Jak wdrożyć freelancerów do swojej agencji (i szybciej rozwijać firmę)

Zapomnij na chwilę o procesie wdrażania, ponieważ znalezienie pracy jako freelancer nie jest łatwe. Od wydarzeń networkingowych po internetowe tablice ogłoszeń — poszukiwania naprawdę wydają się nie mieć końca.

Ale jest jedna część pozyskiwania klientów, która jest często pomijana przez freelancerów: proces wdrażania. Chociaż stare powiedzenie „żebracy nie mogą wybierać” może odnosić się do nowicjuszy samozatrudnionych, freelancerzy nie powinni być zmuszani do pracy w złych warunkach wdrożeniowych, aby osiągnąć przewagę.

W rzeczywistości może to nawet zaszkodzić ich karierze. Jeśli freelancer nie wie, jak najlepiej służyć swoim klientom, może wymagać wielu prób i błędów. Następnie ich klienci mogą szybko poczuć się sfrustrowani, gdy uznają, że ich nowy freelancer nie pasuje do ich stanowiska. Jeśli freelancer zostanie zwolniony lub klient źle o nim mówi, obie strony cierpią z powodu niedopasowania.

Jednak nauczenie się, jak wdrażać freelancerów do swojej agencji, mogłoby rozwiązać ten problem. 69% pracowników, którzy mają pozytywne doświadczenia z onboardingu, pozostaje z pracodawcami przez trzy lata lub dłużej. Startupy mogą zaoszczędzić 100-300% wynagrodzenia swoich pracowników na stratach w obrotach, jeśli zatrzymają swoich pracowników.

Kroki prowadzące do zatrudnienia freelancera, który nie zawiedzie, mogą być długie, ale są tego warte.

Oto, jak stworzyć skuteczny proces wdrażania, który pozwoli zaoszczędzić pieniądze i pomóc w rozwoju Twojej firmy.

Krok 1: Ustaw swoje cele onboardingowe

Pierwszym krokiem do nauczenia się, jak wdrażać freelancerów do swojej agencji, jest struktura. Ustrukturyzowany proces wdrażania ma o 58% większe szanse na sukces freelancerów.

Aby stworzyć strukturę, musisz zarządzać programem, który koncentruje się wokół następujących kluczowych celów.

• Wrażenie: Pierwsze wrażenie ma znaczenie zarówno dla Ciebie, jak i dla Twojego pracownika. Możesz zrobić dobre pierwsze wrażenie, wypełniając listę kontrolną przed wejściem na pokład (w następnej sekcji), regularnie meldując się i udowadniając, że jesteś godny zaufania i profesjonalny.
• Wprowadzenie: Następnie musisz przedstawić freelancerów swojemu zespołowi i innym kluczowym elementom Twojej firmy. Skorzystaj z okazji, aby porozmawiać o swoich produktach i procedurach.
• Integracja: Zintegrowany freelancer jest bardziej skoncentrowany na swojej roli i dziale. Ten krok zwykle ma miejsce podczas fazy szkoleniowej wdrażania, kiedy freelancerzy odkrywają, jak pasują i jak ich praca wnosi do organizacji.
• Immersja: Zaangażowany freelancer zrozumie trzy kluczowe aspekty kultury Twojego startupu: sposób funkcjonowania Twojej firmy, jej procesy oraz umiejętności potrzebne do odniesienia sukcesu.
• Niezależność: Klienci powinni zweryfikować umiejętności swoich freelancerów, aby ocenić, czy mogą z powodzeniem pracować niezależnie. Z drugiej strony freelancerzy powinni sprawdzać, czy praca, którą wykonują dla swoich klientów, spełnia cel krótko- lub długoterminowy.

W następnych sekcjach przyjrzymy się tym celom bardziej szczegółowo i pokażemy, jak je zastosować.

Krok 2: Wypełnij listę kontrolną przed wdrożeniem

Jeśli wykonujesz następujące zadania pierwszego dnia, już jesteś w tyle. Bardzo ważne jest, abyś wstępnie wprowadził swoich freelancerów, aby mogli jak najszybciej rozpocząć pracę.

Freelancerzy często otrzymują wynagrodzenie za słowo lub projekt, co oznacza, że ​​tracą pieniądze (i być może swój wolny czas), jeśli muszą wykonać wczesne zadania wprowadzające po tym, jak przydzielisz im pracę. Rozpocznij swój związek od razu, okazując szacunek dla ich czasu, ciężkiej pracy i zdobytych umiejętności.

Oto lista kontrolna, której należy użyć do uporządkowania procesu wstępnego wdrożenia:

1. Zbierz umowy, formularze podatkowe i inne odpowiednie dokumenty, takie jak formularz W-9 dla freelancerów. Poproś o umowę lub stwórz ją samodzielnie, jeśli nie została dostarczona.
2. Udostępniaj informacje istotne dla roli, takie jak wymagana dostępność i zasady projektu.
3. Zapewnij plan podróży na pierwszy tydzień, aby przyzwyczaić je do codziennego harmonogramu.
4. Skonfiguruj firmowy adres e-mail, numer telefonu i dane logowania do oprogramowania.
5. Daj im listę kontrolną zadań, terminów projektów i celów na tydzień 1.
6. Informacje o wydarzeniach firmowych (np. wręczenia nagród) i rocznicach.
7. Przygotuj zestaw powitalny pełen gadżetów firmowych i wyślij go pocztą. Możesz wykorzystać te pomysły na prezenty, aby docenić pracowników, wręczyć nagrody lub podnieść morale pracowników w całej firmie.
8. Poproś współpracowników o wysłanie powitalnego e-maila lub filmu (indywidualnie lub w grupie).
9. Skontaktuj się z nimi, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania lub wątpliwości, zanim rozpoczną pierwszy dzień.
10. Zaplanuj spotkania i powitania z klientami, z którymi będą pracować (jeśli dotyczy).

Jeśli wszystko pójdzie dobrze, Twoi freelancerzy powinni czuć się gotowi do rozpoczęcia pracy w Twojej firmie od pierwszego dnia.

Krok 3: Komunikuj swoją firmę i cele biznesowe

Przekazywanie informacji o marce jest tak samo ważne dla freelancerów, jak i dla pracowników. Twój wynajęty freelancer nie będzie znał wszystkich uciążliwości Twojej firmy, więc musi zostać przeszkolony w zakresie tych podstawowych szczegółów.

Aby stworzyć produktywną relację, wyjaśnij, co Twoja firma sprzedaje, do kogo chce dotrzeć i jak planujesz osiągnąć swoje cele biznesowe. Jeśli coś się zmieni, informuj na bieżąco swoich freelancerów. To nie tylko sprawi, że wasz związek będzie produktywny, ale także zapewni im dodatkową pracę. Na przykład mogą potrzebować zaktualizować Twoje zasady lub już opublikowane treści.

Jakie są korzyści z komunikowania celów biznesowych?

Jeśli freelancer będzie z tobą tylko przez ograniczony czas, czy naprawdę jest jakiś powód, aby informować o twoich celach biznesowych? TAk.

Oto, co zyskasz, wyrażając swoje cele.

• Wyższa wydajność , ponieważ wszyscy lepiej rozumieją cele ROI;
• Lepszy postęp projektu, ponieważ wszyscy są zawsze na tej samej stronie;
• Większe zaangażowanie , ponieważ freelancer jest postrzegany jako część ogólnego planu i;
• Wspólna odpowiedzialność , ponieważ cele są ze sobą powiązane w całej firmie.

Freelancerzy uwielbiają pracować z klientami, którzy są transparentni, odpowiedzialni i uczciwi w kwestii swoich celów. Freelancer nie może dać ci najlepszej pracy, jeśli nie wie, czego chcesz. Dostarczając im tych informacji, natychmiast zauważysz poprawę w ich projektach.

Czy powinieneś również przekazać przewodnik po stylu lub prezentacji oraz portfolio?

Idealnie byłoby, gdybyś miał przewodnik po stylu, przewodnik po ofercie i portfolio, które możesz pokazać nowym freelancerom. Ale jeśli jesteś małą firmą, być może jesteś na etapie planowania swojej marki. W takim przypadku poinformuj swojego freelancera, że ​​nie jesteś pewien, czego potrzebujesz, i będziesz potrzebować jego pomocy w podjęciu decyzji.

W końcu Twój freelancer może znać Twoją markę na tyle, aby samodzielnie stworzyć przewodnik po stylu lub prezentacji, wraz z portfolio wcześniejszych prac, które możesz pokazać innym freelancerom.

Krok 4: Wybierz odpowiednie kanały komunikacji

Aby rozmawiać ze swoimi freelancerami, musisz użyć narzędzi, z których już korzystają. Niektóre przykłady obejmują Slack do komunikacji w zespole, Asana do zarządzania projektami i ZipMessage do wideokonferencji. Narzędzia te sprawiają, że komunikacja między klientem a freelancerem jest prosta i łatwa.

Jednak każde narzędzie będzie działać, jeśli klienci będą w stanie:

• Posłuchaj i przeanalizuj oczekiwania freelancera co do projektów
• Bądź profesjonalny i odpowiadaj na pytania w rozsądnych ramach czasowych
• Zadawaj właściwe pytania, aby zapewnić otrzymanie wysokiej jakości pracy
• Regularnie utrzymuj kontakt za pośrednictwem jednego lub dwóch kanałów
• Podczas omawiania warunków projektu bądź jasny i zwięzły

To powiedziawszy, istnieją określone kanały komunikacji, które tworzą idealną przestrzeń do komunikacji dla klientów i freelancerów. W następnej sekcji przyjrzymy się kilku doskonałym przykładom.

Czym charakteryzuje się dobry kanał komunikacji?

Świetny kanał komunikacji przynosi korzyści zarówno klientowi, jak i freelancerowi. Jednak kanały komunikacji przeznaczone dla freelancerów powinny szanować czas i preferencje pracy freelancera.

Wolni strzelcy preferują elastyczność i nadmierną komunikację, ponieważ nie mogą w każdej chwili wejść do Twojego biura i zadać pytań. Wszystko powinno być dla nich dostępne na piśmie lub przynajmniej zapisane, aby mogli odnieść się do tych informacji w późniejszym terminie. Nie należy też oczekiwać od nich natychmiastowej odpowiedzi, zwłaszcza jeśli mieszkają w innej strefie czasowej lub innym kraju.

Z tych powodów następujące kanały komunikacji są najlepszymi opcjami dla freelancerów:

• Nagrane wcześniej wideo
• Bezpośrednie e-maile
• Wiadomości tekstowe
• Wiadomości błyskawiczne

Czat wideo lub połączenia konferencyjne mogą działać, jeśli planujesz wiele spotkań lub Twój zespół mieszka lokalnie. Powinieneś jednak ograniczyć te rozmowy, aby Twój styl komunikacji był mniej ograniczony czasowo.

Jeśli chcesz poznać sekret skutecznego wdrażania freelancerów do swojej agencji za każdym razem, kluczem jest korzystanie z nagranych wcześniej filmów. Nagrane wcześniej filmy mogą usprawnić ten proces, usuwając bariery czasowe i lokalizacyjne. Ponadto mogą przekazać tę samą wiadomość nowym rekrutom.

Czy wątki wiadomości powinny być widoczne dla wszystkich?

To zależy od tego, do czego służy wątek wiadomości. Jeśli wątek wiadomości służy do komunikacji w całym projekcie lub do aktualizacji specyficznych dla firmy, należy użyć kanału współpracy.

W rzeczywistości w Twoim najlepszym interesie jest jak największa centralizacja współpracy i komunikacji online. Właściwa widoczność zapewnia, że ​​nie jesteś jedynym nośnikiem wiadomości dla swojego zespołu.

Należy jednak również zapewnić freelancerom kanał komunikacji niezwiązanej z projektem, ponieważ może to pomóc w budowaniu relacji między zespołami. Jeśli jesteś w tych kanałach, może to zniechęcić Twój zespół do interakcji. Daj swoim freelancerom przestrzeń, tworząc prywatny kanał tylko dla nich.

Jakich innych technologii i narzędzi powinieneś użyć?

Nigdy nie zakładaj, że Twój freelancer korzysta z tych samych narzędzi co Ty, ponieważ może to powodować problemy w procesie wdrażania. Aby zminimalizować problemy, wyślij swojemu freelancerowi listę narzędzi, których potrzebuje do prawidłowego wykonywania swojej pracy. Jeszcze lepiej, dołącz te narzędzia do opisu stanowiska.

Chociaż narzędzia, których będziesz potrzebować, będą zależeć od typu freelancera, którego zatrudnisz, i projektów, które wykonają, być może będziesz musiał przeszkolić ich w zakresie następujących narzędzi, zanim zaczną:

• Oprogramowanie księgowe (sprawdź FreshBooks lub Quickbooks)
• Oprogramowanie do śledzenia czasu (spójrz na actiTime lub Clockify)
• Oprogramowanie do zarządzania projektami (Try Hectic lub Monday.com)
• Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (spójrz na Zoho)
• Oprogramowanie do tworzenia stron internetowych (takie jak WordPress)
• Oprogramowanie do transakcji płatniczych (PayPal lub Stripe)
• Oprogramowanie do sprzedaży, marketingu i PR (Marketo)

Kolejna rada: nie udostępniaj swojego hasła freelancerom, nawet jeśli pracujesz z nimi od jakiegoś czasu. Utwórz nowe konto dla każdego freelancera, aby zapobiec potencjalnym zagrożeniom bezpieczeństwa.

Krok 5: Ustal zasady komunikacji i etykiety

Po posortowaniu narzędzi określ swoje oczekiwania co do rodzaju komunikacji, jaką będziesz mieć ze swoim freelancerem. Pamiętaj: jeśli projekt i Twoje oczekiwania są jasne, freelancerzy przekażą Twój projekt szybciej. Unikniesz także denerwowania własnych klientów, jeśli ich masz.

Nawet nauczenie się, jak wdrażać freelancerów do swojej agencji, wymaga umiejętności komunikacyjnych. Jeśli chcesz skutecznie onboardować freelancerów, musisz zapytać ich, w jaki sposób wolą, aby się z nimi rozmawiało.

Oto kilka zasad komunikacji i etykiety, które należy wziąć pod uwagę:

• Jak zamierzasz komunikować się ze swoim freelancerem?
• Jak często chcesz sprawdzać aktualizacje projektu?
• Jeśli freelancer musi wziąć wolne, z jakim wyprzedzeniem powinien to zrobić?
• Twoi freelancerzy dołączają do istniejących zespołów? Jeśli tak, jak je przedstawisz?
• Czy są jakieś przeszkody komunikacyjne do pokonania (np. różne strefy czasowe)?
• Z kim freelancer powinien porozmawiać, jeśli ma problem?
• Jak freelancerzy powinni rozmawiać ze współpracownikami? Zawodowo czy okazjonalnie?
• Kiedy mogę komunikować się z freelancerami? W jakich godzinach są dostępne?

Komunikacja online może być trudna, jeśli nie ma odpowiedniej etykiety i zasad komunikacji. Ustal je wcześnie, aby Twoi freelancerzy nie musieli na nowo uczyć się nowych nawyków.

Krok 6: Przedstaw freelancerów właściwym interesariuszom

Interesariusz to każdy, kto jest bezpośrednio zaangażowany lub pośrednio dotknięty projektami Twojej firmy. W małym startupie twoimi interesariuszami będą menedżerowie, współpracownicy i klienci.

Umów się na spotkanie powitalne

Zarezerwuj wstępne spotkanie między freelancerem a jego zespołem. Większość małych zespołów powinna skoordynować swoje harmonogramy, aby spotkać się podczas jednej rozmowy wideo, ponieważ oszczędza to czas. Jeśli masz zespół pełen międzynarodowych freelancerów, poproś ich o przesłanie nagranego filmu. Celem tych spotkań jest pomoc w nawiązaniu osobistego kontaktu między Twoim zespołem a freelancerem.

Oficjalnie przedstaw menedżerów

Małe startupy mogą mieć tylko CEO jako pełniącego obowiązki menedżera. Jeśli taka jest Twoja konfiguracja, nie musisz się dwa razy przedstawiać. Jeśli jednak Twój zespół ma konkretnego menedżera, który nadzoruje ich projekty, pamiętaj, aby zarezerwować osobne spotkanie z przełożonymi lub kierownikami projektów.

Freelancerzy muszą wiedzieć, gdzie się udać, gdy mają pytania lub potrzebują wsparcia. Oferowanie indywidualnego wprowadzenia pozwala freelancerom zapoznać się z tym, komu podlegają.

Stwórz wytyczne dotyczące kwestii technicznych

Freelancerzy wykonują większość swojej pracy na komputerze. Przynajmniej muszą przesłać ukończone projekty przez Internet, ale problemy techniczne mogą im to uniemożliwić. Pamiętaj, aby przeprowadzić ich przez wszelkie problemy techniczne, które mogą wystąpić, aby skrócić przestoje.

W zależności od wielkości startupu możesz nie mieć udokumentowanych zasad rozwiązywania problemów lub zasad technicznych. Ale jeśli zatrudnisz pisarza technicznego, możesz poprosić go o napisanie go dla Ciebie!

Sfinalizuj warunki i szczegóły płatności

Freelancerzy powinni mieć w umowie warunki płatności, które określają, w jaki sposób i kiedy otrzymają zapłatę. Jeśli jednak chcesz ustalić konkretny termin płatności lub metodę wypłaty, przedyskutuj to przed rozpoczęciem projektu, w przeciwnym razie będziesz musiał przestrzegać warunków podpisanej umowy.

Krok 7: Utrzymuj zaangażowanie pracowników i buduj relacje

Proces onboardingu nie kończy się, gdy Twoi freelancerzy zanurzą się w Twoim startupie lub będą mogli pracować niezależnie. W rzeczywistości proces onboardingu nigdy się tak naprawdę nie kończy. Aby utrzymać zaangażowanie freelancerów, musisz pomóc im rozwijać się wraz ze swoim start-upem i pozostać na dłuższą metę.

Oto, jak Twoja firma może sprawić, że Twoi freelancerzy poczują się częścią zespołu:

• Przekaż (i poproś o) informację zwrotną: Konstruktywna informacja zwrotna zarówno od klienta, jak i freelancera może pomóc obu stronom poprawić ich relacje. Wzmacnia również pozytywne nawyki, motywuje ludzi i może być używany jako narzędzie do ciągłego uczenia się.
• Organizuj imprezy integracyjne: Zespoły mogą organizować imprezy integracyjne za pomocą gier i wyzwań. Wydarzenia te mogą pomóc w budowaniu relacji i silnych powiązań. Jeśli masz zespół freelancerów, połącz ich w pary na niezobowiązujące randki przy kawie lub spotkania.
• Ustal harmonogram regularnych meldunków: Harmonogram meldunków może pomóc klientom wyczuć pragnienia i potrzeby ich freelancerów, ale ten trend nie powinien się kończyć, gdy freelancerzy poczują się komfortowo. Często rozmawiaj ze swoimi freelancerami, aby utrzymać świetne relacje.
• Oferuj uznanie i nagrody dla pracowników: Uznanie, czy to poprzez słowa, czy prezenty, pomoże freelancerom poczuć się docenionym za ich ciężką pracę, podnosząc morale. Spersonalizowane prezenty, takie jak niestandardowe plakietki i nagrody, mogą sprawić, że freelancerzy poczują się wyjątkowo i docenieni.

Na koniec utwórz ankietę dotyczącą doświadczenia kandydata, która zawiera pytania dotyczące procesu wdrażania. W ten sposób możesz wprowadzać ulepszenia, które lepiej przygotują freelancerów na sukces.

Może być trudno wiedzieć, jak pomyślnie wdrożyć freelancerów do swojej agencji, zwłaszcza jeśli chodzi o budowanie relacji. Niektórzy freelancerzy wolą pracować samodzielnie, podczas gdy inni lubią być częścią zespołu. Obie osobowości mogą wnieść coś wyjątkowego do Twojej agencji.

Nauczenie się, jak wdrażać freelancerów do swojej agencji, może rozwiązać problemy związane z rekrutacją

Wdrażanie freelancerów może być trudnym procesem, ale nigdy niemożliwym. W siedmiu krokach możesz zamienić swoich freelancerów w supergwiazdy, które wiedzą, jak zarządzać treścią Twojej firmy.

Najważniejszą częścią każdego procesu onboardingu jest skuteczna komunikacja. Jeśli nie możesz rozmawiać ze swoimi freelancerami, nie będziesz w stanie ukończyć projektów. Zaangażowanie pracowników jest na drugim miejscu, ponieważ zaangażowany freelancer jest bardziej skłonny do pozostania w Twojej firmie na dłużej.

Podtrzymuj konwersację...

Ponad 10 000 z nas prowadzi codzienne rozmowy w naszej bezpłatnej grupie na Facebooku i chcielibyśmy Cię tam zobaczyć. Dołącz do nas!