Las mejores herramientas de productividad para pymes

Administrar una pequeña empresa puede diferir de mantener una gran empresa funcionando sin problemas, pero eso no significa que no sea un esfuerzo desafiante. Después de todo, ambos tipos de empresas enfrentan muchos de los mismos obstáculos día tras día: montones de correos electrónicos, reuniones, llamadas telefónicas, plazos de proyectos, todos compiten por una atención total. Si no tiene una idea clara de cómo mantenerse productivo, el día a día de una pequeña empresa puede volverse abrumador muy rápido.

Sin embargo, la productividad no se trata solo de marcar tareas en una lista de verificación. Claro, ese es el objetivo final: trabaja duro y lo lograrás. Pero el gurú de la productividad Tim Ferriss lo dice mejor: "Como dueño de un negocio, es muy fácil caer en la trampa de estar ocupado, y estar ocupado no es necesariamente productivo". Trabajar duro no siempre significa que estás trabajando inteligentemente.

Es por eso que, como pequeña empresa, es importante que obtenga las herramientas adecuadas que lo ayudarán a producir la mayor cantidad de resultados en el menor tiempo posible. El tiempo es uno de los recursos más valiosos que tiene, por lo que ahorrar valiosos segundos al realizar tareas mundanas puede ayudarlo a mejorar la productividad. Afortunadamente, existen toneladas de herramientas perfectas para las pequeñas empresas. Desde herramientas de gestión de proyectos y redes sociales hasta software de facturación inteligente, estas son algunas de las mejores herramientas de productividad del mercado actual.

Perspicazmente

Insightly , una de las mejores herramientas de administración de proyectos y CRM que existen, le permite profundizar y ver los detalles más importantes sobre sus clientes potenciales, contactos, proveedores y más. Puede verificar sus antecedentes, historial de comunicación e incluso oportunidades comerciales o de proyectos anteriores. También obtiene una libreta de direcciones automática, calendarios y correo electrónico masivo.

Más allá de las sólidas funciones de CRM, obtiene herramientas de gestión de proyectos en profundidad que le permiten realizar un seguimiento de todas las correspondencias por correo electrónico, examinar informes detallados, crear canalizaciones de proyectos e incluso recibir recordatorios automáticos por correo electrónico. La mejor parte es que Insightly puede escalar junto con el crecimiento de su empresa, ya que le permite cambiar a cualquiera de sus planes en cualquier momento sin repercusiones. Comienza gratis para hasta 2 usuarios y sube a $99/usuario/mes. También puede sacar su Plan Profesional para una prueba de manejo durante 14 días.

ásana

Para aquellos que anhelan una forma más sencilla de asignar tareas de trabajo y hacer un seguimiento del progreso del equipo sin saturar los correos electrónicos de todos, Asana podría ser justo lo que necesitas. Esto consolida el seguimiento de proyectos y las herramientas de colaboración simples en una plataforma de gestión de tareas fácil de usar. Puede crear tareas, así como subtareas, y organizarlas en proyectos. También es posible codificar con colores las canalizaciones de los proyectos, para que las cosas no se ensucien una vez que los proyectos comiencen a acumularse.

La asignación de tareas a los miembros del equipo también es rápida e indolora, y todas las personas que siguen una determinada tarea reciben notificaciones instantáneas por correo electrónico cuando se completa. Asana también ofrece una práctica aplicación móvil, que ofrece muchas de las funciones que se encuentran en el sitio web, perfecta para profesionales en movimiento. Asana es de uso gratuito, pero también viene con un servicio premium de $9.99/miembro/mes con más funciones.

médico del tiempo

Según una encuesta de Gallup de 2013 , solo el 13% de los empleados en todo el mundo estaban comprometidos, o "psicológicamente comprometidos", en su lugar de trabajo, mientras que el resto no. El 24 % estaban "activamente desconectados" o en gran medida infelices y más propensos a causar negatividad en el lugar de trabajo. Mientras tanto, una gran cantidad de personas, un enorme 63%, para ser precisos, estaban desenfocadas o carecían de interés (es decir, "no comprometidas"). Los teléfonos inteligentes, las redes sociales, Internet y la vida personal son las causas habituales de los empleados desenfocados. Aquí es donde el software de seguimiento del tiempo y de supervisión de los empleados puede resultar útil.

Time Doctor , un software de seguimiento de tiempo simple pero efectivo, le permite realizar un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados. Y debido a que también funciona como una simple herramienta de monitoreo de empleados, también le permite ver en qué aplicaciones y sitios web pasan la mayor parte del tiempo. Más importante aún, puede profundizar más y decirle el momento exacto en que un empleado está siendo improductivo. El software, si lo permite, también toma capturas de pantalla de las pantallas de las computadoras de sus empleados, lo cual es perfecto para empresas que tienen trabajadores remotos.

Hootsuite

¿Sabías que el 83 % de los estadounidenses tiene una cuenta en las redes sociales? Según un estudio en línea realizado por Harris Poll en 2016, el 41 % también está de acuerdo en que las empresas con las que interactúan deben tener una presencia sólida en las redes sociales. El estudio destaca la importancia cada vez mayor de las redes sociales para forjar relaciones duraderas entre empresas y consumidores.

Si no ha utilizado el poder de las redes sociales para aumentar la visibilidad de su empresa y fortalecer los lazos con sus clientes, ahora es un momento tan bueno como cualquier otro. Golpea mientras el hierro está caliente. Hootsuite , una de las principales plataformas de administración de redes sociales, le permite compartir contenido en 35 redes sociales, incluidas Facebook, Twitter, LinkedIn e Instagram, desde un panel.

Su sólido análisis también le permite saber cuándo es el mejor momento para publicar contenido, mientras que las funciones avanzadas de programación le permiten configurar publicaciones en redes sociales con anticipación. Puede traer varios usuarios a bordo e incluso asignar diferentes niveles de acceso. Hootsuite ofrece una prueba de 30 días y un plan gratuito limitado para aquellos que buscan probar el servicio.

MailChimp

Si no ha estado utilizando el marketing por correo electrónico en su negocio porque cree que no es un medio viable para promocionar sus productos y/o servicios, piénselo de nuevo. De hecho, las tasas de apertura de correo electrónico han experimentado un aumento constante en los últimos años , con una tasa registrada del 35 % en el segundo trimestre de 2016. Esto significa que el correo electrónico es un canal de marketing tan poderoso como siempre. Entonces, si desea comenzar a utilizar este canal de marketing, ¿por qué no elegir uno que haya sido probado?

MailChimp existe desde hace bastante tiempo y ha mejorado con el tiempo. Para los no iniciados, es un servicio de marketing por correo electrónico que le permite configurar campañas de correo electrónico y enviarlas a miles de suscriptores. También obtiene plantillas de diseño personalizables, respuestas automáticas, análisis profundos e integraciones sólidas de aplicaciones de terceros.

Adeudado

Hay un montón de software de facturación excelente , pero si está buscando algo un poco más simple, Due debería encajar a la perfección. Una billetera digital y un software de facturación en uno, Due ofrece toneladas de plantillas de factura diseñadas profesionalmente y ligeramente personalizables; la capacidad de enviar facturas recurrentes y duplicar las existentes; aceptar pagos con tarjeta de crédito; y realizar un seguimiento de los pagos. También es compatible con alrededor de cien países y sistemas fiscales. El proceso de incorporación también es algo digno de mención: puede encontrar guías hechas a medida para ciertas profesiones, como programadores, diseñadores, consultores y similares.

Mejor equipo

Contratar personal nuevo es difícil, especialmente para las pequeñas empresas con recursos limitados. Publicar anuncios de trabajo en tantos sitios de trabajo como sea posible para obtener la máxima visibilidad no es la opción más práctica; sin embargo, muchos no tienen más remedio que tomar esta ruta. Hasta ahora, eso es. Si su proceso de contratación todavía implica ir manualmente a un lugar de trabajo tras otro, entonces es posible que desee consultar Betterteam .

Este servicio le brinda la posibilidad de publicar en más de cien sitios de trabajo, incluidos Monster, LinkedIn, SimplyHired y más, a través de un tablero simplificado. Las plantillas profesionales y un diseñador de arrastrar y soltar lo ayudan a crear anuncios atractivos, mientras que un sólido sistema de seguimiento le permite revisar rápidamente a los candidatos en un solo lugar. También admiten una variedad de clientes de correo electrónico, lo que significa que puede tomar medidas inmediatas directamente desde su bandeja de entrada. Puedes empezar gratis, pero ten en cuenta que tendrías que pagar una cuota mensual para disfrutar de Betterteam en su totalidad. Teniendo en cuenta la gran comodidad que brinda, definitivamente vale la pena el precio.

Grovo

Debido a que no todas las pequeñas empresas tienen el tiempo ni el dinero para desarrollar nuevos empleados a su máximo potencial, innumerables empresas sufren debido a empleados ineficaces. Aquí es donde Grovo , un sistema de gestión del aprendizaje, puede brindar una solución. La plataforma se especializa en microaprendizaje y ofrece miles de lecciones en video de tamaño reducido a los empleados, lo que ayuda a reducir la mayoría de los tiempos de incorporación hasta en un 50 %. El sistema también brinda capacitación para la administración, funciones de participación de los empleados e innumerables lecciones que pueden mejorar las habilidades digitales de los empleados. Comienza en $69/usuario/año.

La línea de fondo

Aunque estas herramientas definitivamente pueden ayudarlo a mejorar la productividad de su trabajo, son solo eso: herramientas. La mayor parte del trabajo aún recae en el que los maneja, así que no espere que impulsen mágicamente su negocio sin tener que mover un dedo. Después de todo, las herramientas son tan buenas como el que las usa. Una vez que elija las herramientas de productividad adecuadas para usted, aprenda los entresijos, adáptese si es necesario, y es posible que pronto vea mejorar la productividad en su pequeña empresa.

Biografía del autor:

Como jefe de contenido de Comparakeet , Janus da órdenes a los escritores y garantiza un alto nivel de calidad editorial. Es un apasionado de la tecnología, el arte, la música y los juegos y lleva esta pasión al lugar de trabajo todos los días.