管理人員的工作場所曠工指南

在您的企業在工資支出方面付出巨大代價之前，先解決失控的員工曠工問題。 查看管理工作場所出勤問題的成本、原因和解決方案。

您的員工缺勤有很多正當理由。 病假、產假和假期是典型的有效缺勤。

但是計劃外缺勤或經常失踪的員工會給您的企業和員工帶來很多麻煩。

計劃外缺勤會破壞公司的財務、士氣和生產力。

一些隨機的、計劃外的缺勤並不值得擔心。 但是，如果您注意到一種模式並且曠工成為您的一些員工的習慣——是時候進行干預和採取行動了。

為什麼工作場所過度曠工是個問題？

不幸的是，員工曠工是雇主和企業主的普遍問題。

最近，勞動力研究所在《權力的遊戲》最後一季期間進行了一項研究。 這項調查顯示，超過 34% 的美國員工 (2720 萬) 承認他們可能會請病假、遲到或工作效率低於正常水平。

當曠工成為一種習慣時，雇主也會損失很多錢。 平均而言，美國公司每年因員工缺勤而導致的生產力損失約為每小時 3,600 美元和每位受薪員工 2,650 美元。 這些都是保守估計。 如果您有數百或數千名員工，這些成本會增加得更快。

員工曠工也增加了在職員工的工作量。 不得不不斷地為不在的同事收拾殘局可能會導致倦怠感。

大幅降低員工缺勤影響的最佳方法是：

• 制定員工出勤改進計劃。
• 設計明確的出勤政策。
• 擁有一個強大的解決方案來管理員工出勤。
• 準確跟踪帶薪和不帶薪休假。

但首先，您必須解決導致過度缺勤的原因，例如模糊的政策、士氣低落或時間跟踪問題。

員工曠工會給您的企業帶來什麼損失？

公司經常低估甚至忽視員工曠工的實際成本。 由於曠工的成本與時間和金錢掛鉤，其成本通常需要通過工作來衡量。

以下是一些統計數據，強調了公司​​因過度缺勤而付出的代價：

• 根據美國勞工統計局的數據，幾乎 3% 的美國勞動力在任何一天都缺勤。

• 2013 年，蓋洛普-健康之路 ​​(Gallup-Healthways) 的幸福感調查估計，美國的生產力損失成本總計超過 840 億美元……在一年內！
• 根據 Kronos 的說法，員工缺勤的總成本是雇主平均醫療保健成本的兩倍多。

但是哪些因素會導致缺勤成本呢？ 下面詳細介紹一下員工曠工是如何讓您的企業損失金錢的。

曠工的直接成本

• 工資損失。 成本包括不當支付給缺勤員工的錢和替代工人的加班費。
• 工時損失。 過多或計劃外的缺勤也會導致浪費時間。

儘管直接成本很重要，但曠工的間接成本會造成更大的影響。 這些間接成本會導致工作延誤。 間接成本還包括承擔更多工作對現有員工造成的損失。

曠工的間接成本

• 當員工不上班時，生產力和質量通常會下降。 生產力鬥爭的發生是因為非缺勤員工在工作日只能做這麼多。 公司的商品或服務質量也有可能直線下降。
• 當出現缺勤時，管理成本也會增加。 這些成本包括花在紀律問題上的過多時間和尋找合適的員工替代者。
• 當訓練有素的員工犯錯誤而急於填補缺席的工人時，就會出現安全問題。
• 士氣低落是另一個間接的曠工成本。 高效的員工填補缺席的同事常常感到被利用。

曠工的最常見原因

我們將最常報告的工作場所缺勤原因分為兩類：技術和道德。

員工曠工的技術原因

• 關於員工可用性的溝通不暢
• 員工不理解缺勤政策。
• 缺勤相關規則的執行不一致
• 調度問題
• 家庭和家庭義務
• 管理層和員工關係問題
• 缺乏可靠的調度軟件和時間跟踪解決方案

員工曠工的道德原因

• 來自同事或經理的工作場所欺凌或騷擾
• 壓力過大往往會導致抑鬱和倦怠
• 缺乏參與和目標
• 求職——是的，員工有時會請病假參加工作面試或修改簡歷。

當員工出現在工作時間但偷工減料時怎麼辦？ 這就是所謂的時間盜竊。 在此處查看 Connecteam 的時間竊取指南。

如何解決員工曠工問題

減少員工缺勤的一個好方法是製定明確的出勤政策。 出勤政策規定了缺勤的規則。 它還列出了哪些是可以原諒的缺席，哪些不是。 像 Connecteam 這樣的解決方案可以將缺勤政策數字化。 這些解決方案讓用戶可以快速創建和更新員工考勤政策。

但是您的員工對出勤政策有何要求？ 除了想要明確的出勤政策外，員工還喜歡促進性計劃而不是懲罰性計劃。

支持性措施包括與員工合作，幫助他們提高出勤率。

懲罰措施迫使員工上班——但往往導致員工在工作時缺勤。

不上班的員工：

• 做最少的事情
• 缺乏動力
• 看起來普遍不開心或壓力過大

通過提供靈活的工作時間表、家庭護理日或工作分擔，幫助您的員工在工作中出現。

許多公司需要幫助管理缺勤，因為他們保留過時的政策，使用過時的工具，或兩者兼而有之。 為員工缺勤請求和報告提供清晰的程序和渠道，例如簡單的移動時鐘應用程序。 諸如 Connecteam 之類的時鐘應用程序可以讓打卡和打卡變得簡單。

Connecteam 等解決方案可回答與缺勤相關的問題，包括：

• 誰現在打卡了？
• 今天有多少員工打卡上班？
• 誰遲到了還沒有開始？
• 今天誰缺席？
• 是否提前申請並批准了缺席？
• 誰達到了他們每天的工作時間限制？
• 誰加班？
• 誰請了一天假，為什麼？

通過實施一個員工在全公司範圍內使用的系統來簡化缺勤流程。 讓您的員工同時使用電子郵件、短信、Slack 消息和其他通信方式會讓人感到困惑和壓力。

Connecteam 等解決方案讓公司可以通過一個應用程序或程序管理與休假相關的請求。 使用單一解決方案來管理缺勤可以提高清晰度，並幫助管理人員避免可怕的遺漏消息。 當你的公司有一個清晰的缺勤溝通渠道時，它也可以減少困惑和憤怒的員工。

跟踪缺勤可以讓您了解由於過度缺勤而損失了多少時間或金錢。 您如何記錄時間取決於什麼適合您或負責控制出勤的人。

可以使用紙筆系統或較舊的計算機程序來跟踪缺勤情況。 但是，通常情況下，使用過時的方法來跟踪時間會花費很多時間。 很諷刺，不是嗎？

手動跟踪缺勤也可能導致錯誤，包括支付員工休假工資太少或太多。

許多公司通過使用員工考勤應用程序來處理缺勤問題。 這些應用程序安全地存儲考勤信息，使人力資源經理或企業主可以隨時使用。

員工時鐘應用程序可讓您設置自動時鐘和出勤報告。 這些解決方案還可以發送自定義通知，自動報告缺勤和請假請求。

您可以在時鐘應用程序中創建各種類型的自動報告，包括：

• 早報，其中包含一份上班或缺勤員工的名單。
• 顯示與客戶合作的員工的客戶報告。
• 日終報告，顯示所有當前打卡上班的用戶、打卡下班的員工和加班的員工。
• 缺勤報告包括誰不在工作、他們請假多長時間以及這是帶薪休假還是無薪休假。

旁注：Connecteam 還與 Quickbooks Online 和 Gusto 集成，以實現即時和 100% 準確的工資單。

一開始，員工偶爾缺勤很難引起注意。 如果您在這個階段不處理員工缺勤，缺勤率可能很快就會飆升。

有時，當員工感到不被注意和脫離時，曠工問題就開始了。 這些人認為他們的雇主無視他們的成就並且不重視他們的角色。 因此，這些員工決定留在家裡。

認可員工的工作是激勵員工的好方法。 為生日或工作紀念日等個人里程碑大聲疾呼。 善待員工不需要花費任何成本，但對為您工作的人來說意義重大。

通過提高士氣來提高員工敬業度並降低缺勤率。 設立員工感謝日或投資於培訓以減少員工缺勤率。

這聽起來令人驚訝，但培訓也有助於管理曠工。 多達40%的在職培訓效果不佳的員工會在入職第一年內離開您的公司。 員工離職給企業造成的損失遠遠超過與曠工相關的費用。

控制缺勤的最佳方法之一是創建 PTO 銀行等程序。 帶薪休假 (PTO) 計劃為員工提供特定數量的 PTO 用於處理個人事務——無需佔用病假或休假時間。 使用應用程序跟踪 PTO 銀行或休假餘額是有益的，尤其是當您管理大型員工團隊時。

另一個積極的出勤工具是靈活的工作時間表政策。 讓員工根據他們的生活調整工作時間表可以減輕他們的壓力。 當員工沒有壓力時，他們會為您的企業帶來更高的生產力和參與度。

您還可以通過獎品、獎勵或健康計劃獎勵出勤冠軍來降低工作場所的缺勤率。

儘管您付出了所有努力，但仍有一些員工多次失踪，但沒有任何改善。

此時，您應該考慮紀律處分和法律行動，以盡量減少您的風險和損失。 立即與這些員工聯繫——從閒聊開始，了解發生了什麼事，以及您是否可以提供幫助。

如果非正式聊天不起作用，請轉到非正式警告。 如果計劃外缺勤持續存在，請考慮在發出最終警告之前發出書面通知。

除了最後警告之外，您剩下的選擇是暫停或解僱一名員工。 有時，僱用和培訓合適的新員工會更便宜。

處理曠工的底線

曠工是許多企業面臨的一個大問題。 擁有小時工或受薪員工的各種規模的公司都可能會因曠工而苦苦掙扎。

但是這個問題的基礎總是一樣的——它發生在：

• 您的員工不開心或缺乏目標。
• 您的公司沒有跟踪缺勤和休假工資的解決方案。

當您減少缺勤率時，它會創造更快樂的員工並可以增加您公司的收入。

在進行全公司範圍內的變革之前，請考慮員工沒有出現的原因。 然後，通過詳細的缺勤政策和準確的時間跟踪軟件解決這些問題。