Przewodnik menedżera dotyczący absencji w miejscu pracy

Zajmij się wymykającą się spod kontroli absencją pracowników, zanim będzie to kosztować Twoją firmę fortunę w wydatkach na wynagrodzenia. Sprawdź koszty, przyczyny i rozwiązania problemów z frekwencją w miejscu pracy.

Istnieje wiele uzasadnionych powodów nieobecności pracowników w pracy. Zwolnienia chorobowe, urlopy macierzyńskie i urlopy są typowymi ważnymi nieobecnościami.

Jednak nieplanowane nieobecności lub często nieobecni pracownicy mogą przysporzyć wiele kłopotów Twojej firmie i pracownikom.

Nieplanowane nieobecności mogą zrujnować finanse, morale i produktywność Twojej firmy .

Kilka przypadkowych, nieplanowanych nieobecności nie jest warte martwienia się. Jeśli jednak zauważysz prawidłowość i absencja stanie się nawykiem niektórych pracowników — czas interweniować i działać.

Dlaczego nadmierna absencja w miejscu pracy jest problemem?

Niestety absencja pracowników to częsty problem pracodawców i właścicieli firm.

Niedawno The Workforce Institute przeprowadził badanie podczas ostatniego sezonu Game of Thrones. Ankieta ta wykazała, że ​​ponad 34% pracowników w USA (27,2 mln) przyznało, że prawdopodobnie będą chorować, spóźniać się lub być mniej produktywni niż normalnie w miejscu pracy.

Kiedy absencja staje się nawykiem, pracodawcy również kosztują dużo pieniędzy. Średnio amerykańskie firmy tracą każdego roku około 3600 USD na pracownika godzinowego i 2650 USD na pracownika najemnego z powodu utraty produktywności spowodowanej nieobecnymi pracownikami. I to są ostrożne szacunki. Koszty te rosną jeszcze szybciej, jeśli masz setki lub tysiące pracowników.

Absencja pracowników zwiększa również obciążenie pracą obecnych pracowników. Konieczność ciągłego nadrabiania zaległości za nieobecnych współpracowników może przyczynić się do poczucia wypalenia.

Najlepszym sposobem na znaczne zmniejszenie wpływu absencji pracowników jest:

• Stwórz plan poprawy frekwencji pracowników.
• Zaprojektuj jasne zasady obecności.
• Posiadaj wydajne rozwiązanie do zarządzania obecnością pracowników.
• Dokładnie śledź płatny i bezpłatny czas wolny.

Ale najpierw musisz zająć się przyczynami nadmiernych nieobecności, takimi jak niejasna polityka, niskie morale lub problemy ze śledzeniem czasu.

Ile absencja pracowników kosztuje Twoją firmę?

Firmy często nie doceniają lub wręcz ignorują rzeczywiste koszty absencji pracowników. Ponieważ koszt absencji jest powiązany z czasem i pieniędzmi, jej koszty często mierzą się z pracą.

Oto kilka statystyk pokazujących, ile nadmierne nieobecności kosztują firmy:

• Według Bureau of Labor Statistics prawie 3% siły roboczej w Stanach Zjednoczonych jest nieobecnych każdego dnia.

• W 2013 r. w ankiecie Gallup-Healthways dotyczącej dobrego samopoczucia oszacowano koszty utraconej produktywności w Stanach Zjednoczonych na łączną kwotę ponad 84 miliardów dolarów… w ciągu jednego roku!
• Według Kronos całkowity koszt absencji pracowników jest ponad dwukrotnie większy od przeciętnego kosztu opieki zdrowotnej pracodawcy.

Ale jakie czynniki wpływają na koszty absencji? Oto bliższe spojrzenie na to, jak absencja pracowników kosztuje Twoją firmę.

Bezpośrednie koszty absencji

• Straty w wynagrodzeniach. Koszty obejmują pieniądze niewłaściwie wypłacone nieobecnym pracownikom oraz wynagrodzenie za nadgodziny dla pracowników zastępczych.
• Straty w godzinach pracy. Nadmierne lub nieplanowane nieobecności również przyczyniają się do straconego czasu.

Pomimo znaczenia kosztów bezpośrednich, pośrednie koszty absencji mogą mieć jeszcze większy wpływ. Te koszty pośrednie mogą powodować opóźnienia w pracy. Do kosztów pośrednich zalicza się również przejęcie większej ilości pracy od obecnych pracowników.

Koszty pośrednie absencji

• Straty w produktywności i jakości często mają miejsce, gdy pracownicy nie pojawiają się w pracy. Problemy z wydajnością mają miejsce, ponieważ pracownicy, którzy nie są nieobecni, mogą zrobić tylko określoną liczbę zadań w ciągu dnia pracy. Możliwe jest również gwałtowne pogorszenie jakości towarów lub usług firmy.
• Koszty administracyjne również rosną w przypadku absencji. Koszty te obejmują nadmierny czas poświęcony na sprawy dyscyplinarne i znalezienie odpowiednich zastępców pracowników.
• Problemy z bezpieczeństwem pojawiają się, gdy słabo wyszkoleni pracownicy popełniają błędy, pośpiesznie zastępując nieobecnych pracowników.
• Słabe morale to kolejny pośredni koszt absencji. Produktywni pracownicy zastępujący nieobecnych współpracowników często czują się wykorzystywani.

Najczęstsze przyczyny absencji

Najczęściej zgłaszane przyczyny absencji w miejscu pracy podzielimy na dwa typy: techniczne i moralne .

Techniczne przyczyny absencji pracowników

• Słaba komunikacja dotycząca dostępności pracowników
• Pracownicy nie rozumieją zasad nieobecności.
• Niespójne egzekwowanie przepisów dotyczących nieobecności
• Problemy z harmonogramem
• Obowiązki domowe i rodzinne
• Obawy związane z zarządzaniem i relacjami z pracownikami
• Brak solidnego oprogramowania do planowania i rozwiązań do śledzenia czasu

Moralne przyczyny absencji pracowników

• Zastraszanie lub nękanie w miejscu pracy ze strony współpracowników lub kierowników
• Nadmierny stres, który często prowadzi do depresji i wypalenia zawodowego
• Brak zaangażowania i celu
• Poszukiwanie pracy — tak, pracownicy czasami dzwonią z powodu choroby, aby wziąć udział w rozmowie kwalifikacyjnej lub popracować nad swoim CV.

A co, gdy pracownicy pojawiają się w pracy, ale zaokrąglają godziny i chodzą na skróty? To się nazywa kradzież czasu. Sprawdź przewodnik dotyczący kradzieży czasu Connecteam tutaj.

Jak rozwiązać problem absencji pracowników

Świetnym sposobem na ograniczenie absencji pracowników jest jasna polityka obecności. Polityka obecności określa zasady nieobecności w pracy. Zawiera również listę tego, co kwalifikuje się jako usprawiedliwiona nieobecność, a co nie. Rozwiązanie takie jak Connecteam może zdigitalizować zasady dotyczące nieobecności. Rozwiązania te pozwalają użytkownikom szybko tworzyć i aktualizować zasady obecności pracowników.

Ale czego Twoi pracownicy chcą w związku z polityką obecności? Poza dążeniem do jasnej polityki dotyczącej obecności, pracownicy cenią sobie również programy ułatwiające zamiast karnych.

Środki wspierające obejmują pracę z pracownikami, aby pomóc im poprawić frekwencję.

Środki karne zmuszają pracowników do przychodzenia do pracy – ale często skutkują nieobecnością pracowników w czasie pracy.

Pracownicy nieobecni w pracy:

• Zrób absolutne minimum
• Brak motywacji
• Wydają się ogólnie nieszczęśliwi lub zestresowani

Pomóż swoim pracownikom być obecnymi w pracy, oferując elastyczny grafik pracy, dni opieki nad rodziną lub dzielenie się pracą.

Wiele firm potrzebuje pomocy w zarządzaniu nieobecnościami, ponieważ mają nieaktualne zasady, używają przestarzałych narzędzi lub jedno i drugie. Oferuj jasne procedury i kanały dla wniosków i zgłoszeń nieobecności pracowników, takie jak prosta mobilna aplikacja zegara czasu pracy. Aplikacja zegara czasu, taka jak Connecteam, ułatwia rejestrowanie i wyrejestrowywanie.

Rozwiązania takie jak Connecteam odpowiadają na pytania związane z nieobecnościami, w tym:

• Kto jest teraz zameldowany?
• Ilu pracowników zarejestrowało się dzisiaj?
• Kto się spóźnił i jeszcze nie zaczął?
• Kto jest dzisiaj nieobecny?
• Czy nieobecność została zgłoszona i zatwierdzona z wyprzedzeniem?
• Kto osiągnął swój dzienny limit czasu pracy?
• Kto pracował w godzinach nadliczbowych?
• Kto poprosił o dzień wolny i dlaczego?

Uprość proces nieobecności, wdrażając jeden system, z którego ludzie korzystają w całej firmie. Korzystanie przez pracowników z e-maili, SMS-ów, wiadomości Slack i innych metod komunikacji jednocześnie jest mylące i stresujące.

Rozwiązania takie jak Connecteam pozwalają firmom zarządzać wnioskami dotyczącymi czasu wolnego z jednej aplikacji lub programu. Korzystanie z jednego rozwiązania do zarządzania nieobecnościami prowadzi do większej przejrzystości i pomaga menedżerom uniknąć przerażającej nieodebranej wiadomości. Kiedy Twoja firma ma jasny kanał komunikacji w przypadku nieobecności, może to również prowadzić do mniejszej liczby zdezorientowanych i złych pracowników.

Śledzenie nieobecności pozwala zobaczyć, ile czasu lub pieniędzy tracisz z powodu nadmiernej absencji. Sposób śledzenia czasu zależy od tego, co pasuje do ciebie lub kogokolwiek odpowiedzialnego za kontrolowanie obecności.

Możliwe jest śledzenie nieobecności za pomocą systemu ołówka i papieru lub starszych programów komputerowych. Ale najczęściej używanie przestarzałych metod śledzenia czasu zajmuje dużo czasu. Ironiczne, prawda?

Ręczne śledzenie nieobecności może również prowadzić do błędów, w tym płacenia pracownikom za mało lub za dużo za urlop.

Wiele firm radzi sobie z absencją za pomocą aplikacji do obsługi obecności pracowników. Te aplikacje bezpiecznie przechowują informacje o obecności, dzięki czemu są łatwo dostępne dla menedżerów zasobów ludzkich lub właścicieli firm.

Aplikacja zegara czasu pracy dla pracowników umożliwia ustawienie automatycznego zegara czasu i raportów obecności. Rozwiązania te mogą również wysyłać niestandardowe powiadomienia, które automatycznie zgłaszają nieobecności i prośby o urlop.

W aplikacji zegara czasu możesz tworzyć różne typy raportów automatycznych, w tym:

• Poranne raporty zawierające listę zarejestrowanych lub nieobecnych pracowników.
• Raporty klientów, które pokazują pracowników, którzy pracowali z klientami.
• Raporty na koniec dnia, które wyświetlają wszystkich obecnie zarejestrowanych użytkowników, wyrejestrowanych pracowników i pracowników, którzy pracowali w nadgodzinach.
• Raporty nieobecności, które zawierają informacje o tym, kto nie jest w pracy, ile czasu ma wolne i czy jest to płatny czy bezpłatny czas wolny.

Sidenote: Connecteam integruje się również z Quickbooks Online i Gusto, zapewniając natychmiastową i w 100% dokładną listę płac.

Na początku sporadyczne nieobecności pracowników mogą być trudne do zauważenia. Jeśli nie zajmiesz się nieobecnościami pracowników na tym etapie, wskaźniki absencji mogą wkrótce gwałtownie wzrosnąć.

Czasami problemy z absencją zaczynają się, gdy pracownicy czują się niezauważeni i niezaangażowani. Ci ludzie zakładają, że ich pracodawcy ignorują ich osiągnięcia i nie doceniają ich ról. Ci pracownicy decydują się więc zostać w domu.

Uznanie pracowników za ich pracę to świetny sposób na motywowanie pracowników. Pochwal się osobistymi kamieniami milowymi, takimi jak urodziny lub rocznice pracy. Dobre traktowanie pracowników nic nie kosztuje, ale wiele znaczy dla ludzi, którzy dla Ciebie pracują.

Zwiększ zaangażowanie pracowników i zmniejsz absencję, podnosząc morale. Ustaw dni doceniania pracowników lub zainwestuj w szkolenia, aby zmniejszyć absencję pracowników.

Brzmi to zaskakująco, ale szkolenie jest również pomocne w radzeniu sobie z absencją. Nawet 40% pracowników, którzy przeszli słabe szkolenie w miejscu pracy, odejdzie z Twojej firmy w ciągu pierwszego roku zatrudnienia. Odejście pracowników kosztuje firmy znacznie więcej niż wydatki związane z absencją.

Jednym z najlepszych sposobów kontrolowania nieobecności jest tworzenie programów takich jak banki PTO. Programy płatnego czasu wolnego (PTO) dają pracownikom określoną ilość czasu PTO do wykorzystania w sprawach osobistych – bez konieczności korzystania ze zwolnień lekarskich lub urlopów. Korzystanie z aplikacji do śledzenia banków PTO lub sald czasu wolnego jest korzystne, zwłaszcza gdy zarządzasz dużymi zespołami pracowników.

Kolejnym pozytywnym narzędziem frekwencji jest polityka elastycznego grafiku pracy. Pozwalanie pracownikom na dostosowanie harmonogramów pracy do ich życia zmniejsza ich stres. Gdy pracownicy nie są zestresowani, zwiększają produktywność i zaangażowanie Twojej firmy.

Możesz także zmniejszyć absencję w miejscu pracy, nagradzając mistrzów frekwencji nagrodami, zachętami lub programami odnowy biologicznej.

Pomimo wszystkich twoich wysiłków, niektórzy pracownicy wielokrotnie znikają, nie wykazując żadnej poprawy.

W tym momencie powinieneś rozważyć podjęcie działań dyscyplinarnych i prawnych w celu zminimalizowania ryzyka i strat. Natychmiast skontaktuj się z tymi pracownikami — zacznij od swobodnej rozmowy, aby dowiedzieć się, co się dzieje i czy możesz pomóc.

Jeśli nieformalne czaty nie działają, przejdź do nieformalnego ostrzeżenia. Jeśli nieplanowana nieobecność będzie się powtarzać, rozważ pisemne powiadomienie przed ostatecznym ostrzeżeniem.

Poza ostatecznym ostrzeżeniem, pozostałe opcje to zawieszenie lub rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem. Czasami taniej jest zatrudnić i wyszkolić nowego pracownika, który jest odpowiednio dopasowany.

Konkluzja radzenia sobie z absencją

Absencja w pracy to ogromny problem dla wielu firm. Firmy każdej wielkości, zatrudniające pracowników na godziny lub etaty, mogą borykać się z absencją.

Ale podstawa tego problemu jest zawsze taka sama — dzieje się tak, gdy:

• Twoi pracownicy nie są szczęśliwi lub brakuje im celu.
• Twoja firma nie ma rozwiązania do śledzenia nieobecności i wynagrodzenia za czas wolny.

Kiedy ograniczasz absencję, tworzysz szczęśliwszych pracowników i możesz zwiększyć przychody swojej firmy.

Przed wprowadzeniem zmian w całej firmie zastanów się, dlaczego pracownicy się nie pojawiają. Następnie rozwiąż te problemy za pomocą szczegółowych zasad nieobecności i dokładnego oprogramowania do śledzenia czasu.