Por qué la "calificación extranjera" es imprescindible para su negocio en crecimiento
Publicado: 2021-06-07Como se esperaba en lo que va de 2021, muchas empresas siguen operando virtualmente. Sí, las tiendas y las oficinas están reabriendo gradualmente, pero eso no significa que los empleadores y los empleados estén dispuestos a renunciar a la flexibilidad del trabajo remoto. En el Informe Upwork Future Workforce más reciente, la mayoría de las empresas (68 %) creen que el trabajo remoto ahora es más fácil y funciona mejor que cuando comenzó el cambio al trabajo remoto al comienzo de la pandemia de coronavirus. El informe también encontró:
- El 26,7 % de los trabajadores seguirá trabajando de forma remota incluso después de poder volver a la oficina
- Para 2025, 36,2 millones de estadounidenses trabajarán de forma remota, un aumento de 16,8 millones con respecto a las tasas previas a la pandemia
- Los gerentes señalan una mayor productividad y flexibilidad como los beneficios clave del trabajo remoto
En cualquier caso, el mundo de los negocios definitivamente ha adoptado el trabajo y la contratación remota. Contratar grandes talentos del mejor grupo de talentos ya no significa buscar trabajadores cerca de su oficina. En un negocio sin límites, podría estar trabajando con empleados de todo el país (o del mundo). El desafío para los empleadores es comprender las leyes y los procedimientos de cumplimiento involucrados en la "calificación extranjera", lo que significa realizar negocios en estados distintos de aquel en el que comenzó su negocio.
La calificación extranjera no significa "fuera del país"
No se salte este artículo porque cree que no está haciendo negocios a nivel internacional, por lo que no se relaciona con su negocio. La calificación extranjera es el proceso legal de registrar una empresa en otro estado para realizar negocios. Tener una calificación extranjera le permite a su empresa participar legalmente en el comercio a través de las fronteras estatales sin iniciar un nuevo negocio en otro estado.
Cruzar las fronteras estatales para hacer negocios cubre varias actividades, como poseer un almacén o un espacio de oficina. Del mismo modo, si tiene empleados en su nómina que viven o realizan una cantidad sustancial de negocios en otro estado, es posible que deba solicitar una calificación extranjera en el estado. También debe registrarse para pagar impuestos sobre la nómina en ese estado (más sobre eso más adelante).
Como la mayoría de las cosas, los estados varían según las condiciones de lo que constituye "realizar negocios" y si su empresa requiere o no una calificación extranjera. En general, las siguientes actividades requieren registro:
- Tener una presencia física, como espacio de oficina, almacén o tienda minorista en el estado
- Comprar una propiedad o un edificio en el estado para usarlo para negocios
- Tener un socio comercial en otro estado
- Solicitar una licencia profesional (como médica, contable, etc.) en el estado
- Cualquier actividad de una empresa estructurada como una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), corporación o sociedad limitada (LP)
Afortunadamente, debido a la pandemia, algunas regulaciones han cambiado. En el pasado, tener empleados de tiempo completo o medio tiempo trabajando y/o viviendo en el estado automáticamente le brindaba un nexo en ese estado. Pero ya no más. Tener empleados que trabajan desde casa en otro estado no requiere tener que calificar como extranjero.
Sin embargo, si esos empleados que trabajan fuera de sus hogares generan ingresos en el estado donde viven, tendrá que calificar como extranjero.
Las LLC y corporaciones solo se consideran "nacionales" en el estado donde se formaron; por lo tanto, estas entidades comerciales deben calificar como extranjeras en cualquier otro estado en el que realicen negocios.
Cuando la calificación extranjera no es necesaria
No todas las transacciones comerciales requieren calificación extranjera. Sin embargo, si cree que puede querer realizar negocios regulares en otro estado en el futuro, no es una mala idea calificar como extranjero con anticipación. En la mayoría de los casos, las empresas de comercio electrónico que solo realizan negocios en línea no tienen que calificar como extranjeras. Sin embargo, si la mayoría de sus ganancias provienen de un estado, es posible que desee calificar como extranjero solo para estar seguro.
En la mayoría de los estados, lo siguiente no constituye una transacción comercial en el estado.
- Resolver o defender una demanda
- Reuniones de juntas corporativas o LLC
- Tener una cuenta bancaria en el estado
- Uso de contratistas independientes
- cobranza de deudas
- Realización de una transacción "única"
Cómo registrarse para la calificación extranjera
Los pasos para el registro de calificaciones extranjeras generalmente comienzan en la oficina del Secretario de Estado en el estado en el que desea realizar negocios. Su empresa tendrá que descargar y enviar un formulario de solicitud de Certificado de autoridad y pagar las tarifas requeridas. Si se le solicita que proporcione un Certificado de buena reputación como parte del proceso de solicitud, puede obtener una copia oficial de la oficina del Secretario de Estado en su estado de origen.
El siguiente paso es realizar una búsqueda de nombre en el estado deseado para asegurarse de que el nombre de la empresa esté legalmente disponible, no utilizado por otra empresa similar. Parte de la razón por la que el estado requiere el registro es para garantizar que una empresa ubicada fuera de las fronteras del estado no infrinja otro negocio preestablecido. Si descubre que no puede registrar la empresa con su nombre original, deberá presentar documentos para obtener un "nombre ficticio" o Doing Business As (DBA) en el estado.
El paso final es que usted designe a un agente registrado. Debido a que la sede de su empresa no se encuentra en el estado, debe contratar una representación en ese estado, es decir, un agente registrado. Las responsabilidades de un agente registrado (también puede llamarse agente estatutario) incluyen el manejo de procesos en el estado en nombre de la empresa, tales como:
- Documentos legales
- comunicaciones federales y estatales
- citación de datos
- Avisos de impuestos estatales y del IRS
- Procedimientos judiciales
- Directivas para la corte
- Presentación corporativa
Para encontrar representación, consulte el sitio web de la Secretaría de Estado del estado para encontrar un agente registrado profesional. Desea contratar a alguien (o generalmente es una empresa) que comprenda y esté familiarizado con los problemas y procesos típicos que ocurren con la calificación extranjera.
Si no cumple con el proceso de calificación extranjera, puede enfrentar sanciones financieras y no tendrá legitimación en el estado para proteger su negocio de posibles demandas.
Empleados fuera del estado
Ya sea que haya contratado empleados en otro estado o no haya sido lo que impulsó a su empresa a solicitar la calificación extranjera, tener un empleado que vive en otro estado significa que también deberá registrarse para retener y pagar los impuestos sobre la nómina correspondientes en ese estado. Cada estado tiene sus propios requisitos estatales de impuestos sobre la nómina y muchos tienen impuestos locales que usted también es responsable de pagar o retener. Para retener los impuestos sobre la nómina correctos para los empleados fuera del estado, debe registrarse en el Departamento de Ingresos del estado (u oficina equivalente).
El Impuesto al Seguro de Desempleo (UI, por sus siglas en inglés) es un programa federal y estatal pagado por los empleadores, no por los empleados. Generalmente administrado por el Departamento de Trabajo del estado, debe registrarse, presentar informes trimestrales y pagar la tasa impositiva correspondiente. Dependiendo del estado, puede haber otros fondos a los que deba contribuir, así que asegúrese de estar bien informado de sus responsabilidades.
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