Les avantages de la messagerie instantanée pour votre entreprise

Avez-vous parfois l'impression que votre entreprise évolue à la vitesse de la lumière ? Il n'y a pas que vous. Nous traitons tous des tonnes d'informations chaque jour, et la vitesse à laquelle nous pouvons obtenir les données dont nous avons besoin a un impact important sur le succès de l'entreprise.

Dans le même temps, les affaires peuvent désormais s'étendre sur de longues distances. De nombreuses organisations ont des sous-traitants et des employés distants du monde entier.

L'époque où il fallait se promener jusqu'au bureau d'un collègue pour obtenir un dossier ou attendre deux jours pour obtenir des chiffres de vente est révolue pour beaucoup d'entre nous.

Entrez dans la messagerie instantanée professionnelle.

La messagerie instantanée existe depuis 1971, date à laquelle elle a été créée pour les ordinateurs du gouvernement américain. Il a permis aux gens de s'envoyer des messages texte numériques en temps réel.

Aujourd'hui, c'est un outil puissant qui peut transformer le fonctionnement de votre organisation en vous permettant d'envoyer non seulement des messages, mais également des fichiers, des mises à jour de statut, des liens et des mentions.

Voyons pourquoi vous pourriez envisager la messagerie instantanée pour les entreprises, quels avantages elle offre et comment vous pouvez l'utiliser avec succès.

Quels sont les avantages de la messagerie instantanée pour votre entreprise ?

La messagerie instantanée peut être utilisée pour rester en contact avec votre équipe et même vos clients, qu'ils soient sur le terrain ou au bureau d'à côté. Voici quelques façons de l'utiliser :

• Communiquer avec les clients et proposer des services ou un support technique
• Envoi de rappels aux clients et aux membres de l'équipe concernant les réunions ou les rendez-vous
• Collaborer sur des projets en envoyant des fichiers et des mises à jour en temps réel, ce qui est particulièrement pratique si votre équipe n'est pas au même endroit
• Interroger les membres de l'équipe ou leur demander des idées ou des opinions
• Vérifier auprès des employés, y compris les travailleurs sans bureau, pour voir comment ils vont et s'ils ont besoin d'aide dans leur travail

Alors, pourquoi voudriez-vous utiliser la messagerie instantanée au lieu du courrier électronique ou d'une autre option ? Cette technologie offre de gros avantages pour vous et vos employés.

La messagerie instantanée est flexible

La technologie d'aujourd'hui vous permet de laisser des mémos vocaux, d'envoyer des fichiers ou d'envoyer du texte brut. Les messages peuvent être lus instantanément ou lorsqu'un travailleur a une minute à perdre. Si un employé s'occupe d'un client ou est hors de portée d'une tour de téléphonie cellulaire, par exemple, il peut facilement accéder à ses messages et répondre lorsqu'il est à nouveau disponible.

La messagerie instantanée peut remplacer le courrier électronique et d'autres formes de communication. Les employés n'ont pas besoin de consulter une boîte de réception ou de consulter une plate-forme : les messages apparaissent souvent bien en vue sur un écran. Ils sont accessibles depuis presque n'importe quel appareil mobile ou ordinateur avec une connexion Internet.

La messagerie instantanée assure la connectivité des travailleurs distants et hybrides

Si vous avez des travailleurs sans bureau, des travailleurs à distance ou simplement des travailleurs qui sortent parfois pour déjeuner ou se dirigent vers un autre bureau de l'entreprise, la messagerie instantanée vous permet de rester en contact. Vous pouvez toujours joindre les employés quand vous en avez besoin, et avec une solution de chat pour employés comme Connecteam, vous pouvez même vérifier qu'ils ont reçu et lu votre message.

La messagerie instantanée tient tout le monde au courant

Parfois, il faut pivoter. Peut-être qu'un client a annulé un gros projet ou que la direction a décidé de prendre une nouvelle direction avec un département. Ne vous inquiétez pas, la messagerie instantanée vous permettra de communiquer des mises à jour importantes à toutes les personnes concernées, en envoyant des notifications push à des individus ou même à des équipes entières à la fois. Vous avez même une trace numérique des personnes que vous avez contactées, afin que personne ne soit laissé de côté.

La messagerie instantanée peut protéger votre équipe

Supposons que vous gérez une équipe de travailleurs des services publics et que vous apprenez qu'une grosse tempête se prépare. Si certains membres de votre équipe sont sur le terrain, vous pouvez utiliser la messagerie instantanée pour envoyer un message directement sur leurs téléphones, les avertissant de se rendre à sécurité. La messagerie instantanée peut donc constituer une partie importante de votre plan de santé et de sécurité lorsque le temps presse souvent.

La messagerie instantanée vous fait gagner du temps

Souhaitez-vous que les clients puissent vous contacter afin que vous puissiez résoudre les problèmes rapidement ? Vous avez une question rapide pour un collègue, mais vous ne voulez pas être pris dans une discussion plus longue ? Avec la messagerie instantanée, vous n'avez pas besoin d'ouvrir un e-mail, de marcher jusqu'au bureau de quelqu'un ou de jouer au téléphone. En quelques balayages d'écran et en quelques mots, vous pouvez obtenir les réponses dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches.

La messagerie instantanée vous rend plus productif

Imaginez avoir tout un serveur d'informations dans votre poche. Avec un appareil mobile et une bonne plate-forme de messagerie instantanée, c'est exactement ce dont vos employés peuvent profiter. Votre équipe peut facilement partager des fichiers, des images, des listes de contrôle, des vidéos et presque tout ce dont ils ont besoin pour un travail, directement à partir d'un téléphone mobile.

Vous pouvez également en faire plus en quelques instants grâce à la messagerie instantanée. Peu importe où vous êtes ou quelle que soit l'heure, vous pouvez passer quelques minutes à répondre aux questions des clients ou à passer à l'étape suivante d'un projet - votre lieu de travail est là, sur votre téléphone.

La messagerie instantanée peut améliorer la confiance de l'équipe et la qualité de votre communication

La recherche le prouve. Une étude de la City University of Hong Kong réalisée par Carol Xiaojuan Ou et Robert M. Davison a interrogé 253 employés, concluant que les avantages de la messagerie instantanée l'emportent sur les inconvénients. Plus précisément, l'étude a révélé que la messagerie instantanée imite la communication en personne (en partie parce qu'elle est en temps réel), ce qui contribue à renforcer la confiance et améliore la qualité de la communication.

La messagerie instantanée peut rendre votre entreprise plus inclusive

Les téléphones et les applications de messagerie instantanée ont des fonctionnalités d'accessibilité incroyables, de la reconnaissance vocale à la possibilité de zoomer ou d'augmenter la luminosité et le son de l'écran. Pour toute personne vivant avec une déficience visuelle ou auditive, ces fonctionnalités peuvent rendre les messages instantanés plus faciles à lire que les documents papier ou d'autres formes de communication. Et pour les employés et les clients neurodivers, l'utilisation de la messagerie instantanée peut être moins intimidante que de parler en personne ou au téléphone.

La messagerie instantanée peut vous aider à développer votre culture d'entreprise

La messagerie instantanée n'est pas seulement utile pour faire le travail. Cela peut également aider à consolider la culture d'entreprise. Vous voulez envoyer un message d'anniversaire à un membre de l'équipe ? Vous pouvez le faire avec un mème (et un lien vers une carte-cadeau) via la messagerie instantanée. Besoin de vérifier un collègue qui a beaucoup à faire ? Un message instantané rapide le fait. La messagerie instantanée n'est pas seulement idéale pour les affaires. Cela peut aussi être bon pour la cohésion d'équipe et le moral.

La messagerie instantanée peut améliorer votre résultat net

Environ 73 % des clients préfèrent le chat en direct lorsqu'ils communiquent avec des entreprises, et les clients qui utilisent le chat en direct dépensent 60 % de plus que ceux qui ne l'utilisent pas. Pour les clients, le chat peut être une alternative intéressante à une attente prolongée au téléphone.

Avec la messagerie instantanée, le chat en direct peut accéder directement aux téléphones de vos employés, afin qu'ils puissent répondre aux clients en temps réel. Cela peut vous aider à conclure plus de ventes et à améliorer la satisfaction et la confiance de vos clients. Lorsque les clients peuvent joindre votre équipe facilement et instantanément, cela fait également la promotion de votre entreprise en tant qu'organisation franche et transparente. Après tout, les clients ne passent pas d'un service à l'autre au téléphone ou n'attendent pas une réponse par e-mail.

La messagerie instantanée peut améliorer la créativité de l'équipe

Parce qu'elle est si flexible, la messagerie instantanée peut être un moyen d'encourager l'innovation et la créativité dans votre organisation. Disons que vous rencontrez un problème sur un projet. Avec IM, vous pouvez créer une discussion d'équipe ou même envoyer un message à toute l'entreprise, demandant des idées. En temps réel, les travailleurs peuvent faire part de leurs réflexions et votre équipe peut parcourir le journal de discussion pour capturer les meilleures solutions. De cette façon, la messagerie instantanée peut facilement servir de session de brainstorming ou de tableau blanc mobile.

La nature décontractée de la communication par messagerie instantanée peut également aider. Contrairement à un rapport formel ou à une session de brainstorming en personne, où les personnes sont invitées à s'exprimer devant une salle, la messagerie instantanée peut être un moyen peu contraignant de contribuer. Les membres de l'équipe peuvent rapidement ajouter un extrait d'une idée lorsqu'ils se sentent inspirés. L'informalité peut également permettre aux employés de partager plus facilement des idées qui ne sont pas encore complètement formées. Et vous ne savez jamais quand l'étincelle de l'une de ces idées est exactement ce que vous recherchiez.

La messagerie instantanée vous aide à conserver des enregistrements

Avez-vous déjà eu une conversation en personne et souhaité pouvoir revenir en arrière pour saisir une idée ou revoir un terme important ? IM garde une trace numérique pour vous. Que vous souhaitiez informer un nouveau membre de l'équipe de ce dont vous avez parlé lors d'une réunion ou que vous ayez besoin d'un enregistrement de vos interactions avec un client à des fins de conformité, la messagerie instantanée conserve un journal. Vous pouvez même l'enregistrer et le télécharger si vous en avez besoin.

Quelles sont les meilleures pratiques pour la messagerie instantanée professionnelle ?

Il ne suffit pas de télécharger une application promettant une messagerie instantanée gratuite pour les entreprises. Vous devez vous assurer de choisir la bonne technologie, puis de l'utiliser correctement. Voici comment.

• N'en faites pas trop. Si votre équipe envoie constamment des messages instantanés, elle ne peut pas se concentrer sur son travail. Pire, après un certain temps, ils peuvent commencer à ignorer les messages s'il y en a trop. Ils pourraient manquer des données cruciales. Avant d'appuyer sur Envoyer, demandez toujours si un message instantané doit être, disons, instantané. Cet élément de communication fonctionnerait-il mieux dans un e-mail ou combiné avec quelques autres éléments d'information dans un seul message plus tard ? Gardez la messagerie instantanée pour les choses urgentes que votre équipe doit savoir en ce moment.
• Utilisez une seule option technologique de messagerie instantanée professionnelle. Si vos employés reçoivent des messages instantanés sur trois plates-formes différentes, les choses passeront entre les mailles du filet. Essayez d'utiliser une seule plate-forme d'équipe. L'application de Connecteam vous permet d'envoyer des messages instantanés et de discuter avec votre équipe, mais elle comprend également une formation puissante pour vous aider à utiliser l'application. De plus, l'application vous permet de créer votre propre matériel pédagogique pour votre équipe, y compris une formation vidéo. Il inclut même le stockage de documents, la planification et d'autres fonctionnalités. C'est une solution tout-en-un pour garder vos équipes connectées.
• Établissez des règles de base sur le comportement acceptable. La messagerie instantanée peut être décontractée, mais ce qui se passe sur la messagerie instantanée professionnelle doit toujours être professionnel. Créez et partagez une politique écrite avec votre équipe, décrivant ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas. Par exemple, vous pouvez souhaiter une règle « sans jurons », ou vous pouvez demander que les responsables soient inclus dans toutes les discussions avec les clients pour garantir une excellente expérience client.
• Assurez-vous que les règles de confidentialité en ligne s'appliquent également à la messagerie instantanée. Certaines entreprises établissent des règles sur les fichiers et les informations qui peuvent et ne peuvent pas être partagés en ligne, pour s'assurer que les informations confidentielles, telles que les coordonnées des clients, sont conservées en toute sécurité. Assurez-vous que les employés savent bien que cela s'applique également à la messagerie instantanée.
• Former votre équipe. Ne présumez pas que tous ceux qui travaillent pour vous savent comment utiliser les dernières plateformes de messagerie instantanée. Offrez toujours une formation lors du déploiement d'une nouvelle plate-forme de messagerie instantanée ou lorsque votre plate-forme subit une mise à jour majeure. La formation signifie que tout le monde a une compréhension égale de la façon d'utiliser la technologie. Cela rend également votre équipe encore plus efficace, car elle peut apprendre à utiliser toutes les fonctionnalités intéressantes et moins connues de votre plateforme. Connecteam dispose d'un centre d'aide qui vous guide à travers l'application Connecteam, ou vous pouvez utiliser la formation Connecteam pour créer du matériel pédagogique pour aider votre équipe à naviguer dans les meilleures pratiques de messagerie instantanée.

Obtenir le message sur la messagerie instantanée

Voici la bonne nouvelle concernant la messagerie instantanée pour les entreprises : la technologie est plus intégrée que jamais. Aujourd'hui, vous pouvez faire plus que simplement envoyer des SMS. Vous pouvez également envoyer des fichiers, des listes de contrôle, des mèmes, des liens, etc. Utilisez la messagerie instantanée pour communiquer avec les clients et les équipes, en améliorant l'efficacité, les ventes et la gestion du temps. Tout commence par quelques tapotements et balayages d'écran pour capturer tous les avantages de la messagerie instantanée pour votre entreprise !