即時消息為您的企業帶來的優勢

是否曾感覺您的業務以光速發展？ 不僅僅是你。 我們每天都在處理大量信息，我們獲取所需數據的速度對業務成功有很大影響。

與此同時，業務現在可以延伸很遠的距離。 許多組織都有來自世界各地的承包商和遠程員工。

對我們中的許多人來說，漫步到同事辦公桌前拿一份文件或等待兩天才能獲得銷售數字的日子已經一去不復返了。

輸入業務即時消息。

自 1971 年為美國政府計算機創建即時消息以來，即時消息一直存在。 它允許人們實時地相互發送數字文本消息。

今天，它是一個強大的工具，可以讓您不僅發送消息，還發送文件、狀態更新、鏈接和提及，從而改變您的組織的工作方式。

讓我們來看看為什麼您可能要考慮為企業使用即時消息、它提供的好處以及如何成功地使用它。

即時消息對您的企業有哪些優勢？

即時消息可用於與您的團隊甚至您的客戶保持聯繫，無論他們是在現場還是在鄰桌。 以下是您可以使用它的幾種方法：

• 與客戶溝通並提供服務或技術支持
• 向客戶和團隊成員發送有關會議或約會的提醒
• 通過實時發送文件和更新來進行項目協作——如果您的團隊不在一個地方，這尤其方便
• 對團隊成員進行投票或詢問他們的想法或意見
• 與員工（包括無辦公桌的員工）核對，了解他們的工作情況以及他們在工作中是否需要任何支持

那麼為什麼要使用即時消息而不是電子郵件或其他選項呢？ 這項技術為您和您的員工帶來了一些巨大的好處。

即時消息是靈活的

今天的技術讓您可以留下語音備忘錄、發送文件或發送純文本。 消息可以立即閱讀，或者在工作人員有空閒時間時閱讀。 例如，如果員工正在照顧客戶或不在手機信號塔範圍內，他們可以輕鬆訪問他們的消息並在他們再次可用時回复。

IM 可以取代電子郵件和其他通訊方式。 員工不需要查看收件箱或檢查平台——消息通常會在屏幕上顯眼地彈出。 幾乎可以從任何具有互聯網連接的移動設備或計算機訪問它們。

即時消息確保遠程和混合工作者的連接

如果您有無辦公桌的員工、遠程員工，或者只是有時出去吃午飯或前往其他公司辦公室的員工，IM 可以讓您保持聯繫。 您可以隨時在需要時聯繫員工，使用 Connecteam 等員工聊天解決方案，您甚至可以檢查他們是否收到並閱讀了您的消息。

即時消息讓每個人都了解情況

有時，您需要轉身。 也許客戶取消了一個大項目，或者領導層決定對部門採取新的方向。 不用擔心——IM 可以讓您與受影響的每個人交流重要更新，同時向個人甚至整個團隊發送推送通知。 您甚至可以通過數字方式記錄聯繫過的人，因此不會遺漏任何人。

即時消息可以保護您的團隊安全

假設您管理著一個公用事業工人團隊，您得知一場大風暴正在襲來。如果您的一些團隊成員在現場，您可以使用 IM 直接向他們的手機發送消息，警告他們趕快行動安全。 因此，在時間緊迫的情況下，IM 可以成為您健康和安全計劃的重要組成部分。

即時消息為您節省時間

您是否希望客戶能夠聯繫到您以便快速解決問題？ 有一個快速問題要問同事，但不想陷入更長時間的討論？ 使用 IM，您不必打開電子郵件、走到某人的辦公桌前或玩電話標籤。 只需輕掃幾下屏幕和說幾句話，您就可以獲得完成任務所需的答案。

即時通訊讓你更有效率

想像一下，您的口袋裡有一整套信息服務器。 有了移動設備和良好的 IM 平台，這正是您的員工可以享受的。 您的團隊可以直接通過手機輕鬆共享文件、圖片、清單、視頻以及工作所需的幾乎所有其他內容。

您還可以使用即時消息在短時間內完成更多工作。 無論您身在何處、何時何地，您都可以花幾分鐘時間解決客戶的問題或進行項目的下一步——您的工作場所就在您的手機中。

即時消息可以提高團隊信任和溝通質量

研究證明了這一點。 香港城市大學 Carol Xiaojuan Ou 和 Robert M. Davison 對 253 名員工進行了一項調查，得出的結論是即時消息的優點大於缺點。 具體而言，該研究發現 IM 模仿面對面的交流（部分原因是它是實時的），這有助於建立信任並提高交流質量。

即時消息可以使您的業務更具包容性

電話和 IM 應用程序具有驚人的輔助功能，從語音識別到放大或增加屏幕亮度和聲音的能力。 對於任何有視覺或聽覺障礙的人來說，這些功能可以使即時消息比紙質文檔或其他形式的通信更容易閱讀。 對於神經多樣性的員工和客戶來說，使用 IM 比面對面或通過電話交談更容易。

即時消息可以幫助您建立公司文化

IM 不僅僅對完成工作有用。 它還可以幫助鞏固公司文化。 想給團隊成員發送生日信息嗎？ 您可以通過 IM 使用模因（以及禮品卡鏈接）來實現這一點。 需要檢查有很多事情要做的同事嗎？ 一條快速的即時消息即可完成。 IM 不僅僅適用於商業。 這對團隊凝聚力和士氣也有好處。

即時消息可以提高您的底線

大約 73% 的客戶在與企業溝通時更喜歡實時聊天，使用實時聊天的客戶比不使用實時聊天的客戶多花費 60%。 對於客戶來說，聊天可能是一種有吸引力的替代方式，而不是長時間掛在電話上。

有了 IM，實時聊天可以直接轉到您員工的電話上，這樣他們就可以實時回复客戶。 這可以幫助您完成更多銷售並提高客戶滿意度和信心。 當客戶可以輕鬆、即時地聯繫到您的團隊時，它也會將您的企業提升為一個直言不諱和透明的組織。 畢竟，客戶不會通過電話從一個部門傳到另一個部門，也不會等待電子郵件回复。

即時消息可以提高團隊創造力

因為它非常靈活，所以 IM 可以成為在您的組織中鼓勵創新和創造力的一種方式。 假設您在項目中遇到問題。 使用 IM，您可以創建團隊聊天，甚至可以向整個公司發送消息，徵求意見。 工作人員可以實時表達自己的想法，您的團隊可以查看聊天記錄以獲取最佳解決方案。 這樣，IM 就可以很容易地充當頭腦風暴會議或移動白板。

IM 通信的隨意性也有幫助。 與要求人們在房間前發言的正式報告或面對面的頭腦風暴會議不同，即時消息可以是一種低壓的貢獻方式。 當團隊成員受到啟發時，他們可以快速添加一個想法的片段。 非正式性還可以讓員工更容易分享尚未完全形成的想法。 而且您永遠不知道這些想法中的一個火花何時正是您一直在尋找的東西。

即時通訊可幫助您保留記錄

您是否曾經進行過面對面的對話，並希望您可以點擊倒帶來捕捉一個想法或複習一個重要的術語？ IM 為您保留數字踪跡。 無論您是想讓新的團隊成員快速了解您在會議上討論的內容，還是出於合規目的需要記錄您與客戶的互動——即時消息都會保留日誌。 如果需要，您甚至可以保存並上傳它。

商務即時消息的最佳實踐是什麼？

僅僅下載一個承諾為企業提供免費即時消息的應用程序是不夠的。 您需要確保選擇正確的技術，然後正確使用它。 就是這樣。

• 不要過度。 如果您的團隊一直在處理即時消息，他們就無法專注於自己的工作。 更糟糕的是，過了一會兒，如果消息太多，他們可能會開始忽略消息。 他們可能會錯過關鍵數據。 在點擊發送之前，總是詢問即時消息是否需要即時。 這種溝通方式在電子郵件中效果更好，還是在稍後與一條消息中的其他一些信息結合使用效果更好？ 將 IM 留給您的團隊現在需要知道的緊急事情。
• 僅使用一種商務即時消息技術選項。 如果您的員工在三個不同的平台上接收即時消息，那麼事情就會變得一團糟。 嘗試只使用一個團隊平台。 Connecteam 的應用程序允許您發送即時消息並與您的團隊聊天，但它還包括強大的培訓來幫助您使用該應用程序。 此外，該應用程序允許您為您的團隊創建自己的教育材料，包括視頻培訓。 它甚至包括文檔存儲、日程安排和其他功能。 這是一個讓您的團隊保持聯繫的一體化解決方案。
• 為可接受的行為設定一些基本規則。 IM 可能是隨意的，但在商務即時通訊上發生的事情仍然應該是專業的。 創建並與您的團隊共享書面政策，概述允許和不允許的內容。 例如，您可能需要一個“禁止髒話”的規則，或者您可以要求經理參與所有與客戶的聊天，以確保良好的客戶體驗。
• 確保在線保密規則也適用於即時消息。 一些公司製定了關於哪些文件和信息可以和不能在線共享的規則，以確保機密信息（例如客戶聯繫信息）的安全。 確保員工清楚這也適用於 IM。
• 訓練你的團隊。 不要假設為您工作的每個人都知道如何使用最新的 IM 平台。 在推出新的 IM 平台或您的平台進行重大更新時，始終提供培訓。 培訓意味著每個人都對如何使用該技術有同等的了解。 它還使您的團隊更有效率，因為他們可以學習如何使用您平台上所有很酷、鮮為人知的功能。 Connecteam 有一個幫助中心，可以引導您完成 Connecteam 應用程序，或者您可以使用 Connecteam 培訓來創建教育材料，以幫助您的團隊掌握 IM 最佳實踐。

獲取有關即時消息的消息

這是關於企業 IM 的好消息：技術比以往任何時候都更加集成。 今天，您可以做的不僅僅是發送短信。 您還可以發送文件、清單、模因、鏈接等。 使用 IM 與客戶和團隊聯繫，提高效率、銷售和時間管理。 這一切都始於在屏幕上輕點和滑動幾下，以獲取即時消息為您的企業帶來的所有好處！