Ein Leitfaden für Manager zu Fehlzeiten am Arbeitsplatz

Bekommen Sie außer Kontrolle geratene Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter in den Griff, bevor sie Ihr Unternehmen ein Vermögen an Lohnkosten kosten. Informieren Sie sich über die Kosten, Ursachen und Lösungen zur Verwaltung von Anwesenheitsproblemen am Arbeitsplatz.

Es gibt viele triftige Gründe für die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter von der Arbeit. Krankheitstage, Mutterschaftsurlaub und Urlaub sind typische gültige Abwesenheiten.

Aber ungeplante Abwesenheiten oder häufig fehlende Mitarbeiter können Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern große Probleme bereiten.

Ungeplante Abwesenheiten können die Finanzen, die Moral und die Produktivität Ihres Unternehmens ruinieren .

Ein paar zufällige, ungeplante Abwesenheiten sind es nicht wert, sich Sorgen zu machen. Wenn Sie jedoch ein Muster bemerken und Fehlzeiten für einige Ihrer Mitarbeiter zur Gewohnheit werden, ist es an der Zeit, einzugreifen und zu handeln.

Warum ist übermäßige Abwesenheit am Arbeitsplatz ein Problem?

Leider ist die Abwesenheit von Mitarbeitern ein häufiges Problem für Arbeitgeber und Unternehmer.

Kürzlich führte das Workforce Institute eine Studie während der letzten Staffel von Game of Thrones durch. Diese Umfrage ergab, dass über 34 % der US-Angestellten (27,2 Millionen) zugeben, dass sie sich wahrscheinlich krank melden, zu spät kommen oder am Arbeitsplatz weniger produktiv sind als normal.

Wenn Fehlzeiten zur Gewohnheit werden, kostet das auch Arbeitgeber viel Geld. Im Durchschnitt verlieren US-Unternehmen jedes Jahr etwa 3.600 US-Dollar pro Stunde und 2.650 US-Dollar pro Angestellten an Produktivitätsverlust durch abwesende Mitarbeiter. Und das sind konservative Schätzungen. Diese Kosten steigen noch schneller, wenn Sie Hunderte oder Tausende von Mitarbeitern haben.

Fehlzeiten der Mitarbeiter erhöhen auch die Arbeitsbelastung für die anwesenden Mitarbeiter. Ständig für abwesende Kollegen aufkommen zu müssen, kann zu Burnout-Gefühlen führen.

Die besten Möglichkeiten, die Auswirkungen von Fehlzeiten von Mitarbeitern erheblich zu verringern, sind:

• Erstellen Sie einen Plan zur Verbesserung der Anwesenheit von Mitarbeitern.
• Entwerfen Sie klare Anwesenheitsrichtlinien.
• Haben Sie eine leistungsstarke Lösung, um die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter zu verwalten.
• Verfolgen Sie bezahlte und unbezahlte Freizeit genau nach.

Aber zuerst müssen Sie die Ursachen für übermäßige Abwesenheiten angehen, wie z. B. vage Richtlinien, niedrige Moral oder Zeiterfassungsprobleme.

Was kostet die Abwesenheit von Mitarbeitern Ihr Unternehmen?

Unternehmen unterschätzen oder ignorieren oft die tatsächlichen Kosten von Mitarbeiterausfällen. Da die Kosten für Fehlzeiten an Zeit und Geld gebunden sind, nehmen die Kosten oft eine Menge Arbeit in Anspruch.

Hier sind einige Statistiken, die zeigen, wie viel übermäßige Abwesenheiten Unternehmen kosten:

• Nach Angaben des Bureau of Labor Statistics sind fast 3 % der Arbeitnehmer in den Vereinigten Staaten an einem bestimmten Tag abwesend.

• Im Jahr 2013 schätzte die Gallup-Healthways-Umfrage zum Wohlbefinden die Kosten für verlorene Produktivität in den USA auf insgesamt über 84 Milliarden US-Dollar … in einem Jahr!
• Laut Kronos sind die Gesamtkosten der Abwesenheit von Mitarbeitern mehr als doppelt so hoch wie die durchschnittlichen Gesundheitskosten des Arbeitgebers.

Aber welche Faktoren tragen zu den Fehlzeitenkosten bei? Hier ist ein genauerer Blick darauf, wie Fehlzeiten von Mitarbeitern Ihr Unternehmen Geld kosten.

Die direkten Kosten von Fehlzeiten

• Gehaltseinbußen. Zu den Kosten gehören Gelder, die abwesenden Mitarbeitern zu Unrecht gezahlt wurden, und Überstundenvergütungen für Ersatzarbeiter.
• Arbeitszeitverluste. Auch übermäßige oder ungeplante Abwesenheiten tragen zu Zeitverlusten bei.

Trotz der Bedeutung der direkten Kosten können die indirekten Kosten von Fehlzeiten einen noch größeren Einfluss haben. Diese indirekten Kosten können zu Arbeitsverzögerungen führen. Zu den indirekten Kosten gehört auch der Mehraufwand für die derzeitigen Mitarbeiter.

Die indirekten Kosten von Fehlzeiten

• Produktivitäts- und Qualitätseinbußen treten häufig auf, wenn Mitarbeiter nicht zur Arbeit erscheinen. Produktivitätsprobleme treten auf, weil nicht abwesende Mitarbeiter an einem Arbeitstag nur eine begrenzte Menge erledigen können. Es ist auch möglich, dass die Qualität der Waren oder Dienstleistungen eines Unternehmens sinkt.
• Auch die Verwaltungskosten steigen bei Fehlzeiten. Diese Kosten umfassen übermäßigen Zeitaufwand für Disziplinarverfahren und die Suche nach geeigneten Ersatzkräften.
• Sicherheitsprobleme treten auf, wenn schlecht ausgebildete Mitarbeiter Fehler machen, wenn sie übereilt für abwesende Mitarbeiter einspringen.
• Schlechte Moral ist ein weiterer indirekter Kostenfaktor für Fehlzeiten. Produktive Mitarbeiter, die abwesende Kollegen vertreten, fühlen sich oft ausgenutzt.

Die häufigsten Ursachen für Fehlzeiten

Wir unterteilen die am häufigsten gemeldeten Gründe für Fehlzeiten am Arbeitsplatz in zwei Kategorien: Technische und moralische Gründe.

Technische Ursachen für Fehlzeiten von Mitarbeitern

• Schlechte Kommunikation über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern
• Mitarbeiter verstehen Abwesenheitsrichtlinien nicht.
• Uneinheitliche Durchsetzung von Abwesenheitsregeln
• Terminprobleme
• Haus- und Familienpflichten
• Belange von Management und Mitarbeiterbeziehungen
• Ein Mangel an solider Planungssoftware und Zeiterfassungslösungen

Moralische Ursachen für Fehlzeiten von Mitarbeitern

• Mobbing oder Belästigung am Arbeitsplatz durch Kollegen oder Vorgesetzte
• Übermäßiger Stress, der oft zu Depressionen und Burnout führt
• Ein Mangel an Engagement und Zweck
• Jobsuche – Ja, Mitarbeiter melden sich manchmal krank, um an einem Vorstellungsgespräch teilzunehmen oder an ihrem Lebenslauf zu arbeiten.

Was ist, wenn Mitarbeiter zur Arbeit erscheinen, aber Stunden aufrunden und Abstriche machen? Das nennt man Zeitdiebstahl. Sehen Sie sich hier den Zeitdiebstahl-Leitfaden von Connecteam an.

So gehen Sie mit Fehlzeiten von Mitarbeitern um

Eine gute Möglichkeit, die Abwesenheit von Mitarbeitern zu reduzieren, ist eine klare Anwesenheitsrichtlinie. Eine Anwesenheitsrichtlinie legt Regeln für Abwesenheiten von der Arbeit fest. Außerdem wird aufgeführt, was als entschuldbare Abwesenheit gilt und was nicht. Eine Lösung wie Connecteam kann Abwesenheitsrichtlinien digitalisieren. Mit diesen Lösungen können Benutzer schnell Anwesenheitsrichtlinien für Mitarbeiter erstellen und aktualisieren.

Aber was wünschen sich Ihre Mitarbeiter in Bezug auf Anwesenheitsregelungen? Abgesehen davon, dass sie klare Anwesenheitsrichtlinien wünschen, schätzen die Mitarbeiter auch unterstützende Programme gegenüber Strafprogrammen.

Unterstützende Maßnahmen beinhalten die Arbeit mit Mitarbeitern, um ihnen zu helfen, ihre Anwesenheit zu verbessern.

Strafmaßnahmen zwingen Beschäftigte zur Arbeit zu kommen – führen aber häufig zu Arbeitsausfällen.

Mitarbeiter, die nicht am Arbeitsplatz anwesend sind:

• Tun Sie das Nötigste
• Motivation fehlt
• Scheinen allgemein unglücklich oder gestresst

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, bei der Arbeit präsent zu sein, indem Sie flexible Arbeitszeiten, Familienpflegetage oder Jobsharing anbieten.

Viele Unternehmen benötigen Hilfe bei der Verwaltung von Abwesenheiten, weil sie veraltete Richtlinien beibehalten, veraltete Tools verwenden oder beides. Bieten Sie klare Verfahren und Kanäle für Abwesenheitsanfragen und -berichte von Mitarbeitern an, wie z. B. eine einfache mobile Stempeluhr-App. Eine Stempeluhr-App wie Connecteam erleichtert das Ein- und Ausstempeln.

Lösungen wie Connecteam beantworten abwesenheitsbezogene Fragen, darunter:

• Wer ist gerade eingestempelt?
• Wie viele Mitarbeiter haben heute gestempelt?
• Wer ist spät dran und hat noch nicht angefangen?
• Wer ist heute abwesend?
• Wurde eine Abwesenheit beantragt und genehmigt?
• Wer hat sein tägliches Arbeitszeitlimit erreicht?
• Wer hat Überstunden gemacht?
• Wer hat einen freien Tag beantragt und warum?

Vereinfachen Sie den Abwesenheitsprozess, indem Sie ein System implementieren, das die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen verwenden. Es ist verwirrend und stressig, wenn Ihre Mitarbeiter E-Mails, SMS, Slack-Nachrichten und andere Kommunikationsmethoden gleichzeitig verwenden.

Lösungen wie Connecteam ermöglichen es Unternehmen, arbeitszeitbezogene Anfragen von einer App oder einem Programm aus zu verwalten. Die Verwendung einer einzigen Lösung zur Verwaltung von Abwesenheiten führt zu mehr Klarheit und hilft Managern, die gefürchtete verpasste Nachricht zu vermeiden. Wenn Ihr Unternehmen über einen klaren Kommunikationskanal für Abwesenheiten verfügt, kann dies auch zu weniger verwirrten und verärgerten Mitarbeitern führen.

Durch die Verfolgung von Abwesenheiten können Sie sehen, wie viel Zeit oder Geld Sie durch übermäßige Fehlzeiten verlieren. Wie Sie die Zeit erfassen, hängt davon ab, was zu Ihnen passt oder wer für die Kontrolle der Anwesenheit zuständig ist.

Es ist möglich, Abwesenheiten mit einem Pen-and-Paper-System oder älteren Computerprogrammen zu verfolgen. Aber in den meisten Fällen nimmt die Verwendung veralteter Methoden zur Zeiterfassung viel Zeit in Anspruch. Ironisch, nicht wahr?

Die manuelle Nachverfolgung von Abwesenheiten kann auch zu Fehlern führen, einschließlich der Bezahlung von Mitarbeitern zu wenig oder zu viel für die Freistellung.

Viele Unternehmen handhaben Fehlzeiten, indem sie eine Anwesenheits-App für Mitarbeiter verwenden. Diese Apps speichern Anwesenheitsinformationen sicher und machen sie Personalmanagern oder Geschäftsinhabern leicht zugänglich.

Mit einer Mitarbeiter-Stempeluhr-App können Sie automatische Stempeluhr- und Anwesenheitsberichte einstellen. Diese Lösungen können auch benutzerdefinierte Benachrichtigungen senden, die Abwesenheiten und Urlaubsanträge automatisch melden.

Sie können verschiedene Arten von automatischen Berichten in einer Stempeluhr-App erstellen, darunter:

• Morgenberichte mit einer Liste eingestempelter oder abwesender Mitarbeiter.
• Kundenberichte, die Mitarbeiter zeigen, die mit Kunden gearbeitet haben.
• Tagesabschlussberichte, die alle derzeit eingestempelten Benutzer, ausgestempelten Mitarbeiter und Mitarbeiter, die Überstunden geleistet haben, anzeigen.
• Abwesenheitsberichte, die beinhalten, wer nicht arbeitet, wie lange er frei nimmt und ob es sich um bezahlte oder unbezahlte Abwesenheit handelt.

Nebenbemerkung: Connecteam lässt sich auch in Quickbooks Online und Gusto integrieren, um eine sofortige und 100 % genaue Gehaltsabrechnung zu ermöglichen.

Gelegentliche Abwesenheiten von Mitarbeitern sind anfangs kaum zu bemerken. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt nicht mit den Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter umgehen, könnten die Fehlzeiten schnell in die Höhe schnellen.

Manchmal beginnen Fehlzeitenprobleme, wenn Mitarbeiter sich unbemerkt und unmotiviert fühlen. Diese Leute gehen davon aus, dass ihre Arbeitgeber ihre Leistungen ignorieren und ihre Rolle nicht wertschätzen. Also beschließen diese Mitarbeiter, zu Hause zu bleiben.

Die Anerkennung Ihrer Mitarbeiter für ihre Arbeit ist eine großartige Möglichkeit, Mitarbeiter zu motivieren. Grüßen Sie persönliche Meilensteine ​​wie Geburtstage oder Arbeitsjubiläen. Mitarbeiter gut zu behandeln kostet nichts, aber es bedeutet viel für die Menschen, die für Sie arbeiten.

Steigern Sie das Engagement der Mitarbeiter und verringern Sie Fehlzeiten, indem Sie die Arbeitsmoral steigern. Richten Sie Wertschätzungstage für Mitarbeiter ein oder investieren Sie in Schulungen, um die Fehlzeiten der Mitarbeiter zu reduzieren.

Es klingt überraschend, aber Schulungen sind auch hilfreich, um mit Fehlzeiten umzugehen. Bis zu 40 % der Mitarbeiter, die eine schlechte Ausbildung am Arbeitsplatz erhalten, verlassen Ihr Unternehmen innerhalb ihres ersten Beschäftigungsjahres. Wenn Mitarbeiter gehen, kostet dies Unternehmen viel mehr als Ausgaben im Zusammenhang mit Fehlzeiten.

Eine der besten Möglichkeiten, Abwesenheiten zu kontrollieren, besteht darin, Programme wie PTO-Banken zu erstellen. Paid Time Off (PTO)-Programme geben Mitarbeitern eine bestimmte Menge an PTO, die sie für persönliche Angelegenheiten verwenden können – ohne Krankenstand oder Urlaubszeit. Die Verwendung einer App zur Verfolgung von PTO-Banken oder Urlaubsguthaben ist von Vorteil, insbesondere wenn Sie große Mitarbeiterteams verwalten.

Ein weiteres positives Anwesenheitsinstrument ist eine flexible Arbeitszeitregelung. Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten an ihr Leben anpassen zu lassen, verringert ihren Stress. Wenn Mitarbeiter nicht gestresst sind, bringen sie mehr Produktivität und Engagement in Ihr Unternehmen.

Sie können auch Fehlzeiten am Arbeitsplatz verringern, indem Sie Anwesenheitschampions mit Preisen, Anreizen oder Wellnessprogrammen belohnen.

Trotz aller Bemühungen fehlen immer wieder Mitarbeiter, ohne eine Besserung zu zeigen.

An diesem Punkt sollten Sie disziplinarische und rechtliche Schritte in Betracht ziehen, um Ihre Risiken und Verluste zu minimieren. Melden Sie sich sofort bei diesen Mitarbeitern – beginnen Sie mit einem lockeren Gespräch, um herauszufinden, was los ist und ob Sie helfen können.

Wenn informelle Chats nicht funktionieren, fahren Sie mit einer informellen Warnung fort. Wenn die ungeplante Abwesenheit andauert, sollten Sie vor einer letzten Mahnung eine schriftliche Mitteilung in Betracht ziehen.

Über eine letzte Verwarnung hinaus besteht Ihre verbleibende Option darin, einen Mitarbeiter zu suspendieren oder zu kündigen. Manchmal ist es billiger, einen neuen Mitarbeiter einzustellen und zu schulen, der zu Ihnen passt.

Das Fazit zum Umgang mit Fehlzeiten

Fehlzeiten am Arbeitsplatz sind für viele Unternehmen ein großes Problem. Unternehmen jeder Größe, mit stundenweise oder angestellten Mitarbeitern, können mit Fehlzeiten kämpfen.

Aber die Grundlage dieses Problems ist immer dieselbe – es passiert, wenn:

• Ihre Mitarbeiter sind unzufrieden oder ziellos.
• Ihr Unternehmen hat keine Lösung, um Abwesenheiten und Freizeitvergütungen nachzuverfolgen.

Wenn Sie Fehlzeiten reduzieren, schafft dies zufriedenere Mitarbeiter und kann den Umsatz Ihres Unternehmens steigern.

Bevor Sie unternehmensweite Änderungen vornehmen, überlegen Sie, warum die Mitarbeiter nicht erscheinen. Gehen Sie diese Probleme dann mit einer detaillierten Abwesenheitsrichtlinie und einer genauen Zeiterfassungssoftware an.