Les meilleurs outils de productivité pour les PME

La gestion d'une petite entreprise peut différer du bon fonctionnement d'une grande entreprise, mais cela ne signifie pas que ce n'est pas une entreprise difficile. Après tout, les deux types d'entreprises sont confrontées aux mêmes obstacles jour après jour - des piles d'e-mails, de réunions, d'appels téléphoniques, de délais de projet se disputent tous une attention sans partage. Si vous ne comprenez pas clairement comment rester productif, le quotidien d'une petite entreprise peut devenir écrasant très rapidement.

La productivité ne consiste pas seulement à cocher des tâches sur une liste de contrôle. Bien sûr, c'est l'objectif final - travaillez dur et vous y arriverez. Mais le gourou de la productivité Tim Ferriss le dit le mieux : "En tant que propriétaire d'entreprise, il est très facile de tomber dans le piège d'être occupé, et être occupé n'est pas nécessairement productif." Travailler dur ne signifie pas toujours que vous travaillez intelligemment.

C'est pourquoi, en tant que petite entreprise, il est important que vous disposiez des bons outils qui vous aideront à produire le plus de résultats possible en prenant le moins de temps possible. Le temps est l'une des ressources les plus précieuses dont vous disposez, donc gagner de précieuses secondes en effectuant rapidement des tâches banales peut vous aider à améliorer votre productivité. Heureusement, il existe des tonnes d'outils parfaits pour les petites entreprises. Des outils de gestion de projets et de réseaux sociaux aux logiciels de facturation intelligents, voici quelques-uns des meilleurs outils de productivité du marché actuel.

perspicace

L'un des meilleurs outils de CRM et de gestion de projet, Insightly vous permet d'explorer et de voir les détails les plus importants sur vos prospects, contacts, fournisseurs, etc. Vous pouvez vérifier leurs antécédents, leur historique de communication et même les opportunités commerciales ou de projets passées. Vous obtenez également un carnet d'adresses automatique, des calendriers et des e-mails de masse.

Au-delà des fonctionnalités CRM robustes, vous disposez d'outils de gestion de projet approfondis qui vous permettent de suivre toutes les correspondances par e-mail, de parcourir des rapports détaillés, de créer des pipelines de projets et même de recevoir des rappels automatiques par e-mail. La meilleure partie est qu'Insightly est capable d'évoluer avec la croissance de votre entreprise, car il vous permet de passer à n'importe lequel de leurs plans à tout moment sans répercussions. Il commence gratuitement pour un maximum de 2 utilisateurs et monte jusqu'à 99 $/utilisateur/mois. Vous pouvez également souscrire à leur plan professionnel pour un essai routier de 14 jours.

Asana

Pour ceux qui recherchent un moyen plus simple d'attribuer des tâches de travail et de suivre les progrès de l'équipe sans encombrer les e-mails de tout le monde, Asana pourrait être le ticket idéal. Cela consolide le suivi des projets et les outils de collaboration simples dans une plate-forme de gestion des tâches facile à utiliser. Vous pouvez créer des tâches – ainsi que des sous-tâches – et les organiser en projets. Il est également possible de colorer les pipelines de projets, afin que les choses ne se compliquent pas une fois que les projets commencent à s'accumuler.

L'attribution de tâches aux membres de l'équipe est également rapide et indolore, et toutes les personnes suivant une certaine tâche reçoivent des notifications instantanées par e-mail lorsqu'elle est terminée. Asana propose également une application mobile pratique, qui offre de nombreuses fonctionnalités du site Web, idéale pour les professionnels en déplacement. Asana est gratuit, mais est également livré avec un service premium de 9,99 $/membre/mois avec plus de fonctionnalités.

Temps Docteur

Selon une enquête Gallup de 2013 , seuls 13 % des employés dans le monde étaient engagés – ou « psychologiquement engagés » – sur leur lieu de travail, tandis que les autres ne l'étaient pas. 24% étaient «activement désengagés», ou largement mécontents et plus susceptibles de provoquer de la négativité sur le lieu de travail. Pendant ce temps, un grand nombre de personnes - un énorme 63%, pour être précis - n'étaient pas concentrées ou manquaient d'intérêt (c'est-à-dire "pas engagées"). Les smartphones, les réseaux sociaux, Internet et la vie personnelle sont les causes habituelles du manque de concentration des employés. C'est là que les logiciels de suivi du temps et de surveillance des employés peuvent s'avérer utiles.

Time Doctor , un logiciel de suivi du temps simple mais efficace, vous permet de suivre les heures de travail de vos employés. Et parce qu'il se double d'un simple outil de surveillance des employés, il vous permet également de voir sur quelles applications et sites Web ils passent le plus de temps. Plus important encore, il peut aller plus en profondeur et vous indiquer le moment exact où un employé est improductif. Le logiciel, si vous le permettez, capture également des captures d'écran des écrans d'ordinateur de vos employés, ce qui est parfait pour les entreprises qui ont des travailleurs à distance.

Suite Hoot

Saviez-vous que 83 % des Américains ont un compte sur les réseaux sociaux ? Selon une étude en ligne menée par Harris Poll en 2016, 41 % conviennent également que les entreprises avec lesquelles ils s'engagent devraient avoir une solide présence sur les réseaux sociaux. L'étude souligne l'importance toujours croissante des réseaux sociaux dans l'établissement de relations durables entre les entreprises et les consommateurs.

Si vous n'avez pas encore eu le temps d'utiliser le pouvoir des médias sociaux pour accroître la visibilité de votre entreprise et renforcer les liens avec vos clients, c'est maintenant le bon moment. Frappez pendant que le fer est chaud. Hootsuite , l'une des principales plateformes de gestion des médias sociaux, vous permet de partager du contenu sur 35 réseaux sociaux, dont Facebook, Twitter, LinkedIn et Instagram, à partir d'un seul tableau de bord.

Ses analyses robustes vous permettent également de savoir quel est le meilleur moment pour publier du contenu, tandis que des fonctionnalités de planification avancées vous permettent de configurer à l'avance les publications sur les réseaux sociaux. Vous pouvez intégrer plusieurs utilisateurs et même attribuer différents niveaux d'accès. Hootsuite propose un essai de 30 jours et un plan gratuit limité pour ceux qui souhaitent essayer le service.

MailChimp

Si vous n'avez pas utilisé le marketing par e-mail dans votre entreprise parce que vous pensez que ce n'est pas un moyen viable de promouvoir vos produits et/ou services, détrompez-vous. En fait, les taux d'ouverture des e-mails ont connu une augmentation constante ces dernières années , avec un taux enregistré de 35 % au deuxième trimestre de 2016. Cela signifie que l'e-mail est un canal de marketing aussi puissant que jamais. Donc, si vous voulez commencer à utiliser ce canal marketing, pourquoi ne pas en choisir un qui a fait ses preuves ?

MailChimp existe depuis un certain temps et s'est amélioré avec le temps. Pour les non-initiés, il s'agit d'un service de marketing par e-mail qui vous permet de configurer des campagnes par e-mail et de les envoyer à des milliers d'abonnés. Vous bénéficiez également de modèles de conception personnalisables, de répondeurs automatiques, d'analyses approfondies et d'intégrations d'applications tierces robustes.

Exigible

Il existe des tonnes d'excellents logiciels de facturation , mais si vous cherchez quelque chose d'un peu plus simple, Due devrait faire l'affaire. Un portefeuille numérique et un logiciel de facturation en un, Due propose des tonnes de modèles de facture conçus par des professionnels et légèrement personnalisables ; la possibilité d'envoyer des factures récurrentes et de dupliquer celles existantes ; accepter les paiements par carte de crédit ; et suivre les paiements. Il prend également en charge une centaine de pays et de systèmes fiscaux. Le processus d'intégration est également à noter : vous pouvez trouver des guides sur mesure pour certaines professions, telles que les programmeurs, les concepteurs, les consultants, etc.

Meilleure équipe

Embaucher de nouveaux employés est difficile, surtout pour les petites entreprises aux ressources limitées. Répertorier les offres d'emploi sur autant de sites d'emploi que possible pour une visibilité maximale n'est pas le choix le plus pratique - pourtant, beaucoup n'ont d'autre choix que d'emprunter cette voie. Jusqu'à présent, c'est. Si votre processus d'embauche implique toujours d'aller manuellement sur chantier après chantier, vous voudrez peut-être consulter Betterteam .

Ce service vous donne la possibilité de publier sur plus d'une centaine de sites d'emplois – dont Monster, en effet, LinkedIn, SimplyHired, et bien d'autres – via un tableau de bord simplifié. Des modèles professionnels et un concepteur par glisser-déposer vous aident à créer des annonces attrayantes, tandis qu'un système de suivi robuste vous permet d'examiner rapidement les candidats au même endroit. Ils prennent également en charge une variété de clients de messagerie, ce qui signifie que vous pouvez prendre des mesures immédiates directement depuis votre boîte de réception. Vous pouvez commencer gratuitement, mais notez que vous devrez payer des frais mensuels pour profiter de Betterteam dans son intégralité. Compte tenu de la commodité qu'il apporte, cela vaut vraiment le prix.

Grovo

Parce que toutes les petites entreprises n'ont pas le temps ni l'argent pour développer de nouvelles recrues à leur plein potentiel, d'innombrables entreprises souffrent à cause d'employés inefficaces. C'est là que Grovo , un système de gestion de l'apprentissage, peut apporter une solution. La plate-forme est spécialisée dans le micro-apprentissage, offrant des milliers de petites leçons vidéo aux employés, ce qui permet de réduire la plupart des temps d'intégration jusqu'à 50 %. Le système propose également une formation pour la direction, des fonctionnalités d'engagement des employés et d'innombrables leçons qui peuvent améliorer les compétences numériques des employés. Il commence à 69 $/utilisateur/an.

L'essentiel

Bien que ces outils puissent certainement vous aider à améliorer votre productivité au travail, ce ne sont que des outils. Le poids du travail incombe toujours à celui qui les manie, alors ne vous attendez pas à ce qu'ils dynamisent votre entreprise comme par magie sans que vous ayez à lever le petit doigt. Après tout, les outils ne sont aussi bons que celui qui les utilise. Une fois que vous avez choisi les bons outils de productivité pour vous, apprenez les tenants et les aboutissants - adaptez-vous si nécessaire - et vous pourriez bientôt voir la productivité de votre petite entreprise s'améliorer.

Biographie de l'auteur :

En tant que responsable du contenu chez Comparakeet , Janus ordonne les rédacteurs et assure un haut niveau de qualité éditoriale. Il est passionné par la technologie, l'art, la musique et les jeux et apporte cette passion au travail tous les jours.