As melhores ferramentas de produtividade para PMEs

Gerenciar uma pequena empresa pode ser diferente de manter uma grande empresa funcionando sem problemas, mas isso não significa que não seja um empreendimento desafiador. Afinal, ambos os tipos de negócios enfrentam muitos dos mesmos obstáculos dia após dia – pilhas de e-mails, reuniões, telefonemas, prazos de projetos, todos disputam atenção total. Se você não tiver uma noção clara de como se manter produtivo, o dia-a-dia de uma pequena empresa pode se tornar esmagador rapidamente.

A produtividade não é apenas marcar tarefas em uma lista de verificação. Claro, esse é o objetivo final – trabalhe duro e você chegará lá. Mas o guru da produtividade Tim Ferriss diz melhor: “Como proprietário de uma empresa, é muito fácil cair na armadilha de estar ocupado, e estar ocupado não é necessariamente produtivo”. Trabalhar duro nem sempre significa que você está trabalhando de forma inteligente.

É por isso que, como uma pequena empresa, é importante que você obtenha as ferramentas certas que o ajudarão a produzir o máximo de resultados no menor tempo possível. O tempo é um dos recursos mais valiosos que você tem, portanto, eliminar segundos preciosos ao realizar tarefas mundanas pode ajudá-lo a melhorar a produtividade. Felizmente, existem toneladas de ferramentas por aí perfeitas para pequenas empresas. De ferramentas de gerenciamento de projetos e mídias sociais a softwares de faturamento inteligentes, aqui estão algumas das melhores ferramentas de produtividade do mercado atual.

Perspicazmente

Uma das melhores ferramentas de CRM e gerenciamento de projetos, o Insightly permite que você faça uma busca detalhada e veja os detalhes mais importantes sobre seus leads, contatos, fornecedores e muito mais. Você pode verificar seu histórico, histórico de comunicação e até oportunidades anteriores de negócios ou projetos. Você também recebe um catálogo de endereços automático, calendários e e-mail em massa.

Além dos recursos robustos de CRM, você obtém ferramentas detalhadas de gerenciamento de projetos que permitem rastrear todas as correspondências por e-mail, examinar relatórios detalhados, criar pipelines de projetos e até receber lembretes automáticos por e-mail. A melhor parte é que o Insightly pode escalar junto com o crescimento da sua empresa, pois permite que você mude para qualquer um de seus planos a qualquer momento, sem repercussões. Ele começa gratuitamente para até 2 usuários e vai até $ 99/usuário/mês. Você também pode fazer um test drive do Plano Profissional por 14 dias.

Asana

Para aqueles que desejam uma maneira mais simples de atribuir tarefas de trabalho e acompanhar o progresso da equipe sem sobrecarregar os e-mails de todos, a Asana pode ser a solução. Isso consolida o rastreamento de projetos e ferramentas de colaboração simples em uma plataforma de gerenciamento de tarefas fácil de usar. Você pode criar tarefas – assim como subtarefas – e organizá-las em projetos. Também é possível codificar em cores os pipelines do projeto, para que as coisas não fiquem confusas quando os projetos começarem a se acumular.

A atribuição de tarefas aos membros da equipe também é rápida e indolor, e todas as pessoas que seguem uma determinada tarefa recebem notificações instantâneas por e-mail quando ela é concluída. A Asana também oferece um prático aplicativo móvel, que oferece muitos dos recursos encontrados no site – perfeito para profissionais em trânsito. A Asana é gratuita, mas também vem com um serviço premium de US$ 9,99/membro/mês com mais recursos.

Doutor do Tempo

De acordo com uma pesquisa Gallup de 2013 , apenas 13% dos funcionários em todo o mundo estavam engajados – ou “comprometidos psicologicamente” – em seu local de trabalho, enquanto o restante não estava. 24% estavam “ativamente desengajados” ou em grande parte infelizes e mais propensos a causar negatividade no local de trabalho. Enquanto isso, uma grande quantidade de pessoas – colossais 63%, para ser preciso – estava desfocada ou sem interesse (ou seja, “não engajada”). Smartphones, mídias sociais, internet e vida pessoal são as causas comuns de funcionários desfocados. É aqui que o software de rastreamento de tempo e monitoramento de funcionários pode ser útil.

O Time Doctor , um software de controle de tempo simples, mas eficaz, permite que você acompanhe as horas de trabalho de seus funcionários. E como também funciona como uma ferramenta simples de monitoramento de funcionários, também permite ver em quais aplicativos e sites eles passam mais tempo. Mais importante, ele pode ser mais aprofundado e informar o momento exato em que um funcionário está sendo improdutivo. O software, se você permitir, também captura capturas de tela das telas dos computadores de seus funcionários, o que é perfeito para empresas que possuem funcionários remotos.

Hootsuite

Você sabia que 83% dos americanos têm uma conta de mídia social? De acordo com um estudo online realizado pela Harris Poll em 2016, 41% também concordam que as empresas com as quais se envolvem devem ter uma presença sólida nas mídias sociais. O estudo destaca a importância cada vez maior das mídias sociais na criação de relacionamentos duradouros entre empresas e consumidores.

Se você ainda não utilizou o poder das mídias sociais para aumentar a visibilidade da sua empresa e fortalecer os laços com seus clientes, agora é um momento tão bom quanto qualquer outro. Bata enquanto o ferro está quente. A Hootsuite , uma das principais plataformas de gerenciamento de mídia social, permite compartilhar conteúdo em 35 redes sociais – incluindo Facebook, Twitter, LinkedIn e Instagram – a partir de um painel.

Suas análises robustas também permitem que você saiba quando é o melhor momento para postar conteúdo, enquanto os recursos avançados de agendamento permitem que você configure postagens de mídia social com antecedência. Você pode trazer vários usuários a bordo e até mesmo atribuir níveis de acesso variados. A Hootsuite oferece uma avaliação de 30 dias e um plano gratuito limitado para quem deseja experimentar o serviço.

MailChimp

Se você não tem usado e-mail marketing em seu negócio porque acha que não é um meio viável de promover seus produtos e/ou serviços, pense novamente. De fato, as taxas de abertura de e-mail têm desfrutado de um aumento consistente nos últimos anos , com uma taxa registrada de 35% no segundo trimestre de 2016. Isso significa que o e-mail é um canal de marketing mais poderoso do que nunca. Então, se você quiser começar a utilizar esse canal de marketing, por que não usar um que já foi testado e comprovado?

O MailChimp existe há bastante tempo e melhorou com o tempo. Para os não iniciados, é um serviço de email marketing que permite configurar campanhas de email e enviá-las para milhares de assinantes. Você também obtém modelos de design personalizáveis, respostas automáticas, análises profundas e integrações robustas de aplicativos de terceiros.

Vencimento

Há toneladas de ótimos softwares de faturamento por aí , mas se você estiver procurando por algo um pouco mais simples, o Due deve se encaixar na conta. Uma carteira digital e software de faturamento em um, o Due oferece vários modelos de faturas com design profissional e levemente personalizáveis; a capacidade de enviar faturas recorrentes e duplicar as existentes; aceitar pagamentos com cartão de crédito; e acompanhar os pagamentos. Também suporta cerca de uma centena de países e sistemas fiscais. O processo de integração também é algo digno de nota: você pode encontrar guias feitos sob medida para determinadas profissões, como programadores, designers, consultores e afins.

Melhor time

Contratar novos funcionários é difícil, especialmente para pequenas empresas com recursos limitados. Listar anúncios de emprego no maior número possível de locais de trabalho para obter visibilidade máxima não é a escolha mais prática – mas muitos não têm escolha a não ser seguir esse caminho. Até agora, é isso. Se o seu processo de contratação ainda envolve ir manualmente ao local de trabalho após o local de trabalho, talvez você queira conferir Betterteam .

Este serviço oferece a capacidade de postar em mais de uma centena de sites de emprego – incluindo Monster, de fato, LinkedIn, SimplyHired e muito mais – por meio de um painel simplificado. Modelos profissionais e um designer de arrastar e soltar ajudam você a criar anúncios atraentes, enquanto um sistema de rastreamento robusto permite que você analise rapidamente os candidatos em um só lugar. Eles também suportam uma variedade de clientes de e-mail, o que significa que você pode agir imediatamente diretamente da sua caixa de entrada. Você pode começar gratuitamente, mas observe que teria que pagar uma taxa mensal para aproveitar o Betterteam em sua totalidade. Considerando a conveniência que traz, definitivamente vale a pena o preço.

Grovo

Como nem todas as pequenas empresas têm tempo nem dinheiro para desenvolver novas contratações em todo o seu potencial, inúmeras empresas sofrem por causa de funcionários ineficazes. É aqui que o Grovo , um sistema de gerenciamento de aprendizado, pode fornecer uma solução. A plataforma é especializada em microlearning, oferecendo milhares de pequenas aulas em vídeo para os funcionários, o que ajuda a reduzir a maioria dos tempos de integração em até 50%. O sistema também oferece treinamento para gestão, recursos de engajamento de funcionários e inúmeras lições que podem melhorar as habilidades digitais dos funcionários. Começa em $ 69/usuário/ano.

A linha inferior

Embora essas ferramentas possam definitivamente ajudá-lo a melhorar sua produtividade no trabalho, elas são apenas isso – ferramentas. O peso do trabalho ainda recai sobre quem os empunha, portanto, não espere que eles impulsionem magicamente seus negócios sem que você precise levantar um dedo. Afinal, as ferramentas são tão boas quanto quem as usa. Depois de escolher as ferramentas de produtividade certas para você, aprenda os prós e contras – adapte-se se necessário – e em breve você verá a produtividade em sua pequena empresa melhorar.

Biografia do autor:

Como chefe de conteúdo da Comparakeet , Janus ordena os escritores, além de garantir um alto nível de qualidade editorial. Ele é apaixonado por tecnologia, arte, música e jogos e traz essa paixão para o local de trabalho todos os dias.