Cómo incorporar trabajadores independientes a su agencia (y hacer crecer su negocio más rápido)

Olvídese del proceso de incorporación por un segundo porque encontrar trabajo como autónomo no es nada fácil. Desde eventos de networking hasta bolsas de trabajo en línea, la búsqueda realmente puede parecer interminable.

Pero hay una parte de la adquisición de clientes que los trabajadores independientes suelen pasar por alto: el proceso de incorporación. Aunque el viejo adagio "los mendigos no pueden elegir" puede aplicarse a los novatos que trabajan por cuenta propia, los autónomos no deberían tener que trabajar en malas condiciones de incorporación solo para salir adelante.

De hecho, puede incluso ser perjudicial para sus carreras. Si un profesional independiente no sabe cómo servir mejor a sus clientes, puede haber muchas pruebas y errores involucrados. Entonces, sus clientes pueden frustrarse rápidamente cuando asumen que su nuevo trabajador independiente no es ideal para su puesto. Si el freelancer es despedido o el cliente habla mal de él, ambas partes sufren el desajuste.

Sin embargo, aprender a incorporar freelancers a tu agencia podría haber resuelto este problema. El 69% de los empleados que tienen una experiencia de incorporación positiva permanecen con los empleadores durante tres años o más. Las empresas emergentes pueden ahorrar entre el 100 y el 300 % del salario de sus empleados en pérdidas de facturación si mantienen a sus empleados.

Los pasos para contratar a un freelancer que no te decepcionará pueden ser largos, pero valen la pena.

Aquí le mostramos cómo crear un proceso de incorporación efectivo que ahorre dinero y pueda ayudar a hacer crecer su empresa.

Paso 1: establezca sus objetivos de incorporación

El primer paso para aprender a incorporar freelancers a tu agencia involucra la estructura. Un proceso de incorporación estructurado tiene un 58 % más de probabilidades de preparar a sus trabajadores independientes para el éxito.

Para crear una estructura, debe administrar un programa que gire en torno a los siguientes objetivos clave.

• Impresión: las primeras impresiones son importantes tanto para usted como para su empleado. Puede causar una buena primera impresión completando su lista de verificación previa a la incorporación (en la siguiente sección), registrándose regularmente y demostrando que es confiable y profesional.
• Introducción: a continuación, debe presentar a sus trabajadores independientes a su equipo y otros elementos clave de su negocio. Aproveche esta oportunidad para hablar sobre sus productos y procedimientos.
• Integración: Un freelancer integrado está más enfocado en su rol y departamento. Este paso generalmente ocurre durante la fase de capacitación de incorporación, que también es cuando los trabajadores independientes descubren cómo encajan y cómo su trabajo se suma a la organización.
• Inmersión: un freelancer inmerso comprenderá tres aspectos clave de la cultura de tu startup: cómo funciona tu negocio, sus procesos y las habilidades que necesitan para tener éxito.
• Independencia: los clientes deben validar las habilidades de sus trabajadores independientes para evaluar si pueden trabajar con éxito de forma independiente. Por otro lado, los autónomos deben comprobar que el trabajo que están realizando para sus clientes cumple con un objetivo a corto o largo plazo.

En nuestras próximas secciones, analizaremos estos objetivos con mayor profundidad y le mostraremos cómo aplicarlos.

Paso 2: complete su lista de verificación previa a la incorporación

Si está completando las siguientes tareas el primer día, ya se está quedando atrás. Es vital que incorpores previamente a tus freelancers, para que puedan comenzar a trabajar lo antes posible.

A los freelancers a menudo se les paga por palabra o por proyecto, lo que significa que están perdiendo dinero (y posiblemente su tiempo libre) si tienen que completar tareas de incorporación temprana después de que les asignes trabajo. Comience bien su relación mostrándole respeto por su tiempo, trabajo duro y habilidades aprendidas.

Aquí hay una lista de verificación que debe usar para estructurar su proceso previo a la incorporación:

1. Reúna contratos, formularios de impuestos y otros documentos relevantes, como el formulario W-9 para trabajadores independientes. Solicite un contrato o cree uno usted mismo si no se proporcionó uno.
2. Comparta información relevante para el rol, como la disponibilidad necesaria y las políticas de su proyecto.
3. Proporcione un itinerario para la primera semana para que se acostumbren a su horario diario.
4. Configure una dirección de correo electrónico de la empresa, un número de teléfono y detalles de inicio de sesión para el software.
5. Deles una lista de verificación de tareas, plazos de proyectos y objetivos para la semana 1.
6. Información sobre eventos de la empresa (es decir, entregas de premios) y aniversarios.
7. Haga un kit de bienvenida lleno de regalos de la empresa y envíelo por correo. Puede usar estas ideas de obsequios para el reconocimiento del personal, entregas de premios o para aumentar la moral de los empleados en toda la empresa.
8. Solicite a sus compañeros de trabajo que envíen un correo electrónico o un video de bienvenida (ya sea individualmente o en grupo).
9. Comuníquese para abordar cualquier pregunta o inquietud antes de que comiencen su primer día.
10. Programe reuniones y saludos con los clientes con los que trabajarán (si corresponde).

Si todo va bien, tus freelancers deberían sentirse preparados para empezar a trabajar en tu empresa desde el primer día.

Paso 3: Comunique su empresa y los objetivos comerciales

Los mensajes de marca son tan importantes para los autónomos como para los empleados. Su trabajador independiente contratado no conocerá todas las molestias de su negocio, por lo que debe ser educado sobre estos detalles básicos.

Para crear una relación productiva, explique lo que vende su empresa, a quién quiere llegar y cómo planea lograr sus objetivos comerciales. Si algo cambia, mantenga actualizados a sus trabajadores independientes. Esto no solo hará que su relación sea productiva, sino que también puede proporcionarles trabajo adicional. Por ejemplo, es posible que necesiten actualizar su política o contenido ya publicado.

¿Cuáles son los beneficios de comunicar los objetivos comerciales?

Si un freelancer solo va a estar contigo por un tiempo limitado, ¿realmente hay alguna razón para comunicar tus objetivos comerciales? Sí.

Esto es lo que obtendrá al expresar sus objetivos.

• Mayor rendimiento porque todos tienen una mejor comprensión de los objetivos de ROI;
• Mejor progreso del proyecto porque todos están en la misma página en todo momento;
• Mayor participación porque el freelancer es visto como parte del plan general y;
• Responsabilidad compartida , porque los objetivos están interrelacionados en toda su empresa.

A los freelancers les encanta trabajar con clientes que son transparentes, responsables y honestos acerca de sus objetivos. Un freelancer no puede darte el mejor trabajo si no sabe lo que quieres. Al proporcionarles esta información, verá instantáneamente una mejora en sus proyectos.

¿Deberías pasar también una guía de estilo o tono y un portafolio?

Idealmente, tendrá una guía de estilo, una guía de presentación y una cartera que pueda mostrar a los nuevos trabajadores independientes. Pero si es una pequeña empresa, es posible que se encuentre en las etapas de planificación de su marca. Si ese es el caso, infórmale a tu freelancer que no estás seguro de lo que necesitas y necesitarás su ayuda para decidir.

Eventualmente, su trabajador independiente puede conocer su marca lo suficiente como para crear una guía de estilo o presentación, junto con una cartera de trabajos anteriores que puede mostrar a otros trabajadores independientes.

Paso 4: Elija los canales de comunicación correctos

Para hablar con tus freelancers, necesitas usar las herramientas que ellos ya están usando. Algunos ejemplos incluyen Slack para comunicación en equipo, Asana para gestión de proyectos y ZipMessage para videoconferencias. Estas herramientas hacen que la comunicación entre el cliente y el trabajador independiente sea simple y fácil.

Sin embargo, cualquier herramienta funcionará si los clientes pueden:

• Escuchar y analizar las expectativas de sus freelancers para los proyectos.
• Sea profesional y responda las preguntas en un tiempo razonable
• Haga las preguntas correctas para garantizar que se reciba un trabajo de calidad.
• Mantener contacto regularmente a través de uno o dos canales
• Sea claro y conciso cuando discuta los términos del proyecto

Dicho esto, existen canales de comunicación específicos que crean el espacio ideal para que los clientes y los autónomos se comuniquen. Veremos algunos ejemplos perfectos en la siguiente sección.

¿Qué hace un buen canal de comunicación?

Un gran canal de comunicación beneficia al cliente y al freelancer. Sin embargo, los canales de comunicación destinados a los trabajadores independientes deben respetar las preferencias de tiempo y trabajo del trabajador independiente.

Los autónomos prefieren la flexibilidad y la comunicación excesiva porque no pueden entrar en su oficina en cualquier momento y hacer preguntas. Todo debe estar disponible para ellos por escrito, o al menos registrado, para que puedan consultar esta información en una fecha posterior. Tampoco se debe esperar que respondan de inmediato, especialmente si viven en una zona horaria diferente o en otro país.

Por estas razones, los siguientes canales de comunicación son las mejores opciones para los autónomos:

• Vídeo pregrabado
• correos electrónicos directos
• Mensajes de texto
• Mensajería instantánea

El chat de video o las llamadas de conferencia pueden funcionar si planifica varias reuniones o si su equipo vive localmente. Sin embargo, debe limitar estos chats para que su estilo de comunicación sea menos estricto en el tiempo.

Si desea conocer el secreto de cómo incorporar a los trabajadores independientes a su agencia con éxito cada vez, el uso de videos pregrabados es clave. Los videos pregrabados pueden agilizar el proceso al eliminar las barreras de tiempo y ubicación. Además, pueden transmitir el mismo mensaje a los nuevos reclutas.

¿Deberían los hilos de mensajes ser visibles para todos?

Eso depende de para qué es el hilo del mensaje. Si el hilo de mensajes es para la comunicación de todo el proyecto o para actualizaciones específicas de la empresa, entonces debe usar un canal colaborativo.

De hecho, le conviene centralizar su colaboración y comunicación en línea tanto como sea posible. La visibilidad adecuada garantiza que usted no sea el único portador de mensajes de su equipo.

Sin embargo, también debe brindarles a los trabajadores independientes un canal para la comunicación que no sea de proyectos, ya que eso puede ayudar a construir relaciones entre los equipos. Si está en estos canales, puede disuadir a su equipo de interactuar. Dale espacio a tus freelancers configurando un canal privado solo para ellos.

¿Qué otras tecnologías y herramientas debería utilizar?

Nunca asumas que tu freelancer está usando las mismas herramientas que tú, ya que podría causar contratiempos en tu proceso de incorporación. Para minimizar los problemas, envía a tu freelancer una lista de las herramientas que necesita para realizar su trabajo correctamente. Mejor aún, incluya estas herramientas en la descripción de su trabajo.

Si bien las herramientas que necesitará dependerán del tipo de trabajador independiente que contratará y los proyectos que completará, es posible que deba capacitarlos en las siguientes herramientas antes de que comiencen:

• Software de contabilidad (consulte FreshBooks o Quickbooks)
• Software de seguimiento del tiempo (mira actiTime o Clockify)
• Software de gestión de proyectos (Prueba Hectic o Monday.com)
• Software de gestión de relaciones con los clientes (Déle un vistazo a Zoho)
• Software de creación de sitios web (como WordPress)
• Software de transacciones de pago (PayPal o Stripe)
• Software de ventas, marketing y relaciones públicas (Marketo)

Otro consejo: no compartas tu contraseña con freelancers, incluso si has trabajado con ellos por un tiempo. Crea una nueva cuenta para cada freelancer para prevenir posibles riesgos de seguridad.

Paso 5: Establezca reglas de comunicación y etiqueta

Una vez que haya ordenado sus herramientas, establezca sus expectativas para el tipo de comunicación que tendrá con su profesional independiente. Recuerda: si el proyecto y tus expectativas son claros, los autónomos entregarán tu proyecto antes. También evitará molestar a sus propios clientes si los tiene.

Incluso aprender a incorporar trabajadores independientes a su agencia requiere habilidades de comunicación. Si desea incorporar a los trabajadores independientes de manera efectiva, debe preguntarles cómo prefieren que se les hable.

Aquí hay algunas reglas de comunicación y etiqueta a considerar:

• ¿Cómo esperas comunicarte con tu freelancer?
• ¿Con qué frecuencia desea verificar las actualizaciones del proyecto?
• Si el freelancer tiene que tomarse un tiempo libre, ¿cuánto aviso debe dar?
• ¿Tus freelancers se unen a los equipos existentes? Si es así, ¿cómo los presentará?
• ¿Existen obstáculos de comunicación que abordar (es decir, diferentes zonas horarias)?
• ¿Con quién debe hablar el freelancer si tiene un problema?
• ¿Cómo deben hablar los freelancers a sus compañeros de trabajo? ¿Profesional o casualmente?
• ¿Cuándo puedo comunicarme con los autónomos? ¿Qué horas están disponibles?

La comunicación en línea puede ser difícil si no se cuenta con la etiqueta y las reglas de comunicación correctas. Establézcalos temprano para que sus trabajadores independientes no tengan que volver a aprender nuevos hábitos.

Paso 6: Presente a los trabajadores independientes a las partes interesadas adecuadas

Una parte interesada es cualquier persona que está directamente involucrada o indirectamente afectada por los proyectos de su empresa. En una pequeña startup, sus partes interesadas incluirán gerentes, compañeros de trabajo y clientes.

Organizar una reunión de bienvenida

Reserva una reunión de lanzamiento inicial entre el freelancer y su equipo. La mayoría de los equipos pequeños deben coordinar sus horarios para reunirse en una sola videollamada, ya que esto ahorra tiempo. Si tienes un equipo lleno de freelancers internacionales, pídeles que envíen un video grabado. El objetivo de estas reuniones es ayudar a establecer una conexión personal entre tu equipo y el freelancer.

Presentar formalmente a los gerentes

Las pequeñas empresas emergentes solo pueden tener un director ejecutivo como gerente interino. Si esa es su configuración, entonces no hay necesidad de presentarse dos veces. Sin embargo, si su equipo tiene un gerente específico que supervisa sus proyectos, asegúrese de programar una reunión por separado con sus superiores o gerentes de proyecto.

Los autónomos necesitan saber a dónde acudir cuando tienen preguntas o necesitan apoyo. Ofrecer una presentación personalizada permite a los autónomos familiarizarse con las personas a las que se reportan.

Crear pautas para problemas técnicos.

Los autónomos completan la mayor parte de su trabajo en la computadora. Como mínimo, necesitan enviar proyectos completos a través de Internet, pero es posible que problemas técnicos les impidan hacerlo. Asegúrese de explicarles cualquier problema técnico que pueda ocurrir para reducir el tiempo de inactividad.

Según el tamaño de su startup, es posible que no tenga una política técnica o de solución de problemas documentada. Pero si contrata a un escritor técnico, ¡puede pedirle que haga uno para usted!

Finalizar los términos y detalles de pago

Los trabajadores autónomos deben tener términos de pago en su contrato que describan cómo se les pagará y cuándo. Sin embargo, si desea establecer un término de pago específico o un método de pago, asegúrese de discutir esto antes de que comience el proyecto, o tendrá que cumplir con los términos del contrato firmado.

Paso 7: Mantenga a los empleados comprometidos y construya relaciones

El proceso de incorporación no se detiene una vez que sus trabajadores independientes se sumergen en su inicio o pueden trabajar de forma independiente. De hecho, el proceso de incorporación nunca se detiene realmente. Para mantener a los trabajadores independientes comprometidos, debe ayudarlos a crecer con su inicio y permanecer a largo plazo.

Así es como su negocio puede hacer que sus trabajadores independientes se sientan parte del equipo:

• Dar (y pedir) retroalimentación: La retroalimentación constructiva tanto del cliente como del freelancer puede ayudar a ambas partes a mejorar su relación. También refuerza hábitos positivos, motiva a las personas y puede utilizarse como una herramienta para el aprendizaje continuo.
• Organice eventos de creación de equipos: los equipos pueden organizar eventos de creación de equipos mediante juegos y desafíos. Estos eventos pueden ayudar a construir una buena relación y conexiones sólidas. Si tiene un equipo de trabajadores independientes, únalos para reuniones o citas informales para tomar un café.
• Establezca un horario de registro regular: un horario de registro puede ayudar a los clientes a tener una idea de los deseos y necesidades de su trabajador independiente, pero esta tendencia no debería detenerse una vez que los trabajadores independientes se sientan cómodos. Habla con tus freelancers con frecuencia para mantener una excelente relación.
• Ofrezca reconocimiento y recompensas a los empleados: el reconocimiento, ya sea a través de palabras o regalos, ayudará a los trabajadores independientes a sentirse apreciados por su arduo trabajo, elevando la moral. Los obsequios personalizados, como placas y premios personalizados, pueden hacer que los trabajadores independientes se sientan especiales y valorados.

Finalmente, cree una encuesta de experiencia del candidato que pregunte sobre su proceso de incorporación. De esa manera, puede realizar mejoras que prepararán mejor a sus trabajadores independientes para el éxito.

Puede ser difícil saber cómo incorporar con éxito a los trabajadores independientes a su agencia, especialmente cuando se trata de construir relaciones. Algunos autónomos prefieren trabajar de forma independiente, mientras que a otros les gusta ser parte de un equipo. Ambas personalidades pueden agregar algo único a su agencia.

Aprender a incorporar trabajadores independientes a su agencia puede resolver sus problemas de contratación

La incorporación de autónomos puede ser un proceso complicado, pero nunca imposible. En siete pasos, puede convertir a sus trabajadores independientes en superestrellas que saben cómo administrar el contenido de su empresa.

La parte más importante de cualquier proceso de incorporación es la comunicación efectiva. Si no puede hablar con sus trabajadores independientes, no podrá terminar los proyectos. El compromiso de los empleados ocupa el segundo lugar, ya que es más probable que un trabajador independiente comprometido permanezca en su empresa a largo plazo.

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