Panduan Manajer Untuk Ketidakhadiran Di Tempat Kerja

Atasi ketidakhadiran karyawan yang tidak terkendali sebelum bisnis Anda mengeluarkan banyak uang untuk biaya penggajian. Lihat biaya, penyebab, dan solusi untuk mengelola masalah kehadiran di tempat kerja.

Ada banyak alasan yang sah bagi karyawan Anda untuk absen dari pekerjaan. Hari sakit, cuti hamil, dan liburan adalah absen yang sah.

Tetapi ketidakhadiran yang tidak direncanakan atau pekerja yang sering hilang dapat menyebabkan banyak masalah bagi bisnis dan karyawan Anda.

Absen yang tidak direncanakan dapat merusak keuangan, moral , dan produktivitas perusahaan Anda .

Beberapa ketidakhadiran acak dan tidak direncanakan tidak perlu dikhawatirkan. Namun, jika Anda melihat sebuah pola dan ketidakhadiran menjadi kebiasaan bagi beberapa karyawan Anda — saatnya untuk turun tangan dan bertindak.

Mengapa Ketidakhadiran yang Berlebihan di Tempat Kerja Menjadi Masalah?

Sayangnya, ketidakhadiran karyawan adalah masalah umum bagi pemberi kerja dan pemilik bisnis.

Baru-baru ini, The Workforce Institute melakukan penelitian selama musim terakhir Game of Thrones. Survei ini menunjukkan bahwa lebih dari 34% karyawan AS (27,2 juta) mengakui bahwa mereka cenderung mengaku sakit, datang terlambat, atau menjadi kurang produktif dari biasanya di tempat kerja.

Ketika ketidakhadiran menjadi kebiasaan, itu juga menghabiskan banyak uang bagi pemberi kerja. Rata-rata, perusahaan AS kehilangan sekitar $3.600 per jam karyawan dan $2.650 per karyawan bergaji setiap tahun akibat hilangnya produktivitas dari pekerja yang absen. Dan itu adalah perkiraan konservatif. Biaya ini meningkat lebih cepat jika Anda memiliki ratusan atau ribuan karyawan.

Ketidakhadiran karyawan juga menambah beban kerja bagi pekerja yang ada. Harus terus-menerus mengambil kelonggaran untuk rekan kerja yang tidak hadir dapat berkontribusi pada perasaan kelelahan.

Cara terbaik untuk secara substansial menurunkan dampak ketidakhadiran karyawan adalah dengan:

• Buat rencana peningkatan kehadiran karyawan.
• Rancang kebijakan kehadiran yang jelas.
• Memiliki solusi ampuh untuk mengelola absensi karyawan.
• Lacak cuti berbayar dan tidak berbayar secara akurat.

Tetapi pertama-tama, Anda harus mengatasi apa yang menyebabkan ketidakhadiran yang berlebihan, seperti kebijakan yang tidak jelas, semangat kerja yang rendah, atau masalah pelacakan waktu.

Apa Biaya Ketidakhadiran Karyawan Bisnis Anda?

Perusahaan sering meremehkan atau bahkan mengabaikan biaya sebenarnya dari ketidakhadiran karyawan. Dengan biaya ketidakhadiran yang terkait dengan waktu dan uang, biayanya seringkali membutuhkan kerja untuk diukur.

Berikut adalah beberapa statistik yang menyoroti berapa banyak biaya absen yang berlebihan bagi perusahaan:

• Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja, hampir 3% tenaga kerja Amerika Serikat tidak hadir pada hari tertentu.

• Pada tahun 2013, survei kesejahteraan Gallup-Healthways memperkirakan biaya produktivitas yang hilang di AS berjumlah lebih dari $84 miliar… dalam satu tahun!
• Menurut Kronos, total biaya absensi karyawan lebih dari dua kali biaya kesehatan rata-rata pemberi kerja.

Tapi faktor apa yang berkontribusi terhadap biaya ketidakhadiran? Berikut adalah pandangan lebih dekat tentang bagaimana ketidakhadiran karyawan menghabiskan uang bisnis Anda.

Biaya Langsung Ketidakhadiran

• Kerugian gaji. Biaya termasuk uang yang dibayarkan secara tidak semestinya kepada karyawan yang absen dan upah lembur untuk pekerja pengganti.
• Kerugian dalam jam kerja. Absen yang berlebihan atau tidak terjadwal juga berkontribusi pada hilangnya waktu.

Terlepas dari pentingnya biaya langsung, biaya ketidakhadiran tidak langsung dapat menyebabkan dampak yang lebih besar. Biaya tidak langsung ini dapat menyebabkan keterlambatan pekerjaan. Biaya tidak langsung juga termasuk biaya tol untuk lebih banyak pekerjaan pada karyawan saat ini.

Biaya Ketidakhadiran Tidak Langsung

• Kehilangan produktivitas dan kualitas sering terjadi ketika karyawan tidak masuk kerja. Perjuangan produktivitas terjadi karena karyawan yang tidak absen hanya dapat melakukan banyak hal dalam satu hari kerja. Mungkin juga kualitas barang atau jasa perusahaan anjlok.
• Biaya administrasi juga meningkat ketika terjadi ketidakhadiran. Biaya ini termasuk waktu yang berlebihan yang dihabiskan untuk masalah disipliner dan mencari pengganti karyawan yang sesuai.
• Masalah keselamatan terjadi ketika karyawan yang kurang terlatih membuat kesalahan dengan terburu-buru mengisi posisi pekerja yang tidak hadir.
• Moral yang buruk adalah biaya ketidakhadiran tidak langsung lainnya. Karyawan yang produktif mengisi untuk menutupi ketidakhadiran rekan kerja sering merasa dimanfaatkan.

Penyebab Paling Umum Absensi

Kami akan membagi alasan ketidakhadiran di tempat kerja yang paling sering dilaporkan menjadi dua jenis: Teknis dan Moral .

Penyebab Teknis Ketidakhadiran Karyawan

• Komunikasi yang buruk tentang ketersediaan karyawan
• Karyawan tidak memahami kebijakan ketidakhadiran.
• Penegakan aturan terkait ketidakhadiran yang tidak konsisten
• Masalah penjadwalan
• Kewajiban rumah tangga dan keluarga
• Masalah hubungan manajemen dan karyawan
• Kurangnya perangkat lunak penjadwalan yang solid dan solusi pelacakan waktu

Penyebab Moral Ketidakhadiran Karyawan

• Penindasan atau pelecehan di tempat kerja dari kolega atau manajer
• Stres berlebihan yang sering menyebabkan depresi dan kelelahan
• Kurangnya keterlibatan dan tujuan
• Perburuan pekerjaan - ya, karyawan terkadang menelepon karena sakit untuk menghadiri wawancara kerja atau mengerjakan resume mereka.

Bagaimana dengan saat karyawan muncul untuk bekerja tetapi jam kerja tidak teratur dan mengambil jalan pintas? Itu namanya pencurian waktu. Lihat panduan pencurian waktu Connecteam di sini.

Cara Mengatasi Ketidakhadiran Karyawan

Cara terbaik untuk mengurangi ketidakhadiran karyawan adalah dengan kebijakan kehadiran yang jelas. Kebijakan kehadiran menetapkan aturan untuk absen dari pekerjaan. Itu juga mencantumkan apa yang memenuhi syarat sebagai ketidakhadiran yang dapat dimaafkan dan apa yang tidak. Solusi seperti Connecteam dapat mendigitalkan kebijakan ketidakhadiran. Solusi ini memungkinkan pengguna membuat dan memperbarui kebijakan kehadiran karyawan dengan cepat.

Tapi apa yang diinginkan karyawan Anda terkait kebijakan kehadiran? Selain menginginkan kebijakan absensi yang jelas, karyawan juga lebih menghargai program fasilitatif daripada program yang bersifat menghukum.

Langkah-langkah pendukung melibatkan bekerja dengan karyawan untuk membantu mereka meningkatkan kehadiran mereka.

Tindakan hukuman memaksa karyawan untuk datang bekerja – tetapi seringkali mengakibatkan pekerja absen saat bekerja.

Karyawan yang tidak hadir di tempat kerja:

• Lakukan seminimal mungkin
• Kurang motivasi
• Secara umum tampak tidak bahagia atau stres

Bantu karyawan Anda hadir di tempat kerja dengan menawarkan jadwal kerja yang fleksibel, hari perawatan keluarga, atau berbagi pekerjaan.

Banyak perusahaan memerlukan bantuan untuk mengelola ketidakhadiran karena mereka mempertahankan kebijakan yang sudah ketinggalan zaman, menggunakan alat yang sudah ketinggalan zaman, atau keduanya. Tawarkan prosedur dan saluran yang jelas untuk permintaan dan laporan ketidakhadiran karyawan, seperti aplikasi jam waktu seluler sederhana. Aplikasi jam waktu, seperti Connecteam, memudahkan pencatatan dan pencabutan waktu.

Solusi seperti Connecteam menjawab pertanyaan terkait ketidakhadiran, termasuk:

• Siapa yang masuk saat ini?
• Berapa banyak karyawan yang masuk hari ini?
• Siapa yang terlambat dan belum mulai?
• Siapa yang tidak hadir hari ini?
• Apakah ketidakhadiran diminta dan disetujui sebelumnya?
• Siapa yang mencapai batas waktu kerja harian mereka?
• Siapa yang bekerja lembur?
• Siapa yang meminta hari libur dan mengapa?

Sederhanakan proses ketidakhadiran dengan menerapkan satu sistem yang digunakan orang di seluruh perusahaan. Membuat karyawan Anda menggunakan email, teks, pesan Slack, dan metode komunikasi lainnya sekaligus membingungkan dan membuat stres.

Solusi seperti Connecteam memungkinkan perusahaan mengelola permintaan terkait waktu istirahat dari satu aplikasi atau program. Menggunakan satu solusi untuk mengelola ketidakhadiran akan menghasilkan kejelasan yang lebih baik dan membantu manajer menghindari pesan terlewatkan yang ditakuti. Ketika perusahaan Anda memiliki saluran komunikasi yang jelas untuk ketidakhadiran, itu juga dapat menyebabkan lebih sedikit karyawan yang bingung dan marah.

Melacak ketidakhadiran memungkinkan Anda melihat berapa banyak waktu atau uang yang hilang karena ketidakhadiran yang berlebihan. Cara Anda melacak waktu bergantung pada apa yang cocok untuk Anda atau siapa pun yang bertugas mengontrol kehadiran.

Dimungkinkan untuk melacak ketidakhadiran menggunakan sistem pena dan kertas atau program komputer lama. Namun, lebih sering daripada tidak, menggunakan metode lama untuk melacak waktu membutuhkan banyak waktu. Ironis, bukan?

Melacak ketidakhadiran secara manual juga dapat menyebabkan kesalahan, termasuk membayar karyawan terlalu sedikit atau terlalu banyak untuk cuti.

Banyak perusahaan menangani absensi dengan menggunakan aplikasi absensi karyawan. Aplikasi ini menyimpan informasi kehadiran dengan aman, membuatnya tersedia untuk manajer sumber daya manusia atau pemilik bisnis.

Aplikasi jam waktu karyawan memungkinkan Anda menyetel jam waktu otomatis dan laporan kehadiran. Solusi ini juga dapat mengirimkan pemberitahuan khusus yang secara otomatis melaporkan ketidakhadiran dan permintaan cuti.

Anda dapat membuat berbagai jenis laporan otomatis di aplikasi jam waktu, termasuk:

• Laporan pagi yang menampilkan daftar karyawan yang masuk atau absen.
• Laporan pelanggan yang menunjukkan karyawan yang bekerja dengan pelanggan.
• Laporan akhir hari yang menampilkan semua pengguna yang saat ini masuk, pekerja yang keluar, dan karyawan yang bekerja lembur.
• Laporan ketidakhadiran yang mencakup siapa yang tidak bekerja, berapa lama mereka libur, dan apakah ini cuti berbayar atau tidak berbayar.

Sidenote: Connecteam juga terintegrasi dengan Quickbooks Online dan Gusto untuk penggajian instan dan 100% akurat.

Pada awalnya, ketidakhadiran karyawan sesekali mungkin sulit diketahui. Jika Anda tidak menangani ketidakhadiran karyawan pada tahap ini, tingkat ketidakhadiran akan segera meroket.

Terkadang, masalah ketidakhadiran dimulai saat karyawan merasa tidak diperhatikan dan tidak terlibat. Orang-orang ini menganggap atasan mereka mengabaikan pencapaian mereka dan tidak menghargai peran mereka. Jadi, para karyawan ini memutuskan untuk tinggal di rumah.

Mengakui karyawan Anda untuk pekerjaan mereka adalah cara yang bagus untuk memotivasi pekerja. Berikan sapaan untuk pencapaian pribadi seperti ulang tahun atau hari peringatan kerja. Memperlakukan karyawan dengan baik tidak memerlukan biaya apa pun, tetapi itu sangat berarti bagi orang-orang yang bekerja untuk Anda.

Tingkatkan keterlibatan karyawan dan turunkan absensi dengan meningkatkan moral. Atur hari penghargaan karyawan atau investasikan dalam pelatihan untuk mengurangi ketidakhadiran karyawan.

Kedengarannya mengejutkan, tetapi pelatihan juga berguna untuk mengelola ketidakhadiran. Hingga 40% karyawan yang menerima pelatihan kerja yang buruk akan meninggalkan perusahaan Anda dalam tahun pertama kerja mereka. Ketika karyawan pergi, biaya bisnis jauh lebih mahal daripada biaya terkait ketidakhadiran.

Salah satu cara terbaik untuk mengontrol ketidakhadiran adalah dengan membuat program seperti bank PTO. Program Paid Time Off (PTO) memberi karyawan sejumlah PTO tertentu untuk digunakan untuk urusan pribadi – tanpa mengambil cuti sakit atau waktu liburan. Menggunakan aplikasi untuk melacak bank PTO atau saldo cuti bermanfaat, terutama saat Anda mengelola tim besar karyawan.

Alat kehadiran positif lainnya adalah kebijakan jadwal kerja yang fleksibel. Membiarkan karyawan menyesuaikan jadwal kerja dengan kehidupan mereka menurunkan stres mereka. Ketika pekerja tidak stres, mereka meningkatkan produktivitas dan keterlibatan pada bisnis Anda.

Anda juga dapat menurunkan tingkat ketidakhadiran di tempat kerja dengan memberikan hadiah, insentif, atau program kesehatan kepada para juara kehadiran.

Terlepas dari semua upaya Anda, beberapa karyawan berulang kali hilang tanpa menunjukkan peningkatan apa pun.

Pada titik ini, Anda harus mempertimbangkan tindakan disipliner dan hukum untuk meminimalkan risiko dan kerugian Anda. Hubungi karyawan ini segera — mulailah dengan obrolan santai untuk mencari tahu apa yang terjadi dan jika Anda dapat membantu.

Jika obrolan informal tidak berhasil, lanjutkan ke peringatan informal. Jika ketidakhadiran yang tidak terjadwal berlanjut, pertimbangkan pemberitahuan tertulis sebelum peringatan terakhir.

Di luar peringatan terakhir, opsi Anda yang tersisa adalah menangguhkan atau memberhentikan seorang karyawan. Terkadang lebih murah untuk mempekerjakan dan melatih karyawan baru yang cocok.

Intinya dalam Menangani Ketidakhadiran

Ketidakhadiran di tempat kerja adalah masalah besar bagi banyak bisnis. Perusahaan dari semua ukuran, dengan karyawan per jam atau gaji, dapat berjuang dengan ketidakhadiran.

Tetapi dasar dari masalah ini selalu sama — ini terjadi ketika:

• Karyawan Anda tidak bahagia atau tidak memiliki tujuan.
• Perusahaan Anda tidak memiliki solusi untuk melacak absensi dan cuti.

Ketika Anda mengurangi ketidakhadiran, itu menciptakan karyawan yang lebih bahagia dan dapat meningkatkan pendapatan perusahaan Anda.

Sebelum membuat perubahan di seluruh perusahaan, pertimbangkan mengapa pekerja tidak muncul. Kemudian, atasi masalah ini dengan kebijakan ketidakhadiran yang mendetail dan perangkat lunak pelacakan waktu yang akurat.