Cum să-ți îmbargi freelanceri în agenția ta (și să-ți dezvolți afacerea mai repede)

Uitați pentru o secundă procesul de integrare, deoarece găsirea unui loc de muncă ca freelancer este departe de a fi ușor. De la evenimente de rețea până la forumuri de locuri de muncă online, căutarea poate fi cu adevărat fără sfârșit.

Dar există o parte a achiziției de clienți care este adesea trecută cu vederea de freelanceri: procesul de integrare. Deși vechea zicală „cerșetorii nu pot alege” se poate aplica începătorilor care desfășoară activități independente, liber profesioniștii nu ar trebui să fie nevoiți să lucreze în condiții proaste de încadrare doar pentru a avansa.

De fapt, poate fi chiar în detrimentul carierei lor. Dacă un freelancer nu știe cum să-și servească cel mai bine clienții, pot fi implicate multe încercări și erori. Apoi, clienții lor pot deveni rapid frustrați atunci când presupun că noul lor freelancer nu este potrivit pentru postul lor. Dacă freelancerul este concediat sau clientul vorbește prost despre ei, ambele părți suferă de nepotrivire.

Cu toate acestea, învățarea modului de integrare a freelanceri la agenția dvs. ar fi putut rezolva această problemă. 69% dintre angajații care au o experiență pozitivă de onboarding rămân la angajatori timp de trei ani sau mai mult. Startup-urile pot economisi 100-300% din salariul angajatului lor în pierderi din cifra de afaceri dacă își păstrează angajații.

Pașii pentru a angaja un freelancer care nu va dezamăgi pot fi lungi, dar merită.

Iată cum să creați un proces eficient de integrare care să economisească bani și să vă ajute la dezvoltarea companiei.

Pasul 1: Stabiliți-vă obiectivele de integrare

Primul pas pentru a învăța cum să integrezi freelanceri în agenția ta implică structura. Un proces de onboarding structurat are cu 58% mai multe șanse să-ți pregătească freelancerii pentru succes.

Pentru a crea o structură, trebuie să gestionați un program care se învârte în jurul următoarelor obiective cheie.

• Impresie: Prima impresie contează atât pentru tine, cât și pentru angajat. Puteți face o primă impresie bună completând lista de verificare înainte de îmbarcare (în secțiunea următoare), înregistrându-vă în mod regulat și dovedind că sunteți demn de încredere și profesionist.
• Introducere: În continuare, trebuie să-i prezentați pe freelanceri echipei dvs. și altor elemente cheie ale afacerii dvs. Folosiți această șansă pentru a vorbi despre produsele și procedurile dvs.
• Integrare: un freelancer integrat este mai concentrat pe rolul și departamentul său. Acest pas are loc de obicei în timpul fazei de instruire a integrării, care este și atunci când freelancerii descoperă cum se potrivesc și cum se adaugă munca lor în organizație.
• Imersiune: un freelancer immers va înțelege trei aspecte cheie ale culturii startup-ului dvs.: modul în care funcționează afacerea dvs., procesele sale și abilitățile de care au nevoie pentru a reuși.
• Independență: clienții ar trebui să-și valideze abilitățile de liber profesionist pentru a evalua dacă pot lucra independent cu succes. Pe de altă parte, freelancerii ar trebui să verifice dacă munca pe care o desfășoară pentru clienții lor îndeplinește un obiectiv pe termen scurt sau lung.

În următoarele secțiuni, vom analiza aceste obiective mai în profunzime și vă vom arăta cum să le aplicați.

Pasul 2: Completați lista de verificare înainte de îmbarcare

Dacă îndepliniți următoarele sarcini în prima zi, rămâneți deja în urmă. Este esențial să vă preincorporați freelancerii, astfel încât aceștia să își poată începe munca cât mai curând posibil.

Freelancerii sunt adesea plătiți pe cuvânt sau pe proiect, ceea ce înseamnă că pierd bani (și, eventual, timpul liber) dacă trebuie să îndeplinească sarcinile de integrare timpurie după ce le atribuiți muncă. Începeți-vă relația corect, arătându-vă că le respectați timpul, munca grea și abilitățile învățate.

Iată o listă de verificare pe care ar trebui să o utilizați pentru a vă structura procesul de pre-înregistrare:

1. Adunați contracte, formulare fiscale și alte documente relevante, cum ar fi Formularul W-9 pentru liber profesioniști. Solicitați un contract sau creați unul singur dacă nu a fost furnizat.
2. Partajați informații relevante pentru rol, cum ar fi disponibilitatea necesară și politicile de proiect.
3. Furnizați un itinerar pentru prima săptămână pentru a-i obișnui cu programul lor zilnic.
4. Configurați o adresă de e-mail a companiei, un număr de telefon și detalii de conectare pentru software.
5. Oferă-le o listă de verificare a sarcinilor, calendarului proiectului și obiectivelor pentru săptămâna 1.
6. Informații despre evenimente ale companiei (de exemplu, spectacole de premii) și aniversari.
7. Faceți o trusă de bun venit plină cu modele de companie și trimiteți-o prin poștă. Puteți folosi aceste idei de cadouri pentru aprecierea personalului, spectacole de premii sau pentru a crește moralul angajaților la nivel de companie.
8. Cereți colegilor angajați să trimită un e-mail sau un videoclip de bun venit (fie individual, fie în grup).
9. Contactați-vă pentru a răspunde oricăror întrebări sau nelămuriri înainte de a începe prima zi.
10. Programați întâlniri și salutări cu clienții cu care vor lucra (dacă este cazul).

Dacă totul merge bine, freelancerii tăi ar trebui să se simtă pregătiți să înceapă să lucreze în compania ta din prima zi.

Pasul 3: Comunicați-vă compania și obiectivele de afaceri

Mesajul de brand este la fel de important pentru freelanceri ca și pentru angajați. Freelancerul dvs. angajat nu va cunoaște toate neplăcerile afacerii dvs., așa că trebuie să fie educați cu privire la aceste detalii de bază.

Pentru a crea o relație productivă, explicați ce vinde compania dvs., cui dorește să ajungă și cum plănuiți să vă îndepliniți obiectivele de afaceri. Dacă se schimbă ceva, ține-ți freelancerii la curent. Acest lucru nu numai că va face relația dvs. productivă, dar le puteți oferi și ei cu muncă suplimentară. De exemplu, poate fi necesar să vă actualizeze politica sau conținutul deja postat.

Care sunt beneficiile comunicării obiectivelor de afaceri?

Dacă un freelancer va fi cu tine doar pentru o perioadă limitată de timp, există într-adevăr vreun motiv să-ți comunici obiectivele de afaceri? Da.

Iată ce vei câștiga din exprimarea obiectivelor tale.

• Performanță mai mare, deoarece toată lumea are o mai bună înțelegere a obiectivelor de rentabilitate a investiției;
• Un progres mai bun al proiectului, deoarece toată lumea este pe aceeași pagină în orice moment;
• Implicare mai mare, deoarece freelancerul este văzut ca parte a planului general și;
• Responsabilitate comună , deoarece obiectivele sunt interconectate în cadrul companiei dvs.

Freelancerilor le place să lucreze cu clienți care sunt transparenți, responsabili și onești cu privire la obiectivele lor. Un freelancer nu vă poate oferi cea mai bună muncă dacă nu știe ce doriți. Furnizându-le aceste informații, veți vedea instantaneu o îmbunătățire a proiectelor lor.

Ar trebui să transmiteți și un ghid de stil sau pitch și un portofoliu?

În mod ideal, veți avea un ghid de stil, un ghid de prezentare și un portofoliu pe care le puteți prezenta noilor freelanceri. Dar dacă sunteți o afacere mică, este posibil să vă aflați în etapele de planificare pentru marca dvs. Dacă acesta este cazul, informați-vă freelancerul că nu sunteți sigur de ce aveți nevoie și veți avea nevoie de ajutorul lui pentru a decide.

În cele din urmă, freelancerul dvs. poate cunoaște suficient de mult marca pentru a crea un stil sau un ghid de prezentare, împreună cu un portofoliu de lucrări anterioare pe care le puteți arăta altor freelanceri.

Pasul 4: Alegeți canalele de comunicare potrivite

Pentru a vorbi cu freelanceri, trebuie să folosiți instrumentele pe care le folosesc deja. Câteva exemple includ Slack pentru comunicarea în echipă, Asana pentru managementul proiectelor și ZipMessage pentru conferințe video. Aceste instrumente fac comunicarea dintre client și freelancer simplă și ușoară.

Cu toate acestea, orice instrument va funcționa dacă clienții sunt capabili să:

• Ascultați și analizați așteptările freelancerului lor pentru proiecte
• Fii profesionist și răspunde la întrebări într-un interval de timp rezonabil
• Puneți întrebările potrivite pentru a vă asigura că sunt primite lucrări de calitate
• Mențineți contactul în mod regulat prin unul sau două canale
• Fiți clar și concis atunci când discutați termenii proiectului

Acestea fiind spuse, există canale de comunicare specifice care creează spațiul ideal pentru comunicarea clienților și freelancerilor. Ne vom uita la câteva exemple perfecte în secțiunea următoare.

Ce face un canal de comunicare bun?

Un mare canal de comunicare beneficiază clientul și freelancerul. Cu toate acestea, canalele de comunicare destinate freelancerilor ar trebui să respecte preferințele de timp și de muncă ale freelancerului.

Freelancerii preferă flexibilitatea și supracomunicarea, deoarece nu pot intra în biroul dvs. oricând și pune întrebări. Totul ar trebui să fie disponibil pentru ei în scris, sau cel puțin înregistrat, astfel încât să se poată referi la aceste informații la o dată ulterioară. De asemenea, nu ar trebui să se aștepte să răspundă imediat, mai ales dacă locuiesc într-un alt fus orar sau într-o altă țară.

Din aceste motive, următoarele canale de comunicare sunt cele mai bune opțiuni pentru freelanceri:

• Videoclip preînregistrat
• E-mailuri directe
• Mesaje text
• Mesagerie instanta

Chatul video sau apelurile de conferință pot funcționa dacă planificați mai multe întâlniri sau echipa dvs. locuiește la nivel local. Cu toate acestea, ar trebui să limitați aceste conversații pentru a face stilul dvs. de comunicare mai puțin strict în timp.

Dacă doriți să aflați secretul modului de integrare cu succes a freelanceri în agenția dvs. de fiecare dată, folosirea videoclipurilor preînregistrate este cheia. Videoclipurile preînregistrate pot simplifica procesul prin eliminarea barierelor de timp și locație. În plus, pot transmite același mesaj noilor recruți.

Ar trebui ca firele de mesaje să fie vizibile pentru toată lumea?

Asta depinde pentru ce este firul de mesaje. Dacă firul de mesaje este pentru comunicare la nivelul întregului proiect sau pentru actualizări specifice companiei, atunci ar trebui să utilizați un canal de colaborare.

De fapt, este în interesul tău să centralizezi cât mai mult posibil colaborarea și comunicarea online. Vizibilitatea adecvată vă asigură că nu sunteți singurul transportator de mesaje pentru echipa dvs.

Cu toate acestea, ar trebui să oferiți liber profesioniștilor un canal pentru comunicarea non-proiect, deoarece aceasta poate ajuta la construirea de relații între echipe. Dacă sunteți pe aceste canale, este posibil să vă descurajeze echipa să interacționeze. Oferă spațiu liber profesioniștilor tăi creând un canal privat doar pentru ei.

Ce alte tehnologii și instrumente ar trebui să utilizați?

Nu presupuneți niciodată că freelancerul dvs. folosește aceleași instrumente ca și dvs., deoarece ar putea crea sughițuri în procesul de integrare. Pentru a reduce problemele la minimum, trimiteți-i liber profesionist o listă cu instrumentele de care au nevoie pentru a-și îndeplini corect munca. Mai bine, includeți aceste instrumente în fișa postului dvs.

Deși instrumentele de care veți avea nevoie vor depinde de tipul de freelancer pe care îl veți angaja și de proiectele pe care le vor finaliza, poate fi necesar să-i instruiți cu privire la următoarele instrumente înainte de a începe:

• Software de contabilitate (consultați FreshBooks sau Quickbooks)
• Software de urmărire a timpului (Uită-te la actiTime sau Clockify)
• Software de management de proiect (Încercați Hectic sau Monday.com)
• Software de gestionare a relațiilor cu clienții (Arată Zoho)
• Software pentru crearea de site-uri web (precum WordPress)
• Software pentru tranzacții de plată (PayPal sau Stripe)
• Software de vânzări, marketing și PR (Marketo)

Un alt sfat: nu împărtășiți parola cu liber profesioniști, chiar dacă ați lucrat cu ei de ceva vreme. Creați un cont nou pentru fiecare freelancer pentru a preveni eventualele riscuri de securitate.

Pasul 5: Stabiliți reguli de comunicare și etichetă

După ce ați sortat instrumentele, setați-vă așteptările pentru tipul de comunicare pe care îl veți avea cu freelancerul. Ține minte: dacă proiectul și așteptările tale sunt clare, freelancerii îți vor preda proiectul mai devreme. De asemenea, veți evita să vă supărați proprii clienți dacă îi aveți.

Chiar și să înveți cum să integrezi freelanceri în agenția ta necesită abilități de comunicare. Dacă doriți să includeți în mod eficient freelanceri, trebuie să-i întrebați cum preferă să li se vorbească.

Iată câteva reguli de comunicare și etichetă de luat în considerare:

• Cum vă așteptați să comunicați cu freelancerul dvs.?
• Cât de des doriți să vă înregistrați pentru actualizări de proiect?
• Dacă freelancerul trebuie să-și ia concediu, cât de mult preaviz ar trebui să acorde?
• Freelancerii tăi se alătură echipelor existente? Dacă da, cum le veți prezenta?
• Există obstacole de comunicare de rezolvat (adică diferite fusuri orare)?
• Cu cine ar trebui să vorbească freelancerul dacă are o problemă?
• Cum ar trebui freelancerii să vorbească cu colegii? Profesional sau ocazional?
• Când pot comunica cu freelanceri? La ce ore sunt disponibile?

Comunicarea online poate fi dificilă dacă nu există regulile de comunicare și eticheta potrivite. Stabiliți-le devreme, astfel încât freelancerii dvs. să nu fie nevoiți să reînvețe noi obiceiuri.

Pasul 6: Prezentați liber profesioniștii părților interesate potrivite

O parte interesată este orice persoană care este direct implicată sau indirect afectată de proiectele companiei dumneavoastră. Într-un mic startup, părțile interesate vor include manageri, colegi și clienți.

Stabiliți o întâlnire de bun venit

Rezervați o întâlnire inițială de lansare între freelancer și echipa lor. Majoritatea echipelor mici ar trebui să își coordoneze programul pentru a se întâlni la un singur apel video, deoarece acest lucru economisește timp. Dacă aveți o echipă plină de freelanceri internaționali, cereți-le să trimită în schimb un videoclip înregistrat. Scopul acestor întâlniri este de a ajuta la stabilirea unei conexiuni personale între echipa ta și freelancer.

Introduceți oficial managerii

Micile startup-uri pot avea doar un CEO ca manager interimar. Dacă aceasta este configurația dvs., atunci nu este nevoie să vă prezentați de două ori. Cu toate acestea, dacă echipa dvs. are un anumit manager care le supraveghează proiectele, asigurați-vă că rezervați o întâlnire separată cu superiorii sau cu managerii de proiect.

Freelancerii trebuie să știe unde să meargă atunci când au întrebări sau au nevoie de sprijin. Oferirea unei prezentări individuale permite freelancerilor să se familiarizeze cu cine raportează.

Creați linii directoare pentru probleme tehnice

Freelancerii își desfășoară cea mai mare parte a muncii pe computer. Cel puțin, trebuie să trimită proiecte finalizate prin internet, dar problemele tehnice îi pot împiedica să facă acest lucru. Asigurați-vă că îi ghidați prin orice probleme tehnice care pot apărea pentru a reduce timpul de nefuncționare.

În funcție de dimensiunea startup-ului, este posibil să nu aveți o politică tehnică sau de depanare documentată. Dar dacă angajezi un scriitor tehnic, îi poți cere să facă unul pentru tine!

Finalizați termenii și detaliile de plată

Freelancerii ar trebui să aibă în contract termeni de plată care să precizeze cum vor fi plătiți și când. Cu toate acestea, dacă doriți să configurați un anumit termen de plată sau o metodă de plată, asigurați-vă că discutați acest lucru înainte de începerea proiectului, sau va trebui să respectați termenii contractului semnat.

Pasul 7: Mențineți angajații implicați și construiți relații

Procesul de integrare nu se oprește odată ce freelancerii tăi sunt cufundați în startup-ul tău sau sunt capabili să lucreze independent. De fapt, procesul de integrare nu se oprește niciodată cu adevărat. Pentru a-i menține implicați pe freelanceri, trebuie să-i ajuți să crească odată cu startup-ul și să rămână pe termen lung.

Iată cum afacerea dvs. poate face ca freelancerii să se simtă parte a echipei:

• Oferiți (și cereți) feedback: feedback-ul constructiv atât de la client, cât și de la freelancer poate ajuta ambele părți să își îmbunătățească relația. De asemenea, întărește obiceiurile pozitive, motivează oamenii și poate fi folosit ca instrument de învățare continuă.
• Organizați evenimente de team-building: echipele pot organiza evenimente de team-building folosind jocuri și provocări. Aceste evenimente pot ajuta la construirea de relații și conexiuni puternice. Dacă aveți o echipă de freelanceri, asociați-i pentru întâlniri sau întâlniri ocazionale de cafea.
• Stabiliți un program regulat de check-in: un program de check-in îi poate ajuta pe clienți să-și înțeleagă dorințele și nevoile freelancerului, dar această tendință nu ar trebui să se oprească odată ce freelancerii se simt confortabil. Vorbește frecvent cu freelancerii tăi pentru a menține o relație excelentă.
• Oferiți recunoaștere și recompense angajaților: recunoașterea, fie prin cuvinte, fie prin cadouri, îi va ajuta pe freelanceri să se simtă apreciați pentru munca lor grea, ridicând moralul. Cadourile personalizate, cum ar fi plăcuțele și premiile personalizate, îi pot face pe freelanceri să se simtă speciali și apreciați.

În cele din urmă, creați un sondaj privind experiența candidaților care vă întreabă despre procesul dvs. de înscriere. În acest fel, puteți face îmbunătățiri care să vă configureze mai bine freelancerii pentru succes.

Poate fi greu să știi cum să integrezi cu succes freelanceri în agenția ta, mai ales când vine vorba de construirea relațiilor. Unii freelanceri preferă să lucreze independent, în timp ce altora le place să facă parte dintr-o echipă. Ambele personalități pot adăuga ceva unic agenției tale.

A învăța cum să incluzi freelanceri în agenția ta îți poate rezolva problemele legate de recrutare

Incorporarea freelancerilor poate fi un proces dificil, dar niciodată imposibil. În șapte pași, îți poți transforma freelancerii în superstaruri care știu să gestioneze conținutul companiei tale.

Cea mai importantă parte a oricărui proces de onboarding este comunicarea eficientă. Dacă nu puteți vorbi cu liber profesioniștii dvs., nu veți putea finaliza proiectele. Implicarea angajaților este pe locul al doilea, deoarece un freelancer angajat este mai probabil să rămână în compania dvs. pe termen lung.

Continuă conversația...

Peste 10.000 dintre noi poartă conversații zilnice în grupul nostru gratuit de Facebook și ne-ar plăcea să te vedem acolo. Alăturaţi-ne!