Come inserire i freelance nella tua agenzia (e far crescere la tua attività più velocemente)

Dimentica per un secondo il processo di onboarding perché trovare lavoro come libero professionista è tutt'altro che facile. Dagli eventi di networking alle bacheche di lavoro online, la ricerca può davvero sembrare infinita.

Ma c'è una parte dell'acquisizione dei clienti che viene spesso trascurata dai freelance: il processo di onboarding. Anche se il vecchio adagio "i mendicanti non possono scegliere" può essere applicato ai neofiti autonomi, i liberi professionisti non dovrebbero lavorare in cattive condizioni di inserimento solo per andare avanti.

In effetti, potrebbe persino essere dannoso per la loro carriera. Se un libero professionista non sa come servire al meglio i propri clienti, potrebbero essere coinvolti molti tentativi ed errori. Quindi, i loro clienti potrebbero rapidamente sentirsi frustrati quando presumono che il loro nuovo libero professionista non sia adatto alla loro posizione. Se il libero professionista viene licenziato o il cliente ne parla male, entrambe le parti soffrono della discrepanza.

Tuttavia, imparare a coinvolgere i freelance nella tua agenzia potrebbe aver risolto questo problema. Il 69% dei dipendenti che hanno un'esperienza di onboarding positiva rimane con i datori di lavoro per tre anni o più. Le startup possono risparmiare il 100-300% dello stipendio dei propri dipendenti in perdite di fatturato se mantengono i propri dipendenti.

I passaggi per assumere un libero professionista che non deluderà possono essere lunghi, ma ne vale la pena.

Ecco come creare un processo di onboarding efficace che consenta di risparmiare denaro e possa aiutare a far crescere la tua azienda.

Passaggio 1: imposta i tuoi obiettivi di onboarding

Il primo passo per imparare a coinvolgere i freelance nella tua agenzia riguarda la struttura. Un processo di onboarding strutturato ha il 58% di probabilità in più di preparare i tuoi freelance al successo.

Per creare una struttura, è necessario gestire un programma che ruoti attorno ai seguenti obiettivi chiave.

• Impressione: le prime impressioni contano sia per te che per il tuo dipendente. Puoi fare una buona prima impressione completando l'elenco di controllo pre-onboarding (nella sezione successiva), effettuando regolarmente il check-in e dimostrando di essere affidabile e professionale.
• Introduzione: Successivamente, devi presentare i tuoi liberi professionisti al tuo team e ad altri elementi chiave della tua attività. Usa questa occasione per parlare dei tuoi prodotti e delle tue procedure.
• Integrazione: un libero professionista integrato è più concentrato sul proprio ruolo e dipartimento. Questo passaggio si verifica in genere durante la fase di formazione dell'onboarding, che è anche il momento in cui i freelance scoprono come si inseriscono e come il loro lavoro si aggiunge all'organizzazione.
• Immersione: un libero professionista immerso comprenderà tre aspetti chiave della cultura della tua startup: come funziona la tua azienda, i suoi processi e le competenze di cui ha bisogno per avere successo.
• Indipendenza: i clienti dovrebbero convalidare le competenze dei loro liberi professionisti per valutare se possono lavorare con successo in modo indipendente. D'altra parte, i liberi professionisti dovrebbero verificare che il lavoro che stanno svolgendo per i loro clienti soddisfi un obiettivo a breve o lungo termine.

Nelle prossime sezioni esamineremo questi obiettivi in ​​modo più approfondito e ti mostreremo come applicarli.

Passaggio 2: completare la lista di controllo pre-onboarding

Se stai completando le seguenti attività il primo giorno, sei già in ritardo. È fondamentale pre-incaricare i tuoi freelance, in modo che possano iniziare il loro lavoro il prima possibile.

I freelance spesso vengono pagati per parola o per progetto, il che significa che stanno perdendo denaro (e forse anche il loro tempo libero) se devono completare le prime attività di onboarding dopo aver assegnato loro il lavoro. Inizia la tua relazione nel modo giusto mostrando rispetto per il loro tempo, duro lavoro e abilità apprese.

Ecco un elenco di controllo da utilizzare per strutturare il processo di pre-onboarding:

1. Raccogli contratti, moduli fiscali e altri documenti pertinenti, come il modulo W-9 per i liberi professionisti. Richiedi un contratto o creane uno tu stesso se non ne è stato fornito uno.
2. Condividi informazioni rilevanti per il ruolo, come la disponibilità necessaria e le politiche del tuo progetto.
3. Fornire un itinerario per la prima settimana per abituarli al loro programma giornaliero.
4. Impostare un indirizzo e-mail aziendale, un numero di telefono e i dettagli di accesso per il software.
5. Fornisci loro una lista di controllo degli incarichi, delle tempistiche del progetto e degli obiettivi per la settimana 1.
6. Informazioni su eventi aziendali (es. premiazioni) e anniversari.
7. Prepara un kit di benvenuto pieno di gadget aziendali e spediscilo. È possibile utilizzare queste idee regalo per l'apprezzamento del personale, spettacoli di premiazione o per aumentare il morale dei dipendenti in tutta l'azienda.
8. Chiedi ai colleghi di inviare un'e-mail o un video di benvenuto (singoli o di gruppo).
9. Contatta per rispondere a qualsiasi domanda o dubbio prima che inizino il loro primo giorno.
10. Pianifica incontri e saluti con i clienti con cui lavoreranno (se applicabile).

Se tutto va bene, i tuoi freelance dovrebbero sentirsi pronti per iniziare a lavorare nella tua azienda fin dal primo giorno.

Passaggio 3: comunica la tua azienda e gli obiettivi di business

La messaggistica del marchio è importante tanto per i liberi professionisti quanto per i dipendenti. Il tuo libero professionista assunto non conoscerà ogni fastidio della tua attività, quindi deve essere istruito su questi dettagli fondamentali.

Per creare una relazione produttiva, spiega cosa vende la tua azienda, chi vuole raggiungere e come intendi raggiungere i suoi obiettivi di business. Se qualcosa cambia, tieni aggiornati i tuoi freelance. Questo non solo renderà produttiva la tua relazione, ma potrai anche fornire loro del lavoro extra. Ad esempio, potrebbe essere necessario aggiornare la tua politica o il contenuto già pubblicato.

Quali sono i vantaggi della comunicazione degli obiettivi aziendali?

Se un libero professionista starà con te solo per un tempo limitato, c'è davvero qualche motivo per comunicare i tuoi obiettivi di business? Sì.

Ecco cosa otterrai esprimendo i tuoi obiettivi.

• Prestazioni più elevate perché tutti hanno una migliore comprensione degli obiettivi di ROI;
• Migliore avanzamento del progetto perché tutti sono sempre sulla stessa pagina;
• Maggiore coinvolgimento perché il libero professionista è visto come parte del piano generale e;
• Responsabilità condivisa , perché gli obiettivi sono interconnessi in tutta la tua azienda.

I freelance amano lavorare con clienti trasparenti, responsabili e onesti riguardo ai loro obiettivi. Un libero professionista non può darti il ​​miglior lavoro se non sa cosa vuoi. Fornendo loro queste informazioni, vedrai immediatamente un miglioramento nei loro progetti.

Dovresti anche trasmettere una guida allo stile o al tono e un portfolio?

Idealmente, avrai una guida di stile, una guida al tono e un portfolio che puoi mostrare ai nuovi freelance. Ma se sei una piccola impresa, potresti essere nelle fasi di pianificazione del tuo marchio. In tal caso, informa il tuo libero professionista che non sei sicuro di ciò di cui hai bisogno e avrai bisogno del suo aiuto per decidere.

Alla fine, il tuo libero professionista potrebbe conoscere il tuo marchio abbastanza da creare uno stile o una guida al tono, insieme a un portfolio di lavori passati che puoi mostrare ad altri liberi professionisti.

Passaggio 4: scegli i giusti canali di comunicazione

Per parlare con i tuoi freelance, devi utilizzare gli strumenti che stanno già utilizzando. Alcuni esempi includono Slack per la comunicazione di gruppo, Asana per la gestione dei progetti e ZipMessage per le videoconferenze. Questi strumenti rendono la comunicazione tra cliente e libero professionista semplice e facile.

Tuttavia, qualsiasi strumento funzionerà se i clienti sono in grado di:

• Ascolta e analizza le aspettative dei loro freelance per i progetti
• Sii professionale e rispondi alle domande in tempi ragionevoli
• Poni le domande giuste per assicurarti di ricevere un lavoro di qualità
• Mantenere i contatti regolarmente attraverso uno o due canali
• Sii chiaro e conciso quando discuti i termini del progetto

Detto questo, ci sono canali di comunicazione specifici che creano lo spazio ideale per la comunicazione di clienti e liberi professionisti. Vedremo alcuni esempi perfetti nella prossima sezione.

Cosa rende un buon canale di comunicazione?

Un ottimo canale di comunicazione avvantaggia il cliente e il libero professionista. Tuttavia, i canali di comunicazione destinati ai liberi professionisti dovrebbero rispettare il tempo e le preferenze lavorative del libero professionista.

I liberi professionisti preferiscono la flessibilità e la comunicazione eccessiva perché non possono entrare nel tuo ufficio in qualsiasi momento e fare domande. Tutto dovrebbe essere disponibile per loro per iscritto, o almeno registrato, in modo che possano fare riferimento a queste informazioni in un secondo momento. Inoltre, non ci si dovrebbe aspettare che rispondano immediatamente, soprattutto se vivono in un fuso orario diverso o in un altro paese.

Per questi motivi, i seguenti canali di comunicazione sono le migliori opzioni per i liberi professionisti:

• Video preregistrato
• Email dirette
• Messaggi di testo
• Messaggistica istantanea

La chat video o le chiamate in conferenza possono funzionare se pianifichi più riunioni o se il tuo team vive a livello locale. Tuttavia, dovresti limitare queste chat per rendere il tuo stile di comunicazione meno rigoroso nel tempo.

Se vuoi conoscere il segreto per coinvolgere ogni volta con successo i freelance nella tua agenzia, l'utilizzo di video preregistrati è la chiave. I video preregistrati possono semplificare il processo rimuovendo le barriere di tempo e posizione. Inoltre, possono trasmettere lo stesso messaggio alle nuove reclute.

I thread dei messaggi dovrebbero essere visibili a tutti?

Dipende dallo scopo del thread di messaggi. Se il thread del messaggio è per la comunicazione a livello di progetto o per aggiornamenti specifici dell'azienda, è necessario utilizzare un canale di collaborazione.

In effetti, è nel tuo interesse centralizzare il più possibile la collaborazione e la comunicazione online. Una visibilità adeguata assicura che tu non sia l'unico portatore di messaggi per il tuo team.

Tuttavia, dovresti anche offrire ai freelance un canale per la comunicazione non di progetto, in quanto ciò può aiutare a costruire relazioni tra i team. Se ti trovi in ​​questi canali, potresti scoraggiare il tuo team dall'interagire. Dai spazio ai tuoi freelance creando un canale privato solo per loro.

Quali altre tecnologie e strumenti dovresti usare?

Non dare mai per scontato che il tuo libero professionista stia utilizzando gli stessi strumenti che usi tu, in quanto potrebbe creare intoppi nel tuo processo di onboarding. Per ridurre al minimo i problemi, invia al tuo libero professionista un elenco di strumenti di cui ha bisogno per svolgere correttamente il proprio lavoro. Meglio ancora, includi questi strumenti nella descrizione del tuo lavoro.

Mentre gli strumenti di cui avrai bisogno dipenderanno dal tipo di libero professionista che assumerai e dai progetti che completeranno, potrebbe essere necessario addestrarli sui seguenti strumenti prima che inizino:

• Software di contabilità (controlla FreshBooks o Quickbooks)
• Software di monitoraggio del tempo (Guarda actiTime o Clockify)
• Software di gestione dei progetti (prova Hectic o Monday.com)
• Software di gestione delle relazioni con i clienti (dai un'occhiata a Zoho)
• Software per la creazione di siti Web (come WordPress)
• Software per transazioni di pagamento (PayPal o Stripe)
• Software di vendita, marketing e PR (Marketo)

Un altro consiglio: non condividere la tua password con i freelance, anche se hai lavorato con loro per un po'. Crea un nuovo account per ogni libero professionista per prevenire possibili rischi per la sicurezza.

Passaggio 5: imposta le regole di comunicazione e di etichetta

Una volta che hai ordinato i tuoi strumenti, stabilisci le tue aspettative per il tipo di comunicazione che avrai con il tuo libero professionista. Ricorda: se il progetto e le tue aspettative sono chiare, i freelance consegneranno il tuo progetto prima. Eviterai anche di turbare i tuoi stessi clienti se li hai.

Anche imparare a coinvolgere i freelance nella tua agenzia richiede capacità comunicative. Se vuoi coinvolgere i freelance in modo efficace, devi chiedere loro come preferiscono che gli si parli.

Ecco alcune regole di comunicazione ed etichetta da considerare:

• Come ti aspetti di comunicare con il tuo libero professionista?
• Con quale frequenza vuoi controllare gli aggiornamenti del progetto?
• Se il libero professionista deve prendersi del tempo libero, quanto preavviso deve dare?
• I tuoi freelance si stanno unendo a team esistenti? Se sì, come li presenterai?
• Ci sono ostacoli alla comunicazione da affrontare (ad es. fusi orari diversi)?
• Con chi dovrebbe parlare il freelance se ha un problema?
• Come dovrebbero parlare i freelance con i colleghi? Professionalmente o casualmente?
• Quando posso comunicare con i freelance? In che orari sono disponibili?

La comunicazione online può essere difficile se non sono presenti l'etichetta e le regole di comunicazione corrette. Stabiliscili presto in modo che i tuoi liberi professionisti non debbano imparare di nuovo nuove abitudini.

Passaggio 6: presenta i liberi professionisti alle parti interessate giuste

Uno stakeholder è chiunque sia direttamente coinvolto o indirettamente influenzato dai progetti della tua azienda. In una piccola startup, i tuoi stakeholder includeranno manager, colleghi e clienti.

Organizza un incontro di benvenuto

Prenota un primo incontro di lancio tra il freelance e il suo team. La maggior parte dei piccoli team dovrebbe coordinare i propri programmi per incontrarsi in un'unica videochiamata, in quanto ciò consente di risparmiare tempo. Se hai un team pieno di freelance internazionali, chiedi loro di inviare un video registrato. L'obiettivo di questi incontri è aiutare a stabilire una connessione personale tra il tuo team e il libero professionista.

Presentare formalmente i manager

Le piccole startup possono avere solo un CEO come manager ad interim. Se questa è la tua configurazione, non c'è bisogno di presentarti due volte. Tuttavia, se il tuo team ha un manager specifico che supervisiona i loro progetti, assicurati di prenotare un incontro separato con i loro superiori o project manager.

I liberi professionisti devono sapere dove andare quando hanno domande o richiedono supporto. Offrire un'introduzione individuale consente ai freelance di acquisire familiarità con chi stanno segnalando.

Creare linee guida per problemi tecnici

I freelance svolgono la maggior parte del loro lavoro al computer. Per lo meno, devono inviare i progetti completati su Internet, ma problemi tecnici potrebbero impedirgli di farlo. Assicurati di guidarli attraverso eventuali problemi tecnici che potrebbero verificarsi per ridurre i tempi di inattività.

A seconda delle dimensioni della tua startup, potresti non disporre di una politica tecnica o di risoluzione dei problemi documentata. Ma se assumi uno scrittore tecnico, puoi chiedere loro di crearne uno per te!

Finalizza termini e dettagli di pagamento

I liberi professionisti dovrebbero avere termini di pagamento nel loro contratto che descrivono come saranno pagati e quando. Tuttavia, se desideri impostare un termine di pagamento o un metodo di pagamento specifico, assicurati di discuterne prima dell'inizio del progetto, altrimenti dovrai rispettare i termini del contratto firmato.

Passaggio 7: mantieni i dipendenti coinvolti e costruisci relazioni

Il processo di onboarding non si ferma una volta che i tuoi freelance si sono immersi nella tua startup o sono in grado di lavorare in modo indipendente. In effetti, il processo di onboarding non si ferma mai veramente. Per mantenere coinvolti i freelance, devi aiutarli a crescere con la tua startup e rimanere a lungo termine.

Ecco come la tua azienda può far sentire i tuoi liberi professionisti parte del team:

• Dai (e chiedi) feedback: un feedback costruttivo sia dal cliente che dal libero professionista può aiutare entrambe le parti a migliorare la loro relazione. Rafforza anche abitudini positive, motiva le persone e può essere utilizzato come strumento per l'apprendimento continuo.
• Organizzare eventi di team building: i team possono organizzare eventi di team building utilizzando giochi e sfide. Questi eventi possono aiutare a costruire rapporti e forti connessioni. Se hai un team di liberi professionisti, accoppiali per incontri o incontri informali con un caffè.
• Stabilisci un programma di check-in regolare: un programma di check-in può aiutare i clienti a farsi un'idea dei desideri e delle esigenze dei loro freelance, ma questa tendenza non dovrebbe interrompersi una volta che i freelance si sentono a proprio agio. Parla spesso con i tuoi freelance per mantenere un ottimo rapporto.
• Offri riconoscimenti e premi ai dipendenti: il riconoscimento, tramite parole o regali, aiuterà i liberi professionisti a sentirsi apprezzati per il loro duro lavoro, sollevando il morale. Regali personalizzati, come targhe e premi personalizzati, possono far sentire speciali e apprezzati i freelance.

Infine, crea un sondaggio sull'esperienza del candidato che chieda informazioni sul tuo processo di onboarding. In questo modo, puoi apportare miglioramenti che preparino meglio i tuoi freelance per il successo.

Può essere difficile sapere come coinvolgere con successo i freelance nella tua agenzia, soprattutto quando si tratta di costruire relazioni. Alcuni freelance preferiscono lavorare in modo indipendente, mentre ad altri piace far parte di una squadra. Entrambe le personalità possono aggiungere qualcosa di unico alla tua agenzia.

Imparare a coinvolgere i freelance nella tua agenzia può risolvere i tuoi problemi di reclutamento

L'onboarding dei freelance può essere un processo complicato ma mai impossibile. In sette passaggi, puoi trasformare i tuoi freelance in superstar che sanno come gestire i contenuti della tua azienda.

La parte più importante di qualsiasi processo di onboarding è una comunicazione efficace. Se non sei in grado di parlare con i tuoi freelance, non sarai in grado di portare a termine i progetti. Il coinvolgimento dei dipendenti viene in secondo luogo, poiché è più probabile che un libero professionista impegnato rimanga con la tua azienda a lungo termine.

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