملك بشكل أسرع)

انسَ عملية الإعداد لثانية واحدة لأن العثور على عمل كمستقل ليس بالأمر السهل. من أحداث التواصل إلى لوحات الوظائف عبر الإنترنت ، يمكن أن يشعر البحث حقًا بأنه لا ينتهي أبدًا.

ولكن هناك جزء واحد من اكتساب العملاء غالبًا ما يتجاهله المستقلون: عملية الإعداد. على الرغم من أن القول المأثور القديم "لا يمكن للمتسولين أن يكونوا مختارين" قد ينطبق على المبتدئين العاملين لحسابهم الخاص ، إلا أنه لا ينبغي على المترجمين المستقلين العمل في ظل ظروف تأهيل سيئة لمجرد المضي قدمًا.

في الواقع ، قد يكون ضارًا بمهنهم. إذا كان العامل المستقل لا يعرف أفضل طريقة لخدمة عملائه ، فقد يكون هناك الكثير من التجربة والخطأ. بعد ذلك ، قد يصاب عملاؤهم بالإحباط بسرعة عندما يفترضون أن المترجم الجديد الخاص بهم ليس مناسبًا تمامًا لمنصبهم. إذا تم طرد الموظف المستقل أو كان العميل يتحدث بشكل سيء عنهم ، فإن كلا الطرفين يعاني من عدم التطابق.

ومع ذلك ، فإن تعلم كيفية ضم العاملين المستقلين إلى وكالتك كان من الممكن أن يحل هذه المشكلة. 69٪ من الموظفين الذين يتمتعون بتجربة تأهيل إيجابية يبقون مع أصحاب العمل لمدة ثلاث سنوات أو أكثر. يمكن للشركات الناشئة توفير 100-300٪ من رواتب موظفيها في خسائر دوران الموظفين إذا احتفظوا بموظفيهم.

قد تكون خطوات تعيين موظف مستقل لن يخيب أملك طويلة ، لكنها تستحق العناء.

إليك كيفية إنشاء عملية تأهيل فعالة توفر المال ويمكن أن تساعد في تنمية شركتك.

الخطوة 1: حدد أهدافك الداخلية

تتضمن الخطوة الأولى لتعلم كيفية ضم العاملين المستقلين إلى وكالتك الهيكلية. تزيد احتمالية نجاح عملية الإعداد المنظمة بنسبة 58٪ في إعداد العاملين المستقلين لديك لتحقيق النجاح.

لإنشاء هيكل ، تحتاج إلى إدارة برنامج يدور حول الأهداف الرئيسية التالية.

• الانطباع: الانطباعات الأولى مهمة لك ولموظفك. يمكنك ترك انطباع أول جيد عن طريق استكمال قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل المسبق (في القسم التالي) ، والتحقق بانتظام ، وإثبات أنك جدير بالثقة ومحترف.
• مقدمة: بعد ذلك ، تحتاج إلى تقديم العاملين المستقلين إلى فريقك والعناصر الرئيسية الأخرى في عملك. اغتنم هذه الفرصة للتحدث عن منتجاتك وإجراءاتك.
• التكامل: المستقل المتكامل يركز بشكل أكبر على دوره وقسمه. تحدث هذه الخطوة عادةً أثناء مرحلة التدريب على متن الطائرة ، وهو أيضًا عندما يكتشف المستقلون كيف يتناسبون وكيف يضيف عملهم إلى المنظمة.
• الانغماس: سوف يفهم المستقل المنغمس ثلاثة جوانب رئيسية لثقافة شركتك الناشئة: كيف يعمل عملك ، وعملياته ، والمهارات التي يحتاجون إليها للنجاح.
• الاستقلالية: يجب على العملاء التحقق من صحة مهاراتهم المستقل لقياس ما إذا كان بإمكانهم العمل بشكل مستقل بنجاح. من ناحية أخرى ، يجب على العاملين لحسابهم الخاص التحقق من أن العمل الذي يؤدونه لعملائهم يلبي هدفًا قصير المدى أو طويل المدى.

في الأقسام التالية ، سنلقي نظرة أكثر تعمقًا على هذه الأهداف ونوضح لك كيفية تطبيقها.

الخطوة 2: أكمل قائمة التحقق الخاصة بالتدريب المسبق

إذا كنت تكمل المهام التالية في اليوم الأول ، فأنت متخلف بالفعل. من الضروري أن تقوم بإعداد المستقلين لديك مسبقًا ، حتى يتمكنوا من البدء في عملهم في أقرب وقت ممكن.

غالبًا ما يتقاضى العاملون لحسابهم الخاص رواتبهم لكل كلمة أو لكل مشروع ، مما يعني أنهم يخسرون المال (وربما وقت فراغهم) إذا اضطروا لإكمال مهام الإعداد المبكرة بعد تعيينهم للعمل. ابدأ علاقتك بشكل صحيح من خلال إظهار احترامك لوقتهم وعملهم الجاد ومهاراتهم المكتسبة.

فيما يلي قائمة مرجعية يجب استخدامها لتنظيم عملية الإعداد المسبق الخاصة بك:

1. اجمع العقود والنماذج الضريبية والمستندات الأخرى ذات الصلة ، مثل نموذج W-9 للموظفين المستقلين. اطلب عقدًا أو أنشئ واحدًا بنفسك إذا لم يتم توفيره.
2. شارك المعلومات ذات الصلة بالأدوار ، مثل التوافر المطلوب وسياسات مشروعك.
3. قم بتوفير خط سير الرحلة للأسبوع الأول لتعويدهم على جدولهم اليومي.
4. قم بإعداد عنوان البريد الإلكتروني للشركة ورقم الهاتف وتفاصيل تسجيل الدخول للبرنامج.
5. امنحهم قائمة مرجعية بالتعيينات والجداول الزمنية للمشروع وأهداف الأسبوع الأول.
6. معلومات حول أحداث الشركة (على سبيل المثال ، عروض الجوائز) والاحتفالات السنوية.
7. اصنع مجموعة ترحيبية مليئة بأشياء الشركة وأرسلها بالبريد. يمكنك استخدام أفكار الهدايا هذه لتقدير الموظفين أو عروض الجوائز أو لزيادة معنويات الموظفين على مستوى الشركة.
8. اطلب من زملائك الموظفين إرسال بريد إلكتروني ترحيبي أو فيديو (سواء كان فردًا أو في مجموعة).
9. تواصل معنا للإجابة على أي أسئلة أو مخاوف قبل أن تبدأ يومها الأول.
10. قم بجدولة لقاء وتحية مع العملاء الذين سيعملون معهم (إن أمكن).

إذا سارت الأمور على ما يرام ، يجب أن يشعر العاملون لحسابهم الخاص بالاستعداد لبدء العمل في شركتك من اليوم الأول.

الخطوة 3: أبلغ عن شركتك وأهداف عملك

تعتبر رسائل العلامة التجارية بنفس أهمية الموظفين المستقلين. لن يعرف الموظف المستقل الذي تم تعيينه كل مصدر إزعاج لعملك ، لذلك يجب أن يتعلم عن هذه التفاصيل الأساسية.

لإنشاء علاقة مثمرة ، اشرح ما تبيعه شركتك ، ومن تريد الوصول إليه ، وكيف تخطط لتحقيق أهداف أعمالها. إذا تغير أي شيء ، فاحرص على تحديث العاملين المستقلين باستمرار. لن يؤدي ذلك إلى جعل علاقتك مثمرة فحسب ، بل يمكنك أيضًا تزويدهم بعمل إضافي. على سبيل المثال ، قد يحتاجون إلى تحديث سياستك أو المحتوى المنشور بالفعل.

ما هي فوائد توصيل أهداف العمل؟

إذا كان الموظف المستقل سيظل معك لفترة محدودة فقط ، فهل هناك حقًا أي سبب لتوصيل أهداف عملك؟ نعم.

إليك ما ستكسبه من التعبير عن أهدافك.

• أداء أعلى لأن كل شخص لديه فهم أفضل لأهداف عائد الاستثمار ؛
• تقدم أفضل للمشروع لأن الجميع على نفس الصفحة في جميع الأوقات ؛
• مشاركة أكبر لأن العامل المستقل يُنظر إليه على أنه جزء من الخطة الشاملة و ؛
• المسؤولية المشتركة ، لأن الأهداف مترابطة عبر شركتك.

يحب المستقلون العمل مع العملاء الذين يتسمون بالشفافية والمسؤولية والصدق بشأن أهدافهم. لا يمكن للموظف المستقل أن يمنحك أفضل عمل إذا لم يكن يعرف ما تريد. من خلال تزويدهم بهذه المعلومات ، سترى على الفور تحسنًا في مشاريعهم.

هل يجب عليك أيضًا تمرير دليل أسلوب أو عرض تقديمي وملف؟

من الناحية المثالية ، سيكون لديك دليل أسلوب ودليل عرض تقديمي وملف يمكنك عرضه على المستقلين الجدد. ولكن إذا كنت شركة صغيرة ، فقد تكون في مراحل التخطيط لعلامتك التجارية. إذا كان الأمر كذلك ، فأخبر صاحب العمل المستقل أنك لست متأكدًا مما تحتاجه ، وستحتاج إلى مساعدته في اتخاذ القرار.

في نهاية المطاف ، قد يعرف المستقل الخاص بك علامتك التجارية بما يكفي لإنشاء أسلوب أو دليل موجز ، جنبًا إلى جنب مع مجموعة من الأعمال السابقة التي يمكنك عرضها على المستقلين الآخرين.

الخطوة 4: اختر قنوات الاتصال الصحيحة

للتحدث إلى المستقلين ، تحتاج إلى استخدام الأدوات التي يستخدمونها بالفعل. تتضمن بعض الأمثلة Slack للاتصال الجماعي ، و Asana لإدارة المشاريع ، و ZipMessage لعقد مؤتمرات الفيديو. تجعل هذه الأدوات التواصل بين العميل والمستقل أمرًا بسيطًا وسهلاً.

ومع ذلك ، ستعمل أي أداة إذا كان العملاء قادرين على:

• استمع وحلل توقعات المستقلين للمشاريع
• كن محترفًا وأجب عن الأسئلة في إطار زمني معقول
• اطرح الأسئلة الصحيحة لضمان الحصول على عمل جيد
• حافظ على الاتصال بانتظام من خلال قناة واحدة أو قناتين
• كن واضحًا ومختصرًا عند مناقشة شروط المشروع

مع ذلك ، هناك قنوات اتصال محددة تخلق مساحة مثالية للعملاء والمستقلين للتواصل. سنلقي نظرة على بعض الأمثلة المثالية في القسم التالي.

ما الذي يجعل قناة اتصال جيدة؟

قناة اتصال رائعة تفيد العميل والمستقل. ومع ذلك ، يجب أن تحترم قنوات الاتصال المخصصة للعاملين لحسابهم الخاص وقت المستقلين وتفضيلات العمل.

يفضل المستقلون المرونة والتواصل المفرط لأنهم لا يستطيعون الدخول إلى مكتبك في أي وقت وطرح الأسئلة. يجب أن يكون كل شيء متاحًا لهم كتابيًا ، أو على الأقل مسجلاً ، حتى يتمكنوا من الرجوع إلى هذه المعلومات في وقت لاحق. كما لا ينبغي أن يُتوقع منهم الرد على الفور ، خاصةً إذا كانوا يعيشون في منطقة زمنية مختلفة أو في بلد آخر.

لهذه الأسباب ، تعد قنوات الاتصال التالية هي أفضل الخيارات لأصحاب الأعمال الحرة:

• فيديو مسجل مسبقًا
• رسائل البريد الإلكتروني المباشرة
• رسائل نصية
• رسالة فورية

يمكن أن تعمل الدردشة المرئية أو المكالمات الجماعية إذا كنت تخطط لاجتماعات متعددة أو إذا كان فريقك يعيش محليًا. ومع ذلك ، يجب عليك تقييد هذه الدردشات لجعل أسلوب الاتصال الخاص بك أقل تقييدًا للوقت.

إذا كنت تريد أن تعرف سر كيفية ضم العاملين المستقلين إلى وكالتك بنجاح في كل مرة ، فإن استخدام مقاطع الفيديو المسجلة مسبقًا يعد أمرًا أساسيًا. يمكن لمقاطع الفيديو المسجلة مسبقًا تبسيط العملية عن طريق إزالة حواجز الوقت والموقع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم توصيل نفس الرسالة إلى المجندين الجدد.

هل يجب أن تكون سلاسل الرسائل مرئية للجميع؟

هذا يعتمد على الغرض من موضوع الرسالة. إذا كانت سلسلة الرسائل مخصصة للاتصال على مستوى المشروع أو للتحديثات الخاصة بالشركة ، فيجب عليك استخدام قناة تعاونية.

في الواقع ، من مصلحتك أن تركز تعاونك وتواصلك عبر الإنترنت قدر الإمكان. تضمن الرؤية المناسبة أنك لست الناقل الوحيد للرسائل لفريقك.

ومع ذلك ، يجب عليك أيضًا منح المستقلين قناة للتواصل غير المتعلق بالمشروع ، حيث يمكن أن يساعد ذلك في بناء العلاقات بين الفرق. إذا كنت في هذه القنوات ، فقد يثني ذلك فريقك عن التفاعل. امنح العاملين المستقلين مساحة من خلال إنشاء قناة خاصة لهم فقط.

ما هي التقنيات والأدوات الأخرى التي يجب أن تستخدمها؟

لا تفترض أبدًا أن موظفك المستقل يستخدم نفس الأدوات التي تستخدمها ، حيث يمكن أن يتسبب ذلك في حدوث مشكلات في عملية الإعداد. للحد من المشكلات ، أرسل لصورك المستقل قائمة بالأدوات التي يحتاجها لأداء وظيفته بشكل صحيح. والأفضل من ذلك ، قم بتضمين هذه الأدوات في وصف وظيفتك.

على الرغم من أن الأدوات التي ستحتاجها ستعتمد على نوع المستقل الذي ستوظفه والمشاريع التي ستكملها ، فقد تحتاج إلى تدريبهم على الأدوات التالية قبل البدء:

• برنامج محاسبة (راجع FreshBooks أو Quickbooks)
• برنامج تتبع الوقت (انظر إلى ActiTime أو Clockify)
• برنامج إدارة المشاريع (جرب Hectic أو Monday.com)
• برنامج إدارة علاقات العملاء (امنح Zoho نظرة)
• برامج بناء مواقع الويب (مثل WordPress)
• برنامج معاملات الدفع (PayPal أو Stripe)
• برامج المبيعات والتسويق والعلاقات العامة (Marketo)

نصيحة أخرى: لا تشارك كلمة المرور الخاصة بك مع المستقلين ، حتى لو كنت قد عملت معهم لفترة من الوقت. أنشئ حسابًا جديدًا لكل عامل مستقل لمنع المخاطر الأمنية المحتملة.

الخطوة 5: وضع قواعد الاتصال وآداب السلوك

بمجرد فرز الأدوات الخاصة بك ، حدد توقعاتك لنوع الاتصال الذي ستجري مع المستقل الخاص بك. تذكر: إذا كان المشروع وتوقعاتك واضحين ، فسيقوم المستقلون بتسليم مشروعك عاجلاً. ستتجنب أيضًا إزعاج عملائك إذا كان لديك.

حتى تعلم كيفية ضم العاملين المستقلين إلى وكالتك يتطلب مهارات اتصال. إذا كنت ترغب في ضم مترجمين مستقلين بشكل فعال ، فأنت بحاجة إلى أن تسألهم كيف يفضلون التحدث إليهم.

فيما يلي بعض قواعد الاتصال والآداب التي يجب مراعاتها:

• كيف تتوقع التواصل مع المستقل الخاص بك؟
• كم مرة تريد تسجيل الوصول للحصول على تحديثات المشروع؟
• إذا كان على المحترف المستقل أن يأخذ إجازة ، فما مقدار الإشعار الذي يجب أن يقدمه؟
• هل الموظفون المستقلون لديك ينضمون إلى الفرق الموجودة؟ إذا كان الأمر كذلك ، كيف ستقدمهم؟
• هل توجد أي عقبات في الاتصال يجب معالجتها (أي مناطق زمنية مختلفة)؟
• إلى من يجب أن يتحدث المستقل إذا كان لديه مشكلة؟
• كيف يجب أن يتحدث المستقلون إلى زملاء العمل؟ مهنيا أم عرضا؟
• متى يمكنني التواصل مع المستقلين؟ ما هي الساعات المتاحة؟

قد يكون الاتصال عبر الإنترنت صعبًا إذا لم تكن قواعد السلوك والاتصال الصحيحة موجودة. قم بتأسيسها مبكرًا حتى لا يضطر العاملون لحسابهم الخاص إلى إعادة تعلم عادات جديدة.

الخطوة 6: تقديم العاملين المستقلين إلى أصحاب المصلحة المناسبين

صاحب المصلحة هو أي شخص يشارك بشكل مباشر أو يتأثر بشكل غير مباشر بمشاريع شركتك. في شركة ناشئة صغيرة ، سيشمل أصحاب المصلحة المديرين وزملاء العمل والعملاء.

قم بإعداد اجتماع ترحيبي

احجز اجتماعًا تمهيديًا أوليًا بين المستقل وفريقه. يجب أن تنسق معظم الفرق الصغيرة جداولها للاجتماع في مكالمة فيديو واحدة ، لأن هذا يوفر الوقت. إذا كان لديك فريق مليء بالعاملين المستقلين الدوليين ، فاطلب منهم إرسال مقطع فيديو مسجل بدلاً من ذلك. الهدف من هذه الاجتماعات هو المساعدة في إنشاء اتصال شخصي بين فريقك والمستقل.

تقديم المديرين رسميًا

قد يكون للشركات الناشئة الصغيرة مدير تنفيذي فقط كمدير بالنيابة. إذا كان هذا هو إعدادك ، فلا داعي لتقديم نفسك مرتين. ومع ذلك ، إذا كان لدى فريقك مدير معين يشرف على مشاريعهم ، فتأكد من حجز اجتماع منفصل مع كبار المسؤولين أو مديري المشاريع.

يحتاج العاملون لحسابهم الخاص إلى معرفة إلى أين يذهبون عندما يكون لديهم أسئلة أو يحتاجون إلى دعم. يتيح تقديم مقدمة فردية للعاملين المستقلين التعرف على من يقومون بالإبلاغ إليه.

إنشاء مبادئ توجيهية للمشاكل الفنية

يكمل المستقلون معظم عملهم على الكمبيوتر. على الأقل ، يحتاجون إلى إرسال المشاريع المكتملة عبر الإنترنت ، لكن المشكلات الفنية قد تمنعهم من القيام بذلك. تأكد من إطلاعهم على أي مشاكل فنية قد تحدث لتقليل وقت التوقف عن العمل.

اعتمادًا على حجم بدء التشغيل ، قد لا يكون لديك سياسة فنية موثقة لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها أو سياسة فنية. لكن إذا قمت بتعيين كاتب تقني ، يمكنك أن تطلب منهم أن يصنعوا كاتبًا لك!

إنهاء شروط وتفاصيل الدفع

يجب أن يكون لدى العاملين لحسابهم الخاص شروط دفع في عقدهم توضح كيف سيتم الدفع لهم ومتى. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في إعداد فترة دفع معينة أو طريقة دفع ، فتأكد من مناقشة ذلك قبل بدء المشروع ، أو سيتعين عليك الالتزام بشروط العقد الموقع.

الخطوة السابعة: الحفاظ على مشاركة الموظفين وبناء العلاقات

لا تتوقف عملية الإعداد بمجرد أن ينغمس الموظفون المستقلون في شركتك الناشئة أو يصبحون قادرين على العمل بشكل مستقل. في الواقع ، لا تتوقف عملية الإعداد مطلقًا. للحفاظ على تفاعل العاملين المستقلين ، تحتاج إلى مساعدتهم على النمو مع شركتك الناشئة والبقاء على المدى الطويل.

إليك كيف يمكن لعملك أن يجعل العاملين المستقلين لديك يشعرون بأنهم جزء من الفريق:

• إعطاء (واسأل عن) الملاحظات: ردود الفعل البناءة من كل من العميل والمستقل يمكن أن تساعد كلا الطرفين على تحسين علاقتهما. كما أنه يعزز العادات الإيجابية ، ويحفز الناس ، ويمكن استخدامه كأداة للتعلم المستمر.
• تنظيم أحداث بناء الفريق: يمكن للفرق تنظيم أحداث بناء الفريق باستخدام الألعاب والتحديات. يمكن أن تساعد هذه الأحداث في بناء علاقة وطيدة. إذا كان لديك فريق من المستقلين ، فقم بإقرانهم في مواعيد أو اجتماعات غير رسمية لتناول القهوة.
• ضع جدولًا منتظمًا لتسجيل الوصول: يمكن لجدول تسجيل الوصول أن يساعد العملاء في التعرف على احتياجات واحتياجات العاملين لحسابهم الخاص ، ولكن لا ينبغي أن يتوقف هذا الاتجاه بمجرد أن يشعر المستقلون بالراحة. تحدث إلى العاملين المستقلين بشكل متكرر للحفاظ على علاقة جيدة.
• تقديم تقدير ومكافآت للموظفين: سيساعد التقدير ، سواء من خلال الكلمات أو الهدايا ، العاملين لحسابهم الخاص على الشعور بالتقدير لعملهم الشاق ، مما يعزز الروح المعنوية. الهدايا الشخصية ، مثل اللوحات والجوائز المخصصة ، يمكن أن تجعل العاملين لحسابهم الخاص يشعرون بالتميز والقيمة.

أخيرًا ، قم بإنشاء استبيان تجربة المرشح الذي يسأل عن عملية الإعداد الخاصة بك. بهذه الطريقة ، يمكنك إجراء تحسينات من شأنها إعداد العاملين المستقلين لديك لتحقيق النجاح.

قد يكون من الصعب معرفة كيفية ضم العاملين المستقلين إلى وكالتك بنجاح ، خاصة عندما يتعلق الأمر ببناء العلاقات. يفضل بعض العاملين لحسابهم الخاص العمل بشكل مستقل ، بينما يفضل البعض الآخر أن يكونوا جزءًا من فريق. يمكن أن تضيف كلتا الشخصيتين شيئًا فريدًا لوكالتك.

تعلم كيفية ضم العاملين لحسابهم الخاص إلى وكالتك يمكن أن يحل مشاكل التوظيف الخاصة بك

يمكن أن تكون عملية إعداد المستقلين عملية صعبة ولكنها ليست مستحيلة أبدًا. في سبع خطوات ، يمكنك تحويل العاملين المستقلين إلى نجوم بارزين يعرفون كيفية إدارة محتوى شركتك.

أهم جزء في أي عملية تأهيل هو التواصل الفعال. إذا كنت غير قادر على التحدث إلى المستقلين ، فلن تتمكن من إنهاء المشاريع. تأتي مشاركة الموظف في المرتبة الثانية ، حيث من المرجح أن يظل الموظف المستقل الملتزم مع شركتك على المدى الطويل.

استمر بالحديث...

يجري أكثر من 10000 منا محادثات يومية في مجموعة Facebook المجانية الخاصة بنا ونود أن نراك هناك. انضم إلينا!