Pourquoi la "qualification étrangère" est un must pour votre entreprise en pleine croissance
Publié: 2021-06-07Comme prévu jusqu'à présent en 2021, de nombreuses entreprises fonctionnent encore virtuellement. Oui, les magasins et les bureaux rouvrent progressivement, mais cela ne signifie pas que les employeurs et les employés sont prêts à renoncer à la flexibilité du travail à distance. Dans le dernier rapport Upwork Future Workforce , la plupart des entreprises (68 %) pensent que le travail à distance est désormais plus facile et se déroule plus facilement que lorsque le passage au travail à distance a commencé au début de la pandémie de coronavirus. Le rapport a également trouvé:
- 26,7 % des travailleurs continueront de travailler à distance même après leur retour au bureau
- D'ici 2025, 36,2 millions d'Américains travailleront à distance, soit une augmentation de 16,8 millions par rapport aux taux d'avant la pandémie
- Les managers soulignent que la productivité et la flexibilité accrues sont les principaux avantages du travail à distance
En tout cas, le monde de l'entreprise a définitivement adopté le travail et l'embauche à distance. Embaucher de grands talents dans le meilleur vivier de talents ne signifie plus rechercher des travailleurs proches de votre bureau. Dans une entreprise sans frontières, vous pourriez travailler avec des employés dans tout le pays (ou dans le monde). Le défi pour les employeurs est de comprendre les lois et les procédures de conformité impliquées dans la «qualification étrangère», ce qui signifie mener des affaires dans des États autres que celui où vous avez démarré votre entreprise.
Une qualification étrangère ne signifie pas «hors du pays»
Ne sautez pas cet article parce que vous pensez que vous ne faites pas d'affaires à l'international, donc cela ne concerne pas votre entreprise. La qualification étrangère est le processus légal d'enregistrement d'une entreprise dans un autre État afin de faire des affaires. Avoir une qualification étrangère permet à votre entreprise de s'engager légalement dans le commerce à travers les frontières de l'État sans démarrer une nouvelle entreprise dans un autre État.
Traverser les frontières de l'État pour faire des affaires couvre diverses activités, telles que la possession d'un entrepôt ou d'un espace de bureau. De même, si vous avez des employés sur votre liste de paie qui vivent ou font une quantité importante d'affaires dans un autre État, vous devrez peut-être demander une qualification étrangère dans cet État. Vous devez également vous inscrire pour payer les charges sociales dans cet État (plus à ce sujet plus tard).
Comme la plupart des choses, les États varient selon les conditions de ce qui constitue la « conduite des affaires » et si votre entreprise exige ou non une qualification étrangère. En général, les activités suivantes nécessitent une inscription :
- Avoir une présence physique, comme un espace de bureau, un entrepôt ou un magasin de détail dans l'État
- Achat d'une propriété ou d'un immeuble en l'état à usage professionnel
- Avoir un partenaire commercial dans un autre État
- Demander une licence professionnelle (telle que médicale, comptable, etc.) dans l'État
- Toute activité d'une entreprise structurée comme une société à responsabilité limitée (LLC), une société ou une société en commandite (LP)
Heureusement, en raison de la pandémie, certaines réglementations ont changé. Dans le passé, le fait d'avoir des employés à temps plein ou à temps partiel travaillant et/ou vivant dans l'État vous donnait automatiquement un lien avec cet État. Mais plus maintenant. Avoir des employés qui travaillent à domicile dans un autre État ne nécessite pas de qualification étrangère.
Cependant, si ces employés travaillant à domicile génèrent des revenus dans l'État où ils vivent, vous devrez vous qualifier à l'étranger.
Les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés ne sont considérées comme « nationales » que dans l'État où elles ont été créées ; par conséquent, ces entités commerciales doivent être qualifiées à l'étranger dans tout autre État dans lequel elles exercent leurs activités.
Lorsqu'une qualification étrangère n'est pas nécessaire
Toutes les transactions commerciales ne nécessitent pas une qualification étrangère. Cependant, si vous pensez que vous voudrez peut-être faire des affaires régulières dans un autre État à l'avenir, ce n'est pas une mauvaise idée de vous qualifier à l'avance. Dans la plupart des cas, les entreprises de commerce électronique qui n'exercent que des activités en ligne n'ont pas à se qualifier à l'étranger. Cependant, si la plupart de vos bénéfices proviennent d'un seul État, vous voudrez peut-être vous qualifier à l'étranger juste pour être en sécurité.
Dans la plupart des États, les éléments suivants ne constituent pas des transactions commerciales dans l'État.
- Règlement ou défense d'un procès
- Réunions du conseil d'administration d'entreprise ou LLC
- Avoir un compte bancaire dans l'état
- Faire appel à des entrepreneurs indépendants
- Recouvrement de dettes
- Réaliser une opération « ponctuelle »
Comment s'inscrire à une qualification étrangère
Les étapes d'enregistrement des qualifications étrangères commencent généralement au bureau du secrétaire d'État de l'État dans lequel vous souhaitez exercer vos activités. Votre entreprise devra télécharger et soumettre un formulaire de demande de certificat d'autorité et payer les frais requis. Si on vous demande de fournir un certificat de bonne conduite dans le cadre du processus de demande, vous pouvez en obtenir une copie officielle auprès du bureau du secrétaire d'État de votre État d'origine.
L'étape suivante consiste à effectuer une recherche de nom dans l'état souhaité pour s'assurer que le nom de l'entreprise est légalement disponible et non utilisé par une autre entreprise similaire. Une partie de la raison pour laquelle l'État exige l'enregistrement est de s'assurer qu'une entreprise située à l'extérieur des frontières de l'État n'empiète pas sur une autre entreprise préétablie. Si vous constatez que vous ne pouvez pas enregistrer l'entreprise sous votre nom d'origine, vous devrez déposer des documents pour un «nom fictif» ou Doing Business As (DBA) dans l'État.
La dernière étape consiste pour vous à nommer un agent enregistré. Étant donné que le siège social de votre entreprise n'est pas situé dans l'État, vous devez engager une représentation dans cet État, en d'autres termes, un agent enregistré. Les responsabilités d'un agent enregistré (également appelé agent statutaire) comprennent la gestion des processus dans l'État au nom de la société, tels que :
- Documents le'gaux
- Communications fédérales et étatiques
- Convocation pour les données
- Avis d'imposition de l'IRS et de l'État
- Procédures judiciaires
- Directives pour le tribunal
- Dépôt d'entreprise
Pour trouver une représentation, consultez le site Web du secrétaire d'État de l'État pour un agent professionnel enregistré. Vous voulez embaucher quelqu'un (ou c'est généralement une entreprise) qui comprend et connaît les problèmes et processus typiques qui surviennent avec la qualification étrangère.
Si vous ne suivez pas le processus de qualification étrangère, vous risquez des sanctions financières et vous n'aurez pas qualité pour protéger votre entreprise contre d'éventuelles poursuites.
Employés hors de l'État
Que le fait d'avoir embauché des employés dans un autre État ait ou non incité votre entreprise à demander une qualification étrangère, le fait d'avoir un employé qui vit dans un autre État signifie que vous devrez également vous inscrire pour retenir et payer les charges sociales appropriées dans cet État. Chaque État a ses propres exigences en matière de charges sociales, et beaucoup ont des impôts locaux que vous êtes également responsable du paiement ou de la retenue. Pour retenir les charges sociales correctes pour les employés de l'extérieur de l'État, vous devez vous inscrire auprès du ministère du Revenu de l'État (ou d'un bureau équivalent).
La taxe d'assurance-chômage (UI) est un programme d'État mandaté par le gouvernement fédéral et payé par les employeurs et non par les employés. Généralement géré par le Département du travail de l'État, vous devez vous inscrire, déposer des rapports trimestriels et payer le taux d'imposition approprié. Selon l'État, il peut y avoir d'autres fonds auxquels vous devez contribuer, alors assurez-vous d'être bien informé de vos responsabilités.
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