Как привлечь фрилансеров в ваше агентство (и быстрее развивать свой бизнес)

Забудьте на секунду о процессе адаптации, потому что найти работу фрилансером далеко не просто. От сетевых мероприятий до онлайн-досок вакансий поиск действительно может казаться бесконечным.

Но есть одна часть процесса привлечения клиентов, которую фрилансеры часто упускают из виду: процесс адаптации. Хотя старая поговорка «нищие не могут выбирать» может применяться к новичкам, работающим не по найму, фрилансерам не следует работать в плохих условиях адаптации только для того, чтобы продвигаться вперед.

На самом деле, это может даже нанести ущерб их карьере. Если фрилансер не знает, как лучше всего обслуживать своих клиентов, может потребоваться много проб и ошибок. Затем их клиенты могут быстро разочароваться, когда посчитают, что их новый фрилансер не очень подходит для их должности. Если фрилансера увольняют или клиент плохо отзывается о нем, от несоответствия страдают обе стороны.

Однако изучение того, как нанимать фрилансеров в ваше агентство, могло бы решить эту проблему. 69% сотрудников, имеющих положительный опыт адаптации, остаются у работодателей на три года и дольше. Стартапы могут сэкономить 100-300% зарплаты своих сотрудников на убытках от текучести кадров, если сохранят своих сотрудников.

Шаги, чтобы нанять фрилансера, который не разочарует, могут быть долгими, но они того стоят.

Вот как создать эффективный процесс адаптации, который сэкономит деньги и поможет развитию вашей компании.

Шаг 1. Установите цели адаптации

Первый шаг к обучению тому, как нанимать фрилансеров в ваше агентство, включает в себя структуру. Структурированный процесс адаптации на 58 % повышает вероятность успеха ваших фрилансеров.

Чтобы создать структуру, вам нужно управлять программой, которая вращается вокруг следующих ключевых целей.

• Впечатление: первое впечатление важно как для вас, так и для вашего сотрудника. Вы можете произвести хорошее первое впечатление, заполнив контрольный список предварительной регистрации (в следующем разделе), регулярно проверяя и доказывая, что вы заслуживаете доверия и профессиональны.
• Введение. Затем вам нужно представить фрилансеров своей команде и другим ключевым элементам вашего бизнеса. Используйте этот шанс, чтобы рассказать о своих продуктах и ​​процедурах.
• Интеграция: интегрированный фрилансер больше сосредоточен на своей роли и отделе. Этот шаг обычно происходит на этапе обучения адаптации, когда фрилансеры узнают, как они вписываются и как их работа помогает организации.
• Погружение: Погруженный фрилансер поймет три ключевых аспекта культуры вашего стартапа: как работает ваш бизнес, его процессы и навыки, необходимые им для достижения успеха.
• Независимость: клиенты должны подтвердить навыки своего фрилансера, чтобы оценить, могут ли они успешно работать независимо. С другой стороны, фрилансеры должны проверять, соответствует ли работа, которую они выполняют для своих клиентов, краткосрочной или долгосрочной цели.

В наших следующих разделах мы рассмотрим эти цели более подробно и покажем вам, как их применять.

Шаг 2. Заполните контрольный список перед адаптацией

Если вы выполняете следующие задачи в первый день, вы уже отстаете. Крайне важно заранее подготовить своих фрилансеров, чтобы они могли приступить к работе как можно скорее.

Фрилансерам часто платят за слово или за проект, а это означает, что они теряют деньги (и, возможно, свое свободное время), если им приходится выполнять ранние задачи адаптации после того, как вы назначите им работу. Начните отношения прямо, показав, что вы уважаете их время, тяжелую работу и приобретенные навыки.

Вот контрольный список, который вы должны использовать для структурирования процесса предварительной адаптации:

1. Соберите контракты, налоговые формы и другие соответствующие документы, такие как форма W-9 для фрилансеров. Попросите контракт или создайте его самостоятельно, если он не был предоставлен.
2. Делитесь информацией о роли, такой как необходимая доступность и политики вашего проекта.
3. Составьте маршрут на первую неделю, чтобы они привыкли к своему распорядку дня.
4. Настройте адрес электронной почты компании, номер телефона и данные для входа в программное обеспечение.
5. Дайте им контрольный список заданий, сроки проекта и цели на первую неделю.
6. Информация о событиях компании (т. е. вручении наград) и юбилеях.
7. Сделайте приветственный набор, полный фирменных подарков, и отправьте его по почте. Вы можете использовать эти идеи подарков для благодарности сотрудников, вручения наград или для повышения морального духа сотрудников в масштабах всей компании.
8. Попросите коллег отправить приветственное письмо или видео (отдельно или в группе).
9. Свяжитесь с нами, чтобы решить любые вопросы или проблемы, прежде чем они начнут свой первый день.
10. Запланируйте встречи и встречи с клиентами, с которыми они будут работать (если применимо).

Если все пойдет хорошо, ваши фрилансеры должны быть готовы начать работать в вашей компании с первого дня.

Шаг 3: Сообщите о своей компании и бизнес-целях

Обмен сообщениями о бренде так же важен для фрилансеров, как и для сотрудников. Нанятый вами фрилансер не будет знать всех тонкостей вашего бизнеса, поэтому его необходимо информировать об этих основных деталях.

Чтобы создать продуктивные отношения, объясните, что продает ваша компания, кого она хочет привлечь и как вы планируете достичь своих бизнес-целей. Если что-то изменится, держите своих фрилансеров в курсе. Это не только сделает ваши отношения продуктивными, но и даст им дополнительную работу. Например, им может потребоваться обновить вашу политику или уже опубликованный контент.

Каковы преимущества сообщения бизнес-целей?

Если фрилансер будет с вами только в течение ограниченного времени, есть ли смысл сообщать о ваших бизнес-целях? Да.

Вот что вы получите, озвучив свои цели.

• Более высокая производительность , потому что все лучше понимают цели ROI;
• Лучшее продвижение проекта, потому что все всегда на одной странице;
• Большее участие , потому что фрилансер рассматривается как часть общего плана и;
• Общая ответственность , потому что цели вашей компании взаимосвязаны.

Фрилансерам нравится работать с клиентами, которые прозрачны, ответственны и честны в отношении своих целей. Фрилансер не может дать вам лучшую работу, если он не знает, чего вы хотите. Предоставив им эту информацию, вы сразу увидите улучшения в их проектах.

Должны ли вы также передать руководство по стилю или презентации и портфолио?

В идеале у вас должно быть руководство по стилю, руководство по презентации и портфолио, которые вы можете показать новым фрилансерам. Но если у вас небольшой бизнес, возможно, вы находитесь на стадии планирования своего бренда. Если это так, сообщите своему фрилансеру, что вы не уверены, что вам нужно, и вам понадобится его помощь в принятии решения.

В конце концов, ваш фрилансер может знать ваш бренд достаточно, чтобы самостоятельно создать руководство по стилю или презентации, а также портфолио прошлых работ, которое вы можете показать другим фрилансерам.

Шаг 4: Выберите правильные каналы связи

Чтобы поговорить со своими фрилансерами, вам нужно использовать инструменты, которые они уже используют. Некоторые примеры включают Slack для командного общения, Asana для управления проектами и ZipMessage для видеоконференций. Эти инструменты делают общение между клиентом и фрилансером простым и легким.

Однако любой инструмент будет работать, если клиенты смогут:

• Слушайте и анализируйте ожидания своих фрилансеров в отношении проектов
• Будьте профессиональны и отвечайте на вопросы в разумные сроки
• Задавайте правильные вопросы, чтобы гарантировать получение качественной работы
• Поддерживайте регулярный контакт по одному или двум каналам
• Будьте ясны и лаконичны при обсуждении условий проекта

При этом существуют определенные каналы связи, которые создают идеальное пространство для общения клиентов и фрилансеров. Мы рассмотрим несколько идеальных примеров в следующем разделе.

Что делает канал связи хорошим?

Отличный канал связи приносит пользу клиенту и фрилансеру. Однако каналы связи, предназначенные для фрилансеров, должны учитывать время и рабочие предпочтения фрилансера.

Фрилансеры предпочитают гибкость и чрезмерную коммуникацию, потому что они не могут в любой момент зайти к вам в офис и задать вопросы. Все должно быть доступно для них в письменном виде или, по крайней мере, записано, чтобы они могли обратиться к этой информации позднее. От них также не следует ожидать немедленного ответа, особенно если они живут в другом часовом поясе или другой стране.

По этим причинам следующие каналы связи являются лучшими вариантами для фрилансеров:

• Предварительно записанное видео
• Прямые электронные письма
• Текстовые сообщения
• Обмен мгновенными сообщениями

Видеочат или конференц-связь могут работать, если вы планируете несколько встреч или ваша команда живет локально. Тем не менее, вы должны ограничить эти чаты, чтобы сделать ваш стиль общения менее строгим по времени.

Если вы хотите узнать секрет того, как каждый раз успешно привлекать фрилансеров в ваше агентство, ключевым моментом является использование предварительно записанных видеороликов. Предварительно записанные видеоролики могут упростить процесс, устранив временные и географические барьеры. Кроме того, они могут донести то же самое сообщение до новобранцев.

Должны ли ветки сообщений быть видны всем?

Это зависит от того, для чего предназначена ветка сообщений. Если цепочка сообщений предназначена для общения в рамках всего проекта или для обновлений для конкретной компании, вам следует использовать совместный канал.

На самом деле, в ваших интересах максимально централизовать онлайн-сотрудничество и общение. Надлежащая видимость гарантирует, что вы не единственный носитель информации для вашей команды.

Однако вы также должны предоставить фрилансерам канал для общения вне проекта, так как это может помочь наладить отношения между командами. Если вы находитесь в этих каналах, это может отбить у вашей команды желание взаимодействовать. Предоставьте своим фрилансерам пространство, создав для них частный канал.

Какие еще технологии и инструменты следует использовать?

Никогда не предполагайте, что ваш фрилансер использует те же инструменты, что и вы, так как это может вызвать сбои в процессе адаптации. Чтобы свести проблемы к минимуму, отправьте своему фрилансеру список инструментов, необходимых ему для правильного выполнения своей работы. А еще лучше включите эти инструменты в описание своей работы.

Хотя инструменты, которые вам понадобятся, будут зависеть от типа фрилансера, которого вы наймете, и проектов, которые они будут выполнять, вам может потребоваться обучить их следующим инструментам, прежде чем они начнут:

• Бухгалтерское программное обеспечение (ознакомьтесь с FreshBooks или Quickbooks)
• Программное обеспечение для отслеживания времени (посмотрите на actiTime или Clockify)
• Программное обеспечение для управления проектами (попробуйте Hectic или Monday.com)
• Программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (посмотрите на Zoho)
• Программное обеспечение для создания веб-сайтов (например, WordPress)
• Программное обеспечение для проведения платежных операций (PayPal или Stripe)
• Программное обеспечение для продаж, маркетинга и PR (Marketo)

Еще один совет: не сообщайте свой пароль фрилансерам, даже если вы работали с ними какое-то время. Создайте новую учетную запись для каждого фрилансера, чтобы предотвратить возможные риски безопасности.

Шаг 5. Установите правила общения и этикета

После того, как вы отсортируете свои инструменты, установите свои ожидания в отношении типа общения, которое у вас будет с вашим фрилансером. Помните: если проект и ваши ожидания ясны, фрилансеры сдадут ваш проект раньше. Вы также не расстроите своих клиентов, если они у вас есть.

Даже изучение того, как нанимать фрилансеров в ваше агентство, требует навыков общения. Если вы хотите эффективно нанимать фрилансеров, вам нужно спросить их, как они предпочитают, чтобы с ними разговаривали.

Вот некоторые правила общения и этикета, которые следует учитывать:

• Как вы собираетесь общаться со своим фрилансером?
• Как часто вы хотите проверять обновления проекта?
• Если фрилансер должен взять отпуск, за какое время он должен его уведомить?
• Присоединяются ли ваши фрилансеры к существующим командам? Если да, то как вы их представите?
• Есть ли какие-либо препятствия для общения (например, разные часовые пояса)?
• С кем фрилансеру следует поговорить, если у него возникнут проблемы?
• Как фрилансеры должны разговаривать с коллегами? Профессионально или случайно?
• Когда я могу общаться с фрилансерами? В какие часы они доступны?

Онлайн-общение может быть затруднено, если не соблюдаются правильный этикет и правила общения. Установите их заранее, чтобы вашим фрилансерам не пришлось заново осваивать новые привычки.

Шаг 6. Познакомьте фрилансеров с нужными заинтересованными сторонами

Заинтересованное лицо — это любое лицо, которое прямо или косвенно связано с проектами вашей компании. В небольшом стартапе заинтересованными сторонами будут менеджеры, коллеги и клиенты.

Назначить приветственную встречу

Закажите первичную стартовую встречу между фрилансером и его командой. Большинству небольших команд следует согласовывать свое расписание, чтобы встретиться в рамках одного видеозвонка, так как это экономит время. Если у вас есть команда, полная международных фрилансеров, попросите их вместо этого прислать записанное видео. Цель этих встреч — помочь установить личную связь между вашей командой и фрилансером.

Официально представить менеджеров

Небольшие стартапы могут иметь только генерального директора в качестве исполняющего обязанности менеджера. Если это ваша установка, то вам не нужно представляться дважды. Однако, если в вашей команде есть конкретный менеджер, который курирует их проекты, обязательно назначьте отдельную встречу с его начальством или менеджерами проектов.

Фрилансеры должны знать, куда обращаться, если у них есть вопросы или им требуется поддержка. Предложение личного знакомства позволяет фрилансерам ознакомиться с тем, кому они подчиняются.

Создание руководств по техническим вопросам

Фрилансеры выполняют большую часть своей работы на компьютере. По крайней мере, им нужно отправить завершенные проекты через Интернет, но технические проблемы могут помешать им сделать это. Обязательно расскажите им о любых технических проблемах, которые могут возникнуть, чтобы сократить время простоя.

В зависимости от размера вашего стартапа у вас может не быть задокументированного решения по устранению неполадок или технической политики. Но если вы наймете технического писателя, вы можете попросить его сделать это для вас!

Окончательное согласование условий и деталей оплаты

Фрилансеры должны иметь в своем контракте условия оплаты, в которых указано, как и когда они будут получать оплату. Однако, если вы хотите установить конкретный срок оплаты или способ выплаты, обязательно обсудите это до начала проекта, иначе вам придется соблюдать условия подписанного контракта.

Шаг 7. Вовлекайте сотрудников и стройте отношения

Процесс адаптации не останавливается, когда ваши фрилансеры погружаются в ваш стартап или могут работать независимо. На самом деле процесс адаптации никогда не останавливается. Чтобы заинтересовать фрилансеров, вам нужно помочь им расти вместе с вашим стартапом и оставаться там надолго.

Вот как ваш бизнес может заставить ваших фрилансеров почувствовать себя частью команды:

• Дайте (и попросите) обратную связь: конструктивная обратная связь как от клиента, так и от фрилансера может помочь обеим сторонам улучшить свои отношения. Это также укрепляет положительные привычки, мотивирует людей и может использоваться в качестве инструмента для дальнейшего обучения.
• Организация тимбилдинговых мероприятий. Команды могут организовывать тимбилдинговые мероприятия, используя игры и задачи. Эти мероприятия могут помочь установить взаимопонимание и прочные связи. Если у вас есть команда фрилансеров, объедините их для случайных свиданий за кофе или встреч.
• Установите график регулярных проверок: график проверок может помочь клиентам почувствовать желания и потребности своего фрилансера, но эта тенденция не должна прекращаться, когда фрилансеры чувствуют себя комфортно. Чаще общайтесь со своими фрилансерами, чтобы поддерживать хорошие отношения.
• Предложите сотрудникам признание и вознаграждение: признание в виде слов или подарков поможет фрилансерам почувствовать, что их тяжелая работа ценится, повышая моральный дух. Персонализированные подарки, такие как изготовленные на заказ таблички и награды, могут помочь фрилансерам почувствовать себя особенными и ценными.

Наконец, создайте опрос об опыте кандидата, в котором спрашивается о вашем процессе адаптации. Таким образом, вы можете внести улучшения, которые лучше настроят ваших фрилансеров на успех.

Может быть трудно понять, как успешно привлечь фрилансеров в ваше агентство, особенно когда речь идет о построении отношений. Некоторые фрилансеры предпочитают работать самостоятельно, а другим нравится быть частью команды. Обе личности могут добавить что-то уникальное в ваше агентство.

Изучение того, как нанимать фрилансеров в ваше агентство, может решить ваши проблемы с набором персонала.

Адаптация фрилансеров может быть сложным процессом, но не невозможным. За семь шагов вы можете превратить своих фрилансеров в суперзвезд, которые знают, как управлять контентом вашей компании.

Наиболее важной частью любого процесса адаптации является эффективная коммуникация. Если вы не можете поговорить со своими фрилансерами, вы не сможете завершить проекты. Вовлеченность сотрудников стоит на втором месте, так как вовлеченный фрилансер с большей вероятностью останется в вашей компании на длительный срок.

Поддержать разговор...

Более 10 000 из нас ежедневно общаются в нашей бесплатной группе Facebook, и мы будем рады видеть вас там. Присоединяйтесь к нам!