フリーランサーをエージェンシーにオンボーディングする方法 (そしてビジネスをより速く成長させる方法)

フリーランサーとしての仕事を見つけるのは簡単ではないため、オンボーディング プロセスを少し忘れてください。 ネットワーキング イベントからオンラインの求人掲示板まで、検索は終わりがないように感じられます。

しかし、フリーランサーが見落としがちなクライアント獲得の 1 つの部分があります。それは、オンボーディング プロセスです。 「物乞いは選ぶ人になれない」という古い格言は自営業の新人にも当てはまりますが、フリーランサーは出世するためだけに劣悪な新人研修環境で働く必要はありません。

実際、それは彼らのキャリアにとって有害で​​さえあるかもしれません。 フリーランサーがクライアントに最適なサービスを提供する方法を知らない場合、多くの試行錯誤が必要になる可能性があります。 その後、クライアントは、新しいフリーランサーが自分のポジションにふさわしくないと考えると、すぐに不満を抱く可能性があります。 フリーランサーがクビになったり、クライアントがフリーランサーの悪口を言ったりすると、双方がミスマッチに悩まされます。

ただし、フリーランサーをエージェンシーにオンボーディングする方法を学ぶことで、この問題を解決できた可能性があります。 積極的な新人研修経験を持つ従業員の 69% が、雇用主に 3 年以上在籍しています。 スタートアップは、従業員を維持すれば、従業員の給与の 100 ～ 300% の離職損失を抑えることができます。

期待を裏切らないフリーランサーを雇うまでのステップは長いかもしれませんが、それだけの価値はあります。

費用を節約し、会社の成長に役立つ効果的なオンボーディング プロセスを作成する方法を次に示します。

ステップ 1: オンボーディングの目標を設定する

フリーランサーをエージェンシーにオンボーディングする方法を学ぶための最初のステップには、構造が関係しています。 構造化されたオンボーディング プロセスは、フリーランサーを成功に導く可能性が 58% 高くなります。

構造を作成するには、次の主要な目標を中心に展開するプログラムを管理する必要があります。

• 印象:第一印象は、あなたと従業員の両方にとって重要です。 オンボーディング前のチェックリスト (次のセクション) を完了し、定期的にチェックインし、信頼できるプロフェッショナルであることを証明することで、良い第一印象を与えることができます。
• 紹介:次に、フリーランサーをチームやビジネスのその他の重要な要素に紹介する必要があります。 この機会を利用して、製品と手順について話してください。
• 統合:統合されたフリーランサーは、自分の役割と部門により重点を置いています。 このステップは通常、オンボーディングのトレーニング段階で行われます。これは、フリーランサーが自分がどのように組織に適合し、自分の仕事が組織にどのように追加されるかを発見するときでもあります.
• 没入:没入型のフリーランサーは、スタートアップの文化の 3 つの重要な側面、つまり、ビジネスがどのように機能するか、そのプロセス、および成功するために必要なスキルを理解します。
• 独立性:クライアントは、フリーランサーのスキルを検証して、独立してうまく仕事ができるかどうかを判断する必要があります。 一方、フリーランサーは、クライアントのために行っている仕事が短期的または長期的な目標を満たしていることを確認する必要があります。

次のセクションでは、これらの目標をさらに詳しく見て、それらを適用する方法を示します。

ステップ 2: オンボーディング前のチェックリストを完成させる

初日に次のタスクを完了している場合は、すでに遅れをとっています。 フリーランサーを事前にオンボーディングして、できるだけ早く仕事を開始できるようにすることが重要です。

フリーランサーは、多くの場合、単語またはプロジェクトごとに報酬を受け取ります。つまり、仕事を割り当てられた後、初期のオンボーディング タスクを完了しなければならない場合、お金 (およびおそらく自由な時間) を失うことになります。 彼らの時間、勤勉さ、学んだスキルを尊重していることを示すことで、関係をうまくスタートさせましょう。

以下は、オンボーディング前のプロセスを構築するために使用する必要があるチェックリストです。

1. フリーランサー向けの W-9 フォームなど、契約書、納税フォーム、およびその他の関連ドキュメントを収集します。 契約書を要求するか、提供されていない場合は自分で作成してください。
2. 必要な可用性やプロジェクト ポリシーなど、役割に関連する情報を共有します。
3. 最初の 1 週間の旅程を提供して、毎日のスケジュールに慣れさせます。
4. 会社の電子メール アドレス、電話番号、およびソフトウェアのログイン情報を設定します。
5. 第 1 週の課題、プロジェクトのタイムライン、目標のチェックリストを渡してください。
6. 会社のイベント（授賞式など）や記念日に関する情報。
7. 会社のグッズでいっぱいのウェルカム キットを作成し、郵送します。 これらのギフトのアイデアは、スタッフへの感謝、賞のショー、または会社全体の従業員の士気を高めるために使用できます。
8. 仲間の従業員にウェルカム メールまたはビデオを送信するように依頼します (個人またはグループのいずれか)。
9. 初日を始める前に、質問や懸念事項に対処するために手を差し伸べてください。
10. 一緒に仕事をする予定のクライアントとの面会をスケジュールします (該当する場合)。

すべてがうまくいけば、フリーランサーは初日からあなたの会社で働き始める準備ができているはずです。

ステップ 3: 会社とビジネスの目標を伝える

ブランド メッセージは、フリーランサーにとって従業員と同じくらい重要です。 雇われたフリーランサーは、あなたのビジネスの煩わしさをすべて知っているわけではないため、これらの核となる詳細について教育を受ける必要があります。

生産的な関係を築くには、会社が何を販売しているか、誰にリーチしたいか、ビジネス目標をどのように達成するかを説明します。 何か変更があった場合は、フリーランサーに最新の情報を提供してください。 これにより、関係が生産的になるだけでなく、追加の仕事を提供することもできます。 たとえば、ポリシーや既に投稿されたコンテンツを更新する必要がある場合があります。

ビジネス目標を伝えることの利点は何ですか?

フリーランサーが限られた時間だけあなたと一緒にいる場合、あなたのビジネス目標を伝える理由は本当にありますか? はい。

目標を表明することで得られるものは次のとおりです。

• 全員が ROI 目標をよりよく理解しているため、パフォーマンスが向上します。
• 全員が常に同じページにいるため、プロジェクトの進行が改善されます。
• フリーランサーは全体的な計画の一部と見なされるため、関与が大きくなります。
• 責任の共有。目標は会社全体で相互に関連しているからです。

フリーランサーは、透明性があり、責任感があり、目標に対して正直なクライアントと仕事をするのが大好きです。 フリーランサーは、あなたが何を望んでいるかを知らなければ、最高の仕事を提供することはできません。 この情報を提供することで、プロジェクトの改善がすぐにわかります。

スタイルガイドまたはピッチガイドとポートフォリオも渡す必要がありますか?

理想的には、新しいフリーランサーに見せることができるスタイル ガイド、ピッチ ガイド、およびポートフォリオを作成します。 しかし、中小企業の場合は、ブランドの計画段階にある可能性があります。 その場合は、何が必要かわからないことをフリーランサーに伝えてください。決定には彼らの助けが必要です。

最終的には、あなたのフリーランサーがあなたのブランドを十分に理解して、他のフリーランサーに見せることができる過去の作品のポートフォリオとともに、スタイルやピッチ ガイドを自分で作成できるようになるかもしれません。

ステップ 4: 適切なコミュニケーション チャネルを選択する

フリーランサーと話すには、彼らがすでに使用しているツールを使用する必要があります。 例としては、チーム コミュニケーション用の Slack、プロジェクト管理用の Asana、ビデオ会議用の ZipMessage などがあります。 これらのツールにより、クライアントとフリーランサーのコミュニケーションがシンプルかつ簡単になります。

ただし、クライアントが次のことができる場合、どのツールも機能します。

• プロジェクトに対するフリーランサーの期待に耳を傾け、分析する
• プロフェッショナルであり、合理的な時間内に質問に答える
• 適切な質問をして、質の高い仕事を確実に受け取れるようにする
• 1 つまたは 2 つのチャネルを通じて定期的に連絡を取り合う
• プロジェクトの用語について議論するときは、明確かつ簡潔にする

そうは言っても、クライアントとフリーランサーが通信するための理想的なスペースを作成する特定の通信チャネルがあります。 次のセクションでは、いくつかの完璧な例を見ていきます。

優れたコミュニケーション チャネルとは?

優れたコミュニケーション チャネルは、クライアントとフリーランサーに利益をもたらします。 ただし、フリーランサー向けの通信チャネルは、フリーランサーの時間と仕事の好みを尊重する必要があります。

フリーランサーは、いつでもあなたのオフィスに足を踏み入れて質問することができないため、柔軟性と過剰なコミュニケーションを好みます。 後でこの情報を参照できるように、すべてを書面で入手できるようにするか、少なくとも記録する必要があります。 また、特に別のタイム ゾーンまたは別の国に住んでいる場合は特に、すぐに返信する必要はありません。

これらの理由から、次の通信チャネルがフリーランサーにとって最適なオプションです。

• 事前に録画されたビデオ
• ダイレクトメール
• テキストメッセージ
• インスタント メッセージング

複数の会議を計画している場合、またはチームがローカルに住んでいる場合は、ビデオ チャットまたは電話会議が機能します。 ただし、これらのチャットを制限して、コミュニケーション スタイルの時間的制約を緩和する必要があります。

フリーランサーをエージェンシーに毎回うまくオンボーディングする方法の秘訣を知りたい場合は、事前に録画されたビデオを使用することが重要です. 事前に録画されたビデオは、時間と場所の障壁を取り除くことでプロセスを合理化できます。 さらに、新入社員にも同じメッセージを伝えることができます。

メッセージ スレッドは全員に表示される必要がありますか?

それは、メッセージスレッドの目的によって異なります。 メッセージ スレッドがプロジェクト全体のコミュニケーション用または会社固有の更新用である場合は、共同チャネルを使用する必要があります。

実際、オンラインでの共同作業とコミュニケーションをできる限り集中化することが最善の方法です。 適切な可視性により、チームの唯一のメッセージ キャリアではないことが保証されます。

ただし、チーム間の関係を構築するのに役立つため、フリーランサーにはプロジェクト以外のコミュニケーションのチャネルも提供する必要があります。 これらのチャネルに参加している場合、チームがやり取りするのを思いとどまらせる可能性があります。 フリーランサー専用のプライベート チャネルを設定して、フリーランサーにスペースを提供します。

他にどのようなテクノロジとツールを使用する必要がありますか?

フリーランサーがあなたと同じツールを使用していると思い込まないでください。オンボーディング プロセスで問題が発生する可能性があります。 問題を最小限に抑えるために、フリーランサーに仕事を正しく実行するために必要なツールのリストを送ってください。 さらに良いことに、これらのツールを職務記述書に含めてください。

必要なツールは、雇うフリーランサーの種類と完了するプロジェクトによって異なりますが、開始する前に次のツールについてトレーニングする必要がある場合があります。

• 会計ソフトウェア (FreshBooks または Quickbooks をチェックしてください)
• 時間追跡ソフトウェア (actiTime または Clockify を参照)
• プロジェクト管理ソフトウェア (Hectic または Monday.com を試してください)
• 顧客関係管理ソフトウェア (Zoho を見てみましょう)
• ウェブサイト構築ソフトウェア (WordPress など)
• 支払い処理ソフトウェア (PayPal または Stripe)
• 販売、マーケティング、および PR ソフトウェア (Marketo)

もう 1 つのアドバイス: フリーランサーとは、しばらく一緒に働いていたとしても、パスワードを共有しないでください。 フリーランサーごとに新しいアカウントを作成して、セキュリティ リスクの可能性を防ぎます。

ステップ 5: コミュニケーションとマナーのルールを設定する

ツールを整理したら、フリーランサーとのコミュニケーションの種類について期待を設定します。 覚えておいてください: プロジェクトとあなたの期待が明確であれば、フリーランサーはあなたのプロジェクトをより早く提出します。 また、クライアントがいる場合は、クライアントを動揺させることも避けられます。

フリーランサーをエージェンシーにオンボーディングする方法を学ぶだけでも、コミュニケーション スキルが必要です。 フリーランサーを効果的にオンボーディングしたい場合は、彼らがどのように話されたいかを尋ねる必要があります。

考慮すべきコミュニケーションとエチケットのルールを次に示します。

• フリーランサーとどのようにコミュニケーションを取ることを期待していますか?
• どのくらいの頻度でプロジェクトの更新をチェックインしますか?
• フリーランサーが休暇を取らなければならない場合、どれくらいの通知をする必要がありますか?
• フリーランサーは既存のチームに参加していますか? もしそうなら、どのように紹介しますか？
• 取り組むべきコミュニケーションのハードルはありますか (タイムゾーンが異なるなど)?
• 問題が発生した場合、フリーランサーは誰に相談する必要がありますか?
• フリーランサーは同僚とどのように話すべきですか? プロフェッショナルまたはカジュアル？
• フリーランサーとのコミュニケーションはいつからできますか? 利用可能な時間は？

正しいエチケットとコミュニケーション ルールが整っていないと、オンライン コミュニケーションは困難になる可能性があります。 これらを早期に確立して、フリーランサーが新しい習慣を再学習する必要がないようにします。

ステップ 6: フリーランサーを適切な利害関係者に紹介する

利害関係者とは、会社のプロジェクトに直接関与するか間接的に影響を受ける人です。 小規模なスタートアップでは、利害関係者にはマネージャー、同僚、クライアントが含まれます。

ウェルカム ミーティングを設定する

フリーランサーとそのチームの間の最初のキックオフ ミーティングを予約します。 ほとんどの小さなチームは、スケジュールを調整して 1 回のビデオ通話で会議を行う必要があります。これにより時間が節約されます。 国際的なフリーランサーでいっぱいのチームがある場合は、代わりに録画したビデオを送るよう依頼してください。 これらのミーティングの目的は、チームとフリーランサーの間の個人的なつながりを確立するのに役立つことです。

マネージャーを正式に紹介する

小規模なスタートアップでは、代理マネージャーとして CEO しかいない場合があります。 それがあなたの設定であれば、二度自己紹介する必要はありません. ただし、チームにプロジェクトを監督する特定のマネージャーがいる場合は、必ず上層部またはプロジェクト マネージャーとの別のミーティングを予約してください。

フリーランサーは、質問があるときやサポートが必要なときにどこに行けばよいかを知る必要があります。 1 対 1 の紹介を提供することで、フリーランサーは自分が報告している相手をよく知ることができます。

技術的な問題のガイドラインを作成する

フリーランサーは、コンピューター上で仕事の大部分を完了します。 少なくとも、完了したプロジェクトをインターネット経由で送信する必要がありますが、技術的な問題により送信できない場合があります。 ダウンタイムを短縮するために発生する可能性のある技術的な問題について、必ず説明してください。

スタートアップの規模によっては、文書化されたトラブルシューティングや技術ポリシーがない場合があります。 しかし、テクニカル ライターを雇えば、作成を依頼することができます。

支払い条件と詳細を確定する

フリーランサーは、契約書に、いつ、どのように支払われるかを概説する支払い条件を含める必要があります。 ただし、特定の支払い条件または支払い方法を設定したい場合は、プロジェクトが始まる前に必ず話し合ってください。そうしないと、署名済みの契約の条件に従う必要があります。

ステップ 7: 従業員の関与を維持し、関係を構築する

フリーランサーがあなたのスタートアップに没頭するか、独立して働くことができるようになると、オンボーディングプロセスは止まりません。 実際、オンボーディング プロセスが完全に停止することはありません。 フリーランサーの関与を維持するには、彼らがあなたのスタートアップと共に成長し、長期的に滞在できるように支援する必要があります。

フリーランサーがチームの一員であると感じられるようにする方法は次のとおりです。

• フィードバックを提供する (および求める):クライアントとフリーランサーの両方からの建設的なフィードバックは、両者の関係を改善するのに役立ちます。 また、ポジティブな習慣を強化し、人々のモチベーションを高め、継続的な学習のツールとしても使用できます。
• チーム ビルディング イベントの編成:チームは、ゲームやチャレンジを使用してチーム ビルディング イベントを編成できます。 これらのイベントは、信頼関係と強いつながりを構築するのに役立ちます。 フリーランサーのチームがある場合は、カジュアルなコーヒーデートやミーティングのためにペアを組んでください.
• 定期的なチェックイン スケジュールを確立する:チェックイン スケジュールは、クライアントがフリーランサーの欲求とニーズを把握するのに役立ちますが、フリーランサーが快適になった後も、この傾向は止まるべきではありません。 素晴らしい関係を維持するために、フリーランサーと頻繁に話してください。
• 従業員の表彰と報酬の提供:言葉や贈り物による表彰は、フリーランサーが勤勉さを認められ、士気を高めるのに役立ちます。 カスタム プレートや賞品などのパーソナライズされたギフトは、フリーランサーを特別で価値あるものに感じさせることができます。

最後に、オンボーディング プロセスについて尋ねる候補者エクスペリエンス アンケートを作成します。 そうすることで、フリーランサーを成功に導くための改善を行うことができます。

特に関係構築に関しては、フリーランサーを代理店にうまく登録する方法を知るのは難しい場合があります. 独立して仕事をすることを好むフリーランサーもいれば、チームの一員になることを好むフリーランサーもいます。 どちらのパーソナリティも、あなたのエージェンシーにユニークなものを加えることができます。

フリーランサーをエージェンシーにオンボーディングする方法を学ぶことで、採用の問題を解決できます

フリーランサーのオンボーディングは難しいプロセスですが、決して不可能ではありません。 7 つのステップで、フリーランサーを会社のコンテンツの管理方法を知っているスーパースターに変えることができます。

オンボーディング プロセスの最も重要な部分は、効果的なコミュニケーションです。 フリーランサーと話すことができなければ、プロジェクトを完了できません。 エンゲージメントの高いフリーランサーは会社に長くとどまる可能性が高いため、従業員のエンゲージメントは 2 番目になります。

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