Wie Sie Freiberufler in Ihre Agentur einbinden (und Ihr Geschäft schneller ausbauen)

Vergessen Sie den Onboarding-Prozess für eine Sekunde, denn es ist alles andere als einfach, als Freelancer Arbeit zu finden. Von Networking-Events bis hin zu Online-Jobbörsen kann sich die Suche wirklich endlos anfühlen.

Aber es gibt einen Teil der Kundenakquise, der von Freelancern oft übersehen wird: der Onboarding-Prozess. Auch wenn das alte Sprichwort „Bettler können nicht wählerisch sein“ auf selbstständige Neulinge zutreffen mag, sollten Freelancer nicht unter schlechten Einstiegsbedingungen arbeiten müssen, nur um voranzukommen.

Tatsächlich kann es sich sogar nachteilig auf ihre Karriere auswirken. Wenn ein Freiberufler nicht weiß, wie er seinen Kunden am besten dienen kann, kann es zu einer Menge Versuch und Irrtum kommen. Dann können ihre Kunden schnell frustriert sein, wenn sie annehmen, dass ihr neuer Freiberufler nicht gut zu ihrer Position passt. Wenn der Freiberufler entlassen wird oder der Kunde schlecht über ihn spricht, leiden beide Parteien unter der Diskrepanz.

Wenn Sie jedoch gelernt hätten, wie Sie Freiberufler in Ihre Agentur integrieren, hätte dieses Problem möglicherweise gelöst werden können. 69 % der Mitarbeiter mit positiven Onboarding-Erfahrungen bleiben drei Jahre oder länger bei Arbeitgebern. Startups können 100-300% des Gehalts ihrer Mitarbeiter an Umsatzeinbußen sparen, wenn sie ihre Mitarbeiter halten.

Die Schritte, um einen Freiberufler einzustellen, der Sie nicht enttäuschen wird, mögen lang sein, aber sie sind es wert.

So erstellen Sie einen effektiven Onboarding-Prozess, der Geld spart und zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen kann.

Schritt 1: Legen Sie Ihre Onboarding-Ziele fest

Der erste Schritt, um zu lernen, wie man Freiberufler in Ihre Agentur einbindet, erfordert Struktur. Ein strukturierter Onboarding-Prozess führt mit 58 % höherer Wahrscheinlichkeit zum Erfolg Ihrer Freelancer.

Um Struktur zu schaffen, müssen Sie ein Programm verwalten, das sich um die folgenden Hauptziele dreht.

• Eindruck: Der erste Eindruck zählt sowohl für Sie als auch für Ihren Mitarbeiter. Sie können einen guten ersten Eindruck hinterlassen, indem Sie Ihre Pre-Onboarding-Checkliste (im nächsten Abschnitt) ausfüllen, regelmäßig vorbeischauen und beweisen, dass Sie vertrauenswürdig und professionell sind.
• Einführung: Als Nächstes müssen Sie Ihre Freiberufler Ihrem Team und anderen Schlüsselelementen Ihres Unternehmens vorstellen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um über Ihre Produkte und Verfahren zu sprechen.
• Integration: Ein integrierter Freiberufler konzentriert sich mehr auf seine Rolle und Abteilung. Dieser Schritt erfolgt in der Regel während der Schulungsphase des Onboardings, in der Freiberufler auch entdecken, wie sie hineinpassen und wie ihre Arbeit zum Unternehmen beiträgt.
• Immersion: Ein immersierter Freiberufler wird drei Schlüsselaspekte der Kultur Ihres Startups verstehen: wie Ihr Unternehmen funktioniert, seine Prozesse und die Fähigkeiten, die es braucht, um erfolgreich zu sein.
• Unabhängigkeit: Kunden sollten die Fähigkeiten ihres Freiberuflers validieren, um einzuschätzen, ob sie erfolgreich unabhängig arbeiten können. Auf der anderen Seite sollten Freiberufler überprüfen, ob die Arbeit, die sie für ihre Kunden ausführen, einem kurz- oder langfristigen Ziel dient.

In unseren nächsten Abschnitten werden wir uns diese Ziele genauer ansehen und Ihnen zeigen, wie Sie sie anwenden können.

Schritt 2: Vervollständigen Sie Ihre Pre-Onboarding-Checkliste

Wenn Sie die folgenden Aufgaben am ersten Tag erledigen, geraten Sie bereits ins Hintertreffen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Freiberufler vorab an Bord nehmen, damit sie so schnell wie möglich mit ihrer Arbeit beginnen können.

Freiberufler werden oft pro Wort oder pro Projekt bezahlt, was bedeutet, dass sie Geld (und möglicherweise ihre Freizeit) verlieren, wenn sie frühe Onboarding-Aufgaben erledigen müssen, nachdem Sie ihnen Arbeit zugewiesen haben. Beginnen Sie Ihre Beziehung richtig, indem Sie zeigen, dass Sie ihre Zeit, harte Arbeit und erlernten Fähigkeiten respektieren.

Hier ist eine Checkliste, die Sie verwenden sollten, um Ihren Pre-Onboarding-Prozess zu strukturieren:

1. Sammeln Sie Verträge, Steuerformulare und andere relevante Dokumente, wie das W-9-Formular für Freiberufler. Fragen Sie nach einem Vertrag oder erstellen Sie selbst einen, falls keiner bereitgestellt wurde.
2. Teilen Sie rollenrelevante Informationen wie benötigte Verfügbarkeit und Ihre Projektrichtlinien.
3. Stellen Sie einen Reiseplan für die erste Woche zur Verfügung, um sie an ihren Tagesablauf zu gewöhnen.
4. Richten Sie eine Firmen-E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anmeldedaten für die Software ein.
5. Geben Sie ihnen eine Checkliste mit Aufgaben, Projektzeitplänen und Zielen für Woche 1.
6. Informationen über Firmenveranstaltungen (z. B. Preisverleihungen) und Jubiläen.
7. Stellen Sie ein Willkommenspaket voller Firmenartikel zusammen und versenden Sie es. Sie können diese Geschenkideen für die Wertschätzung der Mitarbeiter, Preisverleihungen oder zur Steigerung der Mitarbeitermoral im gesamten Unternehmen verwenden.
8. Bitten Sie Kollegen, eine Willkommens-E-Mail oder ein Video zu senden (entweder einzeln oder in einer Gruppe).
9. Wenden Sie sich an alle Fragen oder Bedenken, bevor sie ihren ersten Tag beginnen.
10. Planen Sie Treffen und Begrüßungen mit Kunden, mit denen sie zusammenarbeiten werden (falls zutreffend).

Wenn alles gut geht, sollten sich Ihre Freelancer vom ersten Tag an bereit fühlen, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten.

Schritt 3: Kommunizieren Sie Ihr Unternehmen und Ihre Geschäftsziele

Markenbotschaften sind für Freelancer genauso wichtig wie für Angestellte. Ihr angestellter Freiberufler wird nicht jedes Ärgernis Ihres Unternehmens kennen, daher muss er über diese Kerndetails aufgeklärt werden.

Um eine produktive Beziehung aufzubauen, erklären Sie, was Ihr Unternehmen verkauft, wen es erreichen möchte und wie Sie seine Geschäftsziele erreichen wollen. Wenn sich etwas ändert, halten Sie Ihre Freelancer auf dem Laufenden. Dies wird nicht nur Ihre Beziehung produktiv machen, sondern Sie können ihnen auch zusätzliche Arbeit verschaffen. Beispielsweise müssen sie möglicherweise Ihre Richtlinie oder bereits veröffentlichte Inhalte aktualisieren.

Was sind die Vorteile der Kommunikation von Geschäftszielen?

Wenn ein Freiberufler nur für eine begrenzte Zeit bei Ihnen sein wird, gibt es dann wirklich einen Grund, Ihre Geschäftsziele zu kommunizieren? Ja.

Hier erfahren Sie, was Sie davon haben, wenn Sie Ihre Ziele formulieren.

• Höhere Leistung , weil jeder die ROI-Ziele besser versteht;
• Besserer Projektfortschritt, weil alle immer auf dem gleichen Stand sind;
• Größere Beteiligung , da Freiberufler als Teil des Gesamtplans angesehen werden;
• Geteilte Verantwortung , weil Ziele unternehmensweit miteinander verknüpft sind.

Freiberufler lieben es, mit Kunden zu arbeiten, die transparent, verantwortungsbewusst und ehrlich in Bezug auf ihre Ziele sind. Ein Freiberufler kann Ihnen nicht die beste Arbeit liefern, wenn er nicht weiß, was Sie wollen. Indem Sie ihnen diese Informationen zur Verfügung stellen, werden Sie sofort eine Verbesserung ihrer Projekte feststellen.

Soll man auch einen Style- oder Pitchguide und ein Portfolio weitergeben?

Idealerweise haben Sie einen Styleguide, einen Pitchguide und ein Portfolio, das Sie neuen Freelancern zeigen können. Aber wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, befinden Sie sich möglicherweise in der Planungsphase für Ihre Marke. Wenn das der Fall ist, informieren Sie Ihren Freiberufler, dass Sie sich nicht sicher sind, was Sie brauchen, und dass Sie seine Hilfe bei der Entscheidung benötigen.

Schließlich kennt Ihr Freiberufler Ihre Marke vielleicht genug, um selbst einen Stil- oder Pitch-Leitfaden zu erstellen, zusammen mit einem Portfolio vergangener Arbeiten, die Sie anderen Freiberuflern zeigen können.

Schritt 4: Wählen Sie die richtigen Kommunikationskanäle

Um mit Ihren Freiberuflern zu sprechen, müssen Sie Tools verwenden, die sie bereits verwenden. Einige Beispiele sind Slack für die Teamkommunikation, Asana für das Projektmanagement und ZipMessage für Videokonferenzen. Diese Tools machen die Kommunikation zwischen Kunde und Freiberufler einfach und unkompliziert.

Jedes Tool funktioniert jedoch, wenn die Kunden in der Lage sind:

• Hören Sie zu und analysieren Sie die Erwartungen ihrer Freiberufler an Projekte
• Seien Sie professionell und beantworten Sie Fragen in einem angemessenen Zeitrahmen
• Stellen Sie die richtigen Fragen, um sicherzustellen, dass qualitativ hochwertige Arbeit ankommt
• Pflegen Sie den Kontakt regelmäßig über ein oder zwei Kanäle
• Seien Sie klar und prägnant, wenn Sie Projektbedingungen besprechen

Abgesehen davon gibt es spezifische Kommunikationskanäle, die den idealen Raum für die Kommunikation zwischen Kunden und Freelancern schaffen. Wir werden uns im nächsten Abschnitt einige perfekte Beispiele ansehen.

Was macht einen guten Kommunikationskanal aus?

Ein großartiger Kommunikationskanal kommt dem Kunden und dem Freelancer zugute. Allerdings sollten Kommunikationskanäle, die für Freiberufler bestimmt sind, die Zeit- und Arbeitspräferenzen des Freiberuflers berücksichtigen.

Freiberufler bevorzugen Flexibilität und übermäßige Kommunikation, da sie nicht jederzeit in Ihr Büro kommen und Fragen stellen können. Alles sollte ihnen schriftlich zur Verfügung stehen oder zumindest aufgezeichnet werden, damit sie später auf diese Informationen zurückgreifen können. Es sollte auch nicht erwartet werden, dass sie sofort antworten, insbesondere wenn sie in einer anderen Zeitzone oder einem anderen Land leben.

Aus diesen Gründen sind die folgenden Kommunikationswege die besten Optionen für Freelancer:

• Vorab aufgezeichnetes Video
• Direkte E-Mails
• Textnachrichten
• Sofortnachrichten

Video-Chat oder Telefonkonferenzen können funktionieren, wenn Sie mehrere Meetings planen oder Ihr Team vor Ort lebt. Sie sollten diese Chats jedoch einschränken, um Ihren Kommunikationsstil weniger zeitkritisch zu gestalten.

Wenn Sie das Geheimnis erfahren möchten, wie Sie Freiberufler jedes Mal erfolgreich in Ihre Agentur einbinden können, ist die Verwendung von vorab aufgezeichneten Videos der Schlüssel. Vorab aufgezeichnete Videos können den Prozess rationalisieren, indem Zeit- und Ortsbarrieren beseitigt werden. Außerdem können sie die gleiche Botschaft an neue Rekruten übermitteln.

Sollen Nachrichten-Threads für alle sichtbar sein?

Das hängt davon ab, wofür der Nachrichten-Thread ist. Wenn der Nachrichten-Thread für die projektweite Kommunikation oder für unternehmensspezifische Updates dient, sollten Sie einen kollaborativen Kanal verwenden.

Tatsächlich ist es in Ihrem besten Interesse, Ihre Online-Zusammenarbeit und -Kommunikation so weit wie möglich zu zentralisieren. Die richtige Sichtbarkeit stellt sicher, dass Sie nicht der einzige Nachrichtenträger für Ihr Team sind.

Sie sollten Freiberuflern jedoch auch einen Kanal für die nicht projektbezogene Kommunikation bieten, da dies dazu beitragen kann, Beziehungen zwischen Teams aufzubauen. Wenn Sie sich in diesen Kanälen befinden, kann dies Ihr Team von der Interaktion abhalten. Geben Sie Ihren Freiberuflern Raum, indem Sie einen privaten Kanal nur für sie einrichten.

Welche anderen Technologien und Tools sollten Sie verwenden?

Gehen Sie niemals davon aus, dass Ihr Freiberufler dieselben Tools wie Sie verwendet, da dies zu Schluckauf in Ihrem Onboarding-Prozess führen könnte. Um Probleme so gering wie möglich zu halten, senden Sie Ihrem Freiberufler eine Liste mit Tools, die er benötigt, um seine Arbeit korrekt auszuführen. Besser noch, nehmen Sie diese Tools in Ihre Stellenbeschreibung auf.

Während die Tools, die Sie benötigen, von der Art des Freelancers abhängen, den Sie einstellen, und den Projekten, die er abschließen wird, müssen Sie ihn möglicherweise in den folgenden Tools schulen, bevor er loslegt:

• Buchhaltungssoftware (Siehe FreshBooks oder Quickbooks)
• Zeiterfassungssoftware (siehe actiTime oder Clockify)
• Projektmanagement-Software (Probieren Sie Hectic oder Monday.com aus)
• Kundenbeziehungsmanagement-Software (Schauen Sie sich Zoho an)
• Website-Erstellungssoftware (wie WordPress)
• Zahlungsverkehrssoftware (PayPal oder Stripe)
• Vertriebs-, Marketing- und PR-Software (Marketo)

Noch ein Tipp: Geben Sie Ihr Passwort nicht an Freelancer weiter, auch wenn Sie schon länger mit ihnen zusammenarbeiten. Legen Sie für jeden Freelancer ein neues Konto an, um möglichen Sicherheitsrisiken vorzubeugen.

Schritt 5: Legen Sie Kommunikations- und Etiketteregeln fest

Sobald Sie Ihre Tools sortiert haben, legen Sie Ihre Erwartungen an die Art der Kommunikation fest, die Sie mit Ihrem Freiberufler haben werden. Denken Sie daran: Wenn das Projekt und Ihre Erwartungen klar sind, reichen Freiberufler Ihr Projekt früher ein. Sie werden auch vermeiden, Ihre eigenen Kunden zu verärgern, wenn Sie welche haben.

Selbst zu lernen, wie man Freiberufler in Ihre Agentur einbindet, erfordert Kommunikationsfähigkeiten. Wenn Sie Freelancer effektiv einbinden möchten, müssen Sie sie fragen, wie sie am liebsten angesprochen werden.

Hier sind einige Kommunikations- und Etiketteregeln, die es zu beachten gilt:

• Wie möchten Sie mit Ihrem Freelancer kommunizieren?
• Wie oft möchten Sie für Projektaktualisierungen einchecken?
• Wenn der Freiberufler sich frei nehmen muss, wie lange sollte er Bescheid geben?
• Treten Ihre Freiberufler bestehenden Teams bei? Wenn ja, wie werden Sie sie vorstellen?
• Gibt es Kommunikationshürden zu überwinden (z. B. unterschiedliche Zeitzonen)?
• Mit wem sollte der Freelancer sprechen, wenn er ein Problem hat?
• Wie sollten Freiberufler mit Kollegen sprechen? Beruflich oder nebenbei?
• Wann kann ich mit Freiberuflern kommunizieren? Zu welchen Zeiten sind sie verfügbar?

Die Online-Kommunikation kann schwierig sein, wenn die richtigen Umgangsformen und Kommunikationsregeln nicht vorhanden sind. Etablieren Sie diese frühzeitig, damit Ihre Freelancer keine neuen Gewohnheiten erlernen müssen.

Schritt 6: Freelancer den richtigen Stakeholdern vorstellen

Ein Stakeholder ist jeder, der direkt an den Projekten Ihres Unternehmens beteiligt oder indirekt davon betroffen ist. In einem kleinen Startup gehören zu Ihren Stakeholdern Manager, Mitarbeiter und Kunden.

Richten Sie ein Begrüßungstreffen ein

Buchen Sie ein erstes Kick-off-Meeting zwischen dem Freelancer und seinem Team. Die meisten kleinen Teams sollten ihre Zeitpläne koordinieren, um sich in einem einzigen Videoanruf zu treffen, da dies Zeit spart. Wenn Sie ein Team voller internationaler Freiberufler haben, bitten Sie sie, stattdessen ein aufgezeichnetes Video zu senden. Ziel dieser Treffen ist es, eine persönliche Verbindung zwischen Ihrem Team und dem Freelancer herzustellen.

Manager offiziell vorstellen

Kleine Startups haben möglicherweise nur einen CEO als amtierenden Manager. Wenn das Ihr Setup ist, müssen Sie sich nicht zweimal vorstellen. Wenn Ihr Team jedoch einen bestimmten Manager hat, der seine Projekte überwacht, sollten Sie unbedingt ein separates Meeting mit seinen Vorgesetzten oder Projektmanagern vereinbaren.

Freiberufler müssen wissen, wohin sie sich wenden können, wenn sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen. Das Angebot einer persönlichen Einführung ermöglicht es Freelancern, sich mit dem vertraut zu machen, wem sie unterstellt sind.

Erstellen Sie Richtlinien für technische Probleme

Freelancer erledigen den Großteil ihrer Arbeit am Computer. Sie müssen zumindest abgeschlossene Projekte über das Internet senden, aber technische Probleme können sie daran hindern. Stellen Sie sicher, dass Sie sie durch alle technischen Probleme führen, die auftreten können, um Ausfallzeiten zu reduzieren.

Abhängig von der Größe Ihres Startups verfügen Sie möglicherweise nicht über eine dokumentierte Fehlerbehebung oder technische Richtlinie. Aber wenn Sie einen technischen Redakteur einstellen, können Sie ihn bitten, einen für Sie zu erstellen!

Finalisieren Sie die Zahlungsbedingungen und -details

Freiberufler sollten in ihrem Vertrag Zahlungsbedingungen haben, die darlegen, wie und wann sie bezahlt werden. Wenn Sie jedoch eine bestimmte Zahlungsbedingung oder Auszahlungsmethode festlegen möchten, besprechen Sie dies unbedingt vor Beginn des Projekts, oder Sie müssen sich an die Bedingungen des unterzeichneten Vertrags halten.

Schritt 7: Mitarbeiter engagieren und Beziehungen aufbauen

Der Onboarding-Prozess hört nicht auf, wenn Ihre Freelancer in Ihr Startup eintauchen oder selbstständig arbeiten können. Tatsächlich hört der Onboarding-Prozess nie wirklich auf. Um Freelancer zu beschäftigen, müssen Sie ihnen helfen, mit Ihrem Startup zu wachsen und langfristig zu bleiben.

So kann Ihr Unternehmen Ihren Freiberuflern das Gefühl geben, Teil des Teams zu sein:

• Feedback geben (und einholen): Konstruktives Feedback sowohl vom Kunden als auch vom Freiberufler kann beiden Parteien helfen, ihre Beziehung zu verbessern. Es verstärkt auch positive Gewohnheiten, motiviert Menschen und kann als Werkzeug für kontinuierliches Lernen verwendet werden.
• Teambuilding-Events organisieren: Teams können Teambuilding-Events mit Spielen und Herausforderungen organisieren. Diese Veranstaltungen können dazu beitragen, Rapport und starke Verbindungen aufzubauen. Wenn Sie ein Team von Freiberuflern haben, koordinieren Sie sie für ungezwungene Kaffeetermine oder Meetings.
• Richten Sie einen regelmäßigen Check-in-Zeitplan ein: Ein Check-in-Zeitplan kann Kunden helfen, ein Gefühl für die Wünsche und Bedürfnisse ihres Freiberuflers zu bekommen, aber dieser Trend sollte nicht aufhören, sobald Freiberufler sich wohl fühlen. Sprechen Sie regelmäßig mit Ihren Freiberuflern, um eine gute Beziehung aufrechtzuerhalten.
• Bieten Sie Mitarbeitern Anerkennung und Belohnungen an: Anerkennung, entweder durch Worte oder Geschenke, hilft Freiberuflern, sich für ihre harte Arbeit geschätzt zu fühlen, und stärkt die Moral. Personalisierte Geschenke, wie individuelle Plaketten und Auszeichnungen, können Freiberuflern das Gefühl geben, etwas Besonderes und Wertvolles zu sein.

Erstellen Sie schließlich eine Umfrage zur Kandidatenerfahrung, die nach Ihrem Onboarding-Prozess fragt. Auf diese Weise können Sie Verbesserungen vornehmen, die Ihre Freiberufler besser auf den Erfolg ausrichten.

Es kann schwierig sein zu wissen, wie man Freiberufler erfolgreich in Ihre Agentur einbindet, insbesondere wenn es um den Aufbau von Beziehungen geht. Manche Freelancer arbeiten lieber selbstständig, andere lieber Teil eines Teams. Beide Persönlichkeiten können Ihrer Agentur etwas Einzigartiges hinzufügen.

Wenn Sie lernen, wie Sie Freiberufler in Ihre Agentur einbinden, können Sie Ihre Rekrutierungsprobleme lösen

Das Onboarding von Freiberuflern kann ein kniffliger Prozess sein, aber niemals unmöglich. In sieben Schritten machst du deine Freelancer zu Superstars, die wissen, wie man die Inhalte deines Unternehmens verwaltet.

Der wichtigste Teil eines jeden Onboarding-Prozesses ist eine effektive Kommunikation. Wenn Sie nicht mit Ihren Freiberuflern sprechen können, können Sie Projekte nicht abschließen. Das Engagement der Mitarbeiter steht an zweiter Stelle, da ein engagierter Freiberufler mit größerer Wahrscheinlichkeit langfristig in Ihrem Unternehmen bleibt.

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