Mengapa “Kualifikasi Asing” adalah Suatu Keharusan untuk Bisnis Anda yang Berkembang
Diterbitkan: 2021-06-07Seperti yang diharapkan sejauh ini pada tahun 2021, banyak bisnis masih beroperasi secara virtual. Ya, toko dan kantor dibuka kembali secara bertahap, tetapi itu tidak berarti pemberi kerja dan karyawan bersedia melepaskan fleksibilitas kerja jarak jauh. Dalam Laporan Tenaga Kerja Masa Depan Upwork terbaru, sebagian besar perusahaan (68%) percaya bahwa pekerjaan jarak jauh sekarang lebih mudah dan berjalan lebih lancar daripada ketika peralihan ke kerja jarak jauh dimulai pada awal pandemi virus corona. Laporan itu juga menemukan:
- 26,7% pekerja akan terus bekerja dari jarak jauh bahkan setelah mereka dapat kembali ke kantor
- Pada tahun 2025, 36,2 juta orang Amerika akan bekerja dari jarak jauh, meningkat 16,8 juta dari tingkat pra-pandemi
- Manajer menunjukkan peningkatan produktivitas dan fleksibilitas sebagai manfaat utama dari kerja jarak jauh
Bagaimanapun, dunia bisnis pasti telah merangkul kerja jarak jauh dan perekrutan. Mempekerjakan talenta hebat dari kumpulan talenta terbaik tidak lagi berarti mencari pekerja yang dekat dengan kantor Anda. Dalam bisnis tanpa batas, Anda bisa bekerja dengan karyawan di seluruh negeri (atau dunia). Tantangan bagi pemberi kerja adalah memahami undang-undang dan prosedur kepatuhan yang terlibat dalam “kualifikasi asing”, yang berarti menjalankan bisnis di negara bagian selain negara tempat Anda memulai bisnis.
Kualifikasi Asing Bukan Berarti “Luar Negeri”
Jangan lewatkan artikel ini karena Anda merasa tidak berbisnis secara internasional, sehingga tidak berkaitan dengan bisnis Anda. Kualifikasi asing adalah proses hukum mendaftarkan bisnis di negara lain untuk melakukan bisnis. Memiliki kualifikasi asing memungkinkan bisnis Anda untuk secara legal terlibat dalam perdagangan lintas batas negara bagian tanpa memulai bisnis baru di negara bagian lain.
Melintasi batas negara untuk melakukan bisnis mencakup berbagai kegiatan, seperti memiliki gudang atau ruang kantor. Demikian juga, jika Anda memiliki karyawan dalam daftar gaji Anda yang tinggal atau melakukan sejumlah besar bisnis di negara bagian lain, Anda mungkin harus mengajukan permohonan kualifikasi asing di negara bagian tersebut. Anda juga harus mendaftar untuk membayar pajak gaji di negara bagian itu (lebih lanjut nanti).
Seperti kebanyakan hal, negara bagian bervariasi pada kondisi apa yang merupakan "melakukan bisnis" dan apakah perusahaan Anda memerlukan kualifikasi asing atau tidak. Secara umum, kegiatan berikut memerlukan pendaftaran:
- Memiliki kehadiran fisik, seperti ruang kantor, gudang, atau toko ritel di negara bagian
- Membeli properti atau bangunan di negara bagian untuk digunakan untuk bisnis
- Memiliki mitra bisnis di negara bagian lain
- Mengajukan permohonan lisensi profesional (seperti medis, akuntansi, dll.) di negara bagian
- Setiap aktivitas dari bisnis yang terstruktur sebagai perseroan terbatas (LLC), korporasi, atau kemitraan terbatas (LP)
Untungnya, karena pandemi, beberapa peraturan telah berubah. Di masa lalu, memiliki karyawan penuh atau paruh waktu yang bekerja dan/atau tinggal di negara bagian akan secara otomatis memberi Anda hubungan di negara bagian tersebut. Tapi tidak lagi. Memiliki karyawan yang bekerja dari rumah di negara bagian lain tidak mengharuskan harus memenuhi syarat asing.
Namun, jika karyawan yang bekerja di luar rumah mereka menghasilkan pendapatan di negara bagian tempat mereka tinggal, Anda harus memenuhi syarat asing.
LLC dan korporasi hanya dianggap "domestik" di negara bagian tempat mereka dibentuk; oleh karena itu, badan usaha ini harus memenuhi syarat asing di negara bagian lain tempat mereka menjalankan bisnis.
Ketika Kualifikasi Asing Tidak Diperlukan
Tidak semua transaksi bisnis memerlukan kualifikasi asing. Namun, jika Anda berpikir Anda mungkin ingin melakukan bisnis reguler di negara bagian lain di masa depan, bukanlah ide yang buruk untuk memenuhi syarat asing sebelumnya. Dalam kebanyakan kasus, bisnis e-commerce yang hanya melakukan bisnis online tidak harus memenuhi syarat asing. Namun, jika sebagian besar keuntungan Anda berasal dari satu negara bagian, Anda mungkin ingin memenuhi syarat asing hanya untuk amannya.
Di sebagian besar negara bagian, berikut ini bukan merupakan transaksi bisnis di negara bagian.
- Menyelesaikan atau mempertahankan gugatan
- Rapat dewan perusahaan atau LLC
- Memiliki rekening bank di negara bagian
- Menggunakan kontraktor independen
- Mengumpulkan hutang
- Melakukan transaksi "satu kali"
Cara Mendaftar Kualifikasi Asing
Langkah-langkah untuk pendaftaran kualifikasi asing biasanya dimulai di kantor Sekretaris Negara di negara bagian di mana Anda ingin menjalankan bisnis. Perusahaan Anda harus mengunduh dan menyerahkan formulir aplikasi Sertifikat Otoritas dan membayar biaya yang diperlukan. Jika Anda diminta untuk memberikan Certificate of Good Standing sebagai bagian dari proses aplikasi, Anda dapat memperoleh salinan resmi dari kantor Sekretaris Negara di negara bagian asal Anda.
Langkah selanjutnya adalah melakukan pencarian nama dalam keadaan yang diinginkan untuk memastikan nama bisnis tersedia secara legal—tidak digunakan oleh bisnis serupa lainnya. Sebagian alasan negara mengharuskan pendaftaran adalah untuk memastikan perusahaan yang berlokasi di luar perbatasan negara tidak melanggar bisnis lain yang sudah ada sebelumnya. Jika ternyata Anda tidak dapat mendaftarkan bisnis dengan nama asli Anda, Anda harus mengajukan dokumen untuk "nama fiktif" atau Doing Business As (DBA) di negara bagian.
Langkah terakhir adalah Anda harus menunjuk agen terdaftar. Karena kantor pusat perusahaan Anda tidak berlokasi di negara bagian, Anda diharuskan untuk menyewa perwakilan di negara bagian tersebut, dengan kata lain, agen terdaftar. Tanggung jawab agen terdaftar (bisa juga disebut agen resmi) termasuk menangani proses dalam negara atas nama perusahaan, seperti:
- Dokumen legal
- Komunikasi federal dan negara bagian
- Panggilan untuk data
- IRS dan pemberitahuan pajak negara bagian
- Proses hukum
- Arahan untuk pengadilan
- Pengarsipan perusahaan
Untuk menemukan perwakilan, periksa situs web Sekretaris Negara untuk agen terdaftar profesional. Anda ingin mempekerjakan seseorang (atau biasanya perusahaan) yang memahami dan terbiasa dengan masalah dan proses khas yang terjadi dengan kualifikasi asing.
Jika Anda gagal mengikuti proses kualifikasi asing, Anda mungkin menghadapi hukuman finansial, dan Anda tidak akan memiliki kedudukan di negara bagian untuk melindungi bisnis Anda dari potensi tuntutan hukum.
Pegawai Luar Negeri
Apakah mempekerjakan karyawan di negara bagian lain atau tidak merupakan dorongan bagi perusahaan Anda untuk mengajukan kualifikasi asing, memiliki karyawan yang tinggal di negara bagian lain berarti Anda juga harus mendaftar untuk memotong dan membayar pajak gaji yang sesuai di negara bagian itu. Setiap negara bagian memiliki persyaratan pajak gaji negara bagiannya sendiri, dan banyak yang memiliki pajak lokal yang juga harus Anda bayar atau potong. Untuk memotong pajak gaji yang benar untuk karyawan luar negara bagian, Anda harus mendaftar ke Departemen Pendapatan negara bagian (atau kantor yang setara).
Pajak Asuransi Pengangguran (UI) adalah program pemerintah federal yang diamanatkan dan dibayar oleh pemberi kerja, bukan karyawan. Biasanya dikelola oleh Departemen Tenaga Kerja negara bagian, Anda diminta untuk mendaftar, mengajukan laporan triwulanan, dan membayar tarif pajak yang sesuai. Bergantung pada negara bagian, mungkin ada dana lain yang harus Anda sumbangkan, jadi pastikan Anda mengetahui dengan baik tanggung jawab Anda.
Gambar: Depositphotos
