Warum „Auslandsqualifizierung“ ein Muss für Ihr wachsendes Unternehmen ist
Veröffentlicht: 2021-06-07Wie bisher im Jahr 2021 erwartet, arbeiten viele Unternehmen noch virtuell. Ja, Geschäfte und Büros öffnen nach und nach wieder, aber das bedeutet nicht, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer bereit sind, die Flexibilität der Fernarbeit aufzugeben. Im jüngsten Upwork Future Workforce Report glauben die meisten Unternehmen (68 %), dass die Fernarbeit jetzt einfacher ist und reibungsloser verläuft als zu Beginn der Umstellung auf die Fernarbeit zu Beginn der Coronavirus-Pandemie. Der Bericht fand auch:
- 26,7 % der Arbeitnehmer werden auch nach ihrer Rückkehr ins Büro weiterhin remote arbeiten
- Bis 2025 werden 36,2 Millionen Amerikaner aus der Ferne arbeiten, ein Anstieg von 16,8 Millionen gegenüber den Raten vor der Pandemie
- Manager verweisen auf erhöhte Produktivität und Flexibilität als die wichtigsten Vorteile der Fernarbeit
Auf jeden Fall hat sich die Geschäftswelt ganz klar der Fernarbeit und -einstellung verschrieben. Die Einstellung großartiger Talente aus dem besten Talentpool bedeutet nicht mehr, nach Mitarbeitern in der Nähe Ihres Büros zu suchen. In einem Unternehmen ohne Grenzen könnten Sie mit Mitarbeitern im ganzen Land (oder auf der ganzen Welt) zusammenarbeiten. Die Herausforderung für Arbeitgeber besteht darin, die Gesetze und Compliance-Verfahren zu verstehen, die mit „ausländischer Qualifikation“ verbunden sind, was bedeutet, Geschäfte in anderen Staaten als dem zu tätigen, in dem Sie Ihr Unternehmen gegründet haben.
Ausländische Qualifikation bedeutet nicht „ausserhalb des Landes“
Überspringen Sie diesen Artikel nicht, weil Sie der Meinung sind, dass Sie keine internationalen Geschäfte tätigen, sodass er sich nicht auf Ihr Unternehmen bezieht. Ausländische Qualifikation ist das rechtliche Verfahren zur Registrierung eines Unternehmens in einem anderen Staat, um Geschäfte zu tätigen. Eine ausländische Qualifikation ermöglicht es Ihrem Unternehmen, legal über Staatsgrenzen hinweg Handel zu treiben, ohne ein neues Unternehmen in einem anderen Staat zu gründen.
Das Überqueren von Staatsgrenzen, um Geschäfte zu machen, umfasst verschiedene Aktivitäten, wie z. B. den Besitz eines Lagers oder einer Bürofläche. Wenn Sie Mitarbeiter auf Ihrer Gehaltsliste haben, die in einem anderen Bundesstaat leben oder in erheblichem Umfang geschäftlich tätig sind, müssen Sie möglicherweise eine ausländische Qualifikation in dem Bundesstaat beantragen. Sie müssen sich auch registrieren, um Lohnsteuern in diesem Staat zu zahlen (dazu später mehr).
Wie bei den meisten Dingen unterscheiden sich die Staaten in Bezug auf die Bedingungen, was „Geschäftsführung“ ausmacht, und ob Ihr Unternehmen eine ausländische Qualifikation benötigt oder nicht. Im Allgemeinen würden die folgenden Aktivitäten eine Registrierung erfordern:
- Eine physische Präsenz wie Büroräume, Lager oder Einzelhandelsgeschäfte im Bundesstaat haben
- Kauf einer Immobilie oder eines Gebäudes im Bundesstaat zur geschäftlichen Nutzung
- Einen Geschäftspartner in einem anderen Staat haben
- Beantragung einer Berufslizenz (z. B. Medizin, Buchhaltung usw.) im Staat
- Jede Tätigkeit eines Unternehmens, das als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC), Kapitalgesellschaft oder Kommanditgesellschaft (LP) strukturiert ist
Glücklicherweise haben sich aufgrund der Pandemie einige Vorschriften geändert. In der Vergangenheit haben Sie durch Voll- oder Teilzeitbeschäftigte, die im Bundesland arbeiten und/oder leben, automatisch eine Verbindung zu diesem Bundesland erhalten. Aber nicht mehr. Arbeitnehmer, die von zu Hause aus in einem anderen Staat arbeiten, erfordern keine ausländische Qualifikation.
Wenn diese Mitarbeiter jedoch, die von zu Hause aus arbeiten, Einnahmen in dem Staat erzielen, in dem sie leben, müssen Sie sich im Ausland qualifizieren.
LLCs und Kapitalgesellschaften gelten nur in dem Staat, in dem sie gegründet wurden, als „inländisch“. Daher müssen sich diese Geschäftseinheiten in jedem anderen Staat, in dem sie Geschäfte tätigen, als Ausländer qualifizieren.
Wenn keine ausländische Qualifikation erforderlich ist
Nicht alle Geschäfte erfordern eine ausländische Qualifikation. Wenn Sie jedoch glauben, dass Sie in Zukunft in einem anderen Bundesstaat regelmäßig Geschäfte tätigen möchten, ist es keine schlechte Idee, sich im Voraus für das Ausland zu qualifizieren. In den meisten Fällen müssen E-Commerce-Unternehmen, die nur online Geschäfte tätigen, keine ausländische Qualifikation besitzen. Wenn jedoch die meisten Ihrer Gewinne aus einem Staat stammen, möchten Sie sich möglicherweise im Ausland qualifizieren, nur um auf der sicheren Seite zu sein.
In den meisten Bundesstaaten stellen die folgenden Geschäfte keine Geschäftsabwicklung im Bundesstaat dar.
- Beilegung oder Abwehr eines Rechtsstreits
- Vorstandssitzungen von Unternehmen oder LLC
- Ein Bankkonto im Staat haben
- Einsatz unabhängiger Auftragnehmer
- Schulden eintreiben
- Durchführung einer „einmaligen“ Transaktion
So melden Sie sich für eine ausländische Qualifikation an
Die Schritte zur Registrierung ausländischer Qualifikationen beginnen normalerweise beim Außenminister des Staates, in dem Sie Geschäfte tätigen möchten. Ihr Unternehmen muss ein Antragsformular für ein Certificate of Authority herunterladen und einreichen und die erforderlichen Gebühren zahlen. Wenn Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens aufgefordert werden, ein Certificate of Good Standing vorzulegen, können Sie eine offizielle Kopie vom Secretary of State Office in Ihrem Heimatstaat erhalten.
Der nächste Schritt ist die Durchführung einer Namenssuche im gewünschten Bundesstaat, um sicherzustellen, dass der Firmenname legal verfügbar ist und nicht von einem anderen ähnlichen Unternehmen verwendet wird. Ein Teil des Grundes, warum der Staat eine Registrierung verlangt, besteht darin, sicherzustellen, dass ein außerhalb der Staatsgrenzen ansässiges Unternehmen nicht gegen ein anderes vorab gegründetes Unternehmen verstößt. Wenn Sie feststellen, dass Sie das Unternehmen nicht unter Ihrem ursprünglichen Namen registrieren können, müssen Sie im Bundesstaat Unterlagen für einen „fiktiven Namen“ oder Doing Business As (DBA) einreichen.
Der letzte Schritt besteht darin, dass Sie einen registrierten Vertreter ernennen. Da sich der Hauptsitz Ihres Unternehmens nicht in diesem Bundesstaat befindet, müssen Sie in diesem Bundesstaat eine Vertretung beauftragen, mit anderen Worten, einen registrierten Vertreter. Die Verantwortlichkeiten eines registrierten Vertreters (kann auch als gesetzlicher Vertreter bezeichnet werden) umfassen die Abwicklung innerstaatlicher Prozesse im Namen des Unternehmens, wie z. B.:
- Legale Dokumente
- Bundes- und Landeskommunikation
- Vorladung für Daten
- IRS und staatliche Steuerbescheide
- Gerichtsverfahren
- Richtlinien für das Gericht
- Unternehmensanmeldung
Um eine Vertretung zu finden, suchen Sie auf der Website des Außenministers des Staates nach einem professionellen registrierten Vertreter. Sie möchten jemanden einstellen (oder normalerweise ist es ein Unternehmen), der die typischen Probleme und Prozesse versteht und kennt, die bei einer ausländischen Qualifikation auftreten.
Wenn Sie das Verfahren für eine ausländische Qualifikation nicht einhalten, können Ihnen Geldstrafen drohen, und Sie haben keine Klagebefugnis im Staat, um Ihr Unternehmen vor möglichen Gerichtsverfahren zu schützen.
Außerstaatliche Mitarbeiter
Unabhängig davon, ob die Einstellung von Mitarbeitern in einem anderen Staat der Anstoß für Ihr Unternehmen war, eine ausländische Qualifikation zu beantragen, bedeutet ein Mitarbeiter, der in einem anderen Staat lebt, dass Sie sich auch registrieren müssen, um die entsprechenden Lohnsteuern in diesem Staat einzubehalten und zu zahlen. Jeder Staat hat seine eigenen staatlichen Lohnsteueranforderungen, und viele haben lokale Steuern, für deren Zahlung oder Einbehaltung Sie auch verantwortlich sind. Um die korrekten Lohnsteuern für Mitarbeiter außerhalb des Staates einzubehalten, müssen Sie sich beim staatlichen Finanzministerium (oder einer gleichwertigen Stelle) registrieren.
Die Arbeitslosenversicherungssteuer (UI) ist ein staatlich vorgeschriebenes, staatlich geführtes Programm, das von Arbeitgebern und nicht von Arbeitnehmern bezahlt wird. In der Regel vom staatlichen Arbeitsministerium verwaltet, müssen Sie sich registrieren, vierteljährliche Berichte einreichen und den entsprechenden Steuersatz zahlen. Je nach Staat gibt es möglicherweise andere Fonds, zu denen Sie beitragen müssen, also stellen Sie sicher, dass Sie über Ihre Verantwortlichkeiten gut informiert sind.
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