Las ventajas de la mensajería instantánea para su empresa

¿Alguna vez siente que su negocio se mueve a la velocidad de la luz? No eres solo tú. Todos lidiamos con toneladas de información todos los días, y la velocidad a la que podemos obtener los datos que necesitamos tiene un gran impacto en el éxito empresarial.

Al mismo tiempo, los negocios ahora pueden extenderse a largas distancias. Muchas organizaciones tienen contratistas y empleados remotos de todo el mundo.

Los días de caminar hasta el escritorio de un colega para obtener un archivo o poder esperar dos días para obtener los números de ventas han terminado para muchos de nosotros.

Introduzca la mensajería instantánea empresarial.

La mensajería instantánea existe desde 1971, cuando se creó para las computadoras del gobierno de EE. UU. Permitió a las personas enviarse mensajes de texto digitales entre sí en tiempo real.

Hoy en día, es una poderosa herramienta que puede transformar el funcionamiento de su organización al permitirle enviar no solo mensajes, sino también archivos, actualizaciones de estado, enlaces y menciones.

Echemos un vistazo a por qué es posible que desee considerar la mensajería instantánea para empresas, qué beneficios ofrece y cómo puede usarla con éxito.

¿Cuáles son las ventajas de la mensajería instantánea para su empresa?

La mensajería instantánea se puede usar para mantenerse conectado con su equipo e incluso con sus clientes, ya sea que estén en el campo o en el escritorio de al lado. Aquí hay algunas maneras en que puede usarlo:

• Comunicarse con los clientes y ofrecer servicios o soporte técnico.
• Envío de recordatorios a clientes y miembros del equipo sobre reuniones o citas
• Colaborar en proyectos mediante el envío de archivos y actualizaciones en tiempo real, especialmente útil si su equipo no está todo en un solo lugar
• Sondear a los miembros del equipo o pedirles ideas u opiniones
• Comuníquese con los empleados, incluidos los trabajadores sin escritorio, para ver cómo les está yendo y si necesitan algún apoyo en su trabajo.

Entonces, ¿por qué querrías usar la mensajería instantánea en lugar del correo electrónico u otra opción? Esta tecnología ofrece grandes beneficios para usted y sus empleados.

La mensajería instantánea es flexible

La tecnología actual le permite dejar notas de voz, enviar archivos o enviar texto sin formato. Los mensajes se pueden leer al instante o cuando un trabajador tiene un minuto libre. Si un empleado está atendiendo a un cliente o está fuera del alcance de una torre de telefonía celular, por ejemplo, puede acceder fácilmente a sus mensajes y responder cuando vuelva a estar disponible.

La mensajería instantánea puede reemplazar el correo electrónico y otras formas de comunicación. Los empleados no necesitan mirar una bandeja de entrada o revisar una plataforma; los mensajes a menudo aparecen de manera destacada en una pantalla. Se puede acceder a ellos desde casi cualquier dispositivo móvil u ordenador con conexión a Internet.

La mensajería instantánea garantiza la conectividad para los trabajadores remotos e híbridos

Si tiene trabajadores sin escritorio, trabajadores remotos o simplemente trabajadores que a veces salen a almorzar o se dirigen a otra oficina de la empresa, la mensajería instantánea le permite mantenerse en contacto. Siempre puede comunicarse con los empleados cuando lo necesite, y con una solución de chat para empleados como Connecteam, incluso puede verificar que hayan recibido y leído su mensaje.

La mensajería instantánea mantiene a todos informados

A veces, es necesario pivotar. Tal vez un cliente canceló un gran proyecto o el liderazgo decidió tomar una nueva dirección con un departamento. No se preocupe: la mensajería instantánea le permitirá comunicar actualizaciones importantes a todos los afectados, enviando notificaciones automáticas a individuos o incluso a equipos completos a la vez. Incluso tiene un rastro digital de a quién ha contactado, para que nadie se quede fuera.

La mensajería instantánea puede mantener a su equipo seguro

Supongamos que administra un equipo de trabajadores de servicios públicos y recibe la noticia de que se acerca una gran tormenta. Si algunos miembros de su equipo están en el campo, puede usar IM para enviar un mensaje directamente a sus teléfonos, advirtiéndoles que se comuniquen con ellos. la seguridad. Por lo tanto, la mensajería instantánea puede ser una parte importante de su plan de salud y seguridad cuando el tiempo suele ser esencial.

La mensajería instantánea le ahorra tiempo

¿Quiere que los clientes puedan comunicarse con usted para que pueda resolver los problemas rápidamente? ¿Tiene una pregunta rápida para un colega, pero no quiere quedar atrapado en una discusión más larga? Con IM, no tiene que abrir un correo electrónico, caminar hasta el escritorio de alguien o jugar a la etiqueta del teléfono. Con unos pocos deslizamientos de una pantalla y unas pocas palabras, puede obtener las respuestas que necesita para realizar las tareas.

La mensajería instantánea te hace más productivo

Imagine tener un servidor completo de información en su bolsillo. Con un dispositivo móvil y una buena plataforma de mensajería instantánea, eso es exactamente lo que sus empleados pueden disfrutar. Su equipo puede compartir fácilmente archivos, imágenes, listas de verificación, videos y casi todo lo que necesitan para un trabajo, directamente desde un teléfono móvil.

También puede hacer más cosas en pequeños fragmentos de tiempo con la mensajería instantánea. No importa dónde se encuentre o la hora que sea, puede pasar unos minutos atendiendo las preguntas de los clientes o dando el siguiente paso en un proyecto: su lugar de trabajo está allí mismo en su teléfono.

La mensajería instantánea puede mejorar la confianza del equipo y la calidad de su comunicación

La investigación lo demuestra. Un estudio de la Universidad de la Ciudad de Hong Kong realizado por Carol Xiaojuan Ou y Robert M. Davison encuestó a 253 empleados y concluyó que las ventajas de la mensajería instantánea superan los inconvenientes. Específicamente, el estudio encontró que la mensajería instantánea imita la comunicación en persona (en parte porque es en tiempo real) y esto ayuda a generar confianza y mejora la calidad de la comunicación.

La mensajería instantánea puede hacer que su negocio sea más inclusivo

Los teléfonos y las aplicaciones de mensajería instantánea tienen increíbles funciones de accesibilidad, desde el reconocimiento de voz hasta la capacidad de acercar o aumentar el brillo y el sonido de la pantalla. Para cualquier persona con discapacidad visual o auditiva, estas funciones pueden hacer que los mensajes instantáneos sean más fáciles de leer que los documentos en papel u otras formas de comunicación. Y para los empleados y clientes neurodiversos, usar la mensajería instantánea puede ser menos intimidante que hablar en persona o por teléfono.

La mensajería instantánea puede ayudarlo a desarrollar la cultura de su empresa

La mensajería instantánea no solo es útil para hacer el trabajo. También puede ayudar a consolidar la cultura de la empresa. ¿Quieres enviar un mensaje de cumpleaños a un miembro del equipo? Puede hacerlo con un meme (y un enlace a una tarjeta de regalo) a través de mensajería instantánea. ¿Necesita controlar a un colega con mucho en su plato? Un mensaje instantáneo rápido lo hace. La mensajería instantánea no solo es excelente para los negocios. También puede ser bueno para la cohesión y la moral del equipo.

La mensajería instantánea puede mejorar sus resultados

Alrededor del 73 % de los clientes prefieren el chat en vivo cuando se comunican con las empresas, y los clientes que usan el chat en vivo gastan un 60 % más que los que no lo usan. Para los clientes, el chat puede ser una alternativa atractiva a estar en espera en el teléfono durante mucho tiempo.

Con IM, el chat en vivo puede ir directamente a los teléfonos de sus empleados, para que puedan responder a los clientes en tiempo real. Esto puede ayudarlo a cerrar más ventas y mejorar la satisfacción y la confianza del cliente. Cuando los clientes pueden comunicarse con su equipo de manera fácil e instantánea, también promueve su negocio como una organización transparente y franca. Después de todo, los clientes no pasan de un departamento a otro por teléfono o esperan una respuesta por correo electrónico.

La mensajería instantánea puede mejorar la creatividad del equipo

Debido a que es tan flexible, la mensajería instantánea puede ser una forma de fomentar la innovación y la creatividad en su organización. Digamos que te encuentras con un problema en un proyecto. Con IM, puede crear un chat de equipo o incluso enviar un mensaje a toda la empresa, solicitando ideas. En tiempo real, los trabajadores pueden participar con sus pensamientos y su equipo puede revisar el registro de chat para capturar las mejores soluciones. De esta manera, la mensajería instantánea puede actuar fácilmente como una sesión de intercambio de ideas o una pizarra móvil.

La naturaleza informal de la comunicación IM también puede ayudar. A diferencia de un informe formal o una sesión de lluvia de ideas en persona, donde se pide a las personas que hablen frente a una sala, la mensajería instantánea puede ser una forma de contribuir sin presión. Los miembros del equipo pueden agregar rápidamente un fragmento de una idea cuando se sientan inspirados. La informalidad también puede facilitar que los empleados compartan ideas que aún no están completamente formadas. Y nunca se sabe cuándo la chispa de una de estas ideas es exactamente lo que ha estado buscando.

La mensajería instantánea lo ayuda a mantener registros

¿Alguna vez tuvo una conversación en persona y deseó poder retroceder para capturar una idea o revisar un término importante? IM mantiene un rastro digital para usted. Ya sea que desee poner al día a un nuevo miembro del equipo sobre lo que ha hablado en una reunión, o si necesita un registro de sus interacciones con un cliente para fines de cumplimiento, la mensajería instantánea mantiene un registro. Incluso puede guardarlo y cargarlo si lo necesita.

¿Cuáles son las mejores prácticas para la mensajería instantánea empresarial?

Simplemente descargar una aplicación que promete mensajería instantánea gratuita para empresas no es suficiente. Debe asegurarse de elegir la tecnología adecuada y luego usarla correctamente. Así es cómo.

• No te excedas. Si su equipo recibe constantemente mensajes instantáneos, no pueden concentrarse en su trabajo. Peor aún, después de un tiempo, pueden comenzar a ignorar los mensajes si hay demasiados. Podrían pasar por alto datos cruciales. Antes de presionar Enviar, siempre pregunte si un mensaje instantáneo debe ser, bueno, instantáneo. ¿Funcionaría mejor esta pieza de comunicación en un correo electrónico o combinada con algunas otras piezas de información en un mensaje más adelante? Guarde la mensajería instantánea para cosas urgentes que su equipo necesita saber ahora mismo.
• Use solo una opción de tecnología de mensajería instantánea empresarial. Si sus trabajadores reciben mensajes instantáneos en tres plataformas diferentes, las cosas no funcionarán. Trate de usar solo una plataforma de equipo. La aplicación de Connecteam le permite enviar mensajes instantáneos y chatear con su equipo, pero también incluye una poderosa capacitación para ayudarlo a usar la aplicación. Además, la aplicación le permite crear sus propios materiales educativos para su equipo, incluida la capacitación en video. Incluso incluye almacenamiento de documentos, programación y otras funciones. Es una solución todo en uno para mantener a sus equipos conectados.
• Establezca algunas reglas básicas sobre el comportamiento aceptable. La mensajería instantánea puede ser informal, pero lo que sucede en la mensajería instantánea empresarial debe seguir siendo profesional. Cree y comparta una política escrita con su equipo, describiendo lo que está y no está permitido. Por ejemplo, es posible que desee una regla de "no jurar", o puede solicitar que los gerentes se incluyan en todos los chats con los clientes para garantizar una excelente experiencia del cliente.
• Asegúrese de que las reglas de confidencialidad en línea también se apliquen a la mensajería instantánea. Algunas empresas establecen reglas sobre qué archivos e información pueden y no pueden compartirse en línea, para garantizar que la información confidencial, como la información de contacto del cliente, se mantenga segura. Asegúrese de que los empleados tengan claro que esto también se aplica a la mensajería instantánea.
• Entrena a tu equipo. No asuma que todos los que trabajan para usted saben cómo usar las últimas plataformas de mensajería instantánea. Ofrezca siempre capacitación cuando implemente una nueva plataforma de mensajería instantánea o cuando su plataforma se someta a una actualización importante. La capacitación significa que todos tienen la misma comprensión de cómo usar la tecnología. También hace que su equipo sea aún más eficiente, ya que pueden aprender a usar todas las funciones interesantes y menos conocidas de su plataforma. Connecteam tiene un centro de ayuda que lo guía a través de la aplicación Connecteam, o puede usar la capacitación de Connecteam para crear materiales educativos para ayudar a su equipo a navegar por las mejores prácticas de IM.

Recibir el mensaje sobre la mensajería instantánea

Esta es la gran noticia sobre la mensajería instantánea para empresas: la tecnología está más integrada que nunca. Hoy en día, puede hacer más que solo enviar mensajes de texto. También puede enviar archivos, listas de verificación, memes, enlaces y más. Use IM para conectarse con clientes y equipos, mejorando la eficiencia, las ventas y la gestión del tiempo. ¡Todo comienza con unos pocos toques y deslizamientos de una pantalla para capturar todos los beneficios de la mensajería instantánea para su negocio!