Perché la "qualificazione straniera" è un must per la tua attività in crescita
Pubblicato: 2021-06-07Come previsto finora nel 2021, molte aziende operano ancora virtualmente. Sì, negozi e uffici stanno riaprendo gradualmente, ma ciò non significa che datori di lavoro e dipendenti siano disposti a rinunciare alla flessibilità del lavoro a distanza. Nel più recente rapporto Upwork Future Workforce , la maggior parte delle aziende (68%) ritiene che il lavoro a distanza sia ora più facile e più agevole rispetto a quando è iniziato il passaggio al lavoro a distanza all'inizio della pandemia di coronavirus. Il rapporto ha inoltre rilevato:
- Il 26,7% dei lavoratori continuerà a lavorare da remoto anche dopo il rientro in ufficio
- Entro il 2025, 36,2 milioni di americani lavoreranno da remoto, con un aumento di 16,8 milioni rispetto ai tassi pre-pandemia
- I manager indicano una maggiore produttività e flessibilità come i principali vantaggi del lavoro a distanza
In ogni caso, il mondo degli affari ha decisamente abbracciato il lavoro e le assunzioni a distanza. Assumere grandi talenti dal miglior pool di talenti non significa più cercare lavoratori vicino al tuo ufficio. In un'azienda senza confini, potresti lavorare con dipendenti in tutto il paese (o nel mondo). La sfida per i datori di lavoro è comprendere le leggi e le procedure di conformità coinvolte nella "qualifica straniera", il che significa condurre affari in stati diversi da quello in cui hai avviato la tua attività.
Qualifica straniera non significa "fuori dal paese"
Non saltare questo articolo perché pensi di non fare affari a livello internazionale, quindi non riguarda la tua attività. La qualifica straniera è il processo legale di registrazione di un'impresa in un altro stato al fine di condurre affari. Avere una qualifica straniera consente alla tua azienda di impegnarsi legalmente nel commercio oltre i confini statali senza avviare una nuova attività in un altro stato.
Attraversare i confini di stato per fare affari copre varie attività, come possedere un magazzino o uno spazio ufficio. Allo stesso modo, se hai dipendenti sul libro paga che vivono o svolgono una notevole quantità di affari in un altro stato, potresti dover richiedere una qualifica straniera nello stato. Devi anche registrarti per pagare le tasse sui salari in quello stato (ne parleremo più avanti).
Come la maggior parte delle cose, gli stati variano in base alle condizioni di ciò che costituisce "conduzione di affari" e se la tua azienda richiede o meno una qualifica straniera. In generale, le seguenti attività richiederebbero la registrazione:
- Avere una presenza fisica, come uffici, magazzini o negozi al dettaglio nello stato
- Acquisto di una proprietà o di un edificio nello stato da utilizzare per attività commerciali
- Avere un partner commerciale in un altro stato
- Richiedere una licenza professionale (come medico, contabilità, ecc.) nello stato
- Qualsiasi attività da un'azienda strutturata come società a responsabilità limitata (LLC), società o società in accomandita (LP)
Fortunatamente, a causa della pandemia, alcune normative sono cambiate. In passato, avere dipendenti a tempo pieno o part-time che lavorano e/o vivono nello stato ti darebbe automaticamente un nesso in quello stato. Ma non più. Avere dipendenti che lavorano da casa in un altro stato non richiede la qualificazione all'estero.
Tuttavia, se quei dipendenti che lavorano fuori casa generano entrate nello stato in cui vivono, dovrai qualificarti all'estero.
Le LLC e le società sono considerate "nazionali" solo nello stato in cui sono state costituite; pertanto, queste entità commerciali devono qualificarsi all'estero in qualsiasi altro stato in cui conducono affari.
Quando la qualificazione straniera non è necessaria
Non tutte le transazioni commerciali richiedono una qualifica straniera. Tuttavia, se pensi di voler condurre affari regolari in un altro stato in futuro, non è una cattiva idea qualificarsi all'estero in anticipo. Nella maggior parte dei casi, le aziende di e-commerce che conducono solo affari online non devono essere qualificate all'estero. Tuttavia, se la maggior parte dei tuoi profitti proviene da uno stato, potresti voler qualificarti all'estero solo per sicurezza.
Nella maggior parte degli stati, quanto segue non costituisce attività commerciale nello stato.
- Risolvere o difendere una causa
- Riunioni del consiglio aziendale o LLC
- Avere un conto in banca nello stato
- Utilizzando appaltatori indipendenti
- Recupero dei debiti
- Condurre una transazione "una tantum".
Come registrarsi per la qualifica estera
I passaggi per la registrazione delle qualifiche straniere in genere iniziano presso l'ufficio del Segretario di Stato nello stato in cui si desidera svolgere attività. La tua azienda dovrà scaricare e presentare un modulo di richiesta del certificato di autorità e pagare le tasse richieste. Se ti viene chiesto di fornire un certificato di buona reputazione come parte della procedura di richiesta, puoi ottenerne una copia ufficiale dall'ufficio del Segretario di Stato nel tuo stato di origine.
Il passaggio successivo consiste nell'eseguire una ricerca del nome nello stato desiderato per assicurarsi che il nome dell'attività sia legalmente disponibile, non utilizzato da un'altra attività simile. Parte del motivo per cui lo stato richiede la registrazione è garantire che un'azienda situata al di fuori dei confini dello stato non violi un'altra attività prestabilita. Se scopri di non poter registrare l'attività con il tuo nome originale, dovrai presentare documenti per un "nome fittizio" o Doing Business As (DBA) nello stato.
Il passaggio finale consiste nel nominare un agente registrato. Poiché la sede della tua azienda non si trova nello stato, sei tenuto ad assumere una rappresentanza in quello stato, in altre parole, un agente registrato. Le responsabilità di un agente registrato (può anche essere chiamato agente legale) includono la gestione dei processi interni per conto dell'azienda, come ad esempio:
- Documenti legali
- Comunicazioni federali e statali
- Evoca dati
- IRS e avvisi fiscali statali
- Procedimenti legali
- Direttive per il tribunale
- Archiviazione aziendale
Per trovare una rappresentanza, controlla il sito web del Segretario di Stato dello Stato per un agente registrato professionale. Vuoi assumere qualcuno (o di solito è un'azienda) che capisca e abbia familiarità con i problemi e i processi tipici che si verificano con la qualifica straniera.
Se non segui il processo per la qualificazione all'estero, potresti dover affrontare sanzioni pecuniarie e non avrai una posizione nello stato per proteggere la tua attività da potenziali azioni legali.
Dipendenti fuori dallo stato
Indipendentemente dal fatto che l'assunzione o meno di dipendenti in un altro stato sia stato lo stimolo per la tua azienda a presentare domanda per una qualifica straniera, avere un dipendente che vive in un altro stato significa che dovrai anche registrarti per trattenere e pagare le tasse sui salari appropriati in quello stato. Ogni stato ha i propri requisiti fiscali statali sui salari e molti hanno tasse locali che sei anche responsabile del pagamento o della ritenuta d'acconto. Per trattenere le tasse sui salari corrette per i dipendenti fuori dallo stato, è necessario registrarsi presso il Dipartimento delle entrate dello stato (o un ufficio equivalente).
L'imposta sull'assicurazione contro la disoccupazione (UI) è un programma statale con mandato federale pagato dai datori di lavoro, non dai dipendenti. Tipicamente gestito dal Dipartimento del lavoro dello stato, è necessario registrarsi, presentare rapporti trimestrali e pagare l'aliquota fiscale appropriata. A seconda dello stato, potrebbero esserci altri fondi a cui devi contribuire, quindi assicurati di essere ben informato sulle tue responsabilità.
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