Bir Yöneticinin İş Yerinde Devamsızlık Rehberi

Bordro giderlerinde işletmenize bir servete mal olmadan önce, kontrolden çıkmış çalışan devamsızlığı sorununun üstesinden gelin. İş yerinde katılım sorunlarını yönetmenin maliyetlerine, nedenlerine ve çözümlerine göz atın.

Çalışanlarınızın işe devamsızlık yapması için birçok geçerli neden vardır. Hastalık günleri, doğum izni ve tatiller tipik geçerli devamsızlıklardır.

Ancak plansız devamsızlıklar veya sık sık eksik çalışanlar, işletmeniz ve çalışanlarınız için çok fazla soruna neden olabilir.

Planlanmamış devamsızlıklar şirketinizin mali durumunu, moralini ve üretkenliğini mahvedebilir .

Rastgele, planlanmamış birkaç devamsızlık için endişelenmeye değmez. Ancak, bir model fark ederseniz ve devamsızlık bazı çalışanlarınız için bir alışkanlık haline gelirse, müdahale etme ve harekete geçme zamanı.

İş Yerinde Aşırı Devamsızlık Neden Bir Sorun?

Ne yazık ki, çalışan devamsızlığı işverenler ve işletme sahipleri için yaygın bir sorundur.

Geçenlerde The Workforce Institute, Game of Thrones'un son sezonunda bir araştırma yaptı. Bu anket, ABD çalışanlarının %34'ünden fazlasının (27,2 milyon) hasta olduklarını, geç geldiklerini veya işyerinde normalden daha az üretken olduklarını kabul ettiklerini gösterdi.

Devamsızlık bir alışkanlık haline geldiğinde, işverenlere de çok paraya mal olur. Ortalama olarak, ABD şirketleri her yıl saatte çalışan başına yaklaşık 3.600 dolar ve maaşlı çalışan başına 2.650 dolar kaybediyor. Ve bunlar muhafazakar tahminler. Yüzlerce veya binlerce çalışanınız varsa bu maliyetler daha da hızlı artar.

Çalışan devamsızlığı, mevcut çalışanların iş yükünü de artırır. Devam etmeyen iş arkadaşları için sürekli boşluğu doldurmak zorunda kalmak, tükenmişlik duygularına katkıda bulunabilir.

Çalışan devamsızlığının etkisini önemli ölçüde azaltmanın en iyi yolları şunlardır:

• Bir çalışan katılım iyileştirme planı oluşturun.
• Net katılım politikaları tasarlayın.
• Çalışan katılımını yönetmek için güçlü bir çözüme sahip olun.
• Ücretli ve ücretsiz izin sürelerini doğru bir şekilde takip edin.

Ama önce, belirsiz politikalar, düşük moral veya zaman takibi sorunları gibi aşırı devamsızlığa neden olan şeyleri ele almalısınız.

Çalışan Devamsızlığının İşletmenize Maliyeti Nedir?

Şirketler genellikle çalışan devamsızlığının gerçek maliyetlerini hafife alır ve hatta görmezden gelir. Devamsızlığın maliyeti zamana ve paraya bağlı olduğundan, maliyetlerinin ölçülmesi genellikle çalışmayı gerektirir.

Aşırı devamsızlığın şirketlere ne kadara mal olduğunu vurgulayan birkaç istatistik:

• Çalışma İstatistikleri Bürosu'na göre, Amerika Birleşik Devletleri işgücünün neredeyse %3'ü herhangi bir günde yok.

• 2013 yılında, Gallup-Healthways refah anketi, ABD'deki üretkenlik maliyetlerinin bir yıl içinde toplam 84 milyar doları aştığını tahmin ediyor!
• Kronos'a göre, çalışanların devamsızlıklarının toplam maliyeti, ortalama işverenin sağlık hizmeti maliyetlerinin iki katından fazladır.

Ancak devamsızlık maliyetlerine hangi faktörler katkıda bulunur? İşte çalışan devamsızlığının iş paranıza nasıl mal olduğuna daha yakından bakın.

Devamsızlığın Doğrudan Maliyetleri

• Maaş kayıpları. Maliyetler, işe gelmeyen çalışanlara uygunsuz şekilde ödenen parayı ve yedek çalışanlar için fazla mesai ücretini içerir.
• Çalışma saatlerindeki kayıplar. Aşırı veya planlanmamış devamsızlıklar da zaman kaybına katkıda bulunur.

Doğrudan maliyetlerin önemine rağmen, devamsızlığın dolaylı maliyetleri daha da büyük bir etkiye neden olabilir. Bu dolaylı maliyetler iş gecikmelerine neden olabilir. Dolaylı maliyetler aynı zamanda daha fazla çalışmanın mevcut çalışanlar üzerindeki etkisini de içerir.

Devamsızlığın Dolaylı Maliyetleri

• Verimlilik ve kalitedeki kayıplar genellikle çalışanlar işe gelmediğinde meydana gelir. Verimlilik mücadeleleri, devamsız çalışanlar bir iş gününde ancak çok fazla şey yapabildikleri için gerçekleşir. Bir şirketin mal veya hizmet kalitesinin düşmesi de mümkündür.
• Devamsızlık meydana geldiğinde idari maliyetler de artar. Bu maliyetler, disiplin konularına harcanan aşırı zamanı ve uygun çalışanların değiştirilmesini içerir.
• Yetersiz eğitim almış çalışanlar, eksik işçileri doldurmak için acele ederken hatalar yaptıklarında güvenlik sorunları ortaya çıkar.
• Kötü moral , başka bir dolaylı devamsızlık maliyetidir. Devam etmeyen iş arkadaşlarının yerini dolduran üretken çalışanlar genellikle kendilerini avantaj olarak görüyorlar.

Devamsızlığın En Yaygın Nedenleri

İş yerinde devamsızlıkla ilgili en sık bildirilen nedenleri iki türe ayıracağız: Teknik ve Ahlaki .

Çalışan Devamsızlığının Teknik Nedenleri

• Çalışan uygunluğu hakkında zayıf iletişim
• Çalışanlar devamsızlık politikalarını anlamıyor.
• Devamsızlıkla ilgili kuralların tutarsız uygulanması
• zamanlama sorunları
• Ev ve aile yükümlülükleri
• Yönetim ve çalışan ilişkileri endişeleri
• Sağlam planlama yazılımı ve zaman izleme çözümlerinin eksikliği

Çalışan Devamsızlığının Ahlaki Nedenleri

• Meslektaşlardan veya yöneticilerden işyerinde zorbalık veya taciz
• Genellikle depresyona ve tükenmişliğe yol açan aşırı stres
• Katılım ve amaç eksikliği
• İş arama - evet, çalışanlar bazen bir iş görüşmesine katılmak veya özgeçmişleri üzerinde çalışmak için hastalarını ararlar.

Peki ya çalışanlar işe geldiklerinde, ancak çalışma saatleri ve kestirme yollar ne olacak? Buna zaman hırsızlığı denir. Connecteam'in zaman hırsızlığı kılavuzuna buradan göz atın.

Çalışan Devamsızlığı Nasıl Ele Alınır?

Çalışan devamsızlığını azaltmanın harika bir yolu, net bir katılım politikasıdır. Bir katılım politikası, işe devamsızlık için kurallar belirler. Ayrıca, neyin mazur görülebilir bir devamsızlık olarak nitelendirilip neyin kabul edilmediğini de listeler. Connecteam gibi bir çözüm, devamsızlık politikalarını dijitalleştirebilir. Bu çözümler, kullanıcıların çalışan katılım politikalarını hızlı bir şekilde oluşturmasına ve güncellemesine olanak tanır.

Ancak çalışanlarınız katılım politikalarıyla ilgili ne istiyor? Açık katılım politikaları istemenin yanı sıra, çalışanlar cezalandırıcı programlardan çok kolaylaştırıcı programları da takdir ederler.

Destekleyici önlemler, katılımlarını artırmalarına yardımcı olmak için çalışanlarla birlikte çalışmayı içerir.

Cezai tedbirler, çalışanları işe gelmeye zorlar - ancak çoğu zaman işçilerin çalışırken işe gelmemesine neden olur.

İşyerinde bulunmayan çalışanlar:

• Minimum olanı yapın
• Motivasyon eksikliği
• Genel olarak mutsuz veya stresli görünüyor

Esnek bir çalışma programı, aile bakım günleri veya iş paylaşımı sunarak çalışanlarınızın işyerinde hazır bulunmalarına yardımcı olun.

Birçok şirket, güncel olmayan politikaları sürdürdükleri, eski araçları kullandıkları veya her ikisini birden kullandıkları için devamsızlıkları yönetmek için yardıma ihtiyaç duyar. Çalışan devamsızlık talepleri ve raporları için basit bir mobil zaman saati uygulaması gibi net prosedürler ve kanallar sunun. Connecteam gibi bir zaman saati uygulaması, giriş ve çıkış işlemlerini kolaylaştırır.

Connecteam gibi çözümler, aşağıdakiler dahil devamsızlıkla ilgili soruları yanıtlar:

• Şu anda kim saatli?
• Bugün kaç çalışan giriş yaptı?
• Kim geç kaldı ve henüz başlamadı?
• Bugün kim yok?
• Devamsızlık önceden talep edildi ve onaylandı mı?
• Günlük çalışma süresi sınırına kim ulaştı?
• Kim fazla mesai yaptı?
• Kim izin istedi ve neden?

İnsanların şirket genelinde kullandığı tek bir sistemi uygulayarak devamsızlık sürecini basitleştirin. Çalışanlarınızın e-postaları, kısa mesajları, Slack mesajlarını ve diğer iletişim yöntemlerini aynı anda kullanması kafa karıştırıcı ve streslidir.

Connecteam gibi çözümler, şirketlerin izinle ilgili istekleri tek bir uygulama veya programdan yönetmesine olanak tanır. Devamsızlıkları yönetmek için tek bir çözüm kullanmak, daha fazla netliğe yol açar ve yöneticilerin gözden kaçan korkunç mesajlardan kaçınmasına yardımcı olur. Şirketinizin devamsızlıklar için net bir iletişim kanalı olması, aynı zamanda daha az kafası karışmış ve öfkeli çalışanlara yol açabilir.

Devamsızlık takibi, aşırı devamsızlık nedeniyle ne kadar zaman veya para kaybettiğinizi görmenizi sağlar. Zamanı nasıl izleyeceğiniz, sizin için neyin uygun olduğuna veya katılımı kontrol etmekten kimin sorumlu olduğuna bağlıdır.

Bir kalem-kağıt sistemi veya daha eski bilgisayar programları kullanarak devamsızlıkları takip etmek mümkündür. Ancak çoğu zaman zamanı takip etmek için eski yöntemleri kullanmak çok zaman alır. İronik, değil mi?

Devamsızlıkların manuel olarak takip edilmesi, izin aldıkları için çalışanlara çok az veya çok fazla ödeme yapmak gibi hatalara da yol açabilir.

Birçok şirket, bir çalışan katılım uygulaması kullanarak devamsızlıkla ilgilenir. Bu uygulamalar, katılım bilgilerini güvenli bir şekilde saklayarak insan kaynakları yöneticileri veya işletme sahipleri için hazır hale getirir.

Bir çalışan zaman saati uygulaması, otomatik zaman saati ve katılım raporları ayarlamanıza olanak tanır. Bu çözümler, devamsızlıkları ve izin taleplerini otomatik olarak bildiren özel bildirimler de gönderebilir.

Bir zaman saati uygulamasında çeşitli otomatik rapor türleri oluşturabilirsiniz, örneğin:

• Saatli veya devamsız çalışanların bir listesini içeren sabah raporları.
• Müşterilerle çalışan çalışanları gösteren müşteri raporları.
• Halihazırda işe giriş yapan tüm kullanıcıları, işten çıkarılan çalışanları ve fazla mesai yapan çalışanları gösteren gün sonu raporları.
• Kimin işte olmadığını, ne kadar izin yaptıklarını ve bunun ücretli mi yoksa ücretsiz izin mi olduğunu içeren devamsızlık raporları.

Sidenote: Connecteam, anında ve %100 doğru maaş bordrosu için Quickbooks Online ve Gusto ile de entegre olur.

Başlangıçta, çalışanların ara sıra devamsızlıklarını fark etmek zor olabilir. Bu aşamada çalışanların devamsızlıklarını halletmezseniz, devamsızlık oranları yakında fırlayabilir.

Bazen devamsızlık sorunları, çalışanlar fark edilmediklerini ve ilgisiz kaldıklarını hissettiklerinde başlar. Bu insanlar, işverenlerinin başarılarını görmezden geldiğini ve rollerine değer vermediğini varsayar. Dolayısıyla bu çalışanlar evde kalmaya karar veriyor.

Çalışanlarınızı yaptıkları iş için takdir etmek, çalışanları motive etmenin harika bir yoludur. Doğum günleri veya iş yıldönümleri gibi kişisel kilometre taşları için notlar verin. Çalışanlara iyi davranmanın hiçbir maliyeti yoktur, ancak sizin için çalışan insanlar için çok şey ifade eder.

Moral yükselterek çalışan katılımını artırın ve devamsızlığı azaltın. Çalışan devamsızlığını azaltmak için çalışan takdir günleri ayarlayın veya eğitime yatırım yapın.

Kulağa şaşırtıcı geliyor, ancak eğitim aynı zamanda devamsızlığı yönetmek için de yardımcı oluyor. Yetersiz iş başında eğitim alan çalışanların %40'a varan oranı , işe başladıkları ilk yıl içinde şirketinizden ayrılacaktır. Çalışanlar ayrıldığında, işletmelere devamsızlıkla ilgili masraflardan çok daha pahalıya mal olur.

Devamsızlıkları kontrol etmenin en iyi yollarından biri, PTO bankaları gibi programlar oluşturmaktır. Ücretli İzin (PTO) programları, çalışanlara hastalık izni veya tatil süresine girmeden kişisel meseleler için kullanmaları için belirli miktarda PTO verir. PTO bankalarını veya izin bakiyelerini izlemek için bir uygulama kullanmak, özellikle büyük çalışan ekiplerini yönetirken faydalıdır.

Diğer bir olumlu katılım aracı, esnek bir çalışma programı politikasıdır. Çalışanların çalışma programlarını hayatlarına uyarlamalarına izin vermek streslerini azaltır. Çalışanlar stresli olmadığında, işinize daha fazla üretkenlik ve katılım getirirler.

Katılım şampiyonlarını ödüller, teşvikler veya sağlıklı yaşam programları ile ödüllendirerek iş yerindeki devamsızlığı da azaltabilirsiniz.

Tüm çabalarınıza rağmen, bazı çalışanlar herhangi bir gelişme göstermeden defalarca kayboluyor.

Bu noktada, risklerinizi ve kayıplarınızı en aza indirmek için disiplin ve yasal işlemleri göz önünde bulundurmalısınız. Hemen bu çalışanlarla görüşün — neler olup bittiğini ve yardım edip edemeyeceğinizi öğrenmek için gündelik bir sohbetle başlayın.

Resmi olmayan sohbetler işe yaramazsa, resmi olmayan bir uyarıya geçin. Planlanmamış devamsızlık devam ederse, son bir uyarıdan önce yazılı bir uyarı düşünün.

Son bir uyarının ötesinde, kalan seçenekleriniz bir çalışanı askıya almak veya işten çıkarmaktır. Bazen doğru olan yeni bir çalışanı işe almak ve eğitmek daha ucuzdur.

Devamsızlıkla Başa Çıkmanın Son Noktası

İş yerinde devamsızlık birçok işletme için büyük bir sorundur. Saatlik veya maaşlı çalışanları olan her büyüklükteki şirket devamsızlıkla mücadele edebilir.

Ancak bu sorunun temeli her zaman aynıdır - şu durumlarda olur:

• Çalışanlarınız mutlu değil veya bir amaçtan yoksun.
• Şirketinizin devamsızlıkları ve izin ücretini takip edecek bir çözümü yok.

Devamsızlığı azalttığınızda, daha mutlu çalışanlar yaratır ve şirketinizin gelirini artırabilir.

Şirket çapında değişiklikler yapmadan önce, çalışanların neden gelmediğini düşünün. Ardından, ayrıntılı bir devamsızlık politikası ve doğru zaman izleme yazılımı ile bu sorunları giderin.