Dlaczego „kwalifikacja zagraniczna” jest koniecznością dla rozwijającej się firmy
Opublikowany: 2021-06-07Zgodnie z przewidywaniami w 2021 r. wiele firm nadal działa wirtualnie. Tak, sklepy i biura stopniowo otwierają się ponownie, ale to nie znaczy, że pracodawcy i pracownicy są skłonni zrezygnować z elastyczności pracy zdalnej. W najnowszym raporcie Upwork Future Workforce Report większość firm (68%) uważa, że praca zdalna jest teraz łatwiejsza i przebiega sprawniej niż wtedy, gdy przejście na pracę zdalną rozpoczęło się na początku pandemii koronawirusa. W raporcie znaleziono również:
- 26,7% pracowników będzie nadal pracować zdalnie nawet po powrocie do biura
- Do 2025 r. 36,2 mln Amerykanów będzie pracować zdalnie, co oznacza wzrost o 16,8 mln w stosunku do wskaźników sprzed pandemii
- Menedżerowie wskazują na zwiększoną produktywność i elastyczność jako kluczowe zalety pracy zdalnej
W każdym razie świat biznesu zdecydowanie przyjął pracę zdalną i zatrudnianie. Zatrudnianie wielkiego talentu z najlepszej puli talentów nie oznacza już szukania pracowników w pobliżu Twojego biura. W firmie bez granic możesz pracować z pracownikami z całego kraju (lub świata). Wyzwaniem dla pracodawców jest zrozumienie przepisów i procedur zgodności związanych z „zagraniczną kwalifikacją”, co oznacza prowadzenie działalności w stanach innych niż ten, w którym rozpocząłeś działalność.
Kwalifikacja zagraniczna nie oznacza „poza krajem”
Nie pomijaj tego artykułu, ponieważ uważasz, że nie prowadzisz działalności międzynarodowej, więc nie dotyczy on Twojej firmy. Kwalifikacja zagraniczna to legalny proces rejestracji firmy w innym państwie w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Posiadanie zagranicznych kwalifikacji umożliwia Twojej firmie legalne prowadzenie handlu ponad granicami państwowymi bez rozpoczynania nowej działalności w innym stanie.
Przekraczanie granic stanów w celu prowadzenia działalności gospodarczej obejmuje różne rodzaje działalności, takie jak posiadanie magazynu lub powierzchni biurowej. Podobnie, jeśli masz na liście płac pracowników, którzy mieszkają lub prowadzą znaczną część działalności w innym stanie, być może będziesz musiał ubiegać się o kwalifikacje zagraniczne w tym stanie. Musisz również zarejestrować się, aby płacić podatki od wynagrodzeń w tym stanie (więcej o tym później).
Jak większość rzeczy, stany różnią się w zależności od tego, co stanowi „prowadzenie działalności” oraz tego, czy Twoja firma wymaga kwalifikacji zagranicznych. Ogólnie rzecz biorąc, następujące czynności wymagałyby rejestracji:
- Fizyczna obecność, taka jak powierzchnia biurowa, magazyn lub sklep detaliczny w stanie
- Zakup nieruchomości lub budynku w stanie z przeznaczeniem na działalność gospodarczą
- Posiadanie partnera biznesowego w innym państwie
- Ubieganie się o licencję zawodową (np. lekarską, księgową itp.) w państwie
- Wszelka działalność z firmy zorganizowanej jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC), korporacja lub spółka komandytowa (LP)
Na szczęście w związku z pandemią zmieniły się niektóre przepisy. W przeszłości posiadanie pracowników zatrudnionych w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy i/lub mieszkających w stanie automatycznie dałoby ci związek w tym stanie. Ale już nie. Posiadanie pracowników, którzy pracują z domu w innym państwie, nie wymaga posiadania zagranicznych kwalifikacji.
Jeśli jednak ci pracownicy pracujący poza domem generują dochód w stanie, w którym mieszkają, będziesz musiał zakwalifikować się do pracy za granicą.
LLC i korporacje są uważane za „krajowe” tylko w stanie, w którym zostały utworzone; w związku z tym te podmioty gospodarcze muszą kwalifikować się za granicą w każdym innym państwie, w którym prowadzą działalność.
Kiedy kwalifikacje zagraniczne nie są potrzebne
Nie wszystkie transakcje biznesowe wymagają kwalifikacji zagranicznych. Jeśli jednak uważasz, że w przyszłości możesz chcieć prowadzić regularną działalność w innym stanie, nie jest złym pomysłem wcześniejsze zakwalifikowanie się za granicą. W większości przypadków firmy zajmujące się handlem elektronicznym, które prowadzą działalność wyłącznie online, nie muszą kwalifikować się jako zagraniczne. Jednakże, jeśli większość twoich zysków pochodzi z jednego stanu, możesz chcieć zakwalifikować się do zagranicy, aby być bezpiecznym.
W większości stanów poniższe czynności nie stanowią transakcji w stanie.
- Rozstrzyganie lub obrona pozwu
- Posiedzenia zarządu korporacji lub spółek z ograniczoną odpowiedzialnością
- Posiadanie konta bankowego w państwie
- Korzystanie z niezależnych wykonawców
- Windykacja długów
- Przeprowadzenie transakcji „jednorazowej”
Jak zarejestrować się w celu uzyskania zagranicznej kwalifikacji?
Etapy rejestracji kwalifikacji zagranicznych zazwyczaj rozpoczynają się w biurze Sekretarza Stanu w stanie, w którym chcesz prowadzić działalność. Twoja firma będzie musiała pobrać i przesłać formularz wniosku Certificate of Authority oraz uiścić wymagane opłaty. Jeśli w ramach procesu aplikacyjnego zostaniesz poproszony o przedstawienie zaświadczenia o dobrej reputacji, możesz uzyskać oficjalną kopię z biura Sekretarza Stanu w swoim stanie.
Następnym krokiem jest przeprowadzenie wyszukiwania nazwy w żądanym stanie, aby upewnić się, że nazwa firmy jest legalnie dostępna — nie jest używana przez inną podobną firmę. Jednym z powodów, dla których państwo wymaga rejestracji, jest zapewnienie, że firma zlokalizowana poza granicami państwa nie narusza innej wcześniej założonej działalności. Jeśli okaże się, że nie możesz zarejestrować firmy pod swoim pierwotnym nazwiskiem, musisz złożyć dokumentację dotyczącą „fikcyjnej nazwy” lub prowadzenia działalności jako (DBA) w stanie.
Ostatnim krokiem jest wyznaczenie zarejestrowanego agenta. Ponieważ siedziba Twojej firmy nie znajduje się w tym stanie, musisz wynająć przedstawicielstwo w tym stanie, innymi słowy zarejestrowanego agenta. Obowiązki zarejestrowanego agenta (może być również nazywane agentem ustawowym) obejmują obsługę procesów wewnątrzstanowych w imieniu firmy, takich jak:
- Legalne dokumenty
- Komunikacja federalna i stanowa
- Wezwania do danych
- IRS i stanowe zawiadomienia podatkowe
- Postępowanie sądowe
- Dyrektywy dla sądu
- Zgłoszenie korporacyjne
Aby znaleźć przedstawicielstwo, odwiedź witrynę internetową Sekretarza Stanu w celu znalezienia profesjonalnego zarejestrowanego agenta. Chcesz zatrudnić kogoś (lub zazwyczaj jest to firma), która rozumie i jest zaznajomiona z typowymi problemami i procesami, które występują w przypadku kwalifikacji zagranicznych.
Jeśli nie zastosujesz się do procesu kwalifikacji zagranicznych, możesz spotkać się z karami finansowymi i nie będziesz mieć prawa do ochrony swojej firmy przed potencjalnymi procesami sądowymi.
Pracownicy spoza stanu
Niezależnie od tego, czy zatrudnienie pracowników w innym stanie było bodźcem dla Twojej firmy do ubiegania się o zagraniczne kwalifikacje, posiadanie pracownika mieszkającego w innym stanie oznacza, że musisz się również zarejestrować, aby potrącać i płacić odpowiednie podatki od wynagrodzeń w tym stanie. Każdy stan ma swoje własne stanowe wymagania dotyczące podatku od wynagrodzeń, a wiele z nich ma lokalne podatki, za które musisz zapłacić lub potrącić. Aby potrącić prawidłowe podatki od wynagrodzeń dla pracowników spoza stanu, musisz zarejestrować się w stanowym Departamencie Skarbowym (lub równoważnym urzędzie).
Podatek od ubezpieczenia od bezrobocia (UI) to federalny, państwowy program opłacany przez pracodawców, a nie pracowników. Zazwyczaj zarządzany przez stanowy Departament Pracy, musisz się zarejestrować, składać kwartalne raporty i płacić odpowiednią stawkę podatku. W zależności od stanu mogą istnieć inne fundusze, na które musisz wpłacić składki, więc upewnij się, że jesteś dobrze poinformowany o swoich obowiązkach.
Obraz: Depositphotos
