Um guia do gerente para o absenteísmo no local de trabalho

Controle o absenteísmo descontrolado dos funcionários antes que isso custe uma fortuna à sua empresa em despesas com folha de pagamento. Confira os custos, causas e soluções para gerenciar problemas de assiduidade no local de trabalho.

Existem muitas razões válidas para seus funcionários se ausentarem do trabalho. Dias de doença, licença-maternidade e férias são ausências válidas típicas.

Mas ausências não planejadas ou trabalhadores ausentes com frequência podem causar muitos problemas para sua empresa e seus funcionários.

Ausências não planejadas podem destruir as finanças, o moral e a produtividade de sua empresa .

Não vale a pena se preocupar com algumas ausências aleatórias e não planejadas. Mas, se você notar um padrão e o absenteísmo se tornar um hábito para alguns de seus funcionários, é hora de intervir e agir.

Por que o absenteísmo excessivo no local de trabalho é um problema?

Infelizmente, o absenteísmo dos funcionários é um problema comum para empregadores e empresários.

Recentemente, o The Workforce Institute conduziu um estudo durante a temporada final de Game of Thrones. Esta pesquisa mostrou que mais de 34% dos funcionários dos EUA (27,2 milhões) admitiram que provavelmente ligariam dizendo que estavam doentes, chegariam atrasados ​​ou seriam menos produtivos do que o normal no local de trabalho.

Quando o absentismo se torna um hábito, também custa muito dinheiro aos empregadores. Em média, as empresas americanas perdem cerca de US$ 3.600 por funcionário por hora e US$ 2.650 por funcionário assalariado a cada ano em perda de produtividade devido a trabalhadores ausentes. E essas são estimativas conservadoras. Esses custos aumentam ainda mais rapidamente se você tiver centenas ou milhares de funcionários.

O absenteísmo dos funcionários também aumenta a carga de trabalho dos trabalhadores presentes. Ter que compensar constantemente os colegas ausentes pode contribuir para a sensação de esgotamento.

As melhores maneiras de reduzir substancialmente o impacto do absenteísmo dos funcionários são:

• Crie um plano de melhoria de atendimento dos funcionários.
• Projete políticas de atendimento claras.
• Tenha uma solução poderosa para gerenciar a assiduidade dos funcionários.
• Rastreie com precisão as folgas remuneradas e não remuneradas.

Mas, primeiro, você deve lidar com o que causa ausências excessivas, como políticas vagas, moral baixa ou problemas de controle de tempo.

Quanto custa o absenteísmo dos funcionários para o seu negócio?

As empresas geralmente subestimam ou até ignoram os custos reais do absenteísmo dos funcionários. Com o custo do absenteísmo vinculado a tempo e dinheiro, seus custos muitas vezes exigem trabalho para medir.

Aqui estão algumas estatísticas que destacam o quanto as ausências excessivas custam às empresas:

• De acordo com o Bureau of Labor Statistics, quase 3% da força de trabalho dos Estados Unidos está ausente em um determinado dia.

• Em 2013, a pesquisa de bem-estar da Gallup-Healthways estimou que os custos de perda de produtividade nos EUA totalizaram mais de US$ 84 bilhões... em um ano!
• De acordo com a Kronos, o custo total das ausências dos funcionários é mais do que o dobro dos custos médios de saúde do empregador.

Mas quais fatores contribuem para os custos de absenteísmo? Aqui está uma análise mais detalhada de como o absenteísmo dos funcionários custa dinheiro à sua empresa.

Os custos diretos do absenteísmo

• Perda de salário. Os custos incluem dinheiro pago indevidamente a funcionários ausentes e pagamento de horas extras para trabalhadores substitutos.
• Perdas em horas de trabalho. Ausências excessivas ou não programadas também contribuem para a perda de tempo.

Apesar da importância dos custos diretos, os custos indiretos do absenteísmo podem causar um impacto ainda maior. Esses custos indiretos podem causar atrasos no trabalho. Os custos indiretos também incluem o pedágio que exige mais trabalho dos funcionários atuais.

Os custos indiretos do absenteísmo

• Perdas de produtividade e qualidade geralmente acontecem quando os funcionários não comparecem ao trabalho. As dificuldades de produtividade acontecem porque os funcionários não ausentes só podem fazer muito em um dia de trabalho. Também é possível que a qualidade dos produtos ou serviços de uma empresa despenque.
• Os custos administrativos também aumentam quando ocorre o absenteísmo. Esses custos incluem tempo excessivo gasto em questões disciplinares e na procura de substitutos adequados para funcionários.
• Problemas de segurança ocorrem quando funcionários mal treinados cometem erros ao correr para substituir os trabalhadores ausentes.
• O baixo moral é outro custo indireto do absenteísmo. Funcionários produtivos preenchendo para cobrir colegas de trabalho ausentes muitas vezes se sentem aproveitados.

As causas mais comuns de absenteísmo

Dividiremos os motivos de absenteísmo no local de trabalho mais comumente relatados em dois tipos: Técnico e Moral .

Causas Técnicas de Absenteísmo de Funcionários

• Má comunicação sobre a disponibilidade do funcionário
• Os funcionários não entendem as políticas de ausência.
• Aplicação inconsistente de regras relacionadas à ausência
• problemas de agendamento
• Obrigações domésticas e familiares
• Preocupações de gestão e relação com os funcionários
• Falta de software de agendamento sólido e soluções de controle de tempo

Causas morais do absenteísmo do funcionário

• Intimidação ou assédio no local de trabalho por parte de colegas ou gerentes
• Estresse excessivo que muitas vezes leva à depressão e esgotamento
• Falta de engajamento e propósito
• Procura de emprego - sim, os funcionários às vezes ligam dizendo que estão doentes para comparecer a uma entrevista de emprego ou trabalhar em seus currículos.

E quando os funcionários aparecem para trabalhar, mas arredondam as horas e economizam? Isso é conhecido como roubo de tempo. Confira o guia de roubo de tempo da Connecteam aqui.

Como lidar com o absenteísmo dos funcionários

Uma ótima maneira de reduzir o absenteísmo dos funcionários é com uma política de atendimento clara. Uma política de assiduidade estabelece regras para ausências ao trabalho. Ele também lista o que se qualifica como uma ausência desculpável e o que não se qualifica. Uma solução como o Connecteam pode digitalizar as políticas de ausência. Essas soluções permitem que os usuários criem e atualizem as políticas de comparecimento dos funcionários rapidamente.

Mas o que seus funcionários querem em relação às políticas de atendimento? Além de querer políticas de atendimento claras, os funcionários também apreciam programas facilitadores em detrimento dos punitivos.

As medidas de apoio envolvem trabalhar com os funcionários para ajudá-los a melhorar sua assiduidade.

Medidas punitivas forçam os funcionários a virem trabalhar – mas muitas vezes resultam em ausência dos trabalhadores durante o trabalho.

Funcionários que não estão presentes no trabalho:

• Faça o mínimo
• Falta motivação
• Parece geralmente infeliz ou estressado

Ajude seus funcionários a estarem presentes no trabalho, oferecendo um horário de trabalho flexível, dias de assistência à família ou compartilhamento de trabalho.

Muitas empresas precisam de ajuda para gerenciar as ausências porque mantêm políticas desatualizadas, usam ferramentas desatualizadas ou ambos. Ofereça procedimentos e canais claros para solicitações e relatórios de ausência de funcionários, como um aplicativo de relógio de ponto móvel simples. Um aplicativo de relógio de ponto, como o Connecteam, facilita o registro de entrada e saída.

Soluções como o Connecteam respondem a questões relacionadas à ausência, incluindo:

• Quem está cronometrado agora?
• Quantos funcionários trabalharam hoje?
• Quem está atrasado e ainda não começou?
• Quem está ausente hoje?
• A ausência foi solicitada e aprovada com antecedência?
• Quem atingiu seu limite diário de trabalho?
• Quem trabalhou horas extras?
• Quem pediu um dia de folga e por quê?

Simplifique o processo de ausência implementando um sistema que as pessoas usam em toda a empresa. Fazer com que seus funcionários usem e-mails, mensagens de texto, mensagens do Slack e outros métodos de comunicação ao mesmo tempo é confuso e estressante.

Soluções como o Connecteam permitem que as empresas gerenciem solicitações relacionadas a folgas de um aplicativo ou programa. Usar uma única solução para gerenciar ausências leva a mais clareza e ajuda os gerentes a evitar a temida mensagem perdida. Quando sua empresa tem um canal de comunicação claro para ausências, isso também pode levar a menos funcionários confusos e irritados.

O rastreamento de ausências permite que você veja quanto tempo ou dinheiro você perde devido ao absenteísmo excessivo. Como você controla o tempo depende do que cabe a você ou a quem está encarregado de controlar o atendimento.

É possível rastrear ausências usando um sistema de papel e caneta ou programas de computador mais antigos. Mas, na maioria das vezes, usar métodos desatualizados para rastrear o tempo leva muito tempo. Irônico, não é?

O rastreamento manual de ausências também pode levar a erros, incluindo pagar muito pouco ou muito aos funcionários por folgas.

Muitas empresas lidam com o absenteísmo usando um aplicativo de atendimento de funcionários. Esses aplicativos armazenam informações de frequência com segurança, tornando-as prontamente disponíveis para gerentes de recursos humanos ou proprietários de empresas.

Um aplicativo de relógio de ponto do funcionário permite que você defina o relógio de ponto automático e os relatórios de presença. Essas soluções também podem enviar notificações personalizadas que relatam automaticamente ausências e solicitações de folga.

Você pode criar vários tipos de relatórios automáticos em um aplicativo de relógio de ponto, incluindo:

• Relatórios matinais que apresentam uma lista de funcionários registrados ou ausentes.
• Relatórios de clientes que mostram funcionários que trabalharam com clientes.
• Relatórios de final de dia que exibem todos os usuários com ponto de entrada, trabalhadores com ponto de saída e funcionários que trabalharam horas extras.
• Relatórios de ausência que incluem quem não está no trabalho, quanto tempo eles estão de folga e se essa folga é remunerada ou não.

Observação: o Connecteam também se integra ao Quickbooks Online e ao Gusto para uma folha de pagamento instantânea e 100% precisa.

No início, as ausências ocasionais dos funcionários podem ser difíceis de notar. Se você não lidar com as ausências dos funcionários nesta fase, as taxas de absenteísmo podem disparar em breve.

Às vezes, os problemas de absenteísmo começam quando os funcionários se sentem despercebidos e desinteressados. Essas pessoas assumem que seus empregadores ignoram suas realizações e não valorizam suas funções. Então, esses funcionários decidem ficar em casa.

Reconhecer seus funcionários por seu trabalho é uma ótima maneira de motivá-los. Dê mensagens para marcos pessoais, como aniversários ou aniversários de trabalho. Tratar bem os funcionários não custa nada, mas significa muito para as pessoas que trabalham para você.

Aumente o envolvimento dos funcionários e diminua o absenteísmo, aumentando o moral. Organize dias de valorização dos funcionários ou invista em treinamento para reduzir o absenteísmo dos funcionários.

Parece surpreendente, mas o treinamento também é útil para gerenciar o absenteísmo. Até 40% dos funcionários que recebem treinamento insatisfatório no trabalho deixarão sua empresa no primeiro ano de trabalho. Quando os funcionários saem, isso custa muito mais às empresas do que as despesas relacionadas ao absenteísmo.

Uma das melhores formas de controlar as faltas é criando programas como bancos PTO. Os programas de Folga Remunerada (PTO) oferecem aos funcionários uma quantidade específica de PTO para usar em assuntos pessoais – sem tirar licença médica ou férias. Usar um aplicativo para rastrear bancos PTO ou saldos de folga é benéfico, especialmente quando você gerencia grandes equipes de funcionários.

Outra ferramenta de atendimento positivo é uma política de horário de trabalho flexível. Permitir que os funcionários adaptem os horários de trabalho às suas vidas reduz o estresse. Quando os funcionários não estão estressados, eles trazem maior produtividade e engajamento para o seu negócio.

Você também pode diminuir o absenteísmo no local de trabalho recompensando os campeões de atendimento com prêmios, incentivos ou programas de bem-estar.

Apesar de todos os seus esforços, alguns funcionários desaparecem repetidamente sem mostrar nenhuma melhora.

Neste ponto, você deve considerar ações disciplinares e legais para minimizar seus riscos e perdas. Entre em contato com esses funcionários imediatamente - comece com um bate-papo casual para descobrir o que está acontecendo e se você pode ajudar.

Se conversas informais não funcionarem, passe para um aviso informal. Se o absenteísmo não programado continuar, considere um aviso por escrito antes de um aviso final.

Além de um aviso final, suas opções restantes são suspender ou demitir um funcionário. Às vezes, é mais barato contratar e treinar um novo funcionário adequado.

O resultado final ao lidar com o absenteísmo

O absenteísmo no trabalho é um grande problema para muitas empresas. Empresas de todos os tamanhos, com funcionários horistas ou assalariados, podem lutar contra o absenteísmo.

Mas a base desse problema é sempre a mesma — acontece quando:

• Seus funcionários não estão felizes ou não têm um propósito.
• Sua empresa não tem solução para rastrear faltas e folgas.

Quando você reduz o absenteísmo, cria funcionários mais felizes e pode aumentar a receita da sua empresa.

Antes de fazer mudanças em toda a empresa, considere por que os funcionários não estão aparecendo. Em seguida, resolva esses problemas com uma política de ausência detalhada e um software de controle de tempo preciso.