Una guía para gerentes sobre el ausentismo en el lugar de trabajo

Controle el ausentismo fuera de control de los empleados antes de que le cueste a su empresa una fortuna en gastos de nómina. Consulte los costos, las causas y las soluciones para gestionar los problemas de asistencia en el lugar de trabajo.

Hay muchas razones válidas para que sus empleados se ausenten del trabajo. Los días de enfermedad, la licencia por maternidad y las vacaciones son ausencias típicas válidas.

Pero las ausencias no planificadas o los trabajadores que faltan con frecuencia pueden causar muchos problemas para su empresa y sus empleados.

Las ausencias no planificadas pueden arruinar las finanzas, la moral y la productividad de su empresa .

No vale la pena preocuparse por algunas ausencias aleatorias y no planificadas. Pero, si nota un patrón y el ausentismo se convierte en un hábito para algunos de sus empleados, es hora de intervenir y actuar.

¿Por qué el ausentismo excesivo en el lugar de trabajo es un problema?

Desafortunadamente, el ausentismo de los empleados es un problema común para los empleadores y los dueños de negocios.

Recientemente, The Workforce Institute realizó un estudio durante la última temporada de Game of Thrones. Esta encuesta mostró que más del 34 % de los empleados estadounidenses (27,2 millones) admitieron que es probable que se reporten enfermos, lleguen tarde o sean menos productivos de lo normal en el lugar de trabajo.

Cuando el ausentismo se convierte en un hábito, también cuesta mucho dinero a los empleadores. En promedio, las empresas de EE. UU. pierden alrededor de $3600 por empleado por hora y $2650 por empleado asalariado cada año en pérdida de productividad debido a trabajadores ausentes. Y esas son estimaciones conservadoras. Estos costos aumentan aún más rápido si tiene cientos o miles de empleados.

El ausentismo de los empleados también aumenta la carga de trabajo de los trabajadores presentes. Tener que tomar constantemente el relevo de los colegas ausentes puede contribuir a la sensación de agotamiento.

Las mejores maneras de reducir sustancialmente el impacto del ausentismo de los empleados son:

• Cree un plan de mejora de la asistencia de los empleados.
• Diseñar políticas claras de asistencia.
• Disponga de una potente solución para gestionar la asistencia de los empleados.
• Realice un seguimiento preciso del tiempo libre pagado y no pagado.

Pero primero, debe abordar las causas de las ausencias excesivas, como políticas vagas, baja moral o problemas de seguimiento del tiempo.

¿Cuánto le cuesta a su negocio el ausentismo de los empleados?

Las empresas a menudo subestiman o incluso ignoran los costos reales del ausentismo de los empleados. Dado que el costo del ausentismo está ligado al tiempo y al dinero, sus costos a menudo requieren trabajo a medida.

Aquí hay algunas estadísticas que destacan cuánto cuestan las ausencias excesivas a las empresas:

• Según la Oficina de Estadísticas Laborales, casi el 3% de la fuerza laboral de los Estados Unidos está ausente en un día determinado.

• En 2013, la encuesta de bienestar de Gallup-Healthways estimó los costos de pérdida de productividad en los EE. UU. en un total de más de $ 84 mil millones... ¡en un año!
• Según Kronos, el costo total de las ausencias de los empleados es más del doble de los costos de atención médica del empleador promedio.

Pero, ¿qué factores contribuyen a los costos del ausentismo? Aquí hay una mirada más cercana a cómo el ausentismo de los empleados le cuesta dinero a su negocio.

Los costos directos del ausentismo

• Pérdidas en el salario. Los costos incluyen el dinero pagado indebidamente a los empleados ausentes y el pago de horas extras para los trabajadores de reemplazo.
• Pérdidas en horas de trabajo. Las ausencias excesivas o no programadas también contribuyen al tiempo perdido.

A pesar de la importancia de los costos directos, los costos indirectos del ausentismo pueden causar un impacto aún mayor. Estos costos indirectos pueden causar retrasos en el trabajo. Los costos indirectos también incluyen el peaje que supone más trabajo para los empleados actuales.

Los costos indirectos del ausentismo

• Las pérdidas de productividad y calidad a menudo ocurren cuando los empleados no se presentan a trabajar. Los problemas de productividad ocurren porque los empleados que no están ausentes solo pueden hacer mucho en un día laboral. También es posible que la calidad de los bienes o servicios de una empresa se desplome.
• Los costos administrativos también aumentan cuando ocurre el ausentismo. Estos costos incluyen el tiempo excesivo dedicado a asuntos disciplinarios y la búsqueda de reemplazos de empleados adecuados.
• Los problemas de seguridad ocurren cuando los empleados mal capacitados cometen errores al apresurarse a reemplazar a los trabajadores ausentes.
• La mala moral es otro costo indirecto del ausentismo. Los empleados productivos que reemplazan a los compañeros de trabajo ausentes a menudo se sienten aprovechados.

Las Causas Más Comunes Del Ausentismo

Dividiremos las razones más comunes de ausentismo en el lugar de trabajo en dos tipos: técnicas y morales .

Causas Técnicas del Ausentismo de los Empleados

• Mala comunicación sobre la disponibilidad de los empleados.
• Los empleados no entienden las políticas de ausencia.
• Aplicación inconsistente de las reglas relacionadas con las ausencias
• Problemas de programación
• Obligaciones del hogar y la familia
• Inquietudes sobre la gestión y las relaciones con los empleados
• Falta de software de programación sólido y soluciones de seguimiento de tiempo

Causas morales del ausentismo de los empleados

• Bullying o acoso en el lugar de trabajo por parte de colegas o gerentes
• Estrés excesivo que a menudo conduce a la depresión y al agotamiento.
• Falta de compromiso y propósito.
• Búsqueda de empleo: sí, los empleados a veces se reportan enfermos para asistir a una entrevista de trabajo o trabajar en sus currículos.

¿Qué pasa cuando los empleados se presentan a trabajar pero redondean las horas y toman atajos? Eso se conoce como robo de tiempo. Consulte la guía de robo de tiempo de Connecteam aquí.

Cómo abordar el ausentismo de los empleados

Una excelente manera de reducir el ausentismo de los empleados es con una política de asistencia clara. Una política de asistencia establece reglas para las ausencias del trabajo. También enumera lo que califica como una ausencia excusable y lo que no. Una solución como Connecteam puede digitalizar las políticas de ausencia. Estas soluciones permiten a los usuarios crear y actualizar rápidamente las políticas de asistencia de los empleados.

Pero, ¿qué quieren sus empleados con respecto a las políticas de asistencia? Además de querer políticas de asistencia claras, los empleados también aprecian los programas facilitadores sobre los punitivos.

Las medidas de apoyo implican trabajar con los empleados para ayudarlos a mejorar su asistencia.

Las medidas punitivas obligan a los empleados a ir a trabajar, pero a menudo dan como resultado que los trabajadores se ausenten mientras trabajan.

Empleados que no están presentes en el trabajo:

• Haz lo mínimo
• Falta motivación
• Parece generalmente infeliz o estresado

Ayude a sus empleados a estar presentes en el trabajo ofreciendo un horario de trabajo flexible, días de atención familiar o trabajo compartido.

Muchas empresas necesitan ayuda para administrar las ausencias porque mantienen políticas desactualizadas, usan herramientas desactualizadas o ambas cosas. Ofrezca procedimientos y canales claros para las solicitudes e informes de ausencias de los empleados, como una sencilla aplicación de reloj registrador móvil. Una aplicación de reloj registrador, como Connecteam, facilita el registro de entrada y salida.

Soluciones como Connecteam responden preguntas relacionadas con las ausencias, que incluyen:

• ¿Quién está registrado en este momento?
• ¿Cuántos empleados ficharon hoy?
• ¿Quién llega tarde y aún no ha comenzado?
• ¿Quíen está ausente hoy?
• ¿Se solicitó y aprobó una ausencia con anticipación?
• ¿Quién alcanzó su límite diario de tiempo de trabajo?
• ¿Quién trabajó horas extras?
• ¿Quién pidió un día libre y por qué?

Simplifique el proceso de ausencia implementando un sistema que las personas usan en toda la empresa. Hacer que sus empleados usen correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de Slack y otros métodos de comunicación al mismo tiempo es confuso y estresante.

Las soluciones como Connecteam permiten a las empresas administrar las solicitudes relacionadas con el tiempo libre desde una aplicación o programa. El uso de una única solución para administrar las ausencias genera más claridad y ayuda a los gerentes a evitar el temido mensaje perdido. Cuando su empresa tiene un canal de comunicación claro para las ausencias, también puede generar menos empleados confundidos y enojados.

El seguimiento de las ausencias le permite ver cuánto tiempo o dinero pierde debido al ausentismo excesivo. La forma en que controla el tiempo depende de lo que le quede bien a usted o de quien esté a cargo de controlar la asistencia.

Es posible realizar un seguimiento de las ausencias utilizando un sistema de lápiz y papel o programas informáticos más antiguos. Pero, la mayoría de las veces, el uso de métodos obsoletos para controlar el tiempo lleva mucho tiempo. Irónico, ¿no?

El seguimiento manual de las ausencias también puede dar lugar a errores, como pagar a los empleados demasiado poco o demasiado por tomarse un tiempo libre.

Muchas empresas manejan el ausentismo mediante el uso de una aplicación de asistencia de empleados. Estas aplicaciones almacenan de forma segura la información de asistencia, lo que la pone a disposición de los gerentes de recursos humanos o propietarios de negocios.

Una aplicación de reloj de tiempo para empleados le permite configurar un reloj de tiempo automático y reportes de asistencia. Estas soluciones también pueden enviar notificaciones personalizadas que informan automáticamente las ausencias y las solicitudes de tiempo libre.

Puede crear varios tipos de informes automáticos en una aplicación de reloj de tiempo, que incluyen:

• Informes matutinos que presentan una lista de empleados registrados o ausentes.
• Informes de clientes que muestran a los empleados que trabajaron con clientes.
• Informes al final del día que muestran todos los usuarios registrados actualmente, los trabajadores registrados y los empleados que trabajaron horas extra.
• Informes de ausencias que incluyen quién no está en el trabajo, cuánto tiempo se está tomando y si se trata de tiempo libre remunerado o no remunerado.

Nota al margen: Connecteam también se integra con Quickbooks Online y Gusto para una nómina instantánea y 100% precisa.

Al principio, las ausencias ocasionales de los empleados pueden ser difíciles de notar. Si no maneja las ausencias de los empleados en esta etapa, las tasas de ausentismo pronto podrían dispararse.

A veces, los problemas de ausentismo comienzan cuando los empleados se sienten desapercibidos y desconectados. Estas personas asumen que sus empleadores ignoran sus logros y no valoran sus funciones. Entonces, estos empleados deciden quedarse en casa.

Reconocer a sus empleados por su trabajo es una excelente manera de motivar a los trabajadores. Mencione hitos personales como cumpleaños o aniversarios de trabajo. Tratar bien a los empleados no cuesta nada, pero significa mucho para las personas que trabajan para usted.

Aumente el compromiso de los empleados y reduzca el ausentismo elevando la moral. Establezca días de agradecimiento a los empleados o invierta en capacitación para reducir el ausentismo de los empleados.

Suena sorprendente, pero la formación también es útil para gestionar el ausentismo. Hasta el 40 % de los empleados que reciben una capacitación deficiente en el trabajo dejarán su empresa dentro de su primer año de empleo. Cuando los empleados se van, les cuesta a las empresas mucho más que los gastos relacionados con el ausentismo.

Una de las mejores formas de controlar las ausencias es creando programas como bancos PTO. Los programas de tiempo libre pagado (PTO, por sus siglas en inglés) brindan a los empleados una cantidad específica de PTO para usar en asuntos personales, sin tener que recurrir a licencias por enfermedad o vacaciones. El uso de una aplicación para rastrear los bancos de PTO o los saldos de tiempo libre es beneficioso, especialmente cuando administra grandes equipos de empleados.

Otra herramienta de asistencia positiva es una política de horario de trabajo flexible. Permitir que los empleados adapten los horarios de trabajo a sus vidas reduce su estrés. Cuando los trabajadores no están estresados, aportan mayor productividad y compromiso a su negocio.

También puede reducir el ausentismo en el lugar de trabajo recompensando a los campeones de asistencia con premios, incentivos o programas de bienestar.

A pesar de todos sus esfuerzos, algunos empleados desaparecen repetidamente sin mostrar ninguna mejora.

En este punto, debe considerar acciones disciplinarias y legales para minimizar sus riesgos y pérdidas. Comuníquese con estos empleados de inmediato: comience con una conversación informal para averiguar qué está pasando y si puede ayudar.

Si los chats informales no funcionan, pase a una advertencia informal. Si continúa el ausentismo no programado, considere un aviso por escrito antes de una advertencia final.

Más allá de una advertencia final, sus opciones restantes son suspender o despedir a un empleado. A veces es más barato contratar y capacitar a un nuevo empleado que sea el adecuado.

El resultado final sobre cómo lidiar con el ausentismo

El ausentismo en el trabajo es un gran problema para muchas empresas. Las empresas de todos los tamaños, con empleados por hora o asalariados, pueden luchar contra el ausentismo.

Pero la base de este problema es siempre la misma: ocurre cuando:

• Sus empleados no están contentos o carecen de un propósito.
• Su empresa no tiene solución para realizar un seguimiento de las ausencias y el pago de tiempo libre.

Cuando reduce el ausentismo, crea empleados más felices y puede aumentar los ingresos de su empresa.

Antes de realizar cambios en toda la empresa, considere por qué los trabajadores no se presentan. Luego, aborde estos problemas con una política de ausencia detallada y un software de seguimiento de tiempo preciso.