Por que a “qualificação estrangeira” é uma obrigação para o seu negócio em crescimento
Publicados: 2021-06-07Como esperado até agora em 2021, muitas empresas ainda estão operando virtualmente. Sim, lojas e escritórios estão reabrindo gradualmente, mas isso não significa que empregadores e funcionários estejam dispostos a abrir mão da flexibilidade do trabalho remoto. No mais recente Upwork Future Workforce Report , a maioria das empresas (68%) acredita que o trabalho remoto agora é mais fácil e tranquilo do que quando a mudança para o trabalho remoto começou no início da pandemia de coronavírus. O relatório também encontrou:
- 26,7% dos trabalhadores continuarão trabalhando remotamente mesmo depois de poderem retornar ao escritório
- Até 2025, 36,2 milhões de americanos trabalharão remotamente, um aumento de 16,8 milhões em relação às taxas pré-pandemia
- Os gerentes apontam o aumento da produtividade e flexibilidade como os principais benefícios do trabalho remoto
De qualquer forma, o mundo dos negócios definitivamente adotou o trabalho e a contratação remotos. Contratar grandes talentos do melhor pool de talentos não significa mais procurar trabalhadores próximos ao seu escritório. Em um negócio sem fronteiras, você pode trabalhar com funcionários de todo o país (ou do mundo). O desafio para os empregadores é entender as leis e os procedimentos de conformidade envolvidos na “qualificação estrangeira”, o que significa conduzir negócios em estados diferentes daquele em que você iniciou seus negócios.
Qualificação estrangeira não significa “fora do país”
Não pule este artigo porque você acha que não está fazendo negócios internacionalmente, por isso não se refere ao seu negócio. A qualificação estrangeira é o processo legal de registrar uma empresa em outro estado para realizar negócios. Ter qualificação estrangeira permite que sua empresa se envolva legalmente no comércio além das fronteiras do estado sem iniciar um novo negócio em outro estado.
Atravessar fronteiras estaduais para fazer negócios abrange várias atividades, como possuir um armazém ou espaço de escritório. Da mesma forma, se você tiver funcionários em sua folha de pagamento que moram ou fazem uma quantidade substancial de negócios em outro estado, talvez seja necessário solicitar qualificação estrangeira no estado. Você também deve se registrar para pagar impostos sobre a folha de pagamento nesse estado (mais sobre isso posteriormente).
Como a maioria das coisas, os estados variam nas condições do que constitui “condução de negócios” e se sua empresa exige ou não qualificação estrangeira. Em geral, as seguintes atividades exigiriam registro:
- Ter uma presença física, como espaço de escritório, armazém ou loja de varejo no estado
- Compra de propriedade ou um edifício no estado para usar para negócios
- Ter um parceiro de negócios em outro estado
- Solicitar uma licença profissional (como médica, contabilidade, etc.) no estado
- Qualquer atividade de um negócio estruturado como uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC), corporação ou parceria limitada (LP)
Felizmente, devido à pandemia, alguns regulamentos foram alterados. No passado, ter funcionários em tempo integral ou parcial trabalhando e/ou morando no estado automaticamente dava a você um nexo nesse estado. Mas não mais. Ter funcionários que trabalham em casa em outro estado não exige a qualificação estrangeira.
No entanto, se esses funcionários que trabalham em casa gerarem receita no estado em que moram, você terá que se qualificar para o exterior.
LLCs e corporações são consideradas “domésticas” apenas no estado em que foram formadas; portanto, essas entidades comerciais devem se qualificar no exterior em qualquer outro estado em que realizem negócios.
Quando a qualificação estrangeira não é necessária
Nem todas as transações comerciais exigem qualificação estrangeira. No entanto, se você acha que pode querer realizar negócios regulares em outro estado no futuro, não é uma má ideia se qualificar no exterior com antecedência. Na maioria dos casos, as empresas de comércio eletrônico que realizam negócios on-line não precisam se qualificar no exterior. No entanto, se a maior parte de seus lucros vem de um estado, você pode querer se qualificar para o exterior apenas por segurança.
Na maioria dos estados, os itens a seguir não constituem transações de negócios no estado.
- Resolver ou defender uma ação judicial
- Reuniões do conselho corporativo ou LLC
- Ter uma conta bancária no estado
- Usando empreiteiros independentes
- Cobrança de dívidas
- Realização de uma transação “única”
Como se inscrever para qualificação estrangeira
As etapas para o registro de qualificação estrangeira geralmente começam no escritório do Secretário de Estado no estado em que você deseja realizar negócios. Sua empresa terá que baixar e enviar um formulário de solicitação de Certificado de Autoridade e pagar as taxas exigidas. Se você for solicitado a fornecer um Certificado de Regularidade como parte do processo de inscrição, poderá obter uma cópia oficial do escritório do Secretário de Estado em seu estado de origem.
A próxima etapa é realizar uma pesquisa de nome no estado desejado para garantir que o nome da empresa esteja legalmente disponível - não usado por outra empresa semelhante. Parte do motivo pelo qual o estado exige o registro é garantir que uma empresa localizada fora das fronteiras do estado não infrinja outro negócio pré-estabelecido. Se você achar que não pode registrar a empresa com seu nome original, precisará apresentar a documentação para um “nome fictício” ou Doing Business As (DBA) no estado.
O passo final é para você nomear um agente registrado. Como a sede da sua empresa não está localizada no estado, você é obrigado a contratar representação nesse estado, ou seja, um agente registrado. As responsabilidades de um agente registrado (também pode ser chamado de agente estatutário) incluem lidar com processos no estado em nome da empresa, como:
- Documentos legais
- Comunicações federais e estaduais
- Convocação para dados
- IRS e avisos fiscais estaduais
- Processos legais
- Diretrizes para tribunal
- Arquivamento corporativo
Para encontrar representação, verifique o site da Secretaria de Estado do estado para um agente registrado profissional. Você deseja contratar alguém (ou geralmente é uma empresa) que entende e está familiarizado com os problemas e processos típicos que ocorrem com a qualificação estrangeira.
Se você não seguir o processo de qualificação estrangeira, poderá enfrentar penalidades financeiras e não terá legitimidade no estado para proteger sua empresa de possíveis ações judiciais.
Funcionários de fora do estado
Se a contratação de funcionários em outro estado foi ou não o motivo para sua empresa solicitar qualificação estrangeira, ter um funcionário que mora em outro estado significa que você também precisará se registrar para reter e pagar os impostos sobre a folha de pagamento apropriados nesse estado. Cada estado tem seus próprios requisitos estaduais de impostos sobre a folha de pagamento, e muitos têm impostos locais que você também é responsável por pagar ou reter. Para reter os impostos sobre a folha de pagamento corretos para funcionários de fora do estado, você precisa se registrar no Departamento de Receita do estado (ou escritório equivalente).
O Imposto sobre o Seguro Desemprego (UI) é um programa federal, administrado pelo estado, pago pelos empregadores, não pelos funcionários. Normalmente gerenciado pelo Departamento de Trabalho do estado, você deve se registrar, apresentar relatórios trimestrais e pagar a taxa de imposto apropriada. Dependendo do estado, pode haver outros fundos para os quais você precise contribuir, portanto, certifique-se de estar bem informado sobre suas responsabilidades.
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