دليل المدير للتغيب عن العمل في مكان العمل

احصل على معالجة لغياب الموظف خارج نطاق السيطرة قبل أن يكلف عملك ثروة في نفقات الرواتب. تحقق من التكاليف والأسباب والحلول لإدارة مشكلات الحضور في مكان العمل.

هناك العديد من الأسباب الوجيهة لتغيب موظفيك عن العمل. الأيام المرضية وإجازة الأمومة والإجازات هي فترات الغياب الصحيحة النموذجية.

لكن الغياب غير المخطط له أو فقدان العمال بشكل متكرر يمكن أن يسبب الكثير من المتاعب لعملك وموظفيك.

يمكن أن تؤدي حالات الغياب غير المخطط لها إلى تدمير المالية والروح المعنوية والإنتاجية لشركتك .

عدد قليل من حالات الغياب العشوائية غير المخطط لها لا تستحق القلق بشأنها. ولكن إذا لاحظت وجود نمط ما وأصبح التغيب عادة لدى بعض موظفيك - فقد حان الوقت للتدخل والتصرف.

لماذا يعتبر التغيب المفرط في مكان العمل مشكلة؟

لسوء الحظ ، يعد تغيب الموظفين مشكلة شائعة لأصحاب العمل وأصحاب الأعمال.

في الآونة الأخيرة ، أجرى معهد القوى العاملة دراسة خلال الموسم الأخير من Game of Thrones. أظهر هذا الاستطلاع أن أكثر من 34٪ من الموظفين الأمريكيين (27.2 مليون) اعترفوا بأنهم على الأرجح سيصابون بالمرض ، أو يصلون متأخرًا ، أو يكونون أقل إنتاجية من المعتاد في مكان العمل.

عندما يصبح التغيب عادة ، فإنه يكلف أصحاب العمل الكثير من المال. في المتوسط ​​، تخسر الشركات الأمريكية حوالي 3600 دولار لكل موظف بالساعة و 2650 دولارًا لكل موظف بأجر كل عام في الإنتاجية المفقودة من العمال الغائبين. وهذه تقديرات متحفظة. تزداد هذه التكاليف بشكل أسرع إذا كان لديك مئات أو آلاف الموظفين.

يؤدي تغيب الموظف أيضًا إلى زيادة عبء العمل على العمال الحاليين. يمكن أن يؤدي الاضطرار إلى تحمل الركود المستمر للزملاء الغائبين إلى الشعور بالإرهاق.

أفضل الطرق لتقليل تأثير تغيب الموظف بشكل كبير هي:

• ضع خطة تحسين حضور الموظف.
• تصميم سياسات حضور واضحة.
• لديك حل قوي لإدارة حضور الموظفين.
• تتبع الإجازات المدفوعة وغير المدفوعة بدقة.

لكن أولاً ، يجب عليك معالجة أسباب الغياب المفرط ، مثل السياسات الغامضة ، أو انخفاض الروح المعنوية ، أو مشاكل تتبع الوقت.

ماذا يكلف تغيب الموظف عملك؟

غالبًا ما تقلل الشركات من تقدير التكاليف الفعلية لتغيب الموظفين أو تتجاهلها. نظرًا لارتباط تكلفة التغيب بالوقت والمال ، غالبًا ما تتطلب تكاليف التغيب بعض الجهد.

فيما يلي بعض الإحصائيات التي توضح مقدار تكلفة الغياب المفرط على الشركات:

• وفقًا لمكتب إحصاءات العمل ، ما يقرب من 3 ٪ من القوى العاملة في الولايات المتحدة غائبة في أي يوم.

• في عام 2013 ، قدر مسح الرفاهية الذي أجرته مؤسسة Gallup-Healthways تكاليف الإنتاجية المفقودة في الولايات المتحدة بأكثر من 84 مليار دولار ... في عام واحد !
• وفقًا لـ Kronos ، فإن التكلفة الإجمالية لغياب الموظفين تزيد عن ضعف متوسط ​​تكاليف الرعاية الصحية لصاحب العمل.

ولكن ما هي العوامل التي تساهم في تكاليف التغيب؟ فيما يلي نظرة فاحصة على الكيفية التي يكلف بها تغيب الموظف أموال عملك.

التكاليف المباشرة للتغيب عن العمل

• خسارة في الراتب. تشمل التكاليف الأموال المدفوعة بشكل غير صحيح للموظفين الغائبين وأجر العمل الإضافي للعمال البدلاء.
• ضياع ساعات العمل. الغياب المفرط أو غير المجدول يساهم أيضًا في ضياع الوقت.

على الرغم من أهمية التكاليف المباشرة ، يمكن أن تسبب التكاليف غير المباشرة للتغيب تأثيرًا أكبر. يمكن أن تتسبب هذه التكاليف غير المباشرة في تأخير العمل. تشمل التكاليف غير المباشرة أيضًا الرسوم المترتبة على المزيد من العمل على الموظفين الحاليين.

التكاليف غير المباشرة للتغيب عن العمل

• غالبًا ما تحدث الخسائر في الإنتاجية والجودة عندما لا يحضر الموظفون إلى العمل. تحدث صراعات الإنتاجية لأن الموظفين غير المتغيبين لا يمكنهم فعل الكثير إلا في يوم عمل. من الممكن أيضًا أن تنخفض جودة السلع أو الخدمات التي تقدمها الشركة.
• تزداد التكاليف الإدارية أيضًا عند حدوث التغيب عن العمل. تشمل هذه التكاليف الوقت المفرط الذي يتم قضاؤه في المسائل التأديبية وإيجاد بدائل مناسبة للموظفين.
• تحدث مشكلات السلامة عندما يرتكب الموظفون غير المدربين تدريباً جيداً أخطاء يندفعون لملء العمال الغائبين.
• المعنويات السيئة هي تكلفة أخرى للتغيب غير المباشر. غالبًا ما يشعر الموظفون المنتجون الذين يملؤون لتغطية زملاء العمل الغائبين بالاستفادة منهم.

أكثر أسباب التغيب شيوعاً

سنقسم الأسباب الأكثر شيوعًا للتغيب في مكان العمل إلى نوعين: تقني وأخلاقي .

الأسباب الفنية لتغيب الموظف

• ضعف التواصل حول توفر الموظف
• لا يفهم الموظفون سياسات الغياب.
• تطبيق غير متسق للقواعد المتعلقة بالغياب
• مشاكل الجدولة
• الالتزامات المنزلية والأسرية
• مخاوف علاقة الإدارة والموظف
• عدم وجود برامج جدولة قوية وحلول تتبع الوقت

الأسباب الأخلاقية لتغيب الموظف

• التنمر في مكان العمل أو المضايقة من الزملاء أو المديرين
• الإجهاد المفرط الذي يؤدي غالبًا إلى الاكتئاب والإرهاق
• نقص المشاركة والغرض
• البحث عن وظيفة - نعم ، يتصل الموظفون أحيانًا بالمرضى لحضور مقابلة عمل أو للعمل في سيرهم الذاتية.

ماذا عن الوقت الذي يحضر فيه الموظفون إلى العمل ولكن ساعات التقريب والتقاص؟ هذا معروف باسم سرقة الوقت. تحقق من دليل سرقة الوقت الخاص بـ Connecteam هنا.

كيفية معالجة تغيب الموظف

هناك طريقة رائعة لتقليل تغيب الموظفين عن طريق سياسة حضور واضحة. تحدد سياسة الحضور قواعد التغيب عن العمل. كما يسرد ما يمكن اعتباره غيابًا مبررًا وما لا يمكن اعتباره كذلك. يمكن لحل مثل Connecteam أن يرقمن سياسات الغياب. تتيح هذه الحلول للمستخدمين إنشاء سياسات حضور الموظفين وتحديثها بسرعة.

ولكن ماذا يريد موظفوك فيما يتعلق بسياسات الحضور؟ إلى جانب الرغبة في سياسات حضور واضحة ، يقدر الموظفون أيضًا البرامج التيسيرية على البرامج العقابية.

تشمل التدابير الداعمة العمل مع الموظفين لمساعدتهم على تحسين حضورهم.

تُجبر الإجراءات العقابية الموظفين على القدوم إلى العمل - ولكنها غالبًا ما تؤدي إلى تغيب العمال أثناء العمل.

الموظفون غير الموجودين في العمل:

• قم بالحد الأدنى
• عدم وجود الدافع
• يبدو بشكل عام غير سعيد أو مرهق

ساعد موظفيك على التواجد في العمل من خلال تقديم جدول عمل مرن أو أيام رعاية عائلية أو مشاركة العمل.

تحتاج العديد من الشركات إلى المساعدة في إدارة حالات الغياب لأنها تحتفظ بسياسات قديمة أو تستخدم أدوات قديمة أو كليهما. قدم إجراءات وقنوات واضحة لطلبات وتقارير غياب الموظف ، مثل تطبيق بسيط لساعة الوقت على الهاتف المحمول. يعمل تطبيق ساعة الوقت ، مثل Connecteam ، على تسهيل تسجيل الدخول والخروج.

حلول مثل Connecteam تجيب على الأسئلة المتعلقة بالغياب ، بما في ذلك:

• من الذي تم تسجيله الآن؟
• كم عدد الموظفين الذين سجلوا في اليوم؟
• من تأخر ولم يبدأ بعد؟
• من الغائب اليوم؟
• هل تم طلب الغياب والموافقة عليه في وقت مبكر؟
• من الذي وصل إلى حد العمل اليومي؟
• من الذي عمل لساعات إضافية؟
• من الذي طلب يوم عطلة ولماذا؟

تبسيط عملية الغياب من خلال تنفيذ نظام واحد يستخدمه الأشخاص على مستوى الشركة. إن جعل موظفيك يستخدمون رسائل البريد الإلكتروني والنصوص ورسائل Slack وطرق الاتصال الأخرى في وقت واحد أمر محير ومرهق.

تتيح حلول مثل Connecteam للشركات إدارة الطلبات المتعلقة بالإجازات من تطبيق أو برنامج واحد. يؤدي استخدام حل واحد لإدارة حالات الغياب إلى مزيد من الوضوح ويساعد المديرين على تجنب الرسالة الفائتة الفائتة. عندما يكون لدى شركتك قناة اتصال واضحة لحالات الغياب ، فقد يؤدي ذلك أيضًا إلى تقليل عدد الموظفين المرتبكين والغاضبين.

يتيح لك تتبع حالات الغياب معرفة مقدار الوقت أو المال الذي تخسره بسبب التغيب المفرط. تعتمد طريقة تتبع الوقت على ما يناسبك أو أي شخص مسؤول عن التحكم في الحضور.

من الممكن تتبع حالات الغياب باستخدام نظام القلم والورق أو برامج الكمبيوتر القديمة. ولكن في كثير من الأحيان ، يستغرق استخدام الأساليب القديمة لتتبع الوقت الكثير من الوقت. أيونيك ، أليس كذلك؟

يمكن أن يؤدي تتبع حالات الغياب يدويًا أيضًا إلى حدوث أخطاء ، بما في ذلك دفع مبالغ قليلة جدًا أو أكثر من اللازم للموظفين لأخذ إجازة.

تتعامل العديد من الشركات مع التغيب عن العمل باستخدام تطبيق حضور الموظفين. تخزن هذه التطبيقات معلومات الحضور بأمان ، مما يجعلها متاحة بسهولة لمديري الموارد البشرية أو أصحاب الأعمال.

يتيح لك تطبيق ساعة وقت الموظف ضبط تقارير الحضور والساعة التلقائية. يمكن لهذه الحلول أيضًا إرسال إعلامات مخصصة تقوم تلقائيًا بالإبلاغ عن حالات الغياب وطلبات الإجازة.

يمكنك إنشاء أنواع مختلفة من التقارير التلقائية في تطبيق على مدار الساعة ، بما في ذلك:

• التقارير الصباحية التي تحتوي على قائمة بالموظفين المسجلين أو الغائبين.
• تقارير العملاء التي تظهر الموظفين الذين عملوا مع العملاء.
• تقارير نهاية اليوم التي تعرض جميع المستخدمين المسجلين حاليًا والعاملين المسجلين والموظفين الذين عملوا لوقت إضافي.
• تقارير الغياب التي تتضمن من ليس في العمل ، وكم من الوقت ينطلقون فيه ، وما إذا كان هذا إجازة مدفوعة الأجر أو غير مدفوعة الأجر.

Sidenote: يتكامل Connecteam أيضًا مع Quickbooks Online و Gusto للحصول على كشوف رواتب فورية ودقيقة بنسبة 100٪.

في البداية ، قد يكون من الصعب ملاحظة حالات الغياب العرضي للموظفين. إذا لم تتعامل مع حالات تغيب الموظفين في هذه المرحلة ، فقد ترتفع معدلات التغيب عن العمل قريبًا.

في بعض الأحيان ، تبدأ مشاكل التغيب عن العمل عندما يشعر الموظفون بأنهم غير ملاحظين وغير مندمجين. يفترض هؤلاء الأشخاص أن أصحاب عملهم يتجاهلون إنجازاتهم ولا يقدرون أدوارهم. لذلك ، قرر هؤلاء الموظفون البقاء في المنزل.

يعد التعرف على موظفيك على عملهم طريقة رائعة لتحفيز العمال. قدِّم صيحات عن المعالم الشخصية مثل أعياد الميلاد أو احتفالات الذكرى السنوية للعمل. لا تكلف معاملة الموظفين بشكل جيد شيئًا ، لكنها تعني الكثير للأشخاص الذين يعملون لديك.

زيادة مشاركة الموظفين وتقليل التغيب عن العمل من خلال رفع الروح المعنوية. قم بإعداد أيام تقدير للموظفين أو استثمر في التدريب لتقليل تغيب الموظف.

يبدو الأمر مفاجئًا ، لكن التدريب مفيد أيضًا في إدارة التغيب عن العمل. سيغادر ما يصل إلى 40٪ من الموظفين الذين يتلقون تدريبًا ضعيفًا أثناء العمل شركتك خلال السنة الأولى من عملهم. عندما يغادر الموظفون ، فإن ذلك يكلف الشركات أكثر بكثير من المصاريف المتعلقة بالتغيب عن العمل.

تتمثل إحدى أفضل الطرق للتحكم في حالات الغياب في إنشاء برامج مثل بنوك PTO. تمنح برامج الإجازة المدفوعة (PTO) الموظفين قدرًا محددًا من PTO لاستخدامها في الأمور الشخصية - دون الانغماس في إجازة مرضية أو إجازة. يعد استخدام تطبيق لتتبع بنوك PTO أو أرصدة الإجازات مفيدًا ، خاصةً عند إدارة فرق كبيرة من الموظفين.

أداة الحضور الإيجابية الأخرى هي سياسة جدول العمل المرن. السماح للموظفين بتكييف جداول العمل مع حياتهم يقلل من إجهادهم. عندما لا يكون العمال مرهقين ، فإنهم يجلبون زيادة الإنتاجية والمشاركة في عملك.

يمكنك أيضًا تقليل التغيب في مكان العمل من خلال مكافأة أبطال الحضور بجوائز أو حوافز أو برامج صحية.

على الرغم من كل جهودك ، يختفي بعض الموظفين بشكل متكرر دون إظهار أي تحسن.

في هذه المرحلة ، يجب عليك التفكير في الإجراءات التأديبية والقانونية لتقليل المخاطر والخسائر. تحقق مع هؤلاء الموظفين على الفور - ابدأ بمحادثة غير رسمية لمعرفة ما يحدث وما إذا كان بإمكانك المساعدة.

إذا لم تنجح الدردشات غير الرسمية ، فانتقل إلى تحذير غير رسمي. إذا استمر التغيب غير المخطط له ، ففكر في إشعار كتابي قبل التحذير النهائي.

بخلاف التحذير النهائي ، فإن خياراتك المتبقية هي تعليق أو إنهاء موظف. في بعض الأحيان يكون من الأرخص تعيين وتدريب موظف جديد مناسب لك.

الخلاصة في التعامل مع الغياب

يعد التغيب عن العمل مشكلة كبيرة للعديد من الشركات. يمكن للشركات من جميع الأحجام ، مع موظفين بالساعة أو بأجر ، أن تكافح مع التغيب عن العمل.

لكن أساس هذه المشكلة هو نفسه دائمًا - يحدث عندما:

• موظفوك ليسوا سعداء أو يفتقرون إلى الهدف.
• ليس لدى شركتك أي حل لتتبع حالات الغياب والإجازات.

عندما تقلل من نسبة التغيب عن العمل ، فإنها تخلق موظفين أكثر سعادة ويمكن أن تزيد من إيرادات شركتك.

قبل إجراء تغييرات على مستوى الشركة ، ضع في اعتبارك سبب عدم حضور العمال. بعد ذلك ، عالج هذه المشكلات بسياسة غياب مفصلة وبرامج دقيقة لتتبع الوقت.