أفضل أدوات الإنتاجية للشركات الصغيرة والمتوسطة

قد تختلف إدارة شركة صغيرة عن الحفاظ على مؤسسة كبيرة تعمل بسلاسة ، ولكن هذا لا يعني أنها ليست مهمة صعبة. بعد كل شيء ، يواجه كلا النوعين من الأعمال الكثير من نفس العقبات يومًا بعد يوم - تتنافس أكوام من رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات والمكالمات الهاتفية والمواعيد النهائية للمشروع على الاهتمام الكامل. إذا لم يكن لديك فهم واضح لكيفية الحفاظ على الإنتاجية ، يمكن أن تصبح الأعمال التجارية الصغيرة يومًا بعد يوم سريعة للغاية.

لا تقتصر الإنتاجية على تحديد المهام في قائمة التحقق فقط. بالتأكيد ، هذا هو الهدف النهائي - اعمل بجد وستصل إلى هناك. لكن خبير الإنتاجية تيم فيريس يقول ذلك بشكل أفضل: "بصفتك صاحب عمل ، من السهل جدًا الوقوع في فخ الانشغال ، وأن تكون مشغولًا ليس بالضرورة منتجًا." لا يعني العمل الجاد دائمًا أنك تعمل بذكاء.

لهذا السبب ، بصفتك شركة صغيرة ، من المهم بالنسبة لك الحصول على الأدوات المناسبة التي ستساعدك على تحقيق أكبر قدر ممكن من النتائج بأقل طريقة تستغرق وقتًا طويلاً. الوقت هو أحد أكثر الموارد قيمة لديك ، لذا فإن اقتطاع الثواني الثمينة من خلال القيام بمهام عادية يمكن أن يساعدك على تحسين الإنتاجية. لحسن الحظ ، هناك الكثير من الأدوات المثالية للشركات الصغيرة. من أدوات إدارة المشروع والوسائط الاجتماعية إلى برامج الفواتير الذكية ، إليك بعض أفضل أدوات الإنتاجية في السوق اليوم.

بصيرة

واحدة من أفضل أدوات إدارة علاقات العملاء وإدارة المشاريع المتوفرة ، تتيح لك Insightly التنقل لأسفل والاطلاع على أهم التفاصيل حول العملاء المتوقعين وجهات الاتصال والموردين والمزيد. يمكنك التحقق من خلفيتهم وتاريخ اتصالاتهم وحتى فرص الأعمال أو المشاريع السابقة. يمكنك أيضًا الحصول على دفتر عناوين تلقائي وتقويمات وبريد إلكتروني جماعي.

بالإضافة إلى ميزات CRM القوية ، يمكنك الحصول على أدوات إدارة مشروع متعمقة تتيح لك تتبع جميع مراسلات البريد الإلكتروني ، والاطلاع على التقارير التفصيلية ، وإنشاء خطوط أنابيب المشروع ، وحتى تلقي تذكيرات تلقائية بالبريد الإلكتروني. أفضل جزء هو أن Insightly قادر على التوسع جنبًا إلى جنب مع نمو شركتك ، حيث يتيح لك التبديل إلى أي من خططهم في أي وقت دون تداعيات. يبدأ مجانًا لما يصل إلى مستخدمين ، ويصل إلى 99 دولارًا لكل مستخدم / شهر. يمكنك أيضًا الحصول على الخطة الاحترافية الخاصة بهم لاختبار القيادة لمدة 14 يومًا.

أسانا

لأولئك الذين يتوقون إلى طريقة أبسط لتعيين مهام العمل ومتابعة تقدم الفريق دون ازدحام رسائل البريد الإلكتروني للجميع ، يمكن أن تكون Asana مجرد تذكرة. يعمل هذا على دمج أدوات التعاون البسيطة وتتبع المشروع في نظام أساسي واحد سهل الاستخدام لإدارة المهام. يمكنك إنشاء المهام - وكذلك المهام الفرعية - وتنظيمها في مشاريع. من الممكن أيضًا ترميز خطوط أنابيب المشروع بالألوان ، بحيث لا تتشوش الأمور بمجرد أن تبدأ المشروعات في التراكم.

يعد تعيين المهام لأعضاء الفريق أمرًا سريعًا وسهلًا أيضًا ، ويحصل جميع الأشخاص الذين يتابعون مهمة معينة على إشعارات فورية عبر البريد الإلكتروني عند اكتمالها. يقدم Asana أيضًا تطبيقًا سهل الاستخدام للجوال ، والذي يوفر الكثير من الميزات الموجودة في موقع الويب - وهو مثالي للمحترفين أثناء التنقل. Asana مجاني للاستخدام ، ولكنه يأتي أيضًا مع خدمة متميزة بقيمة 9.99 دولارًا لكل عضو / شهر مع المزيد من الميزات.

تايم دكتور

وفقًا لاستطلاع أجرته مؤسسة غالوب عام 2013 ، كان 13٪ فقط من الموظفين في جميع أنحاء العالم منخرطين - أو "ملتزمين نفسيًا" - في أماكن عملهم ، بينما لم يشارك الباقون. 24٪ كانوا "غير مرتبطين بنشاط" ، أو غير سعداء إلى حد كبير وأكثر عرضة للتسبب في السلبية في مكان العمل. وفي الوقت نفسه ، كان عدد كبير من الناس - نسبة هائلة بلغت 63٪ ، على وجه الدقة - إما غير مركزين أو يفتقرون إلى الاهتمام (أي "غير مشاركين"). الهواتف الذكية ووسائل التواصل الاجتماعي والإنترنت والحياة الشخصية هي الأسباب المعتادة للموظفين غير المركزين. هذا هو المكان الذي يمكن أن يكون فيه برنامج تتبع الوقت ومراقبة الموظفين مفيدًا.

تايم دكتور Time Doctor هو برنامج بسيط وفعال لتتبع الوقت يسمح لك بتتبع ساعات عمل موظفيك. ولأنه يتضاعف أيضًا كأداة بسيطة لمراقبة الموظفين ، فإنه يتيح لك أيضًا معرفة التطبيقات والمواقع الإلكترونية التي يقضون معظم الوقت فيها. الأهم من ذلك ، يمكن أن يتعمق أكثر ويخبرك بالوقت المحدد الذي يكون فيه الموظف غير منتج. البرنامج ، إذا سمحت له ، يأخذ أيضًا لقطات شاشة لشاشات كمبيوتر موظفك ، وهو مثالي للشركات التي لديها عمال عن بعد.

هووتسوت

هل تعلم أن 83٪ من الأمريكيين لديهم حساب على مواقع التواصل الاجتماعي؟ وفقًا لدراسة عبر الإنترنت أجراها Harris Poll في عام 2016 ، يوافق 41 ٪ أيضًا على أن الشركات التي يتعاملون معها يجب أن يكون لها حضور قوي على وسائل التواصل الاجتماعي. تسلط الدراسة الضوء على الأهمية المتزايدة لوسائل التواصل الاجتماعي في إقامة علاقات دائمة بين الشركات والمستهلكين.

إذا لم تكن قد تمكنت من الاستفادة من قوة وسائل التواصل الاجتماعي لتعزيز رؤية شركتك وتقوية العلاقات مع عملائك ، فالآن هو الوقت المناسب مثل أي وقت. اضرب على المكواة وهي ساخنة. يسمح لك Hootsuite ، أحد منصات إدارة الوسائط الاجتماعية الرائدة ، بمشاركة المحتوى عبر 35 شبكة اجتماعية - بما في ذلك Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram - من لوحة تحكم واحدة.

تتيح لك تحليلاته القوية أيضًا معرفة أفضل وقت لنشر المحتوى ، بينما تتيح لك ميزات الجدولة المتقدمة إعداد منشورات الوسائط الاجتماعية مسبقًا. يمكنك إحضار العديد من المستخدمين على متن الطائرة ، وحتى تعيين مستويات وصول مختلفة. تقدم Hootsuite نسخة تجريبية مدتها 30 يومًا وخطة مجانية محدودة لأولئك الذين يتطلعون إلى تجربة الخدمة.

ميل تشيمب

إذا لم تكن تستخدم التسويق عبر البريد الإلكتروني في عملك لأنك تعتقد أنه ليس وسيلة قابلة للتطبيق للترويج لمنتجاتك و / أو خدماتك ، ففكر مرة أخرى. في الواقع ، كانت معدلات فتح البريد الإلكتروني تتمتع بارتفاع مستمر في السنوات الأخيرة ، بمعدل مسجل بلغ 35٪ في الربع الثاني من عام 2016. وهذا يعني أن البريد الإلكتروني هو قناة تسويقية قوية كما كانت دائمًا. لذا ، إذا كنت تريد البدء في استخدام هذه القناة التسويقية ، فلماذا لا تختار قناة تم تجربتها واختبارها؟

كان MailChimp موجودًا منذ فترة طويلة ، وقد تحسن بمرور الوقت. بالنسبة للمبتدئين ، فهي خدمة تسويق عبر البريد الإلكتروني تتيح لك إعداد حملات البريد الإلكتروني وإرسالها إلى آلاف المشتركين. يمكنك أيضًا الحصول على قوالب تصميم قابلة للتخصيص ، وأجهزة رد آلي ، وتحليلات عميقة ، وعمليات تكامل قوية لتطبيقات الجهات الخارجية.

بسبب

هناك الكثير من برامج تحرير الفواتير الرائعة ، ولكن إذا كنت تبحث عن شيء أبسط قليلاً ، فيجب أن يكون برنامج Due مناسبًا للفاتورة. برنامج المحفظة الرقمية والفوترة في واحد ، يوفر Due الكثير من قوالب الفواتير المصممة بشكل احترافي والقابلة للتخصيص قليلاً ؛ القدرة على إرسال الفواتير المتكررة ونسخ الفواتير الموجودة ؛ قبول مدفوعات بطاقات الائتمان ؛ وتتبع المدفوعات. كما أنها تدعم حوالي مائة دولة وأنظمة ضريبية. تعد عملية الإعداد أمرًا جديرًا بالملاحظة أيضًا: يمكنك العثور على أدلة مصممة خصيصًا لبعض المهن ، مثل المبرمجين والمصممين والاستشاريين وما شابه.

Betterteam

يعد تعيين موظفين جدد أمرًا صعبًا ، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة ذات الموارد المحدودة. إن إدراج إعلانات الوظائف على أكبر عدد ممكن من مواقع العمل لتحقيق أقصى قدر من الوضوح ليس هو الخيار الأكثر عملية - ومع ذلك ليس لدى الكثير من الأشخاص خيار سوى اتخاذ هذا الطريق. حتى الآن ، هذا هو. إذا كانت عملية التوظيف الخاصة بك لا تزال تتضمن الانتقال يدويًا إلى موقع العمل بعد موقع العمل ، فقد ترغب في التحقق من Betterteam .

تمنحك هذه الخدمة القدرة على النشر في أكثر من مائة موقع عمل - بما في ذلك Monster ، و LinkedIn ، و SimplyHired ، والمزيد - عبر لوحة تحكم مبسطة. تساعدك القوالب الاحترافية ومصمم السحب والإفلات على إنشاء إعلانات جذابة ، بينما يسمح لك نظام التتبع القوي بمراجعة المرشحين جميعًا بسرعة في مكان واحد. كما أنها تدعم مجموعة متنوعة من عملاء البريد الإلكتروني ، مما يعني أنه يمكنك اتخاذ إجراءات فورية مباشرة من صندوق الوارد الخاص بك. يمكنك البدء مجانًا ، ولكن لاحظ أنه سيتعين عليك دفع رسوم شهرية للاستمتاع بـ Betterteam بالكامل. بالنظر إلى الراحة المطلقة التي توفرها ، فهي بالتأكيد تستحق السعر.

جروفو

نظرًا لأنه ليس لدى جميع الشركات الصغيرة الوقت أو المال لتطوير موظفين جدد إلى أقصى إمكاناتهم ، فإن عددًا لا يحصى من الشركات يعاني بسبب الموظفين غير الفعالين. هذا هو المكان الذي يمكن أن يوفر فيه Grovo ، نظام إدارة التعلم ، حلاً. تتخصص المنصة في التعلم المصغر ، حيث تقدم الآلاف من دروس الفيديو الصغيرة للموظفين ، مما يساعد على تقليل معظم أوقات الالتحاق على متن الطائرة بنسبة تصل إلى 50٪. يوفر النظام أيضًا تدريبًا للإدارة ، وميزات مشاركة الموظفين ، ودروسًا لا حصر لها يمكنها تحسين المهارات الرقمية للموظفين. يبدأ من 69 دولارًا / مستخدم / سنة.

الخط السفلي

على الرغم من أن هذه الأدوات يمكن أن تساعدك بالتأكيد على تحسين إنتاجية عملك ، إلا أنها مجرد أدوات. لا يزال العبء الأكبر من العمل يقع على عاتق الشخص الذي يستخدمها ، لذلك لا تتوقع منهم تعزيز عملك بطريقة سحرية دون الحاجة إلى تحريك إصبعك. الأدوات جيدة مثل تلك التي تستخدمها ، بعد كل شيء. بمجرد اختيار أدوات الإنتاجية المناسبة لك ، تعرف على كل ما هو داخلي وعمق - تكيف إذا كان عليك ذلك - وقد ترى قريبًا تحسن الإنتاجية في عملك الصغير.

المؤلف السيرة الذاتية:

بصفته رئيس المحتوى في Comparakeet ، يأمر Janus الكتَّاب بالتواجد ، بالإضافة إلى ضمان مستوى عالٍ من جودة التحرير. إنه شغوف بالتكنولوجيا والفن والموسيقى والألعاب ويجلب هذا الشغف إلى مكان العمل كل يوم.