Una guida per manager all'assenteismo sul posto di lavoro

Gestisci l'assenteismo fuori controllo dei dipendenti prima che costi alla tua azienda una fortuna in spese salariali. Scopri i costi, le cause e le soluzioni per gestire i problemi di presenza sul posto di lavoro.

Ci sono molti validi motivi per cui i tuoi dipendenti devono assentarsi dal lavoro. I giorni di malattia, il congedo di maternità e le ferie sono tipiche assenze valide.

Ma le assenze impreviste o i lavoratori spesso assenti possono causare molti problemi alla tua azienda e ai tuoi dipendenti.

Le assenze non pianificate possono rovinare le finanze, il morale e la produttività della tua azienda .

Non vale la pena preoccuparsi di alcune assenze casuali e non programmate. Ma se noti uno schema e l'assenteismo diventa un'abitudine per alcuni dei tuoi dipendenti, è il momento di intervenire e agire.

Perché l'eccessivo assenteismo sul posto di lavoro è un problema?

Sfortunatamente, l'assenteismo dei dipendenti è un problema comune per i datori di lavoro e gli imprenditori.

Di recente, The Workforce Institute ha condotto uno studio durante l'ultima stagione di Game of Thrones. Questo sondaggio ha mostrato che oltre il 34% dei dipendenti statunitensi (27,2 milioni) ha ammesso che è probabile che si ammalino, arrivino in ritardo o siano meno produttivi del normale sul posto di lavoro.

Quando l'assenteismo diventa un'abitudine, costa anche molto denaro ai datori di lavoro. In media, le aziende statunitensi perdono circa $ 3.600 per dipendente orario e $ 2.650 per dipendente ogni anno in termini di produttività persa a causa dei lavoratori assenti. E quelle sono stime prudenti. Questi costi aumentano ancora più velocemente se hai centinaia o migliaia di dipendenti.

L'assenteismo dei dipendenti aumenta anche il carico di lavoro per i lavoratori presenti. Dover recuperare costantemente il gioco per i colleghi assenti può contribuire a sentimenti di esaurimento.

I modi migliori per ridurre sostanzialmente l'impatto dell'assenteismo dei dipendenti sono:

• Creare un piano di miglioramento delle presenze dei dipendenti.
• Progettare politiche di partecipazione chiare.
• Avere una soluzione potente per gestire la presenza dei dipendenti.
• Tieni traccia con precisione del tempo libero retribuito e non retribuito.

Ma prima, devi affrontare ciò che causa assenze eccessive, come politiche vaghe, morale basso o problemi di monitoraggio del tempo.

Quanto costa l'assenteismo dei dipendenti alla tua azienda?

Le aziende spesso sottovalutano o addirittura ignorano i costi effettivi dell'assenteismo dei dipendenti. Con il costo dell'assenteismo legato al tempo e al denaro, i suoi costi spesso richiedono lavoro su misura.

Ecco alcune statistiche che evidenziano quanto costano le assenze eccessive alle aziende:

• Secondo il Bureau of Labor Statistics, quasi il 3% della forza lavoro degli Stati Uniti è assente in un dato giorno.

• Nel 2013, l'indagine sul benessere di Gallup-Healthways ha stimato che i costi di produttività persi negli Stati Uniti ammontano a oltre 84 miliardi di dollari... in un anno!
• Secondo Kronos, il costo totale delle assenze dei dipendenti è più del doppio dei costi sanitari medi del datore di lavoro.

Ma quali fattori contribuiscono ai costi dell'assenteismo? Ecco uno sguardo più da vicino a come l'assenteismo dei dipendenti costa i soldi della tua azienda.

I costi diretti dell'assenteismo

• Perdite di stipendio. I costi includono denaro indebitamente versato ai dipendenti assenti e straordinari pagati per i lavoratori sostitutivi.
• Perdite di ore di lavoro. Anche le assenze eccessive o non programmate contribuiscono alla perdita di tempo.

Nonostante l'importanza dei costi diretti, i costi indiretti dell'assenteismo possono avere un impatto ancora maggiore. Questi costi indiretti possono causare ritardi nei lavori. I costi indiretti includono anche l'assunzione di pedaggi per il maggior lavoro ha sui dipendenti presenti.

I costi indiretti dell'assenteismo

• Le perdite di produttività e qualità si verificano spesso quando i dipendenti non si presentano al lavoro. Le lotte per la produttività si verificano perché i dipendenti non assenti possono fare solo così tanto in una giornata lavorativa. È anche possibile che la qualità dei beni o dei servizi di un'azienda precipiti.
• Anche i costi amministrativi aumentano quando si verifica l'assenteismo. Questi costi includono il tempo eccessivo dedicato alle questioni disciplinari e alla ricerca di sostituti adeguati dei dipendenti.
• I problemi di sicurezza si verificano quando dipendenti scarsamente formati commettono errori affrettandosi a sostituire i lavoratori assenti.
• Il morale basso è un altro costo indiretto dell'assenteismo. I dipendenti produttivi che sostituiscono i colleghi assenti spesso si sentono sfruttati.

Le cause più comuni di assenteismo

Divideremo i motivi più comunemente riportati per l'assenteismo sul posto di lavoro in due tipi: tecnici e morali .

Cause tecniche dell'assenteismo dei dipendenti

• Scarsa comunicazione sulla disponibilità dei dipendenti
• I dipendenti non capiscono le politiche di assenza.
• Applicazione incoerente delle regole relative alle assenze
• Problemi di programmazione
• Obblighi domestici e familiari
• Problemi di gestione e rapporti con i dipendenti
• Mancanza di un solido software di pianificazione e di soluzioni per il monitoraggio del tempo

Cause morali dell'assenteismo dei dipendenti

• Bullismo sul posto di lavoro o molestie da parte di colleghi o dirigenti
• Stress eccessivo che spesso porta alla depressione e al burnout
• Mancanza di impegno e scopo
• Ricerca di lavoro: sì, i dipendenti a volte si ammalano per partecipare a un colloquio di lavoro o lavorare sui loro curriculum.

Che dire di quando i dipendenti si presentano al lavoro ma arrotondano le ore e tagliano le scorciatoie? Questo è noto come furto di tempo. Dai un'occhiata alla guida sul furto di tempo di Connecteam qui.

Come affrontare l'assenteismo dei dipendenti

Un ottimo modo per ridurre l'assenteismo dei dipendenti è con una chiara politica di presenza. Una politica di presenza stabilisce regole per le assenze dal lavoro. Elenca anche ciò che si qualifica come un'assenza scusabile e cosa no. Una soluzione come Connecteam può digitalizzare le polizze assenze. Queste soluzioni consentono agli utenti di creare e aggiornare rapidamente i criteri di presenza dei dipendenti.

Ma cosa vogliono i tuoi dipendenti riguardo alle politiche di presenza? Oltre a volere chiare politiche di partecipazione, i dipendenti apprezzano anche i programmi facilitativi rispetto a quelli punitivi.

Le misure di supporto implicano il lavoro con i dipendenti per aiutarli a migliorare la loro presenza.

Le misure punitive costringono i dipendenti a venire al lavoro, ma spesso comportano l'assenza dei lavoratori durante il lavoro.

Dipendenti che non sono presenti al lavoro:

• Fai il minimo indispensabile
• Mancanza di motivazione
• Sembra generalmente infelice o stressato

Aiuta i tuoi dipendenti a essere presenti sul posto di lavoro offrendo un orario di lavoro flessibile, giornate dedicate all'assistenza familiare o la condivisione del lavoro.

Molte aziende hanno bisogno di aiuto per gestire le assenze perché mantengono politiche obsolete, utilizzano strumenti obsoleti o entrambi. Offri procedure e canali chiari per le richieste e le segnalazioni di assenze dei dipendenti, come una semplice app orologio mobile. Un'app per l'orologio, come Connecteam, semplifica l'entrata e l'uscita.

Soluzioni come Connecteam rispondono a domande relative alle assenze, tra cui:

• Chi è timbrato in questo momento?
• Quanti dipendenti hanno timbrato oggi?
• Chi è in ritardo e non ha ancora iniziato?
• Chi e 'assente oggi?
• Un'assenza è stata richiesta e approvata in anticipo?
• Chi ha raggiunto il limite dell'orario di lavoro giornaliero?
• Chi ha fatto gli straordinari?
• Chi ha richiesto un giorno di ferie e perché?

Semplifica il processo di assenza implementando un sistema che le persone utilizzano in tutta l'azienda. Il fatto che i tuoi dipendenti utilizzino contemporaneamente e-mail, messaggi di testo, messaggi Slack e altri metodi di comunicazione è fonte di confusione e stress.

Soluzioni come Connecteam consentono alle aziende di gestire le richieste relative ai permessi da un'unica app o programma. L'utilizzo di un'unica soluzione per la gestione delle assenze porta a una maggiore chiarezza e aiuta i manager a evitare il temuto messaggio mancato. Quando la tua azienda ha un chiaro canale di comunicazione per le assenze, può anche portare a un minor numero di dipendenti confusi e arrabbiati.

Il monitoraggio delle assenze ti consente di vedere quanto tempo o denaro perdi a causa dell'eccessivo assenteismo. Il modo in cui tieni traccia del tempo dipende da ciò che fa per te o da chi è incaricato di controllare le presenze.

È possibile tenere traccia delle assenze utilizzando un sistema di carta e penna o vecchi programmi per computer. Ma, il più delle volte, l'utilizzo di metodi obsoleti per tenere traccia del tempo richiede molto tempo. Ironico, vero?

Il monitoraggio manuale delle assenze può anche portare a errori, tra cui pagare i dipendenti troppo poco o troppo per prendersi delle ferie.

Molte aziende gestiscono l'assenteismo utilizzando un'app per la presenza dei dipendenti. Queste app memorizzano in modo sicuro le informazioni sulla partecipazione, rendendole prontamente disponibili per i responsabili delle risorse umane o gli imprenditori.

Un'app per l'orologio dei dipendenti ti consente di impostare l'orologio automatico e i rapporti sulle presenze. Queste soluzioni possono anche inviare notifiche personalizzate che segnalano automaticamente le assenze e le richieste di permessi.

Puoi creare vari tipi di rapporti automatici in un'app orologio, tra cui:

• Rapporti mattutini che presentano un elenco di dipendenti timbrati o assenti.
• Rapporti sui clienti che mostrano i dipendenti che hanno lavorato con i clienti.
• Rapporti di fine giornata che mostrano tutti gli utenti attualmente timbrati, i lavoratori che hanno timbrato l'uscita e i dipendenti che hanno fatto gli straordinari.
• Rapporti sulle assenze che includono chi non è al lavoro, per quanto tempo decollano e se si tratta di ferie retribuite o non retribuite.

Nota a margine: Connecteam si integra anche con Quickbooks Online e Gusto per un libro paga istantaneo e accurato al 100%.

All'inizio, le assenze occasionali dei dipendenti possono essere difficili da notare. Se non gestisci le assenze dei dipendenti in questa fase, i tassi di assenteismo potrebbero presto salire alle stelle.

A volte, i problemi di assenteismo iniziano quando i dipendenti si sentono inosservati e disimpegnati. Queste persone presumono che i loro datori di lavoro ignorino i loro risultati e non apprezzino i loro ruoli. Quindi, questi dipendenti decidono di restare a casa.

Riconoscere i tuoi dipendenti per il loro lavoro è un ottimo modo per motivare i lavoratori. Dai ringraziamenti per traguardi personali come compleanni o anniversari di lavoro. Trattare bene i dipendenti non costa nulla, ma significa molto per le persone che lavorano per te.

Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti e riduci l'assenteismo sollevando il morale. Organizza giornate di apprezzamento dei dipendenti o investi nella formazione per ridurre l'assenteismo dei dipendenti.

Sembra sorprendente, ma la formazione è utile anche per gestire l'assenteismo. Fino al 40% dei dipendenti che ricevono una scarsa formazione sul posto di lavoro lascerà la tua azienda entro il primo anno di impiego. Quando i dipendenti se ne vanno, costa alle aziende molto di più delle spese legate all'assenteismo.

Uno dei modi migliori per controllare le assenze è creare programmi come le banche PTO. I programmi Paid Time Off (PTO) offrono ai dipendenti una quantità specifica di PTO da utilizzare per questioni personali, senza dover ricorrere a congedi per malattia o ferie. L'utilizzo di un'app per tenere traccia delle banche PTO o dei saldi dei permessi è vantaggioso, soprattutto quando si gestiscono grandi team di dipendenti.

Un altro strumento di partecipazione positivo è una politica di orario di lavoro flessibile. Consentire ai dipendenti di adattare gli orari di lavoro alle loro vite riduce il loro stress. Quando i lavoratori non sono stressati, aumentano la produttività e il coinvolgimento nella tua azienda.

Puoi anche ridurre l'assenteismo sul posto di lavoro premiando i campioni di presenze con premi, incentivi o programmi benessere.

Nonostante tutti i tuoi sforzi, alcuni dipendenti scompaiono ripetutamente senza mostrare alcun miglioramento.

A questo punto, dovresti prendere in considerazione azioni disciplinari e legali per ridurre al minimo i rischi e le perdite. Fai subito il check-in con questi dipendenti: inizia con una chiacchierata informale per scoprire cosa sta succedendo e se puoi aiutarli.

Se le chat informali non funzionano, passa a un avviso informale. Se l'assenteismo non programmato continua, prendere in considerazione un avviso scritto prima di un avvertimento finale.

Oltre a un avviso finale, le opzioni rimanenti sono sospendere o licenziare un dipendente. A volte è più economico assumere e formare un nuovo dipendente adatto.

La linea di fondo sulla gestione dell'assenteismo

L'assenteismo sul lavoro è un problema enorme per molte aziende. Le aziende di tutte le dimensioni, con dipendenti orari o stipendiati, possono lottare contro l'assenteismo.

Ma la base di questo problema è sempre la stessa: succede quando:

• I tuoi dipendenti non sono felici o non hanno uno scopo.
• La tua azienda non ha soluzioni per tenere traccia delle assenze e della retribuzione dei permessi.

Quando riduci l'assenteismo, crei dipendenti più felici e puoi aumentare le entrate della tua azienda.

Prima di apportare modifiche a livello aziendale, considera perché i lavoratori non si presentano. Quindi, risolvi questi problemi con una politica di assenza dettagliata e un accurato software di monitoraggio del tempo.