3 consideraciones clave para informes de ventas más precisos

Si ha trabajado en ventas durante algún tiempo, es probable que haya escuchado la frase "Las ventas son un juego de números". Es verdad. Una organización de ventas rentable se basa en el análisis cuidadoso de las métricas de éxito, los datos de rendimiento y los informes de ventas.

Si sus informes de ventas son incompletos, inexactos o simplemente erróneos, el resultado es simple: ventas equivocadas e ineficaces.

Afortunadamente, existen formas de evitar errores en los informes antes de que afecten a su equipo de ventas. Los siguientes son 3 factores a considerar que lo ayudarán a generar informes de ventas más precisos y ejecutar una estrategia de ventas más rentable.

1. Tecnología de Ventas  

Las herramientas y plataformas que componen su pila de tecnología de ventas juegan un papel fundamental en la precisión de sus informes de ventas. Las herramientas adecuadas pueden simplificar, automatizar y agilizar partes importantes del proceso de ventas, dejando a su equipo con más tiempo para dedicarlo a las ventas.

Sin embargo, el conjunto incorrecto de herramientas puede hacer exactamente lo contrario, haciendo que la información importante sea más compleja, oscura e inaccesible. Por esta razón, debe considerar cuidadosamente cada herramienta que introduzca en su pila tecnológica. Considere los siguientes tres factores:

• Facilidad de uso e implementación: si una herramienta es difícil de usar o integrar en un flujo de trabajo existente, será de poca utilidad para su equipo de ventas. Si sus representantes ven una herramienta como una pérdida de tiempo, desarrollarán soluciones alternativas para eludir dicha plataforma. Esto conduce a inconsistencias entre los equipos, brechas en los datos y caos general.

  En lugar de elegir las herramientas más costosas o llamativas, reúnase con las partes interesadas clave para identificar las herramientas y tecnologías que serán fáciles de aprender y usar.

• Integraciones y flexibilidad: ¿Qué tan bien se comunica cada herramienta en su pila tecnológica con las demás? ¿Todos comparten datos? ¿Cada plataforma utiliza las mismas métricas estandarizadas? Si no sabe las respuestas a estas preguntas, o la respuesta es no, es hora de reconsiderar su pila tecnológica.

  Si sus datos o métricas de informes se mantienen en silos en diferentes plataformas, es difícil obtener una visión completa del rendimiento de las ventas. Los informes extraídos de tecnologías dispares también son mucho más susceptibles al error humano, ya que los números deben extraerse, combinarse y clasificarse.

• Funciones y automatización: el objetivo de la mayoría de las herramientas es simplificar su trabajo de alguna manera y, en este contexto, el objetivo de su pila de tecnología es eliminar el error humano y optimizar todos los procesos que afectan los informes. Considere herramientas que automaticen la recopilación, entrada y análisis de datos.

Por supuesto, hay otras consideraciones que debe tener en cuenta al seleccionar la tecnología de habilitación de ventas. Sin embargo, los tres puntos clave mencionados anteriormente pueden mejorar drásticamente la calidad y precisión de sus informes de ventas.

2. Alineación de la empresa

Según el tamaño y la estructura de su empresa, existen varios departamentos y equipos que influyen en el éxito de las ventas. Para garantizar la precisión de los informes de ventas, cada uno de estos equipos debe estar alineado. Estos no son solo equipos dentro del departamento de ventas: la alineación de ventas y marketing también es fundamental.

Piénselo de esta manera: un cliente potencial ingresa a la parte superior de su embudo de ventas y sigue alguna versión del viaje del comprador antes de convertirse finalmente en un cliente. Cualquier equipo o departamento que influya en este proceso debe trabajar en estrecha colaboración para garantizar la coherencia en todos los ámbitos.

Así es como podría abordar este proceso:

• Cree estrategias con liderazgo: inicie la alineación de la empresa reuniéndose con su equipo de liderazgo. Analice las metas y los objetivos principales de la empresa y pregunte sobre los tipos de informes que le gustaría ver a cada miembro del equipo.

  El objetivo es lograr que todos los líderes de departamento estén en sintonía. Comenzar desde arriba con esta discusión garantizará que todos los departamentos estén involucrados y se tengan en cuenta durante cualquier cambio realizado en los informes.

• Estandarice sus métricas: antes de poder generar informes, debe decidir sobre varios elementos cruciales, como los objetivos de toda la empresa, los KPI y las métricas de ventas utilizadas para determinar el éxito. Sea específico aquí. Cualquier ambigüedad o confusión finalmente lo llevará por el camino hacia las imprecisiones.

  

  El uso de los mismos objetivos y métricas en todos los equipos y departamentos facilita la estandarización de los flujos de trabajo y facilita una mejor comprensión del éxito y los fracasos de una empresa.

• Estudie sus resultados: incluso después de acordar los objetivos y las métricas, su trabajo no ha terminado. Desafortunadamente, la precisión de los informes no es un tipo de tarea de "configúrelo y olvídese". En su lugar, debe reunirse con el mismo equipo de liderazgo para analizar los resultados, resolver las discrepancias y optimizar aún más el proceso de generación de informes.

Aunque los informes de ventas imprecisos ocurren por una multitud de razones, la confusión y la inconsistencia entre departamentos son grandes contribuyentes. Al alinear sus diferentes equipos y priorizar la comunicación, previene de manera proactiva errores de informes por descuido.

3. Calidad de los datos

Específicamente en ventas, los datos de prospectos y clientes son fundamentales para el éxito de sus procesos de alcance y seguimiento. Sin esta información, sería imposible para su empresa identificar compradores potenciales, diseñar mensajes para conectarse con ellos y, en última instancia, convertirlos en un cliente que paga.

Ya sea que esté trabajando con datos incompletos o inconsistentes para elaborar sus informes o para comunicarse con su próximo cliente potencial, los datos de baja calidad pueden obstaculizar casi cualquier función comercial esencial. Considere estas estadísticas:

• El 62 % de las organizaciones confía en datos de marketing que son hasta un 40 % inexactos
• Hasta el 25% de los contactos de la base de datos B2B contienen errores críticos
• El 40% de los objetivos comerciales fallan debido a datos inexactos
• Cuesta $ 1 verificar un registro cuando se ingresa, $ 10 para limpiarlo y limpiarlo más tarde, y $ 100 si no se hace nada.

Ahora, los datos de CRM y los datos que se usan a menudo para crear informes de ventas son drásticamente diferentes. ¿Qué tiene que ver el número de teléfono de un cliente potencial con la medición de la capacidad de un equipo para alcanzar la cuota?

Considere esto: la mayoría de las herramientas de habilitación de ventas brindan inteligencia de ventas, gestión de canalización, automatización del flujo de trabajo, gestión de documentos y mucho más. Pero, para que esa funcionalidad funcione correctamente, estas herramientas requieren datos CRM completos y correctos. Después de todo, cosas como la puntuación de clientes potenciales, el enrutamiento de clientes potenciales y el seguimiento automatizado se activan por uno o más de los puntos de datos de un contacto.

Es importante priorizar el estado de los datos internos debido a esto. Ya sea que realice una auditoría manual de la base de datos o trabaje con un proveedor de datos de contacto profesional, es crucial revisar y actualizar periódicamente sus datos de CRM antes de que comiencen a deteriorarse. Y no se equivoque, sus datos decaerán . De hecho, incluso las estimaciones más conservadoras citan que los datos B2B se deterioran a una tasa mínima del 30 % al año.

Conclusiones clave

En nuestro entorno de ventas cada vez más competitivo, la mayoría de las organizaciones están recurriendo a una estrategia de ventas basada en datos. Básicamente, esto significa que departamentos enteros se basan en datos e informes para informar todas y cada una de las decisiones de ventas. Como resultado, nunca ha sido más importante tener acceso a informes de ventas precisos.

Los pequeños errores inevitablemente se deslizarán por las grietas, pero con un poco de previsión y comunicación, podrá evitar los errores de informes más catastróficos.

No permita que sus informes de ventas causen estragos en su negocio. Tenga en mente las consideraciones antes mencionadas y toda su organización se beneficiará.

Acerca de la autora: Molly Clarke es gerente sénior de marketing en ZoomInfo, una base de datos de contactos B2B líder que ayuda a las empresas a acelerar el crecimiento y la rentabilidad. Molly escribe para el blog de ventas y marketing de ZoomInfo sobre temas relacionados con las ventas, el marketing y la contratación.