Cara Mengikutsertakan Freelancer ke Agensi Anda (dan Mengembangkan Bisnis Anda Lebih Cepat)

Lupakan sejenak proses onboarding karena mencari pekerjaan sebagai freelancer jauh dari kata mudah. Dari acara jaringan hingga papan pekerjaan online, pencarian benar-benar terasa tanpa akhir.

Tapi ada satu bagian dari akuisisi klien yang sering diabaikan oleh para freelancer: proses onboarding. Meskipun pepatah lama "pengemis tidak bisa memilih" mungkin berlaku untuk wiraswasta pemula, pekerja lepas tidak harus bekerja di bawah kondisi onboarding yang buruk hanya untuk maju.

Bahkan, hal itu bisa merugikan karier mereka. Jika seorang freelancer tidak tahu cara terbaik melayani klien mereka, mungkin ada banyak trial and error yang terlibat. Kemudian, klien mereka dapat dengan cepat menjadi frustrasi ketika mereka menganggap pekerja lepas baru mereka tidak cocok untuk posisi mereka. Jika pekerja lepas dipecat atau klien berbicara buruk tentang mereka, kedua belah pihak menderita ketidakcocokan.

Namun, mempelajari cara memasukkan freelancer ke agensi Anda dapat memecahkan masalah ini. 69% karyawan yang memiliki pengalaman onboarding positif tinggal bersama pemberi kerja selama tiga tahun atau lebih. Startup dapat menghemat 100-300% dari gaji karyawan mereka dalam kerugian omset jika mereka mempertahankan karyawannya.

Langkah-langkah untuk mempekerjakan seorang freelancer yang tidak mengecewakan mungkin panjang, tetapi itu sepadan.

Berikut cara membuat proses orientasi efektif yang menghemat uang dan dapat membantu mengembangkan perusahaan Anda.

Langkah 1: Tetapkan tujuan orientasi Anda

Langkah pertama untuk mempelajari cara memasukkan pekerja lepas ke agensi Anda melibatkan struktur. Proses orientasi terstruktur 58% lebih mungkin untuk menyiapkan freelancer Anda untuk sukses.

Untuk membuat struktur, Anda perlu mengelola program yang berputar di sekitar tujuan utama berikut.

• Kesan: Kesan pertama penting bagi Anda dan karyawan Anda. Anda dapat membuat kesan pertama yang baik dengan melengkapi daftar periksa pra-onboarding Anda (di bagian selanjutnya), melapor masuk secara teratur, dan membuktikan bahwa Anda dapat dipercaya dan profesional.
• Pendahuluan: Selanjutnya, Anda perlu memperkenalkan pekerja lepas Anda ke tim Anda dan elemen kunci lainnya dari bisnis Anda. Gunakan kesempatan ini untuk membicarakan produk dan prosedur Anda.
• Integrasi: Pekerja lepas terintegrasi lebih fokus pada peran dan departemen mereka. Langkah ini biasanya terjadi selama fase pelatihan onboarding, yang juga saat pekerja lepas menemukan bagaimana mereka cocok dan bagaimana pekerjaan mereka menambah organisasi.
• Perendaman: Pekerja lepas yang berpengalaman akan memahami tiga aspek utama dari budaya startup Anda: bagaimana fungsi bisnis Anda, prosesnya, dan keterampilan yang mereka butuhkan untuk berhasil.
• Kemandirian: Klien harus memvalidasi keterampilan pekerja lepas mereka untuk mengukur apakah mereka berhasil bekerja secara mandiri. Di sisi lain, pekerja lepas harus memeriksa apakah pekerjaan yang mereka lakukan untuk klien mereka memenuhi tujuan jangka pendek atau jangka panjang.

Di bagian selanjutnya, kita akan melihat sasaran ini lebih mendalam dan menunjukkan cara menerapkannya.

Langkah 2: Lengkapi daftar periksa pra-onboarding Anda

Jika Anda menyelesaikan tugas-tugas berikut pada hari pertama, Anda sudah ketinggalan. Sangat penting bagi Anda untuk melakukan pra-onboard freelancer Anda, sehingga mereka dapat memulai pekerjaan mereka sesegera mungkin.

Freelancer sering dibayar per kata atau per proyek, yang berarti mereka kehilangan uang (dan mungkin waktu luang mereka) jika mereka harus menyelesaikan tugas orientasi awal setelah Anda menugaskan mereka bekerja. Mulailah hubungan Anda dengan benar dengan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu, kerja keras, dan keterampilan yang mereka pelajari.

Berikut daftar periksa yang harus Anda gunakan untuk menyusun proses pra-onboarding Anda:

1. Kumpulkan kontrak, formulir pajak, dan dokumen terkait lainnya, seperti Formulir W-9 untuk pekerja lepas. Minta kontrak atau buat kontrak sendiri jika tidak disediakan.
2. Bagikan informasi terkait peran, seperti ketersediaan yang dibutuhkan dan kebijakan proyek Anda.
3. Berikan rencana perjalanan untuk minggu pertama agar mereka terbiasa dengan jadwal harian mereka.
4. Siapkan alamat email perusahaan, nomor telepon, dan detail login untuk perangkat lunak.
5. Beri mereka daftar tugas, jadwal proyek, dan tujuan untuk minggu pertama.
6. Informasi tentang acara perusahaan (yaitu, acara penghargaan) dan peringatan.
7. Buat perlengkapan selamat datang yang penuh dengan barang curian perusahaan dan kirimkan. Anda dapat menggunakan ide hadiah ini untuk apresiasi staf, acara penghargaan, atau untuk meningkatkan moral karyawan di seluruh perusahaan.
8. Minta sesama karyawan untuk mengirimkan email atau video selamat datang (baik individu maupun grup).
9. Jangkau untuk menjawab pertanyaan atau masalah apa pun sebelum mereka memulai hari pertama mereka.
10. Jadwalkan pertemuan dan sapa dengan klien yang akan mereka tangani (jika berlaku).

Jika semuanya berjalan lancar, pekerja lepas Anda akan merasa siap untuk mulai bekerja di perusahaan Anda sejak hari pertama.

Langkah 3: Komunikasikan tujuan perusahaan dan bisnis Anda

Pesan merek sama pentingnya bagi pekerja lepas sebagai karyawan. Pekerja lepas yang Anda sewa tidak akan mengetahui setiap gangguan bisnis Anda, jadi mereka perlu dididik tentang detail inti ini.

Untuk menciptakan hubungan yang produktif, jelaskan apa yang dijual perusahaan Anda, siapa yang ingin dijangkau, dan bagaimana Anda berencana mencapai tujuan bisnisnya. Jika ada perubahan, terus perbarui freelancer Anda. Ini tidak hanya akan membuat hubungan Anda produktif, tetapi Anda juga dapat memberi mereka pekerjaan ekstra. Misalnya, mereka mungkin perlu memperbarui kebijakan Anda atau konten yang sudah diposting.

Apa manfaat mengkomunikasikan tujuan bisnis?

Jika seorang freelancer hanya akan bersama Anda untuk waktu yang terbatas, apakah benar-benar ada alasan untuk mengomunikasikan tujuan bisnis Anda? Ya.

Inilah yang akan Anda dapatkan dari menyuarakan tujuan Anda.

• Performa lebih tinggi karena setiap orang memiliki pemahaman yang lebih baik tentang target ROI;
• Kemajuan proyek yang lebih baik karena semua orang berada di halaman yang sama setiap saat;
• Keterlibatan yang lebih besar karena pekerja lepas dilihat sebagai bagian dari keseluruhan rencana dan;
• Tanggung jawab bersama , karena tujuan saling terkait di seluruh perusahaan Anda.

Freelancer senang bekerja dengan klien yang transparan, bertanggung jawab, dan jujur ​​tentang tujuan mereka. Seorang freelancer tidak bisa memberi Anda pekerjaan terbaik jika mereka tidak tahu apa yang Anda inginkan. Dengan memberi mereka informasi ini, Anda akan langsung melihat peningkatan dalam proyek mereka.

Haruskah Anda juga menyampaikan panduan gaya atau pitch dan portofolio?

Idealnya, Anda akan memiliki panduan gaya, panduan nada, dan portofolio yang dapat Anda tunjukkan kepada pekerja lepas baru. Tetapi jika Anda adalah bisnis kecil, Anda mungkin sedang dalam tahap perencanaan untuk merek Anda. Jika demikian, beri tahu freelancer Anda bahwa Anda tidak yakin dengan apa yang Anda butuhkan, dan Anda memerlukan bantuan mereka untuk memutuskan.

Pada akhirnya, pekerja lepas Anda mungkin cukup mengetahui merek Anda untuk membuat gaya atau panduan nada sendiri, bersama dengan portofolio pekerjaan sebelumnya yang dapat Anda perlihatkan kepada pekerja lepas lainnya.

Langkah 4: Pilih saluran komunikasi yang tepat

Untuk berbicara dengan pekerja lepas Anda, Anda perlu menggunakan alat yang sudah mereka gunakan. Beberapa contohnya termasuk Slack untuk komunikasi tim, Asana untuk manajemen proyek, dan ZipMessage untuk konferensi video. Alat-alat ini membuat komunikasi klien-ke-freelancer menjadi sederhana dan mudah.

Namun, alat apa pun akan berfungsi jika klien dapat:

• Dengarkan dan analisis ekspektasi pekerja lepas mereka terhadap proyek
• Bersikaplah profesional dan jawab pertanyaan dalam jangka waktu yang masuk akal
• Ajukan pertanyaan yang tepat untuk memastikan pekerjaan berkualitas diterima
• Pertahankan kontak secara teratur melalui satu atau dua saluran
• Bersikaplah jelas dan ringkas saat mendiskusikan persyaratan proyek

Dengan demikian, ada saluran komunikasi khusus yang menciptakan ruang ideal bagi klien dan pekerja lepas untuk berkomunikasi. Kita akan melihat beberapa contoh sempurna di bagian berikutnya.

Apa yang membuat saluran komunikasi yang baik?

Saluran komunikasi yang bagus menguntungkan klien dan pekerja lepas. Namun, saluran komunikasi yang ditujukan untuk pekerja lepas harus menghargai waktu dan preferensi kerja pekerja lepas.

Pekerja lepas lebih menyukai fleksibilitas dan komunikasi berlebihan karena mereka tidak dapat masuk ke kantor Anda kapan saja dan mengajukan pertanyaan. Semuanya harus tersedia bagi mereka secara tertulis, atau paling tidak direkam, sehingga mereka dapat mengacu pada informasi ini di kemudian hari. Mereka juga tidak diharapkan untuk segera membalas, terutama jika mereka tinggal di zona waktu yang berbeda atau negara lain.

Untuk alasan ini, saluran komunikasi berikut adalah pilihan terbaik untuk freelancer:

• Video pra-rekaman
• Email langsung
• Pesan teks
• Pesan singkat

Obrolan video atau panggilan konferensi dapat berfungsi jika Anda merencanakan beberapa rapat atau tim Anda tinggal secara lokal. Namun, Anda harus membatasi obrolan ini agar gaya komunikasi Anda tidak terlalu ketat waktu.

Jika Anda ingin mengetahui rahasia bagaimana cara memasukkan freelancer ke agensi Anda dengan sukses setiap saat, menggunakan video yang direkam sebelumnya adalah kuncinya. Video pra-rekam dapat merampingkan proses dengan menghilangkan hambatan waktu dan lokasi. Plus, mereka dapat menyampaikan pesan yang sama kepada anggota baru.

Haruskah utas pesan terlihat oleh semua orang?

Itu tergantung pada untuk apa utas pesan itu. Jika utas pesan adalah untuk komunikasi di seluruh proyek atau untuk pembaruan khusus perusahaan, Anda harus menggunakan saluran kolaboratif.

Faktanya, adalah kepentingan terbaik Anda untuk memusatkan kolaborasi dan komunikasi online Anda sebanyak mungkin. Visibilitas yang tepat memastikan Anda bukan satu-satunya pembawa pesan untuk tim Anda.

Namun, Anda juga harus memberi pekerja lepas saluran untuk komunikasi non-proyek, karena hal itu dapat membantu membangun hubungan antar tim. Jika Anda berada di saluran ini, tim Anda mungkin enggan berinteraksi. Berikan ruang kepada pekerja lepas Anda dengan menyiapkan saluran pribadi hanya untuk mereka.

Apa teknologi dan alat lain yang harus Anda gunakan?

Jangan pernah berasumsi bahwa pekerja lepas Anda menggunakan alat yang sama dengan Anda, karena hal itu dapat menimbulkan masalah dalam proses orientasi Anda. Untuk meminimalkan masalah, kirimi freelancer Anda daftar alat yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan benar. Lebih baik lagi, sertakan alat-alat ini dalam deskripsi pekerjaan Anda.

Meskipun alat yang Anda perlukan bergantung pada jenis pekerja lepas yang akan Anda pekerjakan dan proyek yang akan mereka selesaikan, Anda mungkin perlu melatih mereka tentang alat berikut sebelum memulai:

• Perangkat lunak akuntansi (Lihat FreshBooks atau Quickbooks)
• Perangkat lunak pelacakan waktu (Lihat actiTime atau Clockify)
• Perangkat lunak manajemen proyek (Coba Hectic atau Monday.com)
• Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (Coba lihat Zoho)
• Perangkat lunak pembuatan situs web (Seperti WordPress)
• Perangkat lunak transaksi pembayaran (PayPal atau Stripe)
• Perangkat lunak penjualan, pemasaran, dan PR (Marketo)

Nasihat lain: jangan bagikan kata sandi Anda dengan pekerja lepas, bahkan jika Anda telah bekerja dengan mereka untuk sementara waktu. Buat akun baru untuk setiap freelancer untuk mencegah kemungkinan risiko keamanan.

Langkah 5: Tetapkan aturan komunikasi dan etiket

Setelah alat Anda disortir, tetapkan harapan Anda untuk jenis komunikasi yang akan Anda miliki dengan pekerja lepas Anda. Ingat: jika proyek dan ekspektasi Anda jelas, pekerja lepas akan menyerahkan proyek Anda lebih cepat. Anda juga akan menghindari mengecewakan klien Anda sendiri jika Anda memilikinya.

Bahkan mempelajari cara memasukkan freelancer ke agensi Anda membutuhkan keterampilan komunikasi. Jika Anda ingin mengajak freelancer secara efektif, Anda perlu bertanya kepada mereka bagaimana mereka lebih suka diajak bicara.

Berikut adalah beberapa aturan komunikasi dan etiket yang perlu dipertimbangkan:

• Bagaimana Anda berharap untuk berkomunikasi dengan pekerja lepas Anda?
• Seberapa sering Anda ingin check-in untuk pembaruan proyek?
• Jika pekerja lepas harus mengambil cuti, berapa banyak pemberitahuan yang harus mereka berikan?
• Apakah pekerja lepas Anda bergabung dengan tim yang ada? Jika demikian, bagaimana Anda akan memperkenalkan mereka?
• Apakah ada rintangan komunikasi yang harus diatasi (yaitu zona waktu yang berbeda)?
• Kepada siapa pekerja lepas harus berbicara jika mereka memiliki masalah?
• Bagaimana seharusnya pekerja lepas berbicara dengan rekan kerja? Secara profesional atau santai?
• Kapan saya bisa berkomunikasi dengan freelancer? Jam berapa mereka tersedia?

Komunikasi online bisa menjadi sulit jika etiket dan aturan komunikasi yang tepat tidak ada. Tetapkan ini lebih awal sehingga pekerja lepas Anda tidak perlu mempelajari kembali kebiasaan baru.

Langkah 6: Perkenalkan pekerja lepas kepada pemangku kepentingan yang tepat

Pemangku kepentingan adalah siapa saja yang terlibat langsung atau tidak langsung dipengaruhi oleh proyek perusahaan Anda. Dalam startup kecil, pemangku kepentingan Anda akan mencakup manajer, rekan kerja, dan klien.

Siapkan pertemuan penyambutan

Pesan pertemuan kick-off awal antara pekerja lepas dan tim mereka. Sebagian besar tim kecil harus mengoordinasikan jadwal mereka untuk bertemu dalam satu panggilan video, karena hal ini menghemat waktu. Jika Anda memiliki tim yang penuh dengan pekerja lepas internasional, mintalah mereka untuk mengirimkan rekaman video. Tujuan pertemuan ini adalah untuk membantu menjalin hubungan pribadi antara tim Anda dan pekerja lepas.

Perkenalkan manajer secara formal

Startup kecil mungkin hanya memiliki CEO sebagai penjabat manajer. Jika itu pengaturan Anda, maka tidak perlu memperkenalkan diri dua kali. Namun, jika tim Anda memiliki manajer khusus yang mengawasi proyek mereka, pastikan untuk memesan rapat terpisah dengan atasan atau manajer proyek mereka.

Freelancer perlu tahu ke mana harus pergi ketika mereka memiliki pertanyaan atau membutuhkan dukungan. Menawarkan pengenalan satu-satu memungkinkan para pekerja lepas menjadi terbiasa dengan siapa mereka melapor.

Buat pedoman untuk masalah teknis

Freelancer menyelesaikan sebagian besar pekerjaan mereka di komputer. Paling tidak, mereka perlu mengirimkan proyek yang sudah selesai melalui internet, tetapi masalah teknis dapat menghalangi mereka untuk melakukannya. Pastikan untuk memandu mereka melalui masalah teknis yang mungkin terjadi untuk mengurangi waktu henti.

Bergantung pada ukuran startup Anda, Anda mungkin tidak memiliki pemecahan masalah atau kebijakan teknis yang terdokumentasi. Tetapi jika Anda menyewa seorang penulis teknis, Anda dapat meminta mereka untuk membuatkannya untuk Anda!

Selesaikan persyaratan dan detail pembayaran

Freelancer harus memiliki ketentuan pembayaran dalam kontrak mereka yang menguraikan bagaimana mereka akan dibayar dan kapan. Namun, jika Anda ingin menetapkan jangka waktu pembayaran atau metode pembayaran tertentu, pastikan untuk mendiskusikannya sebelum proyek dimulai, atau Anda harus mematuhi ketentuan kontrak yang ditandatangani.

Langkah 7: Buat karyawan tetap terlibat dan bangun hubungan

Proses orientasi tidak berhenti begitu pekerja lepas Anda tenggelam dalam startup Anda atau dapat bekerja secara mandiri. Faktanya, proses onboarding tidak pernah benar-benar berhenti. Agar freelancer tetap terlibat, Anda perlu membantu mereka tumbuh dengan startup Anda dan bertahan untuk jangka panjang.

Inilah cara bisnis Anda dapat membuat pekerja lepas Anda merasa menjadi bagian dari tim:

• Berikan (dan Minta) Umpan Balik: Umpan balik yang konstruktif dari klien dan pekerja lepas dapat membantu kedua belah pihak meningkatkan hubungan mereka. Itu juga memperkuat kebiasaan positif, memotivasi orang, dan dapat digunakan sebagai alat untuk pembelajaran lanjutan.
• Atur Acara Membangun Tim: Tim dapat mengatur acara pembangunan tim menggunakan permainan dan tantangan. Acara ini dapat membantu membangun hubungan dan koneksi yang kuat. Jika Anda memiliki tim pekerja lepas, pasangkan mereka untuk kencan kopi atau rapat santai.
• Tetapkan Jadwal Check-In Reguler: Jadwal check-in dapat membantu klien merasakan keinginan dan kebutuhan pekerja lepas mereka, tetapi tren ini tidak boleh berhenti setelah pekerja lepas merasa nyaman. Bicaralah dengan pekerja lepas Anda sesering mungkin untuk menjaga hubungan yang baik.
• Tawarkan Pengakuan dan Penghargaan Karyawan: Pengakuan, baik melalui kata-kata atau hadiah, akan membantu pekerja lepas merasa dihargai atas kerja keras mereka, meningkatkan moral. Hadiah yang dipersonalisasi, seperti plakat dan penghargaan khusus, dapat membuat pekerja lepas merasa istimewa dan dihargai.

Terakhir, buat survei pengalaman kandidat yang menanyakan tentang proses orientasi Anda. Dengan begitu, Anda dapat melakukan peningkatan yang lebih baik menyiapkan freelancer Anda untuk sukses.

Mungkin sulit untuk mengetahui cara memasukkan pekerja lepas ke agensi Anda dengan sukses, terutama dalam hal membangun hubungan. Beberapa pekerja lepas lebih suka bekerja secara mandiri, sementara yang lain lebih suka menjadi bagian dari tim. Kedua kepribadian tersebut dapat menambahkan sesuatu yang unik pada agensi Anda.

Mempelajari cara memasukkan pekerja lepas ke agensi Anda dapat menyelesaikan masalah perekrutan Anda

Onboarding freelancer bisa menjadi proses yang rumit tetapi tidak pernah mustahil. Dalam tujuh langkah, Anda dapat mengubah pekerja lepas Anda menjadi superstar yang tahu cara mengelola konten perusahaan Anda.

Bagian terpenting dari setiap proses orientasi adalah komunikasi yang efektif. Jika Anda tidak dapat berbicara dengan pekerja lepas Anda, Anda tidak akan dapat menyelesaikan proyek. Keterlibatan karyawan menempati urutan kedua, karena pekerja lepas yang terlibat lebih cenderung bertahan dengan perusahaan Anda dalam jangka panjang.

Terus perbincangan...

Lebih dari 10.000 dari kami melakukan percakapan harian di grup Facebook gratis kami dan kami ingin melihat Anda di sana. Bergabunglah dengan kami!