管理人员的工作场所旷工指南

在您的企业在工资支出方面付出巨大代价之前，先解决失控的员工旷工问题。 查看管理工作场所出勤问题的成本、原因和解决方案。

您的员工缺勤有很多正当理由。 病假、产假和假期是典型的有效缺勤。

但是计划外缺勤或经常失踪的员工会给您的企业和员工带来很多麻烦。

计划外缺勤会破坏公司的财务、士气和生产力。

一些随机的、计划外的缺勤并不值得担心。 但是，如果您注意到一种模式并且旷工成为您的一些员工的习惯——是时候进行干预和采取行动了。

为什么工作场所过度旷工是个问题？

不幸的是，员工旷工是雇主和企业主的普遍问题。

最近，劳动力研究所在《权力的游戏》最后一季期间进行了一项研究。 这项调查显示，超过 34% 的美国员工 (2720 万) 承认他们可能会请病假、迟到或工作效率低于正常水平。

当旷工成为一种习惯时，雇主也会损失很多钱。 平均而言，美国公司每年因员工缺勤而导致的生产力损失约为每小时 3,600 美元和每位受薪员工 2,650 美元。 这些都是保守估计。 如果您有数百或数千名员工，这些成本会增加得更快。

员工旷工也增加了在职员工的工作量。 不得不不断地为不在的同事收拾残局可能会导致倦怠感。

大幅降低员工缺勤影响的最佳方法是：

• 制定员工出勤改进计划。
• 设计明确的出勤政策。
• 拥有一个强大的解决方案来管理员工出勤。
• 准确跟踪带薪和不带薪休假。

但首先，您必须解决导致过度缺勤的原因，例如模糊的政策、士气低落或时间跟踪问题。

员工旷工会给您的企业带来什么损失？

公司经常低估甚至忽视员工旷工的实际成本。 由于旷工的成本与时间和金钱挂钩，其成本通常需要通过工作来衡量。

以下是一些统计数据，强调了公司因过度缺勤而付出的代价：

• 根据美国劳工统计局的数据，几乎 3% 的美国劳动力在任何一天都缺勤。

• 2013 年，盖洛普-健康之路 ​​(Gallup-Healthways) 的幸福感调查估计，美国的生产力损失成本总计超过 840 亿美元……在一年内！
• 根据 Kronos 的说法，员工缺勤的总成本是雇主平均医疗保健成本的两倍多。

但是哪些因素会导致缺勤成本呢？ 下面详细介绍一下员工旷工是如何让您的企业损失金钱的。

旷工的直接成本

• 工资损失。 成本包括不当支付给缺勤员工的钱和替代工人的加班费。
• 工时损失。 过多或计划外的缺勤也会导致浪费时间。

尽管直接成本很重要，但旷工的间接成本会造成更大的影响。 这些间接成本会导致工作延误。 间接成本还包括承担更多工作对现有员工造成的损失。

旷工的间接成本

• 当员工不上班时，生产力和质量通常会下降。 生产力斗争的发生是因为非缺勤员工在工作日只能做这么多。 公司的商品或服务质量也有可能直线下降。
• 当出现缺勤时，管理成本也会增加。 这些成本包括花在纪律问题上的过多时间和寻找合适的员工替代者。
• 当训练有素的员工犯错误而急于填补缺席的工人时，就会出现安全问题。
• 士气低落是另一个间接的旷工成本。 高效的员工填补缺席的同事常常感到被利用。

旷工的最常见原因

我们将最常报告的工作场所缺勤原因分为两类：技术和道德。

员工旷工的技术原因

• 关于员工可用性的沟通不畅
• 员工不理解缺勤政策。
• 缺勤相关规则的执行不一致
• 调度问题
• 家庭和家庭义务
• 管理层和员工关系问题
• 缺乏可靠的调度软件和时间跟踪解决方案

员工旷工的道德原因

• 来自同事或经理的工作场所欺凌或骚扰
• 压力过大往往会导致抑郁和倦怠
• 缺乏参与和目标
• 求职——是的，员工有时会请病假参加工作面试或修改简历。

当员工出现在工作时间但偷工减料时怎么办？ 这就是所谓的时间盗窃。 在此处查看 Connecteam 的时间窃取指南。

如何解决员工旷工问题

减少员工缺勤的一个好方法是制定明确的出勤政策。 出勤政策规定了缺勤的规则。 它还列出了哪些是可以原谅的缺席，哪些不是。 像 Connecteam 这样的解决方案可以将缺勤政策数字化。 这些解决方案让用户可以快速创建和更新员工考勤政策。

但是您的员工对出勤政策有何要求？ 除了想要明确的出勤政策外，员工还喜欢促进性计划而不是惩罚性计划。

支持性措施包括与员工合作，帮助他们提高出勤率。

惩罚措施迫使员工上班——但往往导致员工在工作时缺勤。

不上班的员工：

• 做最少的事情
• 缺乏动力
• 看起来普遍不开心或压力过大

通过提供灵活的工作时间表、家庭护理日或工作分担，帮助您的员工在工作中出现。

许多公司需要帮助管理缺勤，因为他们保留过时的政策，使用过时的工具，或两者兼而有之。 为员工缺勤请求和报告提供清晰的程序和渠道，例如简单的移动时钟应用程序。 诸如 Connecteam 之类的时钟应用程序可以让打卡和打卡变得简单。

Connecteam 等解决方案可回答与缺勤相关的问题，包括：

• 谁现在打卡了？
• 今天有多少员工打卡上班？
• 谁迟到了还没有开始？
• 今天谁缺席？
• 是否提前申请并批准了缺席？
• 谁达到了他们每天的工作时间限制？
• 谁加班？
• 谁请了一天假，为什么？

通过实施一个员工在全公司范围内使用的系统来简化缺勤流程。 让您的员工同时使用电子邮件、短信、Slack 消息和其他通信方式会让人感到困惑和压力。

Connecteam 等解决方案让公司可以通过一个应用程序或程序管理与休假相关的请求。 使用单一解决方案来管理缺勤可以提高清晰度，并帮助管理人员避免可怕的遗漏消息。 当你的公司有一个清晰的缺勤沟通渠道时，它也可以减少困惑和愤怒的员工。

跟踪缺勤可以让您了解由于过度缺勤而损失了多少时间或金钱。 您如何记录时间取决于什么适合您或负责控制出勤的人。

可以使用纸笔系统或较旧的计算机程序来跟踪缺勤情况。 但是，通常情况下，使用过时的方法来跟踪时间会花费很多时间。 很讽刺，不是吗？

手动跟踪缺勤也可能导致错误，包括支付员工休假工资太少或太多。

许多公司通过使用员工考勤应用程序来处理缺勤问题。 这些应用程序安全地存储考勤信息，使人力资源经理或企业主可以随时使用。

员工时钟应用程序可让您设置自动时钟和出勤报告。 这些解决方案还可以发送自定义通知，自动报告缺勤和请假请求。

您可以在时钟应用程序中创建各种类型的自动报告，包括：

• 早报，其中包含一份上班或缺勤员工的名单。
• 显示与客户合作的员工的客户报告。
• 日终报告，显示所有当前打卡上班的用户、打卡下班的员工和加班的员工。
• 缺勤报告包括谁不在工作、他们请假多长时间以及这是带薪休假还是无薪休假。

旁注：Connecteam 还与 Quickbooks Online 和 Gusto 集成，以实现即时和 100% 准确的工资单。

一开始，员工偶尔缺勤很难引起注意。 如果您在这个阶段不处理员工缺勤，缺勤率可能很快就会飙升。

有时，当员工感到不被注意和脱离时，旷工问题就开始了。 这些人认为他们的雇主无视他们的成就并且不重视他们的角色。 因此，这些员工决定留在家里。

认可员工的工作是激励员工的好方法。 为生日或工作纪念日等个人里程碑大声疾呼。 善待员工不需要花费任何成本，但对为您工作的人来说意义重大。

通过提高士气来提高员工敬业度并降低缺勤率。 设立员工感谢日或投资于培训以减少员工缺勤率。

这听起来令人惊讶，但培训也有助于管理旷工。 多达40%的在职培训效果不佳的员工会在入职第一年内离开您的公司。 员工离职给企业造成的损失远远超过与旷工相关的费用。

控制缺勤的最佳方法之一是创建 PTO 银行等程序。 带薪休假 (PTO) 计划为员工提供特定数量的 PTO 用于处理个人事务——无需占用病假或休假时间。 使用应用程序跟踪 PTO 银行或休假余额是有益的，尤其是当您管理大型员工团队时。

另一个积极的出勤工具是灵活的工作时间表政策。 让员工根据他们的生活调整工作时间表可以减轻他们的压力。 当员工没有压力时，他们会为您的企业带来更高的生产力和参与度。

您还可以通过奖品、奖励或健康计划奖励出勤冠军来降低工作场所的缺勤率。

尽管您付出了所有努力，但仍有一些员工多次失踪，但没有任何改善。

此时，您应该考虑纪律处分和法律行动，以尽量减少您的风险和损失。 立即与这些员工联系——从闲聊开始，了解发生了什么事，以及您是否可以提供帮助。

如果非正式聊天不起作用，请转到非正式警告。 如果计划外缺勤持续存在，请考虑在发出最终警告之前发出书面通知。

除了最后警告之外，您剩下的选择是暂停或解雇一名员工。 有时，雇用和培训合适的新员工会更便宜。

处理旷工的底线

旷工是许多企业面临的一个大问题。 拥有小时工或受薪员工的各种规模的公司都可能会因旷工而苦苦挣扎。

但是这个问题的基础总是一样的——它发生在：

• 您的员工不开心或缺乏目标。
• 您的公司没有跟踪缺勤和休假工资的解决方案。

当您减少缺勤率时，它会创造更快乐的员工并可以增加您公司的收入。

在进行全公司范围内的变革之前，请考虑员工没有出现的原因。 然后，通过详细的缺勤政策和准确的时间跟踪软件解决这些问题。