職場での欠勤に関するマネージャー向けガイド

制御不能な従業員の欠勤に対処して、ビジネスに多大な人件費がかかる前に対処します。 職場での出席の問題を管理するためのコスト、原因、および解決策を確認してください。

従業員が仕事を休む正当な理由はたくさんあります。 病欠、出産休暇、および休暇は、典型的な有効な欠勤です。

しかし、予定外の欠勤や頻繁に行方不明になる従業員は、ビジネスや従業員に多くの問題を引き起こす可能性があります。

予定外の欠勤は、会社の財務、士気、生産性を損なう可能性があります。

いくつかのランダムな予定外の欠勤は、心配する価値がありません。 しかし、パターンに気付き、欠勤が習慣になっている従業員がいる場合は、介入して行動するときです。

職場での過度の欠勤がなぜ問題なのか?

残念ながら、従業員の欠勤は、雇用主と事業主にとって共通の問題です。

The Workforce Institute は最近、Game of Thrones のファイナル シーズン中に調査を実施しました。 この調査によると、米国の従業員の 34% 以上 (2,720 万人) が、病気で電話をかけたり、遅刻したり、職場で通常よりも生産性が低下したりする可能性が高いと認めています。

欠勤が習慣になると、雇用主にも多額の費用がかかります。 平均して、米国企業は、従業員の欠勤による生産性の損失により、時給従業員 1 人あたり約 3,600 ドル、給与従業員 1 人あたり 2,650 ドルを毎年失っています。 そして、それらは控えめな見積もりです。 数百人または数千人の従業員がいる場合、これらのコストはさらに急速に増加します。

従業員の欠勤はまた、現在の労働者の仕事量を増加させます。 不在の同僚のためにたるみを常に取り戻さなければならないことは、燃え尽き症候群の一因となる可能性があります。

従業員の欠勤の影響を大幅に軽減する最善の方法は、次のとおりです。

• 従業員の勤怠改善計画を作成します。
• 明確な出席ポリシーを設計します。
• 従業員の出席を管理するための強力なソリューションがあります。
• 有給休暇と無給休暇を正確に追跡します。

しかし、最初に、あいまいなポリシー、士気の低下、時間管理の問題など、過度の欠勤の原因に取り組む必要があります。

従業員の欠勤はあなたのビジネスに何をもたらしますか?

企業は、従業員の欠勤による実際のコストを過小評価したり、無視したりすることがよくあります。 欠勤のコストは時間とお金に結びついているため、そのコストを測定するには多くの場合、手間がかかります。

過度の欠勤が企業にどれほどの損害を与えるかを強調したいくつかの統計を次に示します。

• 労働統計局によると、米国の労働者のほぼ 3% が特定の日に欠勤しています。

• 2013 年、Gallup-Healthways の福利厚生に関する調査では、米国の生産性の損失額は1年で 840 億ドルを超えると推定されました。
• Kronos によると、従業員の欠勤による総コストは、平均的な雇用主の医療費の 2 倍以上です。

しかし、欠勤のコストに寄与する要因は何ですか? ここでは、従業員の欠勤がビジネスにどのような損失をもたらすかを詳しく見ていきます。

欠勤の直接的なコスト

• 給与の損失。 費用には、欠勤した従業員に不適切に支払われた金銭や、代替労働者に対する残業代が含まれます。
• 労働時間の損失。 過度の、または予定外の欠勤も、時間の損失につながります。

直接費用の重要性にもかかわらず、欠勤による間接費用はさらに大きな影響を与える可能性があります。 これらの間接費は、作業の遅延を引き起こす可能性があります。 間接費には、現在の従業員にかかるより多くの作業の負担も含まれます。

欠勤の間接的なコスト

• 生産性と品質の低下は、従業員が出社しない場合によく発生します。 欠勤していない従業員は 1 日の勤務時間に制限があるため、生産性の問題が発生します。 また、企業の商品やサービスの品質が急落する可能性もあります。
• 欠勤が発生すると、管理コストも増加します。 これらのコストには、懲戒事項に費やされた過度の時間や、適切な従業員の後任を見つけることが含まれます。
• 安全上の問題は、十分な訓練を受けていない従業員が、不在の従業員を急いで補充するために間違いを犯したときに発生します。
• 士気の低下は、別の間接的な欠勤コストです。 不在の同僚をカバーするために代弁する生産的な従業員は、しばしば利用されていると感じます。

欠勤の最も一般的な原因

職場での欠勤の最も一般的に報告されている理由を、技術的理由と道徳的理由の 2 つのタイプに分類します。

従業員の欠勤の技術的原因

• 従業員の空き状況に関するコミュニケーション不足
• 従業員は欠勤ポリシーを理解していません。
• 欠勤関連規則の一貫性のない施行
• スケジューリングの問題
• 家と家族の義務
• 経営陣および従業員関係に関する懸念
• 確実なスケジューリング ソフトウェアとタイム トラッキング ソリューションの欠如

従業員の欠勤の道徳的原因

• 同僚や上司からの職場でのいじめや嫌がらせ
• 多くの場合、うつ病や燃え尽き症候群につながる過度のストレス
• 関与と目的の欠如
• 就職活動 — はい、従業員は時々病気で就職の面接に出席したり、履歴書を作成したりします.

従業員が出社しても、時間を切り上げて手抜きをする場合はどうでしょうか? それは時間の盗難として知られています。 Connecteam のタイムセフト ガイドはこちらからご覧ください。

従業員の欠勤に対処する方法

従業員の欠勤を減らす優れた方法は、明確な出席ポリシーを使用することです。 出席ポリシーは、仕事を欠席するためのルールを設定します。 また、正当な理由のある欠勤として認められるものと認められないものも記載されています。 Connecteam のようなソリューションは、欠勤ポリシーをデジタル化できます。 これらのソリューションにより、ユーザーは従業員の出席ポリシーをすばやく作成および更新できます。

しかし、従業員は出席ポリシーに関して何を望んでいますか? 従業員は、明確な出席ポリシーを求めるだけでなく、懲罰的なプログラムよりも促進的なプログラムを高く評価しています。

支援策には、従業員と協力して出席率を向上させることが含まれます。

懲罰的措置により、従業員は出勤を余儀なくされますが、多くの場合、従業員は勤務中に欠勤することになります。

出勤していない従業員:

• 最低限のことをする
• やる気がない
• 一般的に不幸またはストレスを感じているように見える

柔軟な勤務スケジュール、介護日、またはジョブシェアリングを提供することで、従業員が職場に居られるようにします。

多くの企業は、古いポリシーを保持している、古いツールを使用している、またはその両方であるため、欠勤の管理を支援する必要があります。 シンプルなモバイル タイム レコーダー アプリなど、従業員の休暇申請と報告のための明確な手順とチャネルを提供します。 Connecteam などのタイム レコーダー アプリを使用すると、出勤と退勤が簡単になります。

Connectteam のようなソリューションは、次のような欠勤関連の質問に答えます。

• 現在出勤しているのは誰ですか?
• 今日出勤した従業員は何人ですか?
• 遅れていて、まだ開始していないのは誰ですか?
• 今日は誰が欠席していますか。
• 欠席は事前に申請され、承認されましたか?
• 1 日の勤務時間の上限に達したのは誰ですか?
• 残業したのは誰?
• 休暇を申請したのは誰で、その理由は?

従業員が会社全体で使用する 1 つのシステムを実装することで、休暇プロセスを簡素化します。 従業員にメール、テキスト メッセージ、Slack メッセージ、およびその他のコミュニケーション方法を一度に使用させることは、混乱とストレスの原因となります。

Connecteam のようなソリューションを使用すると、企業は 1 つのアプリまたはプログラムから休暇関連の要求を管理できます。 単一のソリューションを使用して欠勤を管理することで、より明確になり、管理者は恐ろしいメッセージの見逃しを回避できます。 会社に欠勤のための明確なコミュニケーション チャネルがあれば、従業員が混乱したり怒ったりすることも少なくなります。

欠勤を追跡すると、過度の欠勤によってどれだけの時間やお金を失ったかがわかります。 時間を追跡する方法は、自分に合うか、出席管理を担当する人によって異なります。

ペンと紙のシステムまたは古いコンピューター プログラムを使用して欠勤を追跡することは可能です。 しかし、多くの場合、時代遅れの方法を使用して時間を追跡するには、多くの時間がかかります。 皮肉ですね。

欠勤を手動で追跡すると、休暇を取った従業員への支払いが少なすぎたり多すぎたりするなど、ミスにつながる可能性もあります。

多くの企業は、従業員出席アプリを使用して欠勤を処理しています。 これらのアプリは出席情報を安全に保存し、人事管理者や事業主がすぐに利用できるようにします。

従業員のタイム レコーダー アプリを使用すると、自動タイム レコーダーと出席レポートを設定できます。 これらのソリューションは、欠勤や休暇申請を自動的に報告するカスタム通知を送信することもできます。

時計アプリでは、次のようなさまざまなタイプの自動レポートを作成できます。

• 出勤または欠勤の従業員のリストを特徴とする朝のレポート。
• 顧客に対応した従業員を示す顧客レポート。
• 現在出勤しているすべてのユーザー、退勤している従業員、残業した従業員を表示する終業レポート。
• 誰が仕事をしていないか、どれくらいの時間休暇を取っているか、有給休暇か無給休暇かを含む休暇レポート。

補足: Connecteam は、Quickbooks Online および Gusto とも統合されており、100% 正確な給与計算を即座に行うことができます。

最初は、従業員が時折欠勤していることに気づきにくい場合があります。 この段階で従業員の欠勤を処理しないと、欠勤率がすぐに急上昇する可能性があります。

欠勤の問題は、従業員が気づかれず、意欲を失っていると感じたときに始まることがあります。 これらの人々は、雇用主が自分の業績を無視し、自分の役割を評価していないと思い込んでいます。 したがって、これらの従業員は家にいることにしました。

従業員の仕事を評価することは、従業員のやる気を引き出す優れた方法です。 誕生日や仕事の記念日など、個人的なマイルストーンに感謝の気持ちを伝えましょう。 従業員を適切に扱うのに費用はかかりませんが、あなたのために働く人々にとっては大きな意味があります。

士気を高めることで、従業員の関与を高め、欠勤を減らします。 従業員感謝デーを設定するか、トレーニングに投資して、従業員の欠勤を減らします。

意外に聞こえるかもしれませんが、トレーニングは欠勤の管理にも役立ちます。 不十分な実地訓練を受けている従業員の最大40%が、入社後 1 年以内に会社を辞めます。 従業員が退職すると、欠勤関連の費用よりもはるかに多くの費用が企業にかかります。

欠勤を制御する最良の方法の 1 つは、PTO バンクのようなプログラムを作成することです。 有給休暇 (PTO) プログラムは、病気休暇や休暇に入ることなく、従業員が個人的な問題に使用するために指定された量の PTO を与えます。 アプリを使用して PTO バンクまたは休暇の残高を追跡すると、特に従業員の大規模なチームを管理する場合に役立ちます。

もう 1 つの肯定的な出席ツールは、柔軟な勤務スケジュール ポリシーです。 従業員が自分の生活に合わせて勤務スケジュールを調整できるようにすることで、従業員のストレスが軽減されます。 従業員がストレスを感じていなければ、ビジネスの生産性とエンゲージメントが向上します。

また、出席のチャンピオンに賞品、インセンティブ、またはウェルネス プログラムを提供することで、職場での欠勤を減らすこともできます。

あなたの努力にもかかわらず、一部の従業員は何の改善も見られずに行方不明を繰り返しています。

この時点で、リスクと損失を最小限に抑えるために、懲戒および法的措置を検討する必要があります。 すぐにこれらの従業員に連絡してください — カジュアルなチャットから始めて、何が起こっているのか、そしてあなたが助けることができるかどうかを調べてください.

非公式のチャットが機能しない場合は、非公式の警告に進みます。 予定外の欠勤が続く場合は、最終警告の前に書面による通知を検討してください。

最後の警告の後に残っているオプションは、従業員を一時停止または解雇することです。 場合によっては、適切な新しい従業員を採用してトレーニングする方が安価です。

欠勤に対処するための要点

職場での欠勤は、多くの企業にとって大きな問題です。 時給またはサラリーマンの従業員を抱えるあらゆる規模の企業は、欠勤に苦しむ可能性があります。

しかし、この問題の根底にあるものは常に同じです。次の場合に発生します。

• 従業員は満足していないか、目的がありません。
• あなたの会社には、欠勤と休暇手当を追跡するソリューションがありません。

欠勤を減らすと、従業員の満足度が高まり、会社の収益を増やすことができます。

会社全体の変更を行う前に、従業員が現れない理由を考えてください。 次に、詳細な欠勤ポリシーと正確な時間追跡ソフトウェアを使用して、これらの問題に対処します。