Comment intégrer des pigistes à votre agence (et développer votre entreprise plus rapidement)

Oubliez le processus d'intégration une seconde car trouver du travail en tant que freelance est loin d'être facile. Des événements de réseautage aux sites d'emploi en ligne, la recherche peut vraiment sembler sans fin.

Mais il y a une partie de l'acquisition de clients qui est souvent négligée par les freelances : le processus d'intégration. Bien que le vieil adage « les mendiants ne peuvent pas être des sélectionneurs » puisse s'appliquer aux débutants indépendants, les pigistes ne devraient pas avoir à travailler dans de mauvaises conditions d'intégration juste pour avancer.

En fait, cela peut même nuire à leur carrière. Si un pigiste ne sait pas comment servir au mieux ses clients, il peut y avoir beaucoup d'essais et d'erreurs. Ensuite, leurs clients peuvent rapidement devenir frustrés lorsqu'ils supposent que leur nouveau pigiste ne convient pas parfaitement à leur poste. Si le pigiste est licencié ou si le client parle mal d'eux, les deux parties souffrent de l'inadéquation.

Cependant, apprendre à intégrer des pigistes dans votre agence aurait pu résoudre ce problème. 69% des employés qui ont une expérience d'intégration positive restent avec les employeurs pendant trois ans ou plus. Les startups peuvent économiser 100 à 300 % du salaire de leurs employés en pertes de chiffre d'affaires si elles gardent leurs employés.

Les démarches pour embaucher un pigiste qui ne vous décevra pas peuvent être longues, mais elles en valent la peine.

Voici comment créer un processus d'intégration efficace qui permet d'économiser de l'argent et peut aider à développer votre entreprise.

Étape 1 : Définissez vos objectifs d'intégration

La première étape pour apprendre à intégrer des pigistes dans votre agence implique une structure. Un processus d'intégration structuré est 58 % plus susceptible de préparer vos freelances au succès.

Pour créer une structure, vous devez gérer un programme qui s'articule autour des objectifs clés suivants.

• Impression : les premières impressions sont importantes pour vous et votre employé. Vous pouvez faire une bonne première impression en remplissant votre liste de contrôle préalable à l'intégration (dans la section suivante), en vous connectant régulièrement et en prouvant que vous êtes digne de confiance et professionnel.
• Présentation : Ensuite, vous devez présenter vos pigistes à votre équipe et à d'autres éléments clés de votre entreprise. Profitez de cette occasion pour parler de vos produits et procédures.
• Intégration : Un freelancer intégré est plus concentré sur son rôle et son département. Cette étape se produit généralement pendant la phase de formation de l'intégration, qui est également le moment où les pigistes découvrent comment ils s'intègrent et comment leur travail ajoute à l'organisation.
• Immersion : un freelance immergé comprendra trois aspects clés de la culture de votre startup : le fonctionnement de votre entreprise, ses processus et les compétences dont ils ont besoin pour réussir.
• Indépendance : les clients doivent valider les compétences de leur pigiste pour évaluer s'ils peuvent travailler de manière indépendante avec succès. D'autre part, les indépendants doivent vérifier que le travail qu'ils effectuent pour leurs clients répond à un objectif à court ou à long terme.

Dans nos prochaines sections, nous examinerons ces objectifs plus en profondeur et vous montrerons comment les appliquer.

Étape 2 : Remplissez votre liste de vérification préalable à l'intégration

Si vous effectuez les tâches suivantes le premier jour, vous êtes déjà en retard. Il est essentiel que vous pré-intégriez vos freelances, afin qu'ils puissent commencer leur travail dès que possible.

Les pigistes sont souvent payés au mot ou au projet, ce qui signifie qu'ils perdent de l'argent (et éventuellement de leur temps libre) s'ils doivent effectuer des tâches d'intégration précoces après que vous leur ayez assigné du travail. Commencez votre relation du bon pied en montrant que vous respectez leur temps, leur travail acharné et leurs compétences acquises.

Voici une liste de contrôle que vous devez utiliser pour structurer votre processus de pré-intégration :

1. Rassemblez les contrats, les formulaires fiscaux et d'autres documents pertinents, tels que le formulaire W-9 pour les indépendants. Demandez un contrat ou créez-en un vous-même s'il n'y en a pas.
2. Partagez des informations pertinentes pour les rôles, telles que la disponibilité nécessaire et les politiques de votre projet.
3. Fournissez un itinéraire pour la première semaine afin de les habituer à leur horaire quotidien.
4. Configurez une adresse e-mail d'entreprise, un numéro de téléphone et des informations de connexion pour le logiciel.
5. Donnez-leur une liste de contrôle des devoirs, des échéanciers du projet et des objectifs pour la semaine 1.
6. Informations sur les événements de l'entreprise (c'est-à-dire les remises de prix) et les anniversaires.
7. Préparez une trousse de bienvenue remplie de cadeaux d'entreprise et envoyez-la par la poste. Vous pouvez utiliser ces idées de cadeaux pour l'appréciation du personnel, les remises de prix ou pour augmenter le moral des employés à l'échelle de l'entreprise.
8. Demandez à vos collègues d'envoyer un e-mail ou une vidéo de bienvenue (individuellement ou en groupe).
9. Contactez-les pour répondre à toutes vos questions ou préoccupations avant qu'ils ne commencent leur première journée.
10. Planifiez des rencontres et des accueils avec les clients avec lesquels ils travailleront (le cas échéant).

Si tout se passe bien, vos freelances devraient se sentir prêts à commencer à travailler dans votre entreprise dès le premier jour.

Étape 3 : Communiquez votre entreprise et vos objectifs commerciaux

La messagerie de marque est tout aussi importante pour les indépendants que pour les employés. Votre pigiste embauché ne connaîtra pas toutes les nuisances de votre entreprise, il doit donc être éduqué sur ces détails essentiels.

Pour créer une relation productive, expliquez ce que votre entreprise vend, qui elle veut atteindre et comment vous comptez atteindre ses objectifs commerciaux. Si quelque chose change, tenez vos pigistes au courant. Non seulement cela rendra votre relation productive, mais vous pouvez également leur fournir un travail supplémentaire. Par exemple, ils peuvent avoir besoin de mettre à jour votre politique ou du contenu déjà publié.

Quels sont les avantages de la communication des objectifs commerciaux ?

Si un pigiste ne reste avec vous que pour un temps limité, y a-t-il vraiment une raison de communiquer vos objectifs commerciaux ? Oui.

Voici ce que vous gagnerez à exprimer vos objectifs.

• Des performances plus élevées car chacun a une meilleure compréhension des objectifs de ROI ;
• Meilleur avancement du projet car tout le monde est sur la même longueur d'onde à tout moment ;
• Une plus grande implication parce que le pigiste est considéré comme faisant partie du plan global et ;
• Responsabilité partagée , car les objectifs sont liés dans toute votre entreprise.

Les pigistes aiment travailler avec des clients transparents, responsables et honnêtes quant à leurs objectifs. Un pigiste ne peut pas vous donner le meilleur travail s'il ne sait pas ce que vous voulez. En leur fournissant ces informations, vous constaterez instantanément une amélioration de leurs projets.

Faut-il également transmettre un guide de style ou de pitch et un portfolio ?

Idéalement, vous aurez un guide de style, un guide de présentation et un portfolio que vous pourrez montrer aux nouveaux pigistes. Mais si vous êtes une petite entreprise, vous en êtes peut-être aux étapes de planification de votre marque. Si tel est le cas, informez votre pigiste que vous n'êtes pas sûr de ce dont vous avez besoin et vous aurez besoin de son aide pour décider.

Finalement, votre pigiste connaîtra peut-être suffisamment votre marque pour créer lui-même un style ou un guide de présentation, ainsi qu'un portefeuille de travaux antérieurs que vous pourrez montrer à d'autres pigistes.

Étape 4 : Choisissez les bons canaux de communication

Pour parler à vos pigistes, vous devez utiliser des outils qu'ils utilisent déjà. Quelques exemples incluent Slack pour la communication d'équipe, Asana pour la gestion de projet et ZipMessage pour la visioconférence. Ces outils rendent la communication client-indépendant simple et facile.

Cependant, tout outil fonctionnera si les clients sont capables de :

• Écouter et analyser les attentes de leur pigiste pour les projets
• Soyez professionnel et répondez aux questions dans un délai raisonnable
• Poser les bonnes questions pour s'assurer qu'un travail de qualité est reçu
• Maintenir le contact régulièrement via un ou deux canaux
• Soyez clair et concis lorsque vous discutez des termes du projet

Cela dit, il existe des canaux de communication spécifiques qui créent l'espace idéal pour que les clients et les indépendants puissent communiquer. Nous examinerons quelques exemples parfaits dans la section suivante.

Qu'est-ce qui fait un bon canal de communication ?

Un excellent canal de communication profite au client et au freelance. Cependant, les canaux de communication destinés aux indépendants doivent respecter le temps et les préférences de travail des indépendants.

Les pigistes préfèrent la flexibilité et la communication excessive car ils ne peuvent pas entrer dans votre bureau à tout moment et poser des questions. Tout doit être disponible pour eux par écrit, ou au moins enregistré, afin qu'ils puissent se référer à ces informations ultérieurement. Il ne faut pas non plus s'attendre à ce qu'ils répondent immédiatement, surtout s'ils vivent dans un fuseau horaire différent ou dans un autre pays.

Pour ces raisons, les canaux de communication suivants sont les meilleures options pour les indépendants :

• Vidéo préenregistrée
• E-mails directs
• Des messages texte
• Messagerie instantannée

Le chat vidéo ou les conférences téléphoniques peuvent fonctionner si vous planifiez plusieurs réunions ou si votre équipe vit localement. Cependant, vous devez limiter ces discussions pour rendre votre style de communication moins limité dans le temps.

Si vous voulez connaître le secret de l'intégration réussie des freelances dans votre agence à chaque fois, l'utilisation de vidéos préenregistrées est essentielle. Les vidéos préenregistrées peuvent rationaliser le processus en supprimant les barrières temporelles et géographiques. De plus, ils peuvent transmettre le même message aux nouvelles recrues.

Les fils de discussion doivent-ils être visibles par tout le monde ?

Cela dépend de la raison d'être du fil de discussion. Si le fil de discussion est destiné à la communication à l'échelle du projet ou aux mises à jour spécifiques à l'entreprise, vous devez utiliser un canal collaboratif.

En fait, il est dans votre intérêt de centraliser autant que possible votre collaboration et votre communication en ligne. Une bonne visibilité garantit que vous n'êtes pas le seul porteur de message pour votre équipe.

Cependant, vous devez également donner aux indépendants un canal de communication hors projet, car cela peut aider à établir des relations entre les équipes. Si vous êtes dans ces canaux, cela peut décourager votre équipe d'interagir. Donnez de l'espace à vos freelances en créant une chaîne privée rien que pour eux.

Quels autres technologies et outils devriez-vous utiliser ?

Ne présumez jamais que votre freelance utilise les mêmes outils que vous, car cela pourrait créer des problèmes dans votre processus d'intégration. Pour minimiser les problèmes, envoyez à votre freelancer une liste des outils dont il a besoin pour effectuer son travail correctement. Mieux encore, incluez ces outils dans votre description de poste.

Bien que les outils dont vous aurez besoin dépendront du type de pigiste que vous embaucherez et des projets qu'ils réaliseront, vous devrez peut-être les former sur les outils suivants avant qu'ils ne commencent :

• Logiciel de comptabilité (Découvrez FreshBooks ou Quickbooks)
• Logiciel de suivi du temps (Regardez actiTime ou Clockify)
• Logiciel de gestion de projet (Try Hectic ou Monday.com)
• Logiciel de gestion de la relation client (Give Zoho a look)
• Logiciel de création de site Web (comme WordPress)
• Logiciel de transaction de paiement (PayPal ou Stripe)
• Logiciel de vente, de marketing et de relations publiques (Marketo)

Autre conseil : ne partagez pas votre mot de passe avec des freelances, même si vous travaillez avec eux depuis un certain temps. Créez un nouveau compte pour chaque pigiste afin d'éviter d'éventuels risques de sécurité.

Étape 5 : Établissez des règles de communication et d'étiquette

Une fois que vous avez trié vos outils, définissez vos attentes quant au type de communication que vous aurez avec votre pigiste. N'oubliez pas : si le projet et vos attentes sont clairs, les freelances remettront votre projet plus tôt. Vous éviterez également de contrarier vos propres clients si vous en avez.

Même apprendre à intégrer des pigistes dans votre agence nécessite des compétences en communication. Si vous souhaitez intégrer efficacement les freelances, vous devez leur demander comment ils préfèrent qu'on leur parle.

Voici quelques règles de communication et d'étiquette à prendre en compte :

• Comment comptez-vous communiquer avec votre freelance ?
• À quelle fréquence souhaitez-vous vous enregistrer pour les mises à jour du projet ?
• Si le pigiste doit s'absenter, combien de préavis doit-il donner ?
• Vos freelances rejoignent des équipes existantes ? Si oui, comment allez-vous les présenter ?
• Y a-t-il des obstacles à la communication à surmonter (par exemple, différents fuseaux horaires) ?
• À qui le freelance doit-il s'adresser s'il a un problème ?
• Comment les freelances doivent-ils parler à leurs collègues ? Professionnellement ou occasionnellement ?
• Quand puis-je communiquer avec des indépendants ? A quelles heures sont-ils disponibles ?

La communication en ligne peut être difficile si les bonnes règles d'étiquette et de communication ne sont pas en place. Établissez-les tôt afin que vos pigistes n'aient pas à réapprendre de nouvelles habitudes.

Étape 6 : Présentez les freelances aux bonnes parties prenantes

Une partie prenante est toute personne directement impliquée ou indirectement affectée par les projets de votre entreprise. Dans une petite startup, vos parties prenantes comprendront des managers, des collègues et des clients.

Organiser une réunion de bienvenue

Réservez une première réunion de lancement entre le freelancer et son équipe. La plupart des petites équipes doivent coordonner leurs horaires pour se rencontrer lors d'un seul appel vidéo, car cela permet de gagner du temps. Si vous avez une équipe pleine de pigistes internationaux, demandez-leur d'envoyer une vidéo enregistrée à la place. Le but de ces rencontres est d'aider à établir un lien personnel entre votre équipe et le pigiste.

Présenter formellement les managers

Les petites startups ne peuvent avoir qu'un PDG en tant que directeur par intérim. Si c'est votre configuration, il n'est pas nécessaire de vous présenter deux fois. Cependant, si votre équipe a un responsable spécifique qui supervise ses projets, assurez-vous de réserver une réunion séparée avec ses supérieurs ou ses chefs de projet.

Les pigistes doivent savoir où s'adresser lorsqu'ils ont des questions ou ont besoin d'aide. Offrir une introduction individuelle permet aux pigistes de se familiariser avec la personne à qui ils rendent compte.

Créer des lignes directrices pour les problèmes techniques

Les pigistes effectuent la majorité de leur travail sur l'ordinateur. À tout le moins, ils doivent envoyer des projets terminés sur Internet, mais des problèmes techniques peuvent les empêcher de le faire. Assurez-vous de les guider à travers tous les problèmes techniques qui peuvent survenir afin de réduire les temps d'arrêt.

Selon la taille de votre startup, il se peut que vous n'ayez pas de stratégie de dépannage ou de politique technique documentée. Mais si vous engagez un rédacteur technique, vous pouvez lui demander d'en faire un pour vous !

Finaliser les conditions de paiement et les détails

Les pigistes devraient avoir des conditions de paiement dans leur contrat qui décrivent comment ils seront payés et quand. Toutefois, si vous souhaitez définir des conditions de paiement ou une méthode de paiement spécifiques, assurez-vous d'en discuter avant le début du projet, sinon vous devrez respecter les conditions du contrat signé.

Étape 7 : Maintenir l'engagement des employés et établir des relations

Le processus d'intégration ne s'arrête pas une fois que vos freelances sont immergés dans votre startup ou sont capables de travailler de manière indépendante. En fait, le processus d'intégration ne s'arrête jamais vraiment. Pour garder les freelances engagés, vous devez les aider à grandir avec votre startup et à rester sur le long terme.

Voici comment votre entreprise peut donner à vos pigistes le sentiment de faire partie de l'équipe :

• Donnez (et demandez) des commentaires : des commentaires constructifs du client et du pigiste peuvent aider les deux parties à améliorer leur relation. Il renforce également les habitudes positives, motive les gens et peut être utilisé comme un outil d'apprentissage continu.
• Organiser des événements de team-building : les équipes peuvent organiser des événements de team-building à l'aide de jeux et de défis. Ces événements peuvent aider à établir des relations et des liens solides. Si vous avez une équipe de pigistes, associez-les pour des rendez-vous décontractés ou des réunions.
• Établissez un calendrier d'enregistrement régulier : un calendrier d'enregistrement peut aider les clients à se faire une idée des désirs et des besoins de leur pigiste, mais cette tendance ne devrait pas s'arrêter une fois que les pigistes sont à l'aise. Parlez fréquemment à vos pigistes pour maintenir une excellente relation.
• Offrir une reconnaissance et des récompenses aux employés : la reconnaissance, que ce soit par des mots ou des cadeaux, aidera les pigistes à se sentir appréciés pour leur travail acharné, ce qui leur remontera le moral. Les cadeaux personnalisés, comme les plaques personnalisées et les récompenses, peuvent faire en sorte que les pigistes se sentent spéciaux et valorisés.

Enfin, créez une enquête sur l'expérience des candidats qui pose des questions sur votre processus d'intégration. De cette façon, vous pouvez apporter des améliorations qui permettront à vos freelances de mieux réussir.

Il peut être difficile de savoir comment intégrer avec succès des pigistes dans votre agence, en particulier lorsqu'il s'agit d'établir des relations. Certains pigistes préfèrent travailler de manière indépendante, tandis que d'autres aiment faire partie d'une équipe. Les deux personnalités peuvent ajouter quelque chose d'unique à votre agence.

Apprendre à intégrer des freelances dans votre agence peut résoudre vos problèmes de recrutement

L'intégration de freelances peut être un processus délicat mais jamais impossible. En sept étapes, vous pouvez transformer vos freelances en superstars qui savent gérer le contenu de votre entreprise.

La partie la plus importante de tout processus d'intégration est une communication efficace. Si vous ne parvenez pas à parler à vos pigistes, vous ne pourrez pas terminer les projets. L'engagement des employés vient en deuxième position, car un pigiste engagé est plus susceptible de rester dans votre entreprise à long terme.

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