مزايا المراسلة الفورية لعملك

هل شعرت يومًا أن عملك يتحرك بسرعة الضوء؟ ليس أنت فقط. نتعامل جميعًا مع الكثير من المعلومات كل يوم ، والسرعة التي يمكننا بها الحصول على البيانات التي نحتاجها لها تأثير كبير على نجاح الأعمال.

في الوقت نفسه ، يمكن للأعمال التجارية الآن أن تمتد لمسافات طويلة. العديد من المنظمات لديها مقاولون وموظفون عن بعد من جميع أنحاء العالم.

لقد ولت أيام المشي إلى مكتب أحد الزملاء للحصول على ملف أو القدرة على الانتظار لمدة يومين للحصول على أرقام المبيعات بالنسبة للكثيرين منا.

أدخل الرسائل الفورية للأعمال.

كانت المراسلة الفورية موجودة منذ عام 1971 عندما تم إنشاؤها لأجهزة الكمبيوتر الحكومية الأمريكية. سمح للناس بإرسال رسائل نصية رقمية لبعضهم البعض في الوقت الفعلي.

اليوم ، تعد أداة قوية يمكنها تحويل كيفية عمل مؤسستك من خلال السماح لك بإرسال ليس فقط الرسائل ، ولكن أيضًا الملفات وتحديثات الحالة والروابط والإشارات.

دعنا نلقي نظرة على سبب رغبتك في التفكير في المراسلة الفورية للأعمال ، وما هي الفوائد التي تقدمها ، وكيف يمكنك استخدامها بنجاح.

ما هي مزايا المراسلة الفورية لعملك؟

يمكن استخدام المراسلة الفورية للبقاء على اتصال مع فريقك وحتى مع عملائك ، سواء كانوا في الميدان أو في المكتب المجاور. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدامه:

• التواصل مع العملاء وتقديم الخدمات أو الدعم الفني
• إرسال تذكيرات للعملاء وأعضاء الفريق حول الاجتماعات أو المواعيد
• التعاون في المشاريع عن طريق إرسال الملفات والتحديثات في الوقت الفعلي — يكون مفيدًا بشكل خاص إذا لم يكن فريقك كله في مكان واحد
• استطلاع رأي أعضاء الفريق أو سؤالهم عن أفكار أو آراء
• تسجيل الوصول مع الموظفين ، بما في ذلك العمال الذين ليس لديهم مكاتب ، لمعرفة مدى أدائهم وما إذا كانوا بحاجة إلى أي دعم في عملهم

فلماذا تريد استخدام المراسلة الفورية بدلاً من البريد الإلكتروني أو خيار آخر؟ تقدم هذه التقنية بعض الفوائد الكبيرة لك ولموظفيك.

تتسم المراسلات الفورية بالمرونة

تتيح لك تقنية اليوم ترك مذكرات صوتية أو إرسال ملفات أو إرسال نص عادي. يمكن قراءة الرسائل على الفور ، أو عندما يكون لدى العامل دقيقة إضافية. إذا كان الموظف يعتني بعميل أو كان خارج نطاق برج الهاتف الخلوي ، على سبيل المثال ، فيمكنه الوصول بسهولة إلى رسائله والرد عليها عندما يكون متاحًا مرة أخرى.

يمكن أن تحل المراسلة الفورية محل البريد الإلكتروني وأشكال الاتصال الأخرى. لا يحتاج الموظفون إلى إلقاء نظرة على البريد الوارد أو التحقق من النظام الأساسي - فغالبًا ما تظهر الرسائل بشكل بارز على الشاشة. يمكن الوصول إليها من أي جهاز محمول أو كمبيوتر متصل بالإنترنت.

تضمن المراسلة الفورية الاتصال للعاملين عن بُعد والعاملين الهجينين

إذا كان لديك عمال بلا مكاتب ، أو عمال عن بُعد ، أو مجرد عمال يخرجون أحيانًا لتناول الغداء أو يتوجهون إلى مكتب شركة آخر ، فإن IM يتيح لك البقاء على اتصال. يمكنك دائمًا الوصول إلى الموظفين عندما تحتاج إلى ذلك ، وباستخدام حل دردشة الموظف مثل Connecteam ، يمكنك حتى التحقق من أنهم قد تلقوا رسالتك وقراءتها.

الرسائل الفورية تبقي الجميع على اطلاع

في بعض الأحيان ، تحتاج إلى التمحور. ربما ألغى العميل مشروعًا كبيرًا ، أو قررت القيادة اتخاذ اتجاه جديد مع القسم. لا داعي للقلق - ستتيح لك المراسلة الفورية إرسال تحديثات مهمة مع كل من يتأثر ، وإرسال إشعارات فورية للأفراد أو حتى فرق بأكملها في وقت واحد. لديك أيضًا مسار رقمي للأشخاص الذين تواصلت معهم ، لذلك لم يتم استبعاد أي شخص.

يمكن أن تحافظ المراسلة الفورية على أمان فريقك

لنفترض أنك تدير فريقًا من عمال المرافق ، ووجدت رسالة تفيد بأن عاصفة كبيرة تتحرك. إذا كان بعض فريقك في الميدان ، فيمكنك استخدام المراسلة الفورية لإرسال رسالة مباشرة إلى هواتفهم ، لتحذيرهم للوصول إلى سلامة. لذلك يمكن أن تكون الرسائل الفورية جزءًا مهمًا من خطة الصحة والسلامة الخاصة بك عندما يكون الوقت جوهريًا في كثير من الأحيان.

الرسائل الفورية توفر لك الوقت

هل تريد أن يتمكن العملاء من التواصل معك حتى تتمكن من حل المشكلات بسرعة؟ هل لديك سؤال سريع لأحد الزملاء ، ولكنك لا تريد الانشغال بمناقشة أطول؟ باستخدام المراسلة الفورية ، لن تضطر إلى فتح بريد إلكتروني أو السير إلى مكتب شخص ما أو تشغيل بطاقة الهاتف. من خلال بعض الضربات الشديدة على الشاشة وبضع كلمات ، يمكنك الحصول على الإجابات التي تحتاجها لإنجاز المهام.

تجعلك المراسلة الفورية أكثر إنتاجية

تخيل وجود خادم كامل للمعلومات في جيبك. مع جهاز محمول ومنصة مراسلة فورية جيدة ، هذا بالضبط ما يمكن لموظفيك الاستمتاع به. يمكن لفريقك بسهولة مشاركة الملفات والصور وقوائم المراجعة ومقاطع الفيديو وكل شيء آخر يحتاجونه لوظيفة ما ، مباشرةً من الهاتف المحمول.

يمكنك أيضًا إنجاز المزيد في فترات زمنية قصيرة باستخدام المراسلة الفورية. بغض النظر عن مكانك أو أي وقت ، يمكنك قضاء بضع دقائق في الاهتمام بأسئلة العملاء أو اتخاذ الخطوة التالية في مشروع ما - مكان عملك موجود في هاتفك.

يمكن أن تحسن المراسلة الفورية ثقة الفريق وجودة اتصالاتك

البحث يثبت ذلك. استطلعت دراسة أجرتها جامعة مدينة هونج كونج بواسطة كارول شياو جوان أوو وروبرت إم دافيسون 253 موظفًا ، وخلصت إلى أن مزايا المراسلة الفورية تفوق العيوب. على وجه التحديد ، وجدت الدراسة أن المراسلة الفورية تحاكي التواصل الشخصي (جزئيًا لأنه يتم في الوقت الفعلي) وهذا يساعد في بناء الثقة وتحسين جودة الاتصال.

يمكن أن تجعل الرسائل الفورية عملك أكثر شمولاً

تتمتع تطبيقات الهواتف والمراسلات الفورية بميزات إمكانية وصول مذهلة ، من التعرف على الصوت إلى القدرة على تكبير أو زيادة سطوع الشاشة والصوت. بالنسبة لأي شخص يعاني من إعاقة بصرية أو سمعية ، يمكن لهذه الميزات أن تجعل قراءة الرسائل الفورية أسهل من قراءة المستندات الورقية أو أشكال الاتصال الأخرى. وبالنسبة للموظفين والعملاء المتنوعين ، قد يكون استخدام المراسلة الفورية أقل ترويعًا من التحدث شخصيًا أو عبر الهاتف.

يمكن أن تساعدك المراسلة الفورية في بناء ثقافة شركتك

المراسلة الفورية ليست مفيدة فقط لإنجاز المهمة. يمكن أن يساعد أيضًا في ترسيخ ثقافة الشركة. هل تريد إرسال رسالة عيد ميلاد إلى أحد أعضاء الفريق؟ يمكنك القيام بذلك باستخدام meme (ورابط إلى بطاقة هدايا) من خلال المراسلة الفورية. هل تحتاج إلى تسجيل الوصول إلى زميل لديه الكثير من المهام؟ رسالة فورية سريعة تنجزها. المراسلة الفورية ليست رائعة للأعمال فقط. يمكن أن يكون مفيدًا لتماسك الفريق والروح المعنوية أيضًا.

يمكن للمراسلة الفورية تحسين أرباحك النهائية

حوالي 73٪ من العملاء يفضلون الدردشة الحية عند التواصل مع الشركات ، والعملاء الذين يستخدمون الدردشة الحية ينفقون 60٪ أكثر من أولئك الذين لا يستخدمون الدردشة الحية. بالنسبة للعملاء ، يمكن أن تكون الدردشة بديلاً جذابًا للتعليق على الهاتف لفترة طويلة.

باستخدام المراسلة الفورية ، يمكن للدردشة المباشرة الانتقال مباشرة إلى هواتف موظفيك ، حتى يتمكنوا من الرد على العملاء في الوقت الفعلي. يمكن أن يساعدك هذا في إغلاق المزيد من المبيعات وتحسين رضا العملاء وثقتهم. عندما يتمكن العملاء من الوصول إلى فريقك بسهولة وعلى الفور ، فإنه يروج أيضًا لعملك كمنظمة شفافة وشفافة. بعد كل شيء ، لا يتم تمرير العملاء من قسم إلى آخر عبر الهاتف أو في انتظار الرد عبر البريد الإلكتروني.

يمكن للمراسلة الفورية تحسين إبداع الفريق

نظرًا لأنه مرن جدًا ، يمكن أن تكون المراسلة الفورية وسيلة لتشجيع الابتكار والإبداع في مؤسستك. لنفترض أنك واجهت مشكلة في مشروع. باستخدام المراسلة الفورية ، يمكنك إنشاء دردشة جماعية أو حتى إرسال رسالة إلى الشركة بأكملها ، لطلب الأفكار. في الوقت الفعلي ، يمكن للعمال التناغم مع أفكارهم ويمكن لفريقك البحث في سجل الدردشة للحصول على أفضل الحلول. بهذه الطريقة ، يمكن أن تعمل المراسلة الفورية بسهولة كجلسة عصف ذهني أو سبورة بيضاء متنقلة.

يمكن أن تساعد الطبيعة غير الرسمية لاتصالات المراسلة الفورية أيضًا. على عكس التقرير الرسمي أو جلسة العصف الذهني الشخصية ، حيث يُطلب من الأشخاص التحدث أمام الغرفة ، يمكن أن تكون المراسلة الفورية وسيلة منخفضة الضغط للمساهمة. يمكن لأعضاء الفريق إضافة مقتطف من فكرة بسرعة عندما يشعرون بالإلهام. يمكن أن يسهل الطابع غير الرسمي أيضًا على الموظفين مشاركة الأفكار التي لم يتم تشكيلها بالكامل بعد. ولا تعرف أبدًا متى تكون شرارة إحدى هذه الأفكار هي بالضبط ما كنت تبحث عنه.

تساعدك المراسلة الفورية في الاحتفاظ بالسجلات

هل سبق لك أن أجريت محادثة شخصيًا وتمنيت أن تضغط على زر الترجيع لالتقاط فكرة أو مراجعة مصطلح مهم؟ الرسائل الفورية تحتفظ بمسار رقمي لك. سواء كنت ترغب في الحصول على عضو جديد في الفريق لتسريع ما تحدثت عنه في اجتماع ، أو كنت بحاجة إلى سجل لتفاعلاتك مع أحد العملاء لأغراض الامتثال - تحتفظ المراسلة الفورية بسجل. يمكنك حتى حفظه وتحميله إذا كنت بحاجة إلى ذلك.

ما هي أفضل ممارسات المراسلة الفورية للأعمال؟

مجرد تنزيل تطبيق يعد بمراسلة فورية مجانية للأعمال لا يكفي. تحتاج إلى التأكد من اختيار التقنية المناسبة ثم استخدامها بشكل صحيح. إليك الطريقة.

• لا تطرف. إذا كان فريقك يرسل باستمرار رسائل فورية ، فلا يمكنهم التركيز على عملهم. والأسوأ من ذلك ، بعد فترة من الوقت ، قد يبدأون في تجاهل الرسائل إذا كان هناك الكثير منها. يمكن أن يفوتهم البيانات الهامة. قبل الضغط على إرسال ، اسأل دائمًا عما إذا كانت الرسالة الفورية يجب أن تكون فورية جيدًا. هل سيعمل جزء الاتصال هذا بشكل أفضل في رسالة بريد إلكتروني أم يتم دمجه مع بعض المعلومات الأخرى في رسالة واحدة لاحقًا؟ احفظ المراسلة الفورية للأشياء العاجلة التي يحتاج فريقك إلى معرفتها الآن.
• استخدم خيارًا تقنيًا واحدًا فقط للمراسلة الفورية للأعمال. إذا كان عمالك يتلقون رسائل فورية على ثلاث منصات مختلفة ، فسوف تسقط الأمور من خلال الثغرات. حاول استخدام منصة فريق واحدة فقط. يتيح لك تطبيق Connecteam إرسال رسائل فورية والدردشة مع فريقك ، ولكنه يتضمن أيضًا تدريبًا قويًا لمساعدتك في استخدام التطبيق. علاوة على ذلك ، يتيح لك التطبيق إنشاء المواد التعليمية الخاصة بك لفريقك ، بما في ذلك تدريب الفيديو. حتى أنه يتضمن تخزين المستندات والجدولة وميزات أخرى. إنه حل شامل للحفاظ على تواصل فرقك.
• ضع بعض القواعد الأساسية للسلوك المقبول. قد تكون المراسلة الفورية غير رسمية ، ولكن ما يحدث في المراسلة الفورية للأعمال يجب أن يظل احترافيًا. قم بإنشاء سياسة مكتوبة ومشاركتها مع فريقك ، مع تحديد ما هو مسموح به وما هو غير مسموح به. على سبيل المثال ، قد ترغب في قاعدة "عدم الشتائم" ، أو يمكنك أن تطلب تضمين المديرين في جميع الدردشات مع العملاء لضمان تجربة عملاء رائعة.
• تأكد من أن قواعد السرية على الإنترنت تنطبق أيضًا على المراسلة الفورية. تضع بعض الشركات قواعد حول الملفات والمعلومات التي يمكن وما لا يمكن مشاركتها عبر الإنترنت ، للتأكد من الحفاظ على أمان المعلومات السرية ، مثل معلومات الاتصال بالعميل. تأكد من أن الموظفين على دراية بأن هذا ينطبق على IM أيضًا.
• تدريب فريقك. لا تفترض أن كل شخص يعمل لديك يعرف كيفية استخدام أحدث منصات المراسلة الفورية. قم دائمًا بتقديم التدريب عند طرح نظام أساسي جديد للرسائل الفورية أو عندما يخضع النظام الأساسي لديك لتحديث رئيسي. التدريب يعني أن كل شخص لديه فهم متساوٍ لكيفية استخدام التكنولوجيا. كما أنه يجعل فريقك أكثر كفاءة ، لأنه يمكنهم تعلم كيفية استخدام جميع الميزات الرائعة والأقل شهرة لمنصتك. لدى Connecteam مركز مساعدة يرشدك عبر تطبيق Connecteam ، أو يمكنك استخدام تدريب Connecteam لإنشاء مواد تعليمية لمساعدة فريقك على التنقل في أفضل ممارسات المراسلة الفورية.

الحصول على رسالة حول المراسلة الفورية

إليك الأخبار الرائعة حول المراسلة الفورية للشركات: أصبحت التكنولوجيا أكثر تكاملاً من أي وقت مضى. اليوم ، يمكنك القيام بأكثر من مجرد إرسال رسائل نصية. يمكنك أيضًا إرسال الملفات وقوائم المراجعة والميمات والروابط والمزيد. استخدم المراسلة الفورية للتواصل مع العملاء والفرق ، وتحسين الكفاءة والمبيعات وإدارة الوقت. كل شيء يبدأ ببضع نقرات وضربات سريعة على الشاشة لالتقاط جميع مزايا المراسلة الفورية لعملك!