Por qué invertir en un CRM ayuda a las pequeñas empresas

¿Alguna vez se encontró rebuscando en una pila de tarjetas de presentación o desplazándose por correos electrónicos antiguos para encontrar la información del cliente que necesita? Podría ahorrar mucho tiempo y dolores de cabeza al invertir en un CRM. Un CRM ayuda a las pequeñas empresas a realizar tareas tan básicas como almacenar datos de clientes y tan complicadas como generar informes y enviar formularios automáticamente. Antes de comenzar a hablar sobre las formas en que CRM ayuda a las pequeñas empresas, primero vayamos al principio y definamos qué es CRM.

¿Qué es un CRM?

En su forma más simple, el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es una tecnología o un sistema que ayuda a organizar la información de los clientes. Esto incluye información de contacto, interacciones comerciales, notas de reuniones, citas, llamadas y más. Es un registro completo de toda su relación con cada cliente y prospecto.

¿Cómo ayuda un CRM a las pequeñas empresas?

Invertir en un CRM puede ayudarlo a optimizar su día y mejorar sus relaciones con los clientes. Veamos algunas formas de hacerlo.

1. Reemplaza las hojas de cálculo

Según un estudio de pequeñas empresas, el 32% de los encuestados dijeron que dedican entre 31 y 60 minutos a ingresar datos o realizar tareas manuales. 19% gasta 61-120 minutos. ¡Eso es hasta dos horas por día! Si va a dedicar tanto tiempo a la entrada de datos, debe estar seguro de que podrá aprovecharlos al máximo.

Actualizar una hoja de cálculo es la forma en que muchas empresas almacenan los datos de los clientes, pero esta no es una solución a largo plazo para mantener los datos de los clientes organizados. Si tiene planes para hacer crecer o expandir su negocio, una hoja de cálculo no crecerá con usted.

Hay muchas razones por las que una hoja de cálculo no reemplaza a un CRM. Sí, ambos requieren la tarea manual de ingresar datos. Pero la recompensa de ingresar sus datos en un CRM es mucho mayor que una hoja de cálculo unidimensional.

Es probable que su hoja de cálculo no incluya todas las notas de reuniones con sus clientes, correspondencia, registros de llamadas y más. Su hoja de cálculo tampoco enumerará las interacciones que ha tenido con los clientes en orden cronológico ni lo ayudará a desarrollar procesos estandarizados.

Actualizar una hoja de cálculo con información de contacto, un segundo documento con notas de reuniones y otra hoja de cálculo con el estado de su tubería no es un uso inteligente de su tiempo.

Con tantas formas de ser contactado y tantas formas de guardar esta información, mantenerse organizado mejora la productividad. Un CRM ayuda a las pequeñas empresas al consolidar todas las hojas de información de contacto, notas de reuniones, citas, etc. en un solo lugar. Ya no hay que preocuparse por dónde se guarda una hoja de cálculo o cuándo se actualizó, ya que todo se encuentra en el mismo lugar.

2. Mejora la experiencia del cliente

Como todos los profesionales saben, mantenerse en contacto con sus clientes va de la mano con tener un negocio exitoso. Ya sea propietario de un negocio independiente o parte de un equipo, un CRM ayuda a las pequeñas empresas a mejorar la experiencia del cliente adaptándola a sus necesidades específicas y su historial con usted.

Por ejemplo: anotó en su CRM durante una llamada con la Sra. Smith que su hija se graduaría de la facultad de medicina. Estableces una actividad de seguimiento en tu CRM para la fecha de graduación que mencionó la Sra. Smith y, un par de semanas después, envías una tarjeta de felicitación.

La Sra. Smith está tan impresionada que no solo recordó este detalle, sino que se tomó el tiempo de enviarle una tarjeta a su hija, que cuenta la historia en una fiesta de graduación. Ahora, 25 de sus invitados han escuchado su nombre y lo asocian con una experiencia de cliente extremadamente positiva. Incluso si solo una persona se comunica con usted debido a ese simple acto de experiencia del cliente de calidad, el ROI sería enorme.

Este es solo un ejemplo de cómo un CRM ayuda a las pequeñas empresas a mejorar la experiencia del cliente. También puede realizar un seguimiento del historial de gastos de un cliente, los puntos débiles que han compartido con usted, los cumpleaños, la correspondencia por correo electrónico y más. Todas estas son oportunidades para registrarse, ponerse en contacto e iniciar una conversación. Todos estos detalles contribuyen a que la experiencia de cada cliente sea personalizada y efectiva.

3. Comparte datos dentro de los equipos

Usando el ejemplo anterior, un CRM hace que la información sobre la hija de la Sra. Smith esté disponible para cualquier persona con acceso a ese cliente, no solo para la última persona que habló con ella. Cuando usted o sus colegas ingresan al CRM para buscar un cliente, todos saben exactamente dónde lo dejaron con cada cliente.

Además de la colaboración en equipo, un CRM ayuda a los propietarios de pequeñas empresas que manejan todo por sí mismos. Cuando tiene notas de reuniones con clientes escondidas en correos electrónicos redactados, almacenadas en una nota en su teléfono inteligente o en archivos en diferentes computadoras portátiles, no está facilitando exactamente el acceso a la información que necesita.

La centralización de datos es especialmente importante si pasa algún tiempo lejos de una computadora u oficina. Tener toda su información accesible a través de la tecnología en la nube es imprescindible. Hágalo fácil para todos (incluso si es solo para usted) y almacene todos sus datos en una ubicación central, accesible para todos los que los necesiten.

4. Disminuye el riesgo y aumenta la eficiencia

Datos cortesía de IBM

La gente cambia de trabajo y deja empresas todo el tiempo. Almacenar la información del cliente en un CRM reduce el riesgo de que se pierda conocimiento importante con cualquier cambio de personal. La información puede transferirse fácilmente a la siguiente persona de contacto y seguir adelante.

Hablando de beneficios para el personal, otro es que un CRM ayuda a las pequeñas empresas al aumentar la eficiencia. Las pequeñas empresas deben ser lo más eficientes y organizadas posible. El uso de un CRM para rastrear toda la información del cliente y las notas de interacción resuelve el misterio de quién está haciendo qué y qué atención necesitan los clientes.

Esta infografía de IBM muestra cuánto puede afectar un CRM a la eficiencia. Un aumento del 50 % en la productividad y una reducción del 40 % en el costo de la mano de obra son dos estadísticas que deberían hacer muy felices a todos los dueños de negocios.

Ver cada oportunidad

La razón por la que CRM ayuda a las pequeñas empresas está justo en medio de su nombre. Relación. Su negocio se basa en las relaciones que ha establecido y las que está cultivando.

La tecnología CRM ayuda a agilizar las importantes tareas administrativas de mantenerse en contacto con sus clientes. Una vez que haya organizado los datos de sus clientes, el marketing para ellos se vuelve mucho más fácil, porque puede asegurarse de que vean el mensaje correcto en el momento correcto.

¿Tiene todos los datos de sus clientes organizados? OutboundEngine lo ayuda a convertirlo en más negocios. Lo mantendremos en mente con contenido atractivo entregado automáticamente a sus clientes por correo electrónico y redes sociales. Y dado que nos integramos con las herramientas de CRM más populares, agregar contactos a sus campañas de marketing es pan comido. Incluso puede usar nuestro escáner de tarjetas de presentación para agregar contactos y sincronizarlos con su CRM.

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