Najlepsze narzędzia produktywności dla małych i średnich firm

Zarządzanie małą firmą może różnić się od utrzymywania sprawnego działania dużego przedsiębiorstwa, ale to nie znaczy, że nie jest to trudne przedsięwzięcie. W końcu oba typy firm codziennie napotykają na wiele tych samych przeszkód – stosy e-maili, spotkań, rozmów telefonicznych, terminów realizacji projektów – wszystko to walczą o niepodzielną uwagę. Jeśli nie masz jasnego pojęcia, jak zachować produktywność, codzienna praca w małej firmie może szybko stać się przytłaczająca.

Wydajność nie polega jednak tylko na zaznaczaniu zadań na liście kontrolnej. Jasne, to jest ostateczny cel – ciężko pracuj, a dotrzesz do celu. Jednak guru produktywności Tim Ferriss mówi to najlepiej: „Jako właściciel firmy bardzo łatwo wpaść w pułapkę bycia zajętym, a bycie zajętym niekoniecznie jest produktywne”. Ciężka praca nie zawsze oznacza, że ​​pracujesz mądrze.

Dlatego, jako mała firma, ważne jest, abyś zaopatrzył się w odpowiednie narzędzia, które pomogą Ci osiągnąć najlepsze wyniki w możliwie najmniej czasochłonny sposób. Czas jest jednym z najcenniejszych zasobów, jakie posiadasz, więc oszczędzanie cennych sekund przez wykonywanie przyziemnych zadań może pomóc w zwiększeniu produktywności. Na szczęście istnieje mnóstwo narzędzi idealnych dla małych firm. Od narzędzi do zarządzania projektami i mediami społecznościowymi po sprytne oprogramowanie do fakturowania — oto niektóre z najlepszych narzędzi zwiększających produktywność na dzisiejszym rynku.

Wnikliwie

Jako jedno z lepszych narzędzi CRM i zarządzania projektami, Insightly umożliwia drążenie i przeglądanie najważniejszych szczegółów dotyczących potencjalnych klientów, kontaktów, dostawców i nie tylko. Możesz sprawdzić ich pochodzenie, historię komunikacji, a nawet wcześniejsze możliwości biznesowe lub projektowe. Otrzymujesz także automatyczną książkę adresową, kalendarze i masową pocztę e-mail.

Oprócz solidnych funkcji CRM otrzymujesz dogłębne narzędzia do zarządzania projektami, które pozwalają śledzić całą korespondencję e-mail, przeglądać szczegółowe raporty, tworzyć potoki projektów, a nawet otrzymywać automatyczne przypomnienia e-mail. Najlepsze jest to, że Insightly jest w stanie skalować się wraz z rozwojem Twojej firmy, ponieważ pozwala w dowolnym momencie przełączyć się na dowolny z ich planów bez żadnych konsekwencji. Rozpoczyna się bezpłatnie dla maksymalnie 2 użytkowników i wzrasta do 99 USD/użytkownika/mies. Możesz również skorzystać z planu profesjonalnego na jazdę próbną przez 14 dni.

Asany

Dla tych, którzy pragną prostszego sposobu przydzielania zadań roboczych i śledzenia postępów zespołu bez zaśmiecania wszystkich e-maili, Asana może być tylko biletem. Konsoliduje to śledzenie projektów i proste narzędzia do współpracy w jednej, łatwej w użyciu platformie do zarządzania zadaniami. Możesz tworzyć zadania – a także podzadania – i organizować je w projekty. Możliwe jest również kodowanie potoków projektowych kolorami, aby nie było bałaganu, gdy projekty zaczną się piętrzyć.

Przypisywanie zadań członkom zespołu jest szybkie i bezbolesne, a wszystkie osoby wykonujące określone zadanie otrzymują natychmiastowe powiadomienia e-mail po jego zakończeniu. Asana oferuje również przydatną aplikację mobilną, która oferuje wiele funkcji dostępnych na stronie - idealna dla profesjonalistów w podróży. Asana jest bezpłatna, ale jest również oferowana z usługą premium o wartości 9,99 USD / członek / miesiąc z większą liczbą funkcji.

Lekarz czasu

Według ankiety Gallupa z 2013 r . tylko 13% pracowników na całym świecie było zaangażowanych – lub „psychologicznie zaangażowanych” – w swoim miejscu pracy, podczas gdy reszta nie. 24% było „aktywnie niezaangażowanych” lub w dużej mierze nieszczęśliwych i częściej powodowało negatywne nastawienie w miejscu pracy. Tymczasem duża liczba osób – a dokładnie 63% – była albo nieskoncentrowana, albo brakowało jej zainteresowania (czyli „niezaangażowanych”). Smartfony, media społecznościowe, internet i życie osobiste to typowe przyczyny braku koncentracji pracowników. Tutaj może się przydać oprogramowanie do śledzenia czasu i monitorowania pracowników.

Time Doctor , proste, ale skuteczne oprogramowanie do śledzenia czasu, pozwala śledzić godziny pracy pracowników. A ponieważ jest również prostym narzędziem do monitorowania pracowników, pozwala również zobaczyć, na których aplikacjach i stronach internetowych spędzają najwięcej czasu. Co ważniejsze, może sięgnąć bardziej dogłębnie i podać dokładny czas, w którym pracownik jest nieproduktywny. Oprogramowanie, jeśli na to pozwolisz, pobiera również zrzuty ekranu z ekranów komputerów Twoich pracowników, co jest idealne dla firm, które zatrudniają pracowników zdalnych.

Kombinezon

Czy wiesz, że 83% Amerykanów ma konto w mediach społecznościowych? Zgodnie z badaniem internetowym przeprowadzonym przez Harris Poll w 2016 r. 41% zgadza się również, że firmy, z którymi współpracują, powinny mieć solidną obecność w mediach społecznościowych. Badanie podkreśla stale rosnące znaczenie mediów społecznościowych w budowaniu trwałych relacji między firmami a konsumentami.

Jeśli nie wykorzystałeś siły mediów społecznościowych, aby zwiększyć widoczność swojej firmy i wzmocnić więzi z klientami, teraz jest najlepszy czas. Uderz, gdy żelazko jest gorące. Hootsuite , jedna z wiodących platform do zarządzania mediami społecznościowymi, umożliwia udostępnianie treści w 35 sieciach społecznościowych – w tym Facebooku, Twitterze, LinkedIn i Instagramie – z jednego pulpitu nawigacyjnego.

Jego solidna analityka pozwala również wiedzieć, kiedy jest najlepszy czas na publikowanie treści, a zaawansowane funkcje planowania umożliwiają wcześniejsze skonfigurowanie postów w mediach społecznościowych. Możesz zabrać na pokład wielu użytkowników, a nawet przypisać różne poziomy dostępu. Hootsuite oferuje 30-dniowy okres próbny i ograniczony bezpłatny plan dla tych, którzy chcą wypróbować usługę.

PocztaChimp

Jeśli nie korzystasz z e-mail marketingu w swojej firmie, ponieważ uważasz, że nie jest to opłacalny sposób promowania swoich produktów i/lub usług, pomyśl jeszcze raz. W rzeczywistości współczynniki otwarć poczty e-mail odnotowują stały wzrost w ostatnich latach , osiągając 35% w drugim kwartale 2016 r. Oznacza to, że poczta e-mail jest tak potężnym kanałem marketingowym, jak nigdy dotąd. Jeśli więc chcesz zacząć korzystać z tego kanału marketingowego, dlaczego nie wybrać takiego, który jest wypróbowany i przetestowany?

MailChimp istnieje już od dłuższego czasu i z czasem się poprawił. Dla niewtajemniczonych jest to usługa e-mail marketingu, która umożliwia tworzenie kampanii e-mailowych i wysyłanie ich do tysięcy subskrybentów. Otrzymujesz także konfigurowalne szablony projektów, autorespondery, dogłębną analizę i solidne integracje z aplikacjami innych firm.

Należny

Istnieje mnóstwo świetnych programów do fakturowania , ale jeśli szukasz czegoś prostszego, Due powinno pasować do rachunku. Jako cyfrowy portfel i oprogramowanie do fakturowania w jednym, Due oferuje mnóstwo profesjonalnie zaprojektowanych, lekko konfigurowalnych szablonów faktur; możliwość wysyłania powtarzających się faktur i duplikowania już istniejących; akceptować płatności kartą kredytową; i śledzić płatności. Obsługuje również około stu krajów i systemów podatkowych. Warto również zwrócić uwagę na proces onboardingu: można znaleźć przewodniki dostosowane do określonych zawodów, takich jak programiści, projektanci, konsultanci i tym podobne.

Lepszy zespół

Zatrudnianie nowych pracowników jest trudne, szczególnie dla małych firm o ograniczonych zasobach. Umieszczanie ogłoszeń o pracę na jak największej liczbie miejsc pracy, aby zapewnić maksymalną widoczność, nie jest najpraktyczniejszym wyborem – jednak wielu nie ma innego wyjścia, jak tylko obrać tę drogę. To znaczy do tej pory. Jeśli proces rekrutacji nadal wymaga ręcznego przechodzenia do miejsca pracy za miejscem pracy, możesz sprawdzić Betterteam .

Ta usługa umożliwia publikowanie w ponad stu witrynach z ofertami pracy – w tym Monster, LinkedIn, SimplyHired i nie tylko – za pośrednictwem uproszczonego pulpitu nawigacyjnego. Profesjonalne szablony i projektant przeciągnij i upuść pomagają tworzyć atrakcyjne reklamy, a niezawodny system śledzenia umożliwia szybkie sprawdzanie kandydatów w jednym miejscu. Obsługują również różne klienty poczty e-mail, co oznacza, że ​​możesz podejmować natychmiastowe działania bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej. Możesz zacząć za darmo, ale pamiętaj, że będziesz musiał płacić miesięczną opłatę, aby w pełni cieszyć się Betterteam. Biorąc pod uwagę czystą wygodę, jaką daje, zdecydowanie wart swojej ceny.

Grovo

Ponieważ nie wszystkie małe firmy mają czas ani pieniądze, aby w pełni wykorzystać potencjał nowych pracowników, niezliczone firmy cierpią z powodu nieefektywnych pracowników. Tutaj rozwiązaniem może być Grovo , system zarządzania nauką. Platforma specjalizuje się w mikronauce, dostarczając pracownikom tysiące krótkich lekcji wideo, co pomaga skrócić większość czasów onboardingu nawet o 50%. System zapewnia również szkolenia dla kierownictwa, funkcje zaangażowania pracowników i niezliczone lekcje, które mogą poprawić umiejętności cyfrowe pracowników. Zaczyna się od 69 USD/użytkownika/rok.

Dolna linia

Chociaż te narzędzia z pewnością mogą pomóc Ci poprawić wydajność pracy, są tylko tym – narzędziami. Ciężar pracy nadal spada na tego, kto je dzierży, więc nie oczekuj, że w magiczny sposób zwiększą twój biznes bez konieczności kiwnięcia palcem. W końcu narzędzia są tak dobre, jak ten, który ich używa. Po wybraniu odpowiednich narzędzi zwiększających produktywność poznaj tajniki – dostosuj się, jeśli musisz – a wkrótce możesz zauważyć poprawę wydajności w swojej małej firmie.

Biografia autora:

Jako szef treści w Comparakeet , Janus zamawia pisarzy, a także zapewnia wysoki poziom jakości redakcyjnej. Pasjonuje się technologią, sztuką, muzyką i grami i codziennie przenosi tę pasję do miejsca pracy.