Guide du gestionnaire sur l'absentéisme au travail

Maîtrisez l'absentéisme incontrôlable des employés avant qu'il ne coûte à votre entreprise une fortune en dépenses salariales. Découvrez les coûts, les causes et les solutions pour gérer les problèmes d'assiduité en milieu de travail.

Il existe de nombreuses raisons valables pour que vos employés s'absentent du travail. Les jours de maladie, les congés de maternité et les vacances sont des absences valides typiques.

Mais les absences imprévues ou les travailleurs fréquemment absents peuvent causer beaucoup de problèmes à votre entreprise et à vos employés.

Les absences imprévues peuvent nuire aux finances, au moral et à la productivité de votre entreprise .

Quelques absences aléatoires et imprévues ne valent pas la peine de s'inquiéter. Mais si vous remarquez une tendance et que l'absentéisme devient une habitude pour certains de vos employés, il est temps d'intervenir et d'agir.

Pourquoi l'absentéisme excessif sur le lieu de travail est-il un problème ?

Malheureusement, l'absentéisme des employés est un problème courant pour les employeurs et les propriétaires d'entreprise.

Récemment, The Workforce Institute a mené une étude au cours de la dernière saison de Game of Thrones. Cette enquête a montré que plus de 34 % des employés américains (27,2 millions) ont admis qu'ils étaient susceptibles d'être malades, d'arriver en retard ou d'être moins productifs que la normale sur le lieu de travail.

Lorsque l'absentéisme devient une habitude, cela coûte également beaucoup d'argent aux employeurs. En moyenne, les entreprises américaines perdent environ 3 600 $ par employé horaire et 2 650 $ par employé salarié chaque année en perte de productivité due aux travailleurs absents. Et ce sont des estimations prudentes. Ces coûts augmentent encore plus rapidement si vous avez des centaines ou des milliers d'employés.

L'absentéisme des employés augmente également la charge de travail des travailleurs actuels. Le fait de devoir constamment prendre le relais de collègues absents peut contribuer à un sentiment d'épuisement professionnel.

Les meilleurs moyens de réduire considérablement l'impact de l'absentéisme des employés sont de :

• Créer un plan d'amélioration de l'assiduité des employés.
• Concevoir des politiques de présence claires.
• Disposez d'une solution puissante pour gérer la présence des employés.
• Suivez avec précision les congés payés et non payés.

Mais d'abord, vous devez vous attaquer aux causes des absences excessives, telles que des politiques vagues, un moral bas ou des problèmes de suivi du temps.

Que coûte l'absentéisme des employés à votre entreprise ?

Les entreprises sous-estiment souvent, voire ignorent, les coûts réels de l'absentéisme des employés. Le coût de l'absentéisme étant lié au temps et à l'argent, ses coûts nécessitent souvent un travail sur mesure.

Voici quelques statistiques mettant en évidence le coût des absences excessives pour les entreprises :

• Selon le Bureau of Labor Statistics, près de 3 % de la main-d'œuvre américaine est absente un jour donné.

• En 2013, l'enquête sur le bien-être Gallup-Healthways a estimé les coûts de perte de productivité aux États-Unis à plus de 84 milliards de dollars… en un an !
• Selon Kronos, le coût total des absences des employés représente plus du double des coûts de santé moyens de l'employeur.

Mais quels facteurs contribuent aux coûts d'absentéisme ? Voici un aperçu de la façon dont l'absentéisme des employés coûte de l'argent à votre entreprise.

Les coûts directs de l'absentéisme

• Pertes de salaire. Les coûts comprennent l'argent indûment payé aux employés absents et la rémunération des heures supplémentaires pour les travailleurs de remplacement.
• Pertes en heures de travail. Les absences excessives ou imprévues contribuent également au temps perdu.

Malgré l'importance des coûts directs, les coûts indirects de l'absentéisme peuvent avoir un impact encore plus important. Ces coûts indirects peuvent entraîner des retards de travail. Les coûts indirects comprennent également le coût du surcroît de travail pour les employés actuels.

Les coûts indirects de l'absentéisme

• Les pertes de productivité et de qualité se produisent souvent lorsque les employés ne se présentent pas au travail. Les luttes de productivité se produisent parce que les employés non absents ne peuvent pas faire grand-chose dans une journée de travail. Il est également possible que la qualité des biens ou des services d'une entreprise chute.
• Les frais administratifs augmentent également en cas d'absentéisme. Ces coûts comprennent le temps excessif consacré aux questions disciplinaires et à la recherche de remplaçants appropriés.
• Des problèmes de sécurité surviennent lorsque des employés mal formés commettent des erreurs en se précipitant pour remplacer les travailleurs absents.
• Le mauvais moral est un autre coût indirect de l'absentéisme. Les employés productifs qui remplacent les collègues absents se sentent souvent exploités.

Les causes les plus courantes d'absentéisme

Nous diviserons les raisons d'absentéisme sur le lieu de travail les plus fréquemment signalées en deux types : techniques et morales .

Causes techniques de l'absentéisme des employés

• Mauvaise communication sur la disponibilité des employés
• Les employés ne comprennent pas les politiques d'absence.
• Application incohérente des règles relatives aux absences
• Problèmes d'horaire
• Obligations domestiques et familiales
• Préoccupations de la direction et des relations avec les employés
• Un manque de logiciels de planification solides et de solutions de suivi du temps

Causes morales de l'absentéisme des employés

• Intimidation ou harcèlement au travail de la part de collègues ou de gestionnaires
• Stress excessif qui conduit souvent à la dépression et à l'épuisement professionnel
• Un manque d'engagement et de but
• Recherche d'emploi - oui, les employés appellent parfois malades pour assister à un entretien d'embauche ou travailler sur leur CV.

Qu'en est-il lorsque les employés se présentent au travail mais arrondissent les heures et raccourcissent les délais ? C'est ce qu'on appelle le vol de temps. Consultez le guide sur le vol de temps de Connecteam ici.

Comment lutter contre l'absentéisme des employés

Une excellente façon de réduire l'absentéisme des employés est d'avoir une politique d'assiduité claire. Une politique d'assiduité fixe les règles d'absence du travail. Il énumère également ce qui est considéré comme une absence excusable et ce qui ne l'est pas. Une solution comme Connecteam permet de digitaliser les politiques d'absence. Ces solutions permettent aux utilisateurs de créer et de mettre à jour rapidement les politiques de présence des employés.

Mais que veulent vos employés concernant les politiques d'assiduité ? En plus de vouloir des politiques de présence claires, les employés apprécient également les programmes de facilitation plutôt que les programmes punitifs.

Les mesures de soutien consistent à travailler avec les employés pour les aider à améliorer leur assiduité.

Les mesures punitives obligent les employés à venir travailler – mais entraînent souvent des absences pendant le travail.

Employés qui ne sont pas présents au travail :

• Faire le strict minimum
• Manque de motivation
• Semblent généralement malheureux ou stressés

Aidez vos employés à être présents au travail en offrant un horaire de travail flexible, des journées de garde familiale ou le partage d'emploi.

De nombreuses entreprises ont besoin d'aide pour gérer les absences car elles conservent des politiques obsolètes, utilisent des outils obsolètes, ou les deux. Offrez des procédures et des canaux clairs pour les demandes et les rapports d'absence des employés, comme une simple application de pointage mobile. Une application de pointage, telle que Connecteam, facilite le pointage à l'arrivée et au départ.

Des solutions comme Connecteam répondent aux questions liées aux absences, notamment :

• Qui est pointé en ce moment ?
• Combien d'employés sont arrivés aujourd'hui ?
• Qui est en retard et n'a pas encore commencé ?
• Qui est absent aujourd'hui?
• Une absence a-t-elle été demandée et approuvée à l'avance ?
• Qui a atteint sa limite de temps de travail journalier ?
• Qui a fait des heures supplémentaires ?
• Qui a demandé un jour de congé et pourquoi ?

Simplifiez le processus d'absence en mettant en œuvre un système que les gens utilisent à l'échelle de l'entreprise. Faire en sorte que vos employés utilisent simultanément des e-mails, des SMS, des messages Slack et d'autres méthodes de communication est déroutant et stressant.

Des solutions comme Connecteam permettent aux entreprises de gérer les demandes liées aux congés à partir d'une application ou d'un programme. L'utilisation d'une solution unique pour gérer les absences apporte plus de clarté et aide les managers à éviter le redoutable message manqué. Lorsque votre entreprise dispose d'un canal de communication clair pour les absences, cela peut également réduire le nombre d'employés confus et en colère.

Le suivi des absences vous permet de voir combien de temps ou d'argent vous perdez en raison d'un absentéisme excessif. La façon dont vous suivez le temps dépend de ce qui vous convient ou de la personne en charge du contrôle des présences.

Il est possible de suivre les absences à l'aide d'un système papier-crayon ou d'anciens programmes informatiques. Mais, le plus souvent, l'utilisation de méthodes obsolètes pour suivre le temps prend beaucoup de temps. Ironique, n'est-ce pas ?

Le suivi manuel des absences peut également conduire à des erreurs, notamment en payant trop peu ou trop cher les employés pour les congés.

De nombreuses entreprises gèrent l'absentéisme en utilisant une application de présence des employés. Ces applications stockent en toute sécurité les informations de présence, les rendant facilement accessibles aux responsables des ressources humaines ou aux propriétaires d'entreprise.

Une application de pointage des employés vous permet de définir des rapports de pointage et de présence automatiques. Ces solutions peuvent également envoyer des notifications personnalisées qui signalent automatiquement les absences et les demandes de congés.

Vous pouvez créer différents types de rapports automatiques dans une application de pointage, notamment :

• Rapports du matin contenant une liste des employés pointés ou absents.
• Rapports client qui montrent les employés qui ont travaillé avec les clients.
• Rapports de fin de journée qui affichent tous les utilisateurs actuellement pointés, les travailleurs pointés et les employés qui ont fait des heures supplémentaires.
• Rapports d'absence indiquant qui n'est pas au travail, combien de temps ils prennent et s'il s'agit de congés payés ou non.

Sidenote: Connecteam s'intègre également à Quickbooks Online et Gusto pour une paie instantanée et précise à 100%.

Au début, les absences occasionnelles des employés peuvent être difficiles à remarquer. Si vous ne gérez pas les absences des employés à ce stade, les taux d'absentéisme pourraient bientôt monter en flèche.

Parfois, les problèmes d'absentéisme commencent lorsque les employés se sentent inaperçus et désengagés. Ces personnes supposent que leurs employeurs ignorent leurs réalisations et ne valorisent pas leurs rôles. Alors, ces employés décident de rester à la maison.

Reconnaître vos employés pour leur travail est un excellent moyen de motiver les travailleurs. Donnez des remerciements pour les jalons personnels comme les anniversaires ou les anniversaires de travail. Bien traiter les employés ne coûte rien, mais cela signifie beaucoup pour les personnes qui travaillent pour vous.

Augmentez l'engagement des employés et réduisez l'absentéisme en stimulant le moral. Organisez des journées d'appréciation des employés ou investissez dans la formation pour réduire l'absentéisme des employés.

Cela semble surprenant, mais la formation est également utile pour gérer l'absentéisme. Jusqu'à 40 % des employés qui reçoivent une mauvaise formation en cours d'emploi quitteront votre entreprise au cours de leur première année d'emploi. Le départ des employés coûte beaucoup plus cher aux entreprises que les dépenses liées à l'absentéisme.

L'un des meilleurs moyens de contrôler les absences consiste à créer des programmes tels que des banques de prise de force. Les programmes de congés payés (PTO) donnent aux employés un montant spécifié de PTO à utiliser pour des affaires personnelles - sans puiser dans les congés de maladie ou les vacances. L'utilisation d'une application pour suivre les banques PTO ou les soldes de congés est bénéfique, en particulier lorsque vous gérez de grandes équipes d'employés.

Un autre outil positif d'assiduité est une politique d'horaire de travail flexible. Laisser les employés adapter leurs horaires de travail à leur vie réduit leur stress. Lorsque les travailleurs ne sont pas stressés, ils augmentent la productivité et l'engagement de votre entreprise.

Vous pouvez également réduire l'absentéisme sur le lieu de travail en récompensant les champions de l'assiduité avec des prix, des incitations ou des programmes de bien-être.

Malgré tous vos efforts, certains employés disparaissent à plusieurs reprises sans montrer aucune amélioration.

À ce stade, vous devriez envisager des mesures disciplinaires et judiciaires pour minimiser vos risques et vos pertes. Contactez immédiatement ces employés - commencez par une conversation informelle pour savoir ce qui se passe et si vous pouvez les aider.

Si les discussions informelles ne fonctionnent pas, passez à un avertissement informel. Si l'absentéisme imprévu se poursuit, envisagez un avis écrit avant un dernier avertissement.

Au-delà d'un dernier avertissement, vos options restantes sont de suspendre ou de licencier un employé. Parfois, il est moins cher d'embaucher et de former un nouvel employé qui convient.

L'essentiel sur la gestion de l'absentéisme

L'absentéisme au travail est un énorme problème pour de nombreuses entreprises. Les entreprises de toutes tailles, avec des employés horaires ou salariés, peuvent lutter contre l'absentéisme.

Mais le fondement de ce problème est toujours le même - cela se produit lorsque :

• Vos employés ne sont pas contents ou n'ont pas de but.
• Votre entreprise n'a pas de solution pour suivre les absences et la rémunération des congés.

Lorsque vous réduisez l'absentéisme, cela crée des employés plus heureux et peut augmenter les revenus de votre entreprise.

Avant d'apporter des changements à l'échelle de l'entreprise, réfléchissez aux raisons pour lesquelles les travailleurs ne se présentent pas. Ensuite, résolvez ces problèmes avec une politique d'absence détaillée et un logiciel de suivi du temps précis.