Un ghid al managerului pentru absenteismul la locul de muncă

Obțineți un control asupra absenteismului scăpat de sub control al angajaților înainte de a vă costa afacerea o avere în cheltuieli cu salariile. Consultați costurile, cauzele și soluțiile pentru gestionarea problemelor de prezență la locul de muncă.

Există multe motive valabile pentru care angajații tăi să lipsească de la serviciu. Zilele de boală, concediul de maternitate și concediile sunt absențe valabile tipice.

Dar absențele neplanificate sau lipsa frecventă a lucrătorilor pot cauza multe probleme afacerii și angajaților dvs.

Absențele neplanificate pot distruge finanțele, moralul și productivitatea companiei dvs.

Câteva absențe întâmplătoare, neplanificate, nu merită să vă faceți griji. Dar, dacă observi un model și absenteismul devine un obicei pentru unii dintre angajații tăi, este timpul să intervii și să acționezi.

De ce este absenteismul excesiv la locul de muncă o problemă?

Din păcate, absenteismul angajaților este o problemă comună pentru angajatori și proprietarii de afaceri.

Recent, The Workforce Institute a realizat un studiu în timpul sezonului final al Game of Thrones. Acest sondaj a arătat că peste 34% dintre angajații din SUA (27,2 milioane) au recunoscut că sunt probabil să se îmbolnăvească, să ajungă târziu sau să fie mai puțin productivi decât în ​​mod normal la locul de muncă.

Când absenteismul devine un obicei, îi costă și angajatorii mulți bani. În medie, companiile americane pierd aproximativ 3.600 USD pe oră de angajat și 2.650 USD pe angajat salariat în fiecare an din pierderea productivității din cauza lucrătorilor absenți. Și acestea sunt estimări conservatoare. Aceste costuri cresc și mai repede dacă ai sute sau mii de angajați.

Absentismul angajaților crește, de asemenea, volumul de muncă pentru lucrătorii actuali. A trebui să-și îndepărteze în mod constant slăbiciunea pentru colegii absenți poate contribui la sentimentele de epuizare.

Cele mai bune modalități de a reduce substanțial impactul absenteismului angajaților sunt:

• Creați un plan de îmbunătățire a prezenței angajaților.
• Elaborați politici clare de prezență.
• Aveți o soluție puternică pentru a gestiona prezența angajaților.
• Urmăriți cu exactitate timpul liber plătit și neplătit.

Dar mai întâi, trebuie să abordați ceea ce cauzează absențe excesive, cum ar fi politici vagi, moral scăzut sau probleme de urmărire a timpului.

Cât costă absenteismul angajaților afacerea dvs.?

Companiile subestimează sau chiar ignoră costurile reale ale absenteismului angajaților. Cu costul absenteismului legat de timp și bani, costurile acestuia iau adesea munca la măsură.

Iată câteva statistici care evidențiază cât costă companiile absențele excesive:

• Potrivit Biroului de Statistică a Muncii, aproape 3% din forța de muncă din Statele Unite este absentă într-o zi dată.

• În 2013, sondajul Gallup-Healthways privind bunăstarea a estimat costurile de productivitate pierdute în SUA la un total de peste 84 de miliarde de dolari... într- un an!
• Potrivit Kronos, costul total al absențelor angajaților este de peste două ori mai mult decât costurile medii ale angajatorului pentru asistența medicală.

Dar ce factori contribuie la costurile absenteismului? Iată o privire mai atentă asupra modului în care absenteismul angajaților vă costă banii companiei.

Costurile directe ale absenteismului

• Pierderi de salariu. Costurile includ banii plătiți necorespunzător angajaților absenți și plata orelor suplimentare pentru lucrătorii înlocuitori.
• Pierderi în timpul de lucru. Absențele excesive sau neprogramate contribuie, de asemenea, la pierderea timpului.

În ciuda importanței costurilor directe, costurile indirecte ale absenteismului pot avea un impact și mai mare. Aceste costuri indirecte pot cauza întârzieri de lucru. Costurile indirecte includ, de asemenea, taxele pe care le are mai multă muncă asupra angajaților actuali.

Costurile indirecte ale absenteismului

• Pierderile de productivitate și calitate apar adesea atunci când angajații nu se prezintă la serviciu. Luptele de productivitate apar pentru că angajații care nu sunt absenți pot face atât de multe într-o zi de lucru. De asemenea, este posibil ca calitatea bunurilor sau serviciilor unei companii să scadă.
• Costurile administrative cresc, de asemenea, atunci când apare absenteismul. Aceste costuri includ timpul excesiv petrecut cu chestiuni disciplinare și găsirea de înlocuitori adecvati ai angajaților.
• Problemele de siguranță apar atunci când angajații slab pregătiți fac greșeli grăbindu-se să înlocuiască lucrătorii absenți.
• Moralul slab este un alt cost indirect al absenteismului. Angajații productivi care completează pentru a acoperi colegii absenți se simt adesea profitați.

Cele mai frecvente cauze ale absenteismului

Vom împărți motivele cel mai frecvent raportate pentru absenteismul la locul de muncă în două tipuri: tehnice și morale .

Cauzele tehnice ale absenteismului angajaților

• Comunicare slabă despre disponibilitatea angajaților
• Angajații nu înțeleg politicile de absență.
• Aplicarea inconsecventă a regulilor legate de absență
• Probleme de programare
• Obligații de acasă și de familie
• Preocupări legate de management și relații cu angajații
• Lipsa unui software solid de programare și a soluțiilor de urmărire a timpului

Cauzele morale ale absenteismului angajaților

• Hărțuirea sau hărțuirea la locul de muncă din partea colegilor sau a managerilor
• Stresul excesiv care duce adesea la depresie și epuizare
• O lipsă de implicare și de scop
• Căutarea unui loc de muncă - da, angajații sună uneori bolnavi pentru a participa la un interviu de angajare sau pentru a lucra la CV-urile lor.

Ce zici când angajații se prezintă la serviciu, dar rotunjesc orele și fac frânturi? Asta se numește furt de timp. Consultați ghidul de furt de timp al Connecteam aici.

Cum să abordați absenteismul angajaților

O modalitate excelentă de a reduce absenteismul angajaților este cu o politică clară de prezență. O politică de prezență stabilește reguli pentru absențe de la serviciu. De asemenea, enumeră ce se califică drept absență scuzabilă și ce nu. O soluție precum Connecteam poate digitiza politicile de absență. Aceste soluții permit utilizatorilor să creeze și să actualizeze rapid politicile de participare a angajaților.

Dar ce își doresc angajații tăi cu privire la politicile de prezență? Pe lângă faptul că își doresc politici clare de prezență, angajații apreciază și programele facilitatoare decât cele punitive.

Măsurile de sprijin implică colaborarea cu angajații pentru a-i ajuta să-și îmbunătățească prezența.

Măsurile punitive obligă angajații să vină la muncă – dar adesea duc la absența lucrătorilor în timpul lucrului.

Angajații care nu sunt prezenți la locul de muncă:

• Faceți strictul minim
• Lipsa motivației
• Pari in general nefericit sau stresat

Ajutați-vă angajații să fie prezenți la locul de muncă, oferind un program de lucru flexibil, zile de îngrijire a familiei sau partajarea locurilor de muncă.

Multe companii au nevoie de ajutor pentru gestionarea absențelor, deoarece păstrează politici învechite, folosesc instrumente învechite sau ambele. Oferiți proceduri și canale clare pentru solicitările și rapoartele de absență a angajaților, cum ar fi o aplicație simplă de ceas mobilă. O aplicație de cronometru, cum ar fi Connecteam, facilitează înregistrarea și ieșirea.

Soluții precum Connecteam răspund la întrebări legate de absențe, inclusiv:

• Cine este înregistrat acum?
• Câți angajați au venit astăzi?
• Cine întârzie și nu a început încă?
• Cine lipsește astăzi?
• A fost solicitată și aprobată o absență din timp?
• Cine și-a atins limita zilnică de timp de lucru?
• Cine a lucrat ore suplimentare?
• Cine a cerut o zi liberă și de ce?

Simplificați procesul de absență prin implementarea unui sistem pe care oamenii îl folosesc la nivel de companie. Faptul ca angajații tăi să folosească e-mailurile, textele, mesajele Slack și alte metode de comunicare simultan este confuz și stresant.

Soluții precum Connecteam permit companiilor să gestioneze solicitările legate de timp liber dintr-o aplicație sau program. Folosirea unei singure soluții pentru a gestiona absențele duce la mai multă claritate și îi ajută pe manageri să evite mesajul pierdut de temut. Atunci când compania ta are un canal de comunicare clar pentru absențe, poate duce, de asemenea, la mai puțini angajați confuzi și supărați.

Urmărirea absențelor vă permite să vedeți câți timp sau bani pierdeți din cauza absenteismului excesiv. Modul în care urmăriți timpul depinde de ceea ce vi se potrivește sau de cel care este responsabil cu controlul prezenței.

Este posibil să urmăriți absențele folosind un sistem de tip creion și hârtie sau programe de calculator mai vechi. Dar, de cele mai multe ori, folosirea unor metode învechite pentru a urmări timpul necesită mult timp. Ironic, nu-i așa?

Urmărirea manuală a absențelor poate duce, de asemenea, la greșeli, inclusiv plata prea puțin sau prea mult angajaților pentru a-și lua concediu.

Multe companii gestionează absenteismul folosind o aplicație de prezență a angajaților. Aceste aplicații stochează în siguranță informațiile despre prezență, făcându-le ușor disponibile pentru managerii de resurse umane sau proprietarii de afaceri.

O aplicație pentru ceasul orar al angajaților vă permite să setați ceasul orar automat și rapoartele de prezență. Aceste soluții pot trimite, de asemenea, notificări personalizate care raportează automat absențe și solicitări de concediu.

Puteți crea diferite tipuri de rapoarte automate într-o aplicație de ceas, inclusiv:

• Rapoarte de dimineață care prezintă o listă de angajați înregistrați sau absenți.
• Rapoartele clienților care arată angajații care au lucrat cu clienții.
• Rapoarte la sfârșitul zilei care afișează toți utilizatorii înregistrați în prezent, lucrătorii care au trecut și angajații care au lucrat ore suplimentare.
• Rapoartele de absență care includ cine nu este la serviciu, cât timp pleacă și dacă acesta este concediu plătit sau neplătit.

Notă secundară: Connecteam se integrează și cu Quickbooks Online și Gusto pentru salarizare instantanee și 100% exacte.

La început, absențele ocazionale ale angajaților pot fi greu de observat. Dacă nu gestionați absențele angajaților în această etapă, ratele de absenteism ar putea crește în curând.

Uneori, problemele de absenteism încep atunci când angajații se simt neobservați și dezagajați. Acești oameni presupun că angajatorii lor le ignoră realizările și nu le prețuiesc rolurile. Deci, acești angajați decid să rămână acasă.

Recunoașterea angajaților dvs. pentru munca lor este o modalitate excelentă de a motiva lucrătorii. Reclamă pentru reperele personale, cum ar fi zile de naștere sau aniversări de serviciu. A trata bine angajații nu costă nimic, dar înseamnă foarte mult pentru oamenii care lucrează pentru tine.

Creșteți implicarea angajaților și reduceți absenteismul prin creșterea moralului. Configurați zile de apreciere a angajaților sau investiți în formare pentru a reduce absenteismul angajaților.

Sună surprinzător, dar antrenamentul este util și pentru gestionarea absenteismului. Până la 40% dintre angajații care primesc o pregătire slabă la locul de muncă vor părăsi compania în primul an de angajare. Când angajații pleacă, costă afacerile mult mai mult decât cheltuielile legate de absenteism.

Una dintre cele mai bune modalități de a controla absențele este prin crearea de programe precum băncile PTO. Programele de concediu plătit (PTO) oferă angajaților o anumită cantitate de PTO pe care să o utilizeze pentru chestiuni personale – fără a se scufunda în concediu medical sau concediu. Utilizarea unei aplicații pentru a urmări băncile PTO sau soldurile de timp liber este benefică, mai ales atunci când gestionați echipe mari de angajați.

Un alt instrument pozitiv de prezență este o politică flexibilă a programului de lucru. Permiteți angajaților să adapteze programul de lucru la viața lor le reduce stresul. Atunci când lucrătorii nu sunt stresați, ei aduc o productivitate și un angajament sporit afacerii dvs.

De asemenea, puteți reduce absenteismul la locul de muncă, răsplătind campionii de prezență cu premii, stimulente sau programe de wellness.

În ciuda tuturor eforturilor tale, unii angajați dispar în mod repetat fără să arate vreo îmbunătățire.

În acest moment, ar trebui să luați în considerare acțiuni disciplinare și legale pentru a vă minimiza riscurile și pierderile. Înregistrați-vă imediat cu acești angajați — începeți cu o conversație obișnuită pentru a afla ce se întâmplă și dacă puteți ajuta.

Dacă discuțiile informale nu funcționează, treceți la un avertisment informal. Dacă absenteismul neprogramat continuă, luați în considerare o notificare scrisă înainte de un avertisment final.

Dincolo de un avertisment final, opțiunile rămase sunt suspendarea sau concedierea unui angajat. Uneori este mai ieftin să angajezi și să instruiești un nou angajat care este potrivit.

Concluzia privind abordarea absenteismului

Absentismul la locul de muncă este o problemă uriașă pentru multe întreprinderi. Companiile de toate dimensiunile, cu angajați orar sau salariați, se pot lupta cu absenteismul.

Dar fundamentul acestei probleme este întotdeauna același - se întâmplă atunci când:

• Angajații tăi nu sunt fericiți sau nu au un scop.
• Compania dvs. nu are nicio soluție pentru a urmări absențele și plata concediilor.

Când reduceți absenteismul, acesta creează angajați mai fericiți și poate crește veniturile companiei dvs.

Înainte de a face schimbări la nivel de companie, luați în considerare de ce lucrătorii nu apar. Apoi, rezolvați aceste probleme cu o politică detaliată privind absența și cu un software precis de urmărire a timpului.