如何將自由職業者加入您的代理機構（並更快地發展您的業務）

暫時忘掉入職流程，因為找到一份自由職業者的工作絕非易事。 從社交活動到在線求職公告板，搜索確實讓人感覺永無止境。

但是自由職業者經常忽視客戶獲取的一個部分：入職流程。 儘管“乞丐不能挑三揀四”這句老話可能適用於自僱新手，但自由職業者不應該為了出人頭地而在糟糕的入職條件下工作。

事實上，這甚至可能不利於他們的職業生涯。 如果自由職業者不知道如何最好地為他們的客戶服務，那麼可能會涉及很多試驗和錯誤。 然後，當他們的客戶認為他們的新自由職業者不適合他們的職位時，他們可能很快就會感到沮喪。 如果自由職業者被解僱或客戶對他們的評價很差，雙方都會遭受不匹配。

然而，學習如何讓自由職業者加入你的機構可以解決這個問題。 在入職體驗良好的員工中，69% 的員工會在雇主處工作三年或更長時間。 如果初創公司留住員工，他們可以將員工工資的 100-300% 節省在人員流動損失中。

聘請不會讓人失望的自由職業者的步驟可能很長，但它們是值得的。

以下是如何創建一個有效的入職流程，既可以節省資金，又可以幫助您的公司發展壯大。

第 1 步：設定入職目標

學習如何將自由職業者加入您的機構的第一步涉及結構。 結構化的入職流程使您的自由職業者獲得成功的可能性提高 58%。

要創建結構，您需要管理圍繞以下關鍵目標的程序。

• 印象：第一印像對您和您的員工都很重要。 您可以通過完成入職前檢查清單（在下一節中）、定期檢查並證明您值得信賴和專業來給人留下良好的第一印象。
• 簡介：接下來，您需要將自由職業者介紹給您的團隊和您業務的其他關鍵要素。 藉此機會談談您的產品和程序。
• 整合：整合的自由職業者更專注於他們的角色和部門。 此步驟通常發生在入職培訓階段，這也是自由職業者發現他們如何融入組織以及他們的工作如何融入組織的時候。
• 沉浸式：沉浸式自由職業者將了解您的創業公司文化的三個關鍵方面：您的業務運作方式、流程以及他們成功所需的技能。
• 獨立性：客戶應驗證其自由職業者的技能，以衡量他們是否能夠成功地獨立工作。 另一方面，自由職業者應該檢查他們為客戶所做的工作是否符合短期或長期目標。

在接下來的部分中，我們將更深入地研究這些目標並向您展示如何應用它們。

第 2 步：完成入職前核對清單

如果您在第一天就完成了以下任務，那麼您已經落後了。 讓自由職業者預先入職至關重要，這樣他們就可以盡快開始工作。

自由職業者通常按字數或項目獲得報酬，這意味著如果他們在您分配工作後必須提前完成入職任務，他們就會損失金錢（可能還有他們的空閒時間）。 通過向他們表示尊重他們的時間、辛勤工作和學到的技能來開始你們的關係。

這是您應該用來構建入職前流程的清單：

1. 收集合同、稅務表格和其他相關文件，例如自由職業者的 W-9 表格。 如果沒有提供，請索要一份合同或自己創建一份合同。
2. 共享與角色相關的信息，例如所需的可用性和您的項目政策。
3. 提供第一周的行程安排，讓他們習慣每天的作息時間。
4. 為軟件設置公司電子郵件地址、電話號碼和登錄詳細信息。
5. 給他們一份第 1 週的任務清單、項目時間表和目標。
6. 有關公司活動（即頒獎典禮）和周年紀念日的信息。
7. 製作一個裝滿公司禮品的歡迎禮包並郵寄。 您可以將這些禮物創意用於員工感謝、頒獎典禮或提高全公司員工的士氣。
8. 請同事發送歡迎電子郵件或視頻（個人或群組）。
9. 在他們開始新的一天之前，聯繫他們解決任何問題或疑慮。
10. 安排與他們將與之合作的客戶會面和問候（如果適用）。

如果一切順利，您的自由職業者應該從第一天起就準備好開始在您的公司工作。

第 3 步：傳達您的公司和業務目標

品牌信息對於自由職業者和員工一樣重要。 您僱用的自由職業者不會了解您業務的每一個麻煩，因此需要對他們進行有關這些核心細節的教育。

要建立富有成效的關係，請解釋您的公司銷售什麼產品、想要接觸誰以及您計劃如何實現其業務目標。 如果有任何變化，請讓您的自由職業者了解最新情況。 這不僅會使你們的關係富有成效，而且您還可以為他們提供額外的工作。 例如，他們可能需要更新您的政策或已發布的內容。

傳達業務目標有什麼好處？

如果自由職業者只會在有限的時間內與您在一起，那麼真的有任何理由傳達您的業務目標嗎？ 是的。

以下是您從表達目標中獲得的好處。

• 更高的績效，因為每個人都對 ROI 目標有了更好的理解；
• 更好的項目進度，因為每個人始終都在同一頁面上；
• 更大程度的參與，因為自由職業者被視為整體計劃的一部分；
• 共同責任，因為目標在整個公司內是相互關聯的。

自由職業者喜歡與對自己的目標透明、負責任且誠實的客戶合作。 如果自由職業者不知道您想要什麼，他們就無法為您提供最好的工作。 通過向他們提供這些信息，您會立即看到他們項目的改進。

您還應該傳遞風格或音高指南和作品集嗎？

理想情況下，您將擁有可以向新自由職業者展示的風格指南、宣傳指南和作品集。 但如果您是一家小型企業，您可能正處於品牌規劃階段。 如果是這種情況，請告知您的自由職業者您不確定自己需要什麼，並且您需要他們的幫助來做出決定。

最終，您的自由職業者可能足夠了解您的品牌，可以自己創建風格或宣傳指南，以及您可以向其他自由職業者展示的過去作品集。

第四步：選擇合適的溝通渠道

要與您的自由職業者交談，您需要使用他們已經在使用的工具。 一些示例包括用於團隊溝通的 Slack、用於項目管理的 Asana 和用於視頻會議的 ZipMessage。 這些工具使客戶與自由職業者的溝通變得簡單易行。

但是，如果客戶能夠：

• 傾聽並分析他們的自由職業者對項目的期望
• 專業並在合理的時間範圍內回答問題
• 提出正確的問題以確保收到高質量的工作
• 通過一兩個渠道定期保持聯繫
• 討論項目條款時要簡明扼要

話雖如此，有一些特定的溝通渠道可以為客戶和自由職業者創造理想的溝通空間。 我們將在下一節中查看一些完美的示例。

什麼是良好的溝通渠道？

良好的溝通渠道有利於客戶和自由職業者。 但是，專為自由職業者設計的溝通渠道應尊重自由職業者的時間和工作偏好。

自由職業者更喜歡靈活性和過度溝通，因為他們不能隨時走進你的辦公室並提出問題。 一切都應該以書面形式提供給他們，或者至少記錄下來，以便他們日後可以參考這些信息。 也不應期望他們立即回复，尤其是當他們住在不同的時區或另一個國家時。

由於這些原因，以下溝通渠道是自由職業者的最佳選擇：

• 預錄視頻
• 直郵
• 短信
• 即時通訊

如果您計劃召開多場會議或您的團隊住在本地，則視頻聊天或電話會議可能會奏效。 但是，您應該限制這些聊天，以使您的溝通方式不那麼嚴格。

如果您想知道如何每次都成功地將自由職業者加入您的機構的秘訣，使用預先錄製的視頻是關鍵。 預先錄製的視頻可以通過消除時間和地點障礙來簡化流程。 此外，他們還可以向新員工傳達同樣的信息。

每個人都應該看到消息線程嗎？

這取決於消息線程的用途。 如果消息線程用於項目範圍內的通信或特定於公司的更新，那麼您應該使用協作渠道。

事實上，盡可能集中您的在線協作和交流符合您的最佳利益。 適當的可見性可確保您不是團隊的唯一信息載體。

但是，您還應該為自由職業者提供非項目交流的渠道，因為這有助於建立團隊之間的關係。 如果您在這些頻道中，可能會阻礙您的團隊進行互動。 為您的自由職業者設置一個私人頻道，為他們提供空間。

您還應該使用哪些其他技術和工具？

永遠不要假設您的自由職業者使用與您相同的工具，因為這可能會在您的入職流程中造成麻煩。 為了盡量減少問題，請向您的自由職業者發送一份他們正確執行工作所需的工具列表。 更好的是，將這些工具包含在您的工作描述中。

雖然您需要的工具取決於您將僱用的自由職業者的類型以及他們將完成的項目，但您可能需要在他們開始之前對他們進行以下工具的培訓：

• 會計軟件（查看 FreshBooks 或 Quickbooks）
• 時間跟踪軟件（看看 actiTime 或 Clockify）
• 項目管理軟件（試試 Hectic 或 Monday.com）
• 客戶關係管理軟件（給 Zoho 看看）
• 網站建設軟件（如 WordPress）
• 支付交易軟件（PayPal 或 Stripe）
• 銷售、營銷和公關軟件 (Marketo)

另一個忠告：不要與自由職業者分享您的密碼，即使您已經與他們合作了一段時間。 為每個自由職業者創建一個新帳戶，以防止可能的安全風險。

第五步：設定溝通和禮儀規則

對工具進行分類後，設置您對與自由職業者的溝通類型的期望。 請記住：如果項目和您的期望很明確，自由職業者會更快地交出您的項目。 如果您有自己的客戶，您還可以避免讓他們不高興。

甚至學習如何將自由職業者加入您的機構也需要溝通技巧。 如果您想有效地招募自由職業者，您需要詢問他們更喜歡以何種方式與他們交談。

以下是一些需要考慮的溝通和禮儀規則：

• 您希望如何與您的自由職業者溝通？
• 您希望多久檢查一次項目更新？
• 如果自由職業者必須請假，他們應該提前多少時間通知？
• 您的自由職業者是否加入現有團隊？ 如果是這樣，你將如何介紹他們？
• 是否有任何溝通障礙需要解決（即不同時區）？
• 如果自由職業者有問題，他們應該與誰交談？
• 自由職業者應該如何與同事交談？ 專業還是隨便？
• 我什麼時候可以與自由職業者交流？ 他們幾點有空？

如果沒有適當的禮儀和交流規則，在線交流可能會很困難。 儘早建立這些，這樣您的自由職業者就不必重新學習新習慣。

第 6 步：將自由職業者介紹給合適的利益相關者

利益相關者是直接參與或間接受貴公司項目影響的任何人。 在小型初創公司中，您的利益相關者將包括經理、同事和客戶。

安排歡迎會

預訂自由職業者和他們的團隊之間的初始啟動會議。 大多數小團隊應該協調他們的日程安排，以便在一次視頻通話中開會，因為這樣可以節省時間。 如果您的團隊中全是國際自由職業者，請讓他們發送錄製的視頻。 這些會議的目的是幫助在您的團隊和自由職業者之間建立個人聯繫。

正式介紹經理

小型初創公司可能只有 CEO 作為代理經理。 如果那是你的設置，那麼就沒有必要自我介紹兩次。 但是，如果您的團隊有特定的經理來監督他們的項目，請務必與他們的上級或項目經理單獨安排一次會議。

自由職業者需要知道在遇到問題或需要支持時該去哪裡。 提供一對一的介紹可以讓自由職業者熟悉他們的報告對象。

為技術問題制定指南

自由職業者在計算機上完成大部分工作。 至少，他們需要通過互聯網發送完成的項目，但技術問題可能會阻止他們這樣做。 一定要引導他們解決可能發生的任何技術問題，以減少停機時間。

根據初創公司的規模，您可能沒有記錄在案的故障排除或技術政策。 但是如果你雇了一個技術作家，你可以讓他們為你做一個！

完成付款條款和細節

自由職業者應該在他們的合同中有付款條款，概述他們將如何獲得報酬以及何時獲得報酬。 但是，如果您想設置特定的付款條件或付款方式，請務必在項目開始前進行討論，否則您將不得不遵守已簽署的合同條款。

第 7 步：保持員工敬業度並建立關係

一旦您的自由職業者沉浸在您的初創公司中或能夠獨立工作，入職流程就不會停止。 事實上，入職流程從未真正停止過。 為了保持自由職業者的參與度，您需要幫助他們與您的初創公司一起成長並長期留任。

以下是您的企業如何讓您的自由職業者感受到團隊的一部分：

• 提供（並要求）反饋：來自客戶和自由職業者的建設性反饋可以幫助雙方改善他們的關係。 它還可以強化積極的習慣，激勵人們，並可以用作繼續學習的工具。
• 組織團隊建設活動：團隊可以使用遊戲和挑戰來組織團隊建設活動。 這些活動可以幫助建立融洽的關係和牢固的聯繫。 如果您有一個自由職業者團隊，請將他們配對以進行休閒咖啡約會或會議。
• 建立定期簽到時間表：簽到時間表可以幫助客戶了解他們的自由職業者的需求，但一旦自由職業者感到舒服，這種趨勢就不應停止。 經常與您的自由職業者交談以保持良好的關係。
• 提供員工認可和獎勵：通過言語或禮物的認可將幫助自由職業者因他們的辛勤工作而受到讚賞，從而提高士氣。 個性化的禮物，如定制牌匾和獎品，可以讓自由職業者感到特別和有價值。

最後，創建一個候選人體驗調查，詢問您的入職流程。 這樣，您就可以做出改進，更好地幫助您的自由職業者取得成功。

很難知道如何成功地將自由職業者加入您的機構，尤其是在建立關係方面。 一些自由職業者喜歡獨立工作，而另一些則喜歡成為團隊的一員。 兩種個性都可以為您的代理機構添加一些獨特的東西。

學習如何讓自由職業者加入你的機構可以解決你的招聘難題

入職自由職業者可能是一個棘手的過程，但絕非不可能。 通過七個步驟，您可以將自由職業者變成知道如何管理公司內容的超級明星。

任何入職流程中最重要的部分是有效的溝通。 如果您無法與您的自由職業者交談，您將無法完成項目。 員工敬業度排在第二位，因為敬業的自由職業者更有可能長期留在您的公司。

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